Mit deskbird kannst du direkt aus deiner Planen-Ansicht Events im Büro erstellen, Kollegen einladen und verfolgen, wer plant teilzunehmen – so bringst du Menschen zusammen und förderst die Zusammenarbeit im Büro.
1. Event erstellen
⚠️ Die Berechtigung zum Erstellen von Events hängt von den Einstellungen deines Unternehmens ab. Standardmäßig können nur Admins Events erstellen. Dein Admin kann diese Berechtigung auch Managern oder einzelnen Usern geben. Wenn du die Option zum Erstellen eines Events nicht siehst, wende dich an deinen Admin.
So erstellst du ein Event aus deiner persönlichen Planen-Ansicht:
- Wechsle zum Tab Planen.
- Unter dem Kalender findest du den Bereich Alle bevorstehenden Events anzeigen und klickst auf das ➕-Symbol daneben.
- Fülle das Event-Formular aus:
- Name des Events und optional ein Emoji
- Datum und Uhrzeit
- Ort
- Optional Beschreibung
- RSVP-Einstellungen und optionales Teilnehmerlimit
- Alle User per E-Mail benachrichtigen, um den Teilnehmern eine E-Mail-Einladung zu senden
- Klicke auf Event veröffentlichen, um es mit den Teilnehmern zu teilen.
💡 Wenn du ein Teilnehmerlimit festlegst, kann dieses nach der Veröffentlichung des Events nicht mehr geändert werden. Sobald das Limit erreicht ist, werden weitere Anmeldungen automatisch auf eine Warteliste gesetzt.
⚠️ E-Mails an Veranstalter: Wenn Alle User per E-Mail benachrichtigen deaktiviert ist, erhalten die Teilnehmer keine E-Mail-Einladung, sehen das Event aber trotzdem im Tab Planen. Als Veranstalter bekommst du immer eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Kalendereinladung (.ics-Datei), unabhängig von dieser Einstellung.
2. Kollegen einladen
Während der Event-Erstellung kannst du im Feld Teilnehmer auswählen, wer eine Einladung erhält:
- User-Gruppen – lade eine ganze Abteilung oder ein Team auf einmal ein
- Einzelne User – füge bestimmte Kollegen namentlich hinzu
- Gesamte Büros – lade alle ein, die einem bestimmten Bürostandort zugewiesen sind
Eingeladene Kollegen sehen das Event in ihrem Tab Planen hervorgehoben und können direkt dort per RSVP zusagen. Wenn die Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft aktiviert ist, wird das Event nach der Zusage auch in ihren Kalender übernommen.
💡 Das Erstellen und Bearbeiten von Events wird in der Web-App und in Microsoft Teams unterstützt. In der deskbird Mobile App kannst du Events ansehen und per RSVP zusagen, aber keine Events erstellen oder bearbeiten.
3. Event bearbeiten oder löschen
So bearbeitest du ein von dir erstelltes Event:
- Öffne das Event in der Liste Alle bevorstehenden Events anzeigen im Tab Planen.
- Klicke auf Bearbeiten und passe die Details nach Bedarf an.
- Speichere deine Änderungen. Teilnehmer, die eine E-Mail-Einladung erhalten haben, werden per E-Mail über die Änderungen informiert.
So löschst du ein Event:
- Öffne das Event und klicke auf Löschen.
- Bestätige das Löschen. Das Event wird aus den Planen-Ansichten und Kalendern aller Teilnehmer entfernt.
⚠️ Das Löschen eines Events kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle zugehörigen RSVPs und Kalendereinträge werden entfernt.