Plane deine Woche oder deinen Monat

Der neue Tab „Planen“ (früher „Planung“) gibt dir die Möglichkeit, an einem Ort festzulegen, wo du jeden Tag arbeitest, zu sehen, was deine Kollegen geplant haben, und zu checken, wie voll das Büro ist.

💡 Neu: Wir haben die Planung deiner Bürotage komplett überarbeitet. Der Tab, der früher „Planung“ hieß, heißt jetzt „Planen“ und funktioniert wie ein echter Kalender: Du kannst eine Woche oder einen ganzen Monat sehen, scrollen oder einen Tag anklicken, festlegen, wo du arbeitest, und sehen, was deine Kollegen geplant haben.

💡 Im Web ist die neue Planen-Seite aktuell in der Beta-Phase. Du kannst über das Banner auf der Seite dorthin wechseln und jederzeit in deinen Profileinstellungen wieder zurückschalten.

1. Der Tab „Planen“ (Planung)
2. Status für einen Tag festlegen
3. Mehrere Tage auf einmal planen
4. Pläne deiner Kollegen ansehen
5. Prüfen, wie voll das Büro ist
6. Woche im Büro
7. Fortschritt bei der Anwesenheitsregelung verfolgen
8. Planung in der mobilen App
9. FAQs

1. Der Tab „Planen“ (Planung)

Der Tab „Planen“ ist deine Schaltzentrale für die Planung in deskbird. Im Web werden alle Tage der Woche in einer Liste angezeigt: Du kannst nach unten scrollen, um von Tag zu Tag zu wechseln, und der Kalender oben folgt dir dabei. Wenn du bei Freitag angekommen bist, ist die nächste Woche nur einen Klick entfernt. Wechsle zu Monat, um weiter im Voraus zu planen.

Hier kannst du:

• Deinen Status für jeden Tag direkt im Kalender sehen
• Einen Tag anklicken oder scrollen, um deinen Status festzulegen oder zu ändern
• Zwischen Woche und Monat wechseln oder mit Heute zurückspringen
• Zum Tab Kollegen oder Dein Team wechseln, um zu sehen, was dein Team geplant hat
• In der Monatsansicht auf einen Blick sehen, an welchen Tagen schon ein Plan hinterlegt ist, damit du freie Tage sofort erkennst
• Sehen, an welchen Tagen bereits eine Buchung besteht: Ein kleiner Indikator markiert diese Tage im Wochen- und Monatskalender, so erkennst du sofort, wo noch ein Desk fehlt, ohne jeden Tag einzeln zu öffnen. Fahre mit der Maus über einen Tag, um zu sehen, was du gebucht hast und in welchem Büro.
• Jeder Tag wird als ein Block angezeigt: Dein Status, Kollegen im Büro, Büroauslastung und deine Buchungen werden zusammen dargestellt, mit den Kollegen im Büro ganz oben

💡 Wenn dein Unternehmen Desk-Buchungen nutzt, bekommst du bei Status Büro unter Vorgeschlagen für dich passende Buchungsvorschläge für diesen Tag. Mit Schnell buchen kannst du einen Desk oder Parkplatz direkt im Planen-Tab reservieren.

2. Status für einen Tag festlegen

So legst du deinen Status für einen bestimmten Tag fest oder änderst ihn:

1. Gehe zum Tab Planen.
2. Scrolle zu dem Tag, den du planen möchtest, oder klicke ihn direkt im Kalender an.
3. Wähle deinen Status, zum Beispiel Büro, Home Office, Mobiles Arbeiten, Abwesend oder Geschäftsreise.
4. Dein Plan wird sofort aktualisiert. Du musst nichts weiter bestätigen.

Im selben Auswahlfeld kannst du außerdem:

• Andere Büros auswählen, wenn du an einem anderen Standort als deinem Standardbüro arbeitest
• Halber Tag aktivieren, um für die erste Hälfte und die zweite Hälfte des Tages jeweils einen eigenen Status zu setzen — diese Option ist standardmäßig nicht verfügbar und muss von deinem Admin freigeschaltet werden
• Status entfernen wählen, um den Tag wieder zu löschen

⚠️ Die verfügbaren Status werden von deinem Unternehmen festgelegt, daher kann deine Liste von dem obigen Beispiel abweichen.

Status-Reset nach Stornierung einer Buchung: Wenn du deine letzte Desk- oder Parkplatzbuchung für einen Tag mit Status Büro stornierst, bittet dich deskbird, deinen Status zu aktualisieren. Du kannst auf einen anderen Status wechseln, ihn zurücksetzen oder Büro beibehalten. So bleiben die Anwesenheitsdaten deines Teams korrekt.

Du kannst einen Tag auch mit Halbtagesplanung in zwei Hälften aufteilen.

3. Mehrere Tage auf einmal planen

Du kannst jeden anderen Tag in der Wochen- oder Monatsansicht genauso planen. Wenn deine Woche meistens gleich aussieht, spar dir Zeit mit den Wochenpräferenzen – diese Funktion hat sich nicht geändert:

1. Klicke unten links auf dein Profilbild oder deine Initialen.
2. Gehe zu Profil > Hybrid-Präferenzen.
3. Unter Wochenpräferenzen kannst du für jeden Wochentag von Montag bis Freitag einen Status auswählen.
4. Klicke auf Speichern.

deskbird übernimmt deine Präferenzen bis zu zwei Monate im Voraus und verschiebt den Plan automatisch jeden Monat weiter. Du kannst sie jederzeit anpassen oder mit Wochenpräferenzen zurücksetzen löschen.

⚠️ Samstag und Sonntag werden von den Wochenpräferenzen nicht unterstützt.

4. Pläne deiner Kollegen ansehen

So siehst du, wann deine Kollegen im Büro sind oder remote arbeiten:

1. Im Tab Planen werden die Kollegen im Büro oben bei jedem Tag angezeigt, die Kollegen, denen du folgst, zuerst.
2. Um jemandem zu folgen, klicke auf Kollegen folgen und dann auf den Stern neben dem Namen. Ein lila Stern bedeutet, dass du dieser Person folgst.
3. Für einen besseren Überblick wechsle zum Tab Kollegen oder Dein Team. Der im Kalender ausgewählte Tag bleibt markiert und du siehst die ganze Woche pro Kollege.
4. Nutze Kollege suchen, den Filter Nutzergruppen oder den Filter Folge ich, um die Liste einzugrenzen.

💡 Je nach Datenschutzeinstellungen deines Unternehmens werden eventuell nicht alle Kollegen angezeigt.

5. Prüfen, wie voll das Büro ist

An einem Bürotag zeigt dir die Karte Tag im Büro, was dich erwartet:

• Welche Kollegen an diesem Tag im Büro sind – klicke auf Alle Kollegen anzeigen für die komplette Liste
• Büroauslastung für Desks, Parkplätze und Meetingräume
• Ankündigungen für diesen Tag, zum Beispiel wenn ein Bereich vorübergehend geschlossen ist

Wenn es für einen Bereich nichts anzuzeigen gibt, wird dieser Abschnitt ausgeblendet. Büroauslastung wird an Tagen mit Status Büro und an Tagen ohne Planung angezeigt, damit du vorab sehen kannst, wie voll es ist.

6. Woche im Büro

Die Karte Woche im Büro zeigt dir den vollsten Tag der ausgewählten Woche in deinem Büro. So kannst du den Tag wählen, an dem die meisten Kollegen da sind – oder bewusst einen ruhigeren Tag aussuchen.

7. Fortschritt bei der Anwesenheitsregelung verfolgen

Wenn dein Unternehmen Hybrid-Work-Regeln nutzt, zeigt dir die Karte Anwesenheitsregelung, wie du stehst. Klicke auf Details, um sie zu erweitern.

• Jede Regel hat ihren eigenen Ring: wöchentlich, monatlich oder jährlich
• Ein Badge zeigt dir, ob du Im Plan bist oder das Ziel verpasst hast
• Bei Wochenregeln siehst du außerdem, welche Tage der Woche schon für dein Ziel zählen

💡 Wenn du ein Team leitest, siehst du die gleiche Übersicht für deine Teammitglieder im Tab Dein Team.

8. Planung in der mobilen App

Die Planung in der mobilen App funktioniert genauso im Tab Planen. Es gibt drei Unterschiede zur Web-App.

Kalenderauswahl: Am oberen Bildschirmrand werden immer drei Tage angezeigt. Tippe auf den Pfeil darunter, um den ganzen Monat auszuklappen.

Wisch-Navigation: Wische überall auf dem Bildschirm nach links oder rechts, um zwischen den Tagen zu wechseln – nicht nur im Kalender.

Personalisierung: Tippe oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Feed personalisieren, um nur die Karten anzuzeigen, die für dich relevant sind. Mit dem Augen-Symbol kannst du Karten ausblenden oder einblenden, mit dem Griff sie umsortieren. Im selben Menü kannst du auch ein Workplace-Ticket erstellen, Events ansehen und zur alten Planung zurückwechseln.

9. FAQs