Bürostandorte

Office Sites ermöglichen es Admins, mehrere nahe beieinander liegende Büros – zum Beispiel die Gebäude eines Campus – zu gruppieren, sodass gemeinsame Ressourcen und Kolleg*innen nicht mehr auf verschiedene Büros in deskbird aufgeteilt sind. Parkplätze werden über alle Büros eines Standorts hinweg geteilt und das Buchungserlebnis wird campus-übergreifend: Du kannst einen Parkplatz im Nachbargebäude buchen, Kolleg*innen aus den anderen Büros sehen und zwischen den nach Standort gruppierten Büros wechseln.

1. Bevor du startest
2. Office Site erstellen
3. Office Site bearbeiten oder löschen
4. Was sich für Nutzer*innen ändert
5. Buchungsregeln, Check-in und Analytics
6. FAQs

1. Bevor du startest

⚠️ Hinweis: Office Sites befindet sich aktuell in der Beta-Phase und ist nur auf Anfrage verfügbar. Wenn du es testen möchtest, wende dich an deine*n Customer Success Manager*in oder kontaktiere den deskbird Support.

Beachte vor dem Einrichten deiner ersten Site Folgendes:

• Alle Büros einer Site müssen sich in derselben Zeitzone befinden. Büros in einer anderen Zeitzone werden in der Auswahlliste mit dem Label Andere Zeitzone angezeigt und können nicht hinzugefügt werden.
• Office Sites ist eine zusätzliche, optionale Funktion. Für dein Unternehmen ändert sich nichts, bis ein Admin eine Site erstellt. Deine bestehenden Büros, Etagen und Ressourcen bleiben unverändert.
• Sites teilen Parkplätze über die ausgewählten Büros hinweg. Alle anderen Ressourcentypen – Desks, Meetingräume und andere buchbare Ressourcen – bleiben büro-spezifisch.

Die Funktion findest du unter Admin > Workplace > Office Sites.

2. Office Site erstellen

1. Gehe zu Admin > Workplace > Office Sites.
2. Wähle oben rechts Site erstellen aus.
3. Gib einen Namen für die Site ein, zum Beispiel London Campus.
4. Öffne das Büros-Dropdown und wähle alle Büros aus, die zur Site gehören. Mit dem Suchfeld findest du Büros schneller.
5. Wähle Erstellen aus.

Die neue Site erscheint in der Liste mit ihrem Namen, der Anzahl der zugewiesenen Büros und der Zeitzone. Die zugewiesenen Büros werden unterhalb der Site-Zeile angezeigt.

💡 Tipp: Benenne die Site nach dem Standort, den die Leute kennen, zum Beispiel nach dem Campus- oder Stadtteilnamen. Nutzer*innen sehen diese Gruppierung im Büro-Umschalter.

3. Office Site bearbeiten oder löschen

Fahre mit der Maus über eine Site-Zeile, um die verfügbaren Aktionen zu sehen:

• Site bearbeiten (Stift-Symbol): Ändere den Namen der Site oder füge Büros hinzu bzw. entferne sie.
• Site löschen (Papierkorb-Symbol): Entfernt die Gruppierung. Die Büros selbst, ihre Einstellungen und Ressourcen werden nicht gelöscht – sie funktionieren einfach wieder als eigenständige Büros und Parkplätze werden nicht mehr gemeinsam genutzt.

Um direkt in die Einstellungen eines Büros zu springen, das zu einer Site gehört, fahre mit der Maus über die Büro-Zeile unterhalb der Site und wähle Büroeinstellungen öffnen (Zahnrad-Symbol).

4. Was sich für Nutzer*innen ändert

Sobald eine Site existiert, wird das Buchungserlebnis für alle mit Zugang zu diesen Büros campus-übergreifend:

• Geteilte Parkplätze: Du kannst einen Parkplatz in jedem Büro der Site buchen, ohne vorher das Büro wechseln zu müssen.
• Kolleg*innen: Kolleg*innen, die in einem anderen Büro derselben Site gebucht sind, erscheinen in der Kolleg*innen-Ansicht.
• Tagesplan-Karte: Desks, die in anderen Büros der Site gebucht wurden, werden auf der Tageskarte in der Planungsansicht angezeigt.
• Deine Plätze: Favorisierte und zugewiesene Plätze aus anderen Büros der Site erscheinen zusammen mit denen des ausgewählten Büros.
• Büro-Umschalter: Büros werden nach Site gruppiert, sodass klar ist, welche Gebäude zusammengehören.

Für Nutzer*innen ist keine Aktion nötig. Es muss nichts in den persönlichen Einstellungen aktiviert werden.

5. Buchungsregeln, Check-in und Analytics

Das Gruppieren von Büros zu einer Site lockert deine bestehenden Buchungsregeln nicht:

• Das Limit von einer Buchung pro Ressourcentyp zur gleichen Zeit gilt für die gesamte Site, nicht pro Büro. Es ist also nicht möglich, zwei Parkplatzbuchungen für denselben Tag zu halten, indem man in zwei Büros derselben Site bucht.
• Der Check-in erfolgt immer im Büro, in dem sich die gebuchte Ressource befindet.
• Analytics beziehen sich ebenfalls auf das Büro, in dem sich die Ressource befindet. Ein Parkplatz, der in einem anderen Büro der Site gebucht wurde, wird diesem Büro zugeordnet – nicht dem Büro, das beim Buchen ausgewählt war.

6. FAQs