Die deskbird-Planungsfunktionen ermöglichen es Usern und Managern, jeden Tag zu planen, wo gearbeitet wird – im Büro, mobil oder anderswo. In diesem Artikel findest du die Einstellungen, die vom Admin gesteuert werden, sowie die Aktionen auf Manager-Ebene. Eine vollständige Anleitung, wie User ihren eigenen Plan festlegen, findest du im Abschnitt Für User in diesem Help Center.
1. User-Status
User können im Tab Planen einen täglichen Arbeitsstatus festlegen: Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend, Geschäftsreise oder Urlaub. Diese Optionen können je nach Unternehmen angepasst werden. Ist das Schreibtische-Add-on aktiv, werden User beim Auswählen von Büro dazu aufgefordert, einen Schreibtisch zu buchen.
Status-Reset bei Buchungsstornierung: Wenn die letzte Buchung eines Users für den Tag storniert wird und der Status Büro ist, fordert deskbird den User auf, den Status zu aktualisieren. So bleiben die Anwesenheitsdaten in Echtzeit korrekt. Die Aufforderung erscheint nur bei eigenen Stornierungen des Users – Stornierungen durch Admins und automatische Stornierungen wegen verpasstem Check-in lösen sie nicht aus.
2. Wochenpräferenzen
User können wiederkehrende Wochenpläne (Mo–Fr) über Profil > Hybrid-Präferenzen festlegen, sodass ihr Status jede Woche automatisch gesetzt wird, ohne dass sie ihn manuell eintragen müssen. Das System plant bis zu 2 Monate im Voraus und verlängert sich monatlich automatisch.
3. Automatisierte Buchungen
Automatisierte Buchungen gehen noch einen Schritt weiter als Wochenpräferenzen: deskbird bucht an den Bürotagen der User automatisch einen Schreibtisch, einen Parkplatz oder beides. Wie du automatisierte Buchungen pro Büro aktivierst und wie deskbird eine Ressource auswählt, erfährst du unter Automatisierte Buchungen einrichten.
4. Planen für einen anderen User
Admins und Manager können die Arbeitswoche für andere User planen – entweder für einzelne Personen oder ganze Gruppen. Das ist hilfreich, um die Anwesenheit im Team abzustimmen und die Anwesenheit an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
- Gehe zu Planen und wähle den Tab Kollegen aus.
- Wähle im Dropdown Alle, Folgende oder eine bestimmte Gruppe aus.
- Wähle einen User aus, um dessen Plan zu öffnen, und setze dann für jeden Tag den Status (Büro, Mobiles Arbeiten, Geschäftsreise usw.).
- Optional kannst du eine Notiz für den Kontext hinzufügen und dann auf Speichern klicken. Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind, erhält der User eine E-Mail über die Änderung.
💡 Du kannst den Plan eines Users auch bis zu eine Woche rückwirkend im Tab Kollegen anpassen.