Das Einrichten und Verwalten deiner Büros in deskbird ist ein wichtiger erster Schritt, um deine Arbeitsplatzstruktur individuell anzupassen. Egal, ob du einen neuen Standort erstellst, Adressdaten aktualisierst oder den Zugang steuerst – dieser Artikel führt dich durch jeden Schritt.
1. Büro erstellen und verwalten
Um ein neues Büro zu erstellen, gehe zu Admin und klicke unter Büroeinstellungen oben rechts auf + Büro hinzufügen. Du wirst aufgefordert, folgende Angaben zu machen:
- Büro-Name (Pflichtfeld)
- Adresse (Pflichtfeld)
- Büro als Entwurf speichern (Entwurfsbüros sind für Nutzer verborgen, bis sie veröffentlicht werden)
Wir empfehlen, das Büro als Entwurf zu speichern, bis die Einrichtung abgeschlossen ist.
Nach dem Erstellen kannst du unter Büroeinstellungen das Büro im Dropdown auswählen. Dort kannst du:
- Den Büro-Namen bearbeiten
- Die Adresse aktualisieren
- Ein Foto hochladen
- Büroschließungen festlegen
- Das Büro veröffentlichen, sobald du die Einrichtung abgeschlossen hast
- Öffnungszeiten festlegen
💡 Die Öffnungszeiten bestimmen den Zeitraum für "Ganztags"-Buchungen. Buchungen sind nur während der Öffnungszeiten möglich (außer bei Meetingraum-Buchungen).
2. Büro schließen oder löschen
Büro schließen
Um Buchungen für ein gesamtes Büro vorübergehend oder dauerhaft zu sperren, gehe zu Admin > Workspace > Büroeinstellungen und suche Büroschließungen.
Klicke auf Verwalten und dann auf Schließung hinzufügen. Wähle ein Startdatum und setze entweder ein Enddatum oder aktiviere Unbefristet schließen. Optional kannst du einen kurzen Grund angeben (z. B. Wartung), dann auf Bestätigen und Speichern klicken.
Während einer Schließung können Nutzer keine Büroressourcen buchen. Das Büro ist für Nutzer verborgen. Du kannst eine Büroschließung jederzeit über Verwalten hinzufügen oder löschen.
Mehr zu Schließungen erfährst du hier: Einen Bereich schließen
Büro löschen
Um ein Büro zu löschen, gehe zu Admin > Workspace > Büroeinstellungen und scrolle nach unten. Dort findest du die Option, das Büro zu löschen.
⚠️ Wichtig:
- Alle Grundrisse und Konfigurationen (Bereiche, Desks usw.) gehen verloren
-
Alle Buchungen der Nutzer für dieses Büro werden storniert
Dies kann nicht rückgängig gemacht werden!
3. Zugang verwalten
Lege fest, wer Zugang zu diesem Büro hat. Du kannst zwischen zwei Optionen wählen:
- Geteilt: Jede:r kann dieses Büro buchen
- Eingeschränkt: Nur ausgewählte Nutzergruppen haben Zugang zu diesem Büro
⚠️ Wichtig: Wenn du den Zugang zu einem Büro nach Gruppen einschränkst, stelle sicher, dass alle Nutzer mit zugewiesenen Desks oder Parkplätzen vorher in die richtigen Gruppen aufgenommen werden. Andernfalls werden ihre Zuweisungen entfernt, da sie keinen Zugang mehr haben.
4. Bürofunktionen
Mit der Funktion Bürofunktionen können Mitarbeitende ihre Fähigkeiten oder Verantwortlichkeiten markieren, wie z. B. Ersthelfer:in oder Brandschutzhelfer:in. Diese Funktionen erscheinen in der Nutzerliste jedes Büros und können gefiltert werden, um die richtigen Ansprechpartner:innen vor Ort zu finden.
💡 Bürofunktionen können über Admin > Nutzer verwaltet werden und sind sowohl in der Web- als auch in der mobilen App sichtbar.
Mehr Infos findest du im Artikel: Bürofunktionen.
5. Feiertage
Feiertage können in deskbird auf zwei Ebenen konfiguriert werden. Über Admin > Büroeinstellungen kannst du einem Büro im Bereich Feiertage einen regionalen Feiertagskalender zuweisen (z. B. Feiertage in Berlin). Alle Nutzer, die dieses Büro als Hauptstandort haben, übernehmen automatisch den ausgewählten Kalender.
Um dies auf individueller Ebene zu überschreiben, kann für jede:n Nutzer:in unter Admin > Nutzer > Nutzer auswählen > Feiertagskalender ein anderer Kalender eingestellt werden. Zugewiesene Feiertage werden direkt im Tab "Plan" angezeigt und mit dem Label Feiertag sowie dem Namen des Feiertags (z. B. Bastille Day), sofern verfügbar, markiert. So haben Nutzer und Admins einen klaren Überblick, wer aufgrund von Feiertagen in verschiedenen Büros und Regionen nicht verfügbar ist.
Hinweis: Feiertagskalender sind festgelegt und können nicht bearbeitet oder angepasst werden; aktuell stehen nur vorkonfigurierte Optionen zur Verfügung.