Plätze schließen

Die Funktion „Plätze schließen“ gibt dir die volle Kontrolle darüber, wann Schreibtische, Bereiche, Stockwerke oder ganze Büros gebucht werden können. Plätze können auf zwei Arten geschlossen werden: unbefristet oder für einen definierten Zeitraum mit Enddatum. So kannst du die Verfügbarkeit zum Beispiel bei Wartungsarbeiten, Unternehmensferien oder kurzfristigen Events einfach steuern und hältst alle Mitarbeitenden klar informiert.

Die verfügbaren Schließoptionen hängen von deinem Tarif ab:

• In allen Tarifen kannst du ein Büro, Stockwerk, Bereich oder eine Ressource unbefristet schließen (eine Schließung pro Platz). Der Platz ist für User verborgen, bis du die Schließung wieder entfernst. Das ersetzt den bisherigen Aktiv/Inaktiv-Status.

• Mit Desks Professional und höher kannst du außerdem temporäre Schließungen mit Enddatum planen und mehrere Schließungen für denselben Platz hinzufügen. Der Platz bleibt sichtbar, kann aber während der Schließung nicht gebucht werden und wird danach automatisch wieder verfügbar.

1. Überblick
2. Schließungen verwalten
3. Was passiert mit Buchungen
4. FAQs

1. Überblick

Schließungen können auf verschiedenen Ebenen deines Bürogebäudes angewendet werden:

• Einzelne Ressourcen (Schreibtische, Parkplätze, benutzerdefinierte Ressourcen)
• Bereiche
• Stockwerke
• Ganze Büros

💡 Hinweis: Meetingräume nutzen weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Buchungen für Meetingräume werden nicht storniert, auch wenn das Büro oder Stockwerk geschlossen ist.

Du kannst wählen zwischen:

• Unbefristete Schließungen: Plätze sind ohne Enddatum nicht verfügbar und für User verborgen.

Desks Professional und höher

• Temporäre Schließungen: Plätze sind im angegebenen Zeitraum (Start- und Enddatum) nicht verfügbar.
• Unbefristete Schließungen mit Startdatum: Plätze sind ab einem festgelegten Datum ohne Enddatum nicht verfügbar und für User verborgen. Du kannst ein zukünftiges Startdatum festlegen.

Schließungen folgen einer klaren Hierarchie. Wenn du eine übergeordnete Ebene (z. B. ein Stockwerk) schließt, werden alle darunterliegenden Bereiche und Ressourcen automatisch mitgeschlossen. Für User wird immer der Schließungsgrund der höchsten Ebene angezeigt.

2. Schließungen verwalten

Du kannst Schließungen unter Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume verwalten.

So erstellst oder löschst du eine Schließung:

1. Wähle das gewünschte Büro, Stockwerk, den Bereich oder die Ressource aus.
2. Klicke auf Verwalten.
3. Klicke auf Schließung hinzufügen oder wähle eine bevorstehende Schließung zum Löschen aus.
4. Wähle, wie du den Platz schließen möchtest:
   • Unbefristete Schließung
     Diese Option steht in allen Tarifen zur Verfügung und verbirgt den Platz für User, bis er wieder geöffnet wird.

   Desks Professional und höher

   • Unbefristete Schließung mit Startdatum
     Lege ein Startdatum für die Schließung fest und wähle Unbefristet schließen aus.

     Dadurch wird der Platz für User verborgen, bis er wieder geöffnet wird.

   • Temporäre Schließung (mit Enddatum)
     Lege ein Startdatum und ein Enddatum fest.

     Der Platz bleibt für User sichtbar, kann aber im Schließungszeitraum nicht gebucht werden.

5. (Optional) Füge einen Grund hinzu (wird Usern bei temporären Schließungen angezeigt).
6. Klicke auf Bestätigen und dann auf Speichern.

Du kannst Verwalten jederzeit öffnen, um eine Schließung zu löschen.

⚠️ Meetingräume: Meetingräume nutzen weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Buchungen für Meetingräume werden nicht storniert, auch wenn das Büro oder Stockwerk geschlossen ist. Synchronisierte Meetingräume können je nach Kalendereinbindung weiterhin über Outlook / Google Kalender buchbar sein.

Wer kann Schließungen erstellen?

• Globale Admins: können Schließungen für jedes Büro verwalten
• Büro-Admins: können Schließungen nur für ihre zugewiesenen Büros verwalten

3. Was passiert mit Buchungen

• Zukünftige Buchungen im geschlossenen Zeitraum werden automatisch storniert (Buchungen am aktuellen Tag nicht).
• User erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, wenn eine Buchung wegen einer Schließung storniert wird (sofern sie Benachrichtigungen aktiviert haben, siehe unten).
• Vergangene Buchungen bleiben erhalten für Auswertungen und Audits.

Das Nutzererlebnis hängt von der Art der Schließung ab:

• Unbefristete Schließungen (ohne Enddatum): Plätze sind komplett verborgen und können nicht gebucht werden.
• Temporäre Schließungen (mit Enddatum): Plätze bleiben sichtbar, sind aber als nicht verfügbar markiert. User sehen, warum ein Platz nicht gebucht werden kann (Schließungsgrund) und wie lange die Schließung dauert.

💡 Tipp: Du möchtest Buchungen für ein bestimmtes Büro, Stockwerk oder Bereich gesammelt stornieren (z. B. bei einer Sitzplan-Änderung oder Wartung)? Erstelle eine Schließung ab dem gewünschten Datum: Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume > Büro/Stockwerk/Bereich auswählen > Verwalten > Schließung hinzufügen.

💡 Benachrichtigungen: Alle zukünftigen Buchungen im gesperrten Zeitraum werden automatisch storniert. User, die Kalendereinladungen in ihren Profil-Benachrichtigungseinstellungen aktiviert haben, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über die Stornierung.

Sobald alles wieder bereit ist, entferne die Schließung (oder setze ein Enddatum), damit wieder gebucht werden kann.

4. FAQs