Verwalte dein Profil

Dein deskbird-Profil ist der Ort, an dem du steuerst, wie deskbird für dich funktioniert: dein Foto, Hauptbüro, Fahrzeuge, Sprache, Benachrichtigungen, hybride Arbeitspräferenzen und die Plätze, die du am häufigsten nutzt. Wenn du dein Profil einmal einrichtest, sparst du bei jeder Buchung Zeit und deine automatisierten Buchungen bleiben korrekt.

1. Öffne dein Profil
2. Aktualisiere deinen Namen und dein Foto
3. Konto
4. Benachrichtigungen
5. Hybride Präferenzen
6. Deine Plätze

1. Öffne dein Profil

In der deskbird Web-App klickst du unten links auf dein Profil-Icon und wählst dann Profil aus. Dein Profil ist in vier Tabs unterteilt: Konto, Benachrichtigungen, Hybride Präferenzen und Deine Plätze.

In der mobilen App tippst du unten auf den Profil-Tab.

Nachdem du eine Einstellung geändert hast, klicke oben rechts auf Speichern. Klicke auf Abbrechen, um deine Änderungen zu verwerfen.

2. Aktualisiere deinen Namen und dein Foto

Dein Name, deine E-Mail-Adresse und dein Unternehmen werden oben in deinem Profil angezeigt. Du kannst deinen Vorname und Nachname direkt bearbeiten, es sei denn, dein Name wird aus einem externen System synchronisiert. Deine Firmen-E-Mail-Adresse und der Firmenname können nur von deinem deskbird-Admin geändert werden. Falls du diese nicht selbst ändern kannst, wende dich an deinen deskbird-Admin.

Um dein Profilfoto festzulegen oder zu ändern, klicke auf das lila Icon auf deinem Profilbild (Web-App) oder tippe auf das runde Icon oben im Profil-Tab (Mobile App). Du kannst ein Bild von deinem Gerät hochladen oder ein neues Foto mit deiner Kamera aufnehmen.

💡 Wenn dein Unternehmen Single Sign-On über Microsoft nutzt, wird dein Microsoft-Profilbild beim ersten Login (Web oder MS Teams) automatisch übernommen.

3. Konto

Im Tab Konto findest du deine persönlichen Einstellungen.

Büro & Bürofunktionen

Dein Hauptbüro ist der Standard-Standort, der für die Planung deiner hybriden Arbeitswoche verwendet wird. So legst du es fest:

1. Unter Büro & Bürofunktionen öffnest du das Dropdown Hauptbüro.
2. Wähle deinen bevorzugten Bürostandort aus.
3. Klicke auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen.

Diese Einstellung beeinflusst, welches Büro vorausgewählt ist, wenn du Tage im Büro planst.

Wenn es dein Unternehmen erlaubt, kannst du dir hier auch Bürofunktionen zuweisen, wie Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Evakuierungshelfer oder Schlüsselträger. Ist die Option ausgegraut oder fehlt, wende dich an deinen deskbird-Admin, damit dir eine Funktion zugewiesen wird.

Fahrzeuge & Kennzeichen

Wenn dein Unternehmen für das Parken ein Kennzeichen verlangt, findest du im Profil (Web und Mobile App) den Bereich Fahrzeuge & Kennzeichen. Wenn du deine Fahrzeuge dort speicherst, musst du dein Kennzeichen nicht jedes Mal neu eingeben, wenn du einen Parkplatz buchst.

1. Im Bereich Fahrzeuge & Kennzeichen klicke auf Fahrzeug hinzufügen.
2. Im Fenster Neues Fahrzeug hinzufügen gibst du das Kennzeichen ein. Optional kannst du einen Namen hinzufügen, z. B. "Privatwagen".
3. Klicke auf Speichern. Das Fahrzeug wird für zukünftige Buchungen in deinem Profil gespeichert.
4. Wenn du mehr als ein Fahrzeug speicherst, klicke neben dem meistgenutzten auf Als Standard festlegen. Es erhält dann das Label Standard.

Um ein gespeichertes Fahrzeug zu ändern, klicke auf das Stift-Icon daneben. Um es zu entfernen, klicke auf das Papierkorb-Icon.

Wenn du einen Parkplatz buchst, für den ein Kennzeichen erforderlich ist, wird dein Standardfahrzeug im Feld Fahrzeug vorausgewählt. Du kannst auf ein anderes gespeichertes Fahrzeug wechseln oder direkt beim Buchen ein neues hinzufügen. Neue Fahrzeuge werden automatisch in deinem Profil gespeichert. Schnellbuchung und automatisierte Buchung nutzen immer dein Standardfahrzeug.

💡 Tipp: Fährst du vorübergehend einen Mietwagen oder ein anderes Auto? Aktualisiere dein Standardfahrzeug, damit deine automatischen Parkplatzbuchungen das richtige Kennzeichen verwenden.

⚠️ Hinweis: Du siehst den Bereich Fahrzeuge & Kennzeichen nicht? Er erscheint nur, wenn dein Unternehmen für mindestens einen Parkplatz ein Kennzeichen verlangt. Wende dich an deinen deskbird-Admin, falls du denkst, dass er verfügbar sein sollte.

Sprache und Zeitformat

Unter Konto kannst du einstellen, wie deskbird Texte, Daten und Zeiten anzeigt:

• Spracheinstellungen — wähle deine bevorzugte Sprache im Dropdown aus. Die Oberfläche aktualisiert sich sofort.
• Zeitformat — wähle 24-Stunden oder AM/PM. Das Beispiel unter den Einstellungen zeigt, wie Datum und Uhrzeit angezeigt werden.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ändern der Sprache in der mobilen App oder in Microsoft Teams findest du unter Sprache der App ändern.

Datenschutz & Sicherheit

• Performance & Analytics — schalte diesen Schalter ein oder aus, um zu entscheiden, ob deskbird Analytics-Tools verwenden darf, um die Nutzung der App zu verstehen und sie zu verbessern.
• HRIS-Abwesenheiten neu synchronisieren — wenn dein Unternehmen Abwesenheiten aus einem HR-System synchronisiert, klicke auf diesen Button, um deine aktuellen Abwesenheiten zu übernehmen.
• Passwort zurücksetzen — klicke auf diesen Button, um das Passwort für deinen deskbird-Login zurückzusetzen.

Neue Planungsansicht

Aktiviere Neue Planungsansicht verwenden (Beta), um die überarbeitete Planen-Seite zu nutzen – mit einer vollständigen Übersicht über deinen ausgewählten Tag und einem Wochenkalender zum Wechseln zwischen den Tagen. Du kannst jederzeit zurück zur klassischen Ansicht wechseln. Mehr Infos findest du unter Plane deine Woche oder deinen Monat.

4. Benachrichtigungen

Im Tab Benachrichtigungen wählst du aus, welche Benachrichtigungen du wie erhalten möchtest: per E-Mail, Push-Benachrichtigung oder MS Teams. Die verfügbaren Kanäle hängen von der jeweiligen Benachrichtigung ab. Benachrichtigungen sind gruppiert in:

• Hybride Arbeitstage planen — Planungserinnerungen für deine Wochenplanung und Planänderungen, wenn ein Manager deinen Plan ändert
• Desks und Parkplätze — Kalendereinladungen, Check-in-Erinnerung und Buchungsupdates
• Meetingräume — Check-in-Erinnerung und Buchungsupdates
• Sonstiges — Folgeanfragen von Kolleg:innen

Schalte die jeweiligen Benachrichtigungen mit den Schaltern ein oder aus und klicke dann auf Speichern. Eine vollständige Beschreibung aller Benachrichtigungen und wie du sie in der mobilen App verwaltest, findest du unter Benachrichtigungen verwalten.

5. Hybride Präferenzen

Im Tab Hybride Präferenzen steuerst du, wie deskbird für dich plant und bucht. Mehr zur Planung deiner Büro-Tage findest du unter Plane deine Woche oder deinen Monat.

Standard-Buchungszeiten

Aktiviere Personalisierte Standard-Buchungszeiten verwenden und lege deine bevorzugte Start- und Endzeit für jeden Tag fest. Diese Zeiten werden immer verwendet, wenn du einen Desk oder Parkplatz buchst: bei normalen Buchungen, Schnellbuchungen und automatisierten Buchungen.

• Ist ein Tag deaktiviert, gelten als Fallback deine Bürozeiten.
• Du kannst die Zeit beim Buchen jederzeit manuell ändern.

Wochenpräferenzen

Wähle für jeden Wochentag von Montag bis Freitag einen Status, z. B. Büro mit dem Büro, in dem du arbeitest. Dieser Plan wiederholt sich jede Woche, und deskbird füllt deinen Plan bis zu zwei Monate im Voraus aus und hält ihn aktuell. Du kannst deine Präferenzen jederzeit ändern oder mit Wochenpräferenzen zurücksetzen löschen.

⚠️ Samstag und Sonntag werden von den Wochenpräferenzen nicht unterstützt.

Buchungsvorschläge

Aktiviere Vorschläge anzeigen, um personalisierte Desk- und Parkplatz-Empfehlungen für deine Büro-Tage zu erhalten. Die Vorschläge basieren auf mehreren Faktoren:

• Zugewiesene Plätze werden immer zuerst vorgeschlagen.
• Lieblingsplätze kommen als nächstes. Wenn du mehrere Favoriten im selben Büro hast, werden sie in der festgelegten Reihenfolge vorgeschlagen.
• Deine Buchungshistorie, Kolleg:innen im Büro, aktuelle Verfügbarkeit und der Bereich, den du üblicherweise buchst.

Wenn Vorschläge deaktiviert sind, siehst du nur die Ressourcen, die du als Favoriten hinzugefügt hast. Mehr dazu findest du unter So nutzt du Buchungsvorschläge.

Automatisierte Buchung

Mit der automatisierten Buchung reserviert deskbird an deinen Büro-Tagen automatisch eine Ressource für dich, sodass du es nicht selbst machen musst.

1. Aktiviere Automatisierte Buchung verwenden.
2. Aktiviere Desks, Parkplätze oder beides.
3. Prüfe die Infobox unter jedem Schalter: Sie zeigt die Büros, in denen die automatisierte Buchung für diesen Ressourcentyp verfügbar ist.
4. Klicke auf Speichern.

deskbird wählt die Ressource in folgender Reihenfolge:

1. Zugewiesene Plätze werden immer zuerst gebucht. Wenn du immer denselben Platz buchen möchtest, bitte deinen Admin, dir einen zuzuweisen.
2. Lieblingsplätze kommen als nächstes. Füge deine Lieblings-Desks und Parkplätze hinzu, damit deskbird weiß, wonach gesucht werden soll.
3. Wenn keine zugewiesenen oder Lieblingsplätze verfügbar sind, bucht deskbird eine beliebige andere verfügbare Ressource für dich.

💡 Kann eine automatisierte Buchung nicht durchgeführt werden, weil alle passenden Plätze belegt sind, erhältst du eine Benachrichtigung "Keine Desks oder Parkplätze verfügbar".

6. Deine Plätze

Im Tab Deine Plätze siehst du die dir zugewiesenen Ressourcen und die, die du als Favoriten gespeichert hast.

Zugewiesene Plätze

Das sind Ressourcen, die dir ein Admin zugewiesen hat. Jeder Eintrag zeigt den Ressourcennamen und den Standort (Büro, Etage und Bereich).

• Zugewiesene Plätze werden automatisch für dich gebucht, wenn die Auto-Buchung aktiviert ist oder du deinen Status auf Büro setzt. Das Label Auto-Buchung aktiviert zeigt an, wann das zutrifft.
• Für andere werden deine zugewiesenen Plätze als eingeschränkt angezeigt, sofern keine anderen Prioritätsregeln gelten.
• Du kannst zugewiesene Plätze nicht selbst hinzufügen oder entfernen. Wende dich an deinen deskbird-Admin, falls etwas geändert werden soll.

Lieblingsplätze

Das sind die Desks und Parkplätze, die du als Favoriten markiert hast. deskbird nutzt sie, um deine Buchungsvorschläge zu personalisieren und automatisierte Buchungen zu unterstützen.

• Nutze die Filter, um Alle, Desks, Parkplätze, Sonstiges, Bereiche oder Meetingräume anzuzeigen.
• Klicke auf das Herz-Icon neben einem Favoriten, um ihn zu entfernen.

Wie du Favoriten hinzufügst, erfährst du unter Einen Desk oder Bereich als Favorit speichern.