Dein deskbird-Profil ist der Ort, an dem du steuerst, wie deskbird für dich funktioniert: dein Foto, Hauptbüro, Fahrzeuge, Sprache, Benachrichtigungen, Hybrid-Präferenzen und die Plätze, die du am häufigsten nutzt. Wenn du dein Profil einmal einrichtest, sparst du bei jeder Buchung Zeit und deine automatisierten Buchungen bleiben korrekt.
1. Profil öffnen
In der deskbird Web-App klickst du unten links auf dein Profil-Icon und wählst dann Profil aus. Dein Profil ist in vier Tabs unterteilt: Konto, Benachrichtigungen, Hybrid-Präferenzen und Deine Plätze.
In der mobilen App tippst du unten auf den Tab Profil.
Nachdem du eine Einstellung geändert hast, klicke oben rechts auf Speichern. Klicke auf Abbrechen, um deine Änderungen zu verwerfen.
2. Name und Foto aktualisieren
Dein Name, deine E-Mail-Adresse und dein Unternehmen werden oben in deinem Profil angezeigt. Du kannst deinen Vornamen und Nachnamen direkt bearbeiten, es sei denn, dein Name wird aus einem externen System synchronisiert. Deine Unternehmens-E-Mail-Adresse und der Name deines Unternehmens können nur von deinem deskbird-Admin geändert werden. Falls du diese Angaben ändern musst und es selbst nicht kannst, wende dich an deinen deskbird-Admin.
Um dein Profilfoto festzulegen oder zu ändern, klicke auf das lila Icon auf deinem Profilbild (Web-App) oder tippe auf das runde Icon oben im Profil-Tab (mobile App). Du kannst ein Bild von deinem Gerät hochladen oder ein neues Foto mit deiner Kamera aufnehmen.
💡 Wenn dein Unternehmen Single Sign-on über Microsoft verwendet, wird dein Microsoft-Profilbild beim ersten Login (Web oder MS Teams) automatisch übernommen.
3. Konto
Im Tab Konto findest du deine persönlichen Einstellungen.
Büro & Bürofunktionen
Dein Hauptbüro ist der Standardstandort, der für die Planung deiner Hybrid-Arbeitswoche verwendet wird. So legst du es fest:
- Unter Büro & Bürofunktionen öffnest du das Dropdown Hauptbüro.
- Wähle deinen bevorzugten Bürostandort aus.
- Klicke auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen.
Diese Einstellung beeinflusst, welches Büro vorausgewählt ist, wenn du Tage im Büro planst.
Wenn es dein Unternehmen erlaubt, kannst du dir hier auch Bürofunktionen zuweisen, wie Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Evakuierungsassistent oder Schlüsselinhaber. Ist die Option ausgegraut oder fehlt, wende dich an deinen deskbird-Admin, damit dir eine Funktion zugewiesen wird.
Fahrzeuge & Kennzeichen
Wenn dein Unternehmen für das Parken ein Kennzeichen verlangt, findest du im Profil (Web und mobil) den Bereich Fahrzeuge & Kennzeichen. Wenn du dort deine Fahrzeuge speicherst, musst du dein Kennzeichen nicht jedes Mal neu eingeben, wenn du einen Parkplatz buchst.
- Im Bereich Fahrzeuge & Kennzeichen klicke auf Fahrzeug hinzufügen.
- Im Fenster Neues Fahrzeug hinzufügen gibst du das Kennzeichen ein. Optional kannst du einen Namen vergeben, z. B. „Privatwagen“.
- Klicke auf Speichern. Das Fahrzeug wird für zukünftige Buchungen in deinem Profil gespeichert.
- Wenn du mehr als ein Fahrzeug speicherst, klicke neben dem meistgenutzten auf Als Standard festlegen. Es erhält dann das Label Standard.
Um ein gespeichertes Fahrzeug zu ändern, klicke auf das Stift-Icon daneben. Um es zu entfernen, klicke auf das Papierkorb-Icon.
Wenn du einen Parkplatz buchst, für den ein Kennzeichen erforderlich ist, wird dein Standardfahrzeug im Feld Fahrzeug vorausgewählt. Du kannst ein anderes gespeichertes Fahrzeug auswählen oder direkt beim Buchen ein neues hinzufügen. Neue Fahrzeuge werden automatisch in deinem Profil gespeichert. Schnelle Buchung und automatisierte Buchung verwenden immer dein Standardfahrzeug.
💡 Tipp: Fährst du vorübergehend einen Mietwagen oder ein anderes Auto? Aktualisiere dein Standardfahrzeug, damit deine automatischen Parkplatzbuchungen das richtige Kennzeichen verwenden.
⚠️ Hinweis: Du siehst den Bereich Fahrzeuge & Kennzeichen im Web nicht? Er erscheint nur, wenn du mindestens einen Parkplatzbereich siehst, der ein Kennzeichen erfordert. In der mobilen App ist der Bereich immer verfügbar. Wende dich an deinen deskbird-Admin, wenn du meinst, dass er auch im Web sichtbar sein sollte.
Sprache und Zeitformat
Unter Konto kannst du einstellen, wie deskbird Texte, Daten und Zeiten anzeigt:
- Spracheinstellungen — wähle deine bevorzugte Sprache im Dropdown aus. Die Oberfläche aktualisiert sich sofort.
- Zeitformat — wähle 24-Stunden oder AM/PM. Das Beispiel unter den Einstellungen zeigt, wie Datum und Uhrzeit angezeigt werden.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ändern der Sprache in der mobilen App oder in Microsoft Teams findest du unter Sprache der App ändern.
Datenschutz & Sicherheit
- Performance & Analytics — schalte diesen Schalter ein oder aus, um zu entscheiden, ob deskbird Analytics-Tools verwenden darf, um die Nutzung der App zu verstehen und zu verbessern.
- HRIS-Abwesenheiten neu synchronisieren — wenn dein Unternehmen Abwesenheiten aus einem HR-System synchronisiert, klicke auf diese Schaltfläche, um deine aktuellen Abwesenheiten zu laden.
- Passwort zurücksetzen — klicke auf diese Schaltfläche, um das Passwort für deinen deskbird-Login zurückzusetzen.
Neue Planungserfahrung
Aktiviere Neue Planungserfahrung verwenden (Beta), um die überarbeitete Planen-Seite zu nutzen – mit einer vollständigen Übersicht über deinen ausgewählten Tag und einem Wochenkalender zum Wechseln zwischen den Tagen. Du kannst sie jederzeit wieder deaktivieren, um zur klassischen Ansicht zurückzukehren. Mehr dazu findest du unter Plane deine Woche oder deinen Monat.
4. Benachrichtigungen
Im Tab Benachrichtigungen wählst du aus, welche Benachrichtigungen du wie erhalten möchtest: per E-Mail, Push-Benachrichtigung oder MS Teams. Die verfügbaren Kanäle hängen von der jeweiligen Benachrichtigung ab. Benachrichtigungen sind gruppiert in:
- Planung von Hybrid-Arbeitstagen — Erinnerungen zur Wochenplanung für deine Wochenplanung und Planänderungen, wenn ein Manager deinen Plan ändert
- Schreibtische und Parkplätze — Kalendereinladungen, Check-in-Erinnerungen und Buchungsupdates
- Meetingräume — Check-in-Erinnerungen und Buchungsupdates
- Sonstiges — Folgeanfragen von Kollegen
Schalte die gewünschten Benachrichtigungen mit den Schaltern ein oder aus und klicke dann auf Speichern. Eine vollständige Beschreibung aller Benachrichtigungen und wie du sie in der mobilen App verwaltest, findest du unter Benachrichtigungen verwalten.
5. Hybrid-Präferenzen
Im Tab Hybrid-Präferenzen steuerst du, wie deskbird für dich plant und bucht. Mehr zur Planung deiner Bürotage findest du unter Plane deine Woche oder deinen Monat.
Standardbuchungszeiten
Aktiviere Personalisierte Standardbuchungszeiten verwenden und lege deine bevorzugte Start- und Endzeit für jeden Tag fest. Diese Zeiten werden immer verwendet, wenn du einen Schreibtisch oder Parkplatz buchst: bei regulären Buchungen, schnellen Buchungen und automatisierten Buchungen.
- Wenn ein Tag deaktiviert ist, gelten als Fallback deine Bürozeiten.
- Du kannst die Zeit beim Buchen jederzeit manuell anpassen.
Präferenzen für Wochenpläne
Wähle für jeden Wochentag von Montag bis Freitag einen Status, z. B. Büro mit dem Büro, in dem du arbeitest. Dieser Plan wiederholt sich jede Woche, und deskbird füllt deinen Plan bis zu zwei Monate im Voraus aus und hält ihn aktuell. Du kannst deine Präferenzen jederzeit ändern oder mit Wochenpräferenzen zurücksetzen löschen.
⚠️ Samstag und Sonntag werden von den Präferenzen für Wochenpläne nicht unterstützt.
Buchungsvorschläge
Aktiviere Vorschläge anzeigen, um personalisierte Schreibtisch- und Parkplatzempfehlungen für deine Bürotage zu erhalten. Die Vorschläge basieren auf mehreren Faktoren:
- Zugewiesene Plätze werden immer zuerst vorgeschlagen.
- Lieblingsplätze kommen als nächstes. Wenn du mehrere Favoriten im selben Büro hast, werden sie in einer Rangfolge vorgeschlagen.
- Deine Buchungshistorie, Kollegen im Büro, aktuelle Verfügbarkeit und der Bereich, den du üblicherweise buchst.
Wenn Vorschläge deaktiviert sind, siehst du nur die Ressourcen, die du als Favoriten hinzugefügt hast. Mehr dazu findest du unter So nutzt du Buchungsvorschläge.
Automatisierte Buchungen
Mit automatisierten Buchungen bucht deskbird an deinen Bürotagen automatisch eine Ressource für dich, sodass du es nicht selbst machen musst.
- Aktiviere Automatisierte Buchung verwenden.
- Aktiviere Schreibtische, Parkplätze oder beides.
- Prüfe die Infobox unter jedem Schalter: Sie listet die Büros auf, in denen automatisierte Buchung für diesen Ressourcentyp verfügbar ist.
- Klicke auf Speichern.
deskbird wählt die Ressource in folgender Reihenfolge aus:
- Zugewiesene Plätze werden immer zuerst gebucht. Wenn du immer denselben Platz buchen möchtest, bitte deinen Admin, dir einen zuzuweisen.
- Lieblingsplätze kommen als nächstes. Füge deine Lieblings-Schreibtische und Parkplätze hinzu, damit deskbird weiß, wonach gesucht werden soll.
- Wenn keine zugewiesenen oder Lieblingsplätze verfügbar sind, bucht deskbird eine beliebige andere verfügbare Ressource für dich.
💡 Kann eine automatisierte Buchung nicht durchgeführt werden, weil alle passenden Plätze belegt sind, erhältst du eine Benachrichtigung „Keine Schreibtische oder Parkplätze verfügbar“.
6. Deine Plätze
Im Tab Deine Plätze siehst du die Ressourcen, die dir zugewiesen wurden, und die, die du als Favoriten gespeichert hast.
Zugewiesene Plätze
Das sind Ressourcen, die dir ein Admin zugewiesen hat. Jeder Eintrag zeigt den Ressourcennamen und den Standort (Büro, Stockwerk und Bereich).
- Zugewiesene Plätze werden automatisch für dich gebucht, wenn die Auto-Buchung aktiviert ist oder du deinen Status auf
Bürosetzt. Das Label Auto-Buchung aktiviert zeigt an, wann das zutrifft. - Für andere werden deine zugewiesenen Plätze als beschränkt angezeigt, sofern keine anderen Prioritätsregeln gelten.
- Du kannst zugewiesene Plätze nicht selbst hinzufügen oder entfernen. Wende dich an deinen deskbird-Admin, wenn sich etwas ändern soll.
Lieblingsplätze
Das sind die Schreibtische und Parkplätze, die du als Favoriten markiert hast. deskbird nutzt sie, um deine Buchungsvorschläge zu personalisieren und automatisierte Buchungen zu unterstützen.
- Nutze die Filter, um Alle, Schreibtische, Parkplätze, Sonstiges, Bereiche oder Meetingräume anzuzeigen.
- Klicke auf das Herz-Icon neben einem Favoriten, um ihn zu entfernen.
Wie du Favoriten hinzufügst, erfährst du unter Einen Schreibtisch oder Bereich als Favorit speichern.