deskbird sendet Benachrichtigungen per E-Mail, Push, Microsoft Teams und Slack, damit User über ihre Buchungen, Planungen und Anfragen informiert bleiben. In diesem Artikel findest du alle Benachrichtigungen, die User erhalten können, welche sie selbst in Profil > Benachrichtigungen ausschalten können, welche immer gesendet werden und welche Admin-Einstellungen beeinflussen, wann und wie sie ankommen.
- Wie die Benachrichtigungseinstellungen funktionieren
- Benachrichtigungen, die User ausschalten können
- Benachrichtigungen, die User nicht ausschalten können
- Zeitpunkt der Check-in-Erinnerungen
- Benachrichtigungen bei Planänderungen
- Benachrichtigung „Keine Schreibtische verfügbar“
- FAQs
1. Wie die Benachrichtigungseinstellungen funktionieren
User verwalten ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen unter Profil > Benachrichtigungen. Als Admin kannst du die Benachrichtigungseinstellungen nicht für andere User festlegen. Für die Erklärung dieser Einstellungen für User verweise sie bitte auf den Bereich Für User in diesem Help Center.
- Standardmäßig aktiviert: Neue User starten mit allen Benachrichtigungen in Profil > Benachrichtigungen aktiviert.
- Nur ein Teil kann ausgeschaltet werden: Die Schalter in Profil > Benachrichtigungen betreffen eine bestimmte Auswahl an Benachrichtigungen (siehe Benachrichtigungen, die User ausschalten können). Alle anderen Benachrichtigungen werden immer gesendet, wenn die jeweilige Funktion genutzt wird (siehe Benachrichtigungen, die User nicht ausschalten können).
- Schalter hängen von aktivierten Funktionen ab: Ein Schalter erscheint nur, wenn die entsprechende Funktion für den User aktiv ist, zum Beispiel Planung, Schreibtischbuchung oder Meetingräume. Folgeanfragen erscheint nur bei Usern mit privatem Profil.
- Slack: Die deskbird Slack-App hat keine eigenen Benachrichtigungsschalter. Ihre Benachrichtigungseinstellungen verlinken auf dieselbe Seite Profil > Benachrichtigungen. Die Synchronisierung des Slack-Status (Anzeige von Büro oder Home im Slack-Status) ist eine separate Einstellung in den Slack-App-Einstellungen.
2. Benachrichtigungen, die User ausschalten können
Diese Benachrichtigungen findest du in Profil > Benachrichtigungen, gruppiert wie unten dargestellt.
Planung von Hybrid-Work-Tagen
| Schalter | Wann sie gesendet wird | Kanäle |
|---|---|---|
| Erinnerungen zur Wochenplanung | Wöchentliche Erinnerung, die kommenden Hybrid-Work-Tage zu planen. | E-Mail, Push |
| Planänderungen | Wenn ein Manager den Plan des Users ändert und auswählt, ihn zu benachrichtigen (siehe Benachrichtigungen bei Planänderungen). |
Schreibtische und Parkplätze
| Schalter | Wann sie gesendet wird | Kanäle |
|---|---|---|
| Kalendereinladungen | Für jede Schreibtisch- oder Parkplatzbuchung, die der User vornimmt. | E-Mail, Slack (wenn der User Slack verbunden hat) |
| Check-in-Erinnerungen | Rund um den Beginn der Buchung, damit der User vor der automatischen Stornierung eincheckt (siehe Zeitpunkt der Check-in-Erinnerungen). | E-Mail, Push, Microsoft Teams |
| Buchungsupdates | Wenn eine Buchung aktualisiert oder storniert wird. | Microsoft Teams |
| Stornierungsbenachrichtigungen | Wenn eine Buchung storniert wird. | E-Mail, Push, Slack (wenn der User Slack verbunden hat) |
⚠️ Stornierungen, die durch eine Änderung der Büroregel oder durch das Verschieben eines Schreibtischs ausgelöst werden, können trotzdem eine Benachrichtigung senden, auch wenn Stornierungsbenachrichtigungen ausgeschaltet ist.
Meetingräume
| Schalter | Wann sie gesendet wird | Kanäle |
|---|---|---|
| Check-in-Erinnerungen | 2 Stunden vor Beginn der Meetingraum-Buchung an den Veranstalter (sofort, wenn die Buchung weniger als 2 Stunden vorher erstellt wird). Siehe Zeitpunkt der Check-in-Erinnerungen. | E-Mail, Push, Microsoft Teams |
| Buchungsupdates | Wenn eine Meetingraum-Buchung aktualisiert oder storniert wird. | Microsoft Teams |
💡 Die Schalter für Meetingräume betreffen nur Check-in-Erinnerungen und Buchungsupdates über Microsoft Teams. Bestätigungs-, Update- und Stornierungs-E-Mails mit Kalendereinladungen werden immer gesendet (siehe Benachrichtigungen, die User nicht ausschalten können).
Sonstiges
| Schalter | Wann sie gesendet wird | Kanäle |
|---|---|---|
| Folgeanfragen | Wenn jemand anfragt, dem User zu folgen. Nur verfügbar für User mit privatem Profil. |
3. Benachrichtigungen, die User nicht ausschalten können
Die folgenden Benachrichtigungen werden immer gesendet, wenn die jeweilige Funktion genutzt wird. Sie haben keinen Schalter in Profil > Benachrichtigungen. Wo der Absender die Benachrichtigung steuert, ist dies unten vermerkt.
Genehmigungen für Hybrid-Work-Regeln
- Zusammenfassung ausstehender Genehmigungen (an Manager): E-Mail mit einer Liste der Teammitglieder mit ausstehenden Anfragen, zum Beispiel zusätzliche Remote-Tage oder -Wochen, die genehmigt werden müssen. Wird dienstags und freitags um 12:00 Uhr in der Zeitzone des Büros des Managers gesendet.
- Plan genehmigt oder abgelehnt (an Mitarbeitende): E-Mail, wenn ein Manager die Woche des Mitarbeitenden genehmigt oder ablehnt.
Freigabe von Buchungen für Meetingräume
- An den Anfragenden: E-Mail, wenn die Anfrage eingereicht, genehmigt oder abgelehnt wird.
- An Genehmigende: E-Mail an die für diesen Raum zugewiesenen Genehmigenden (nicht an alle Genehmigenden im Büro). Wenn der Anfragende auch Genehmigender für den Raum ist, erhält er keine Genehmigungs-E-Mail.
Buchungen für Meetingräume
- Bestätigungen und Updates: E-Mail mit Kalendereinladung an den Buchungsverantwortlichen und die Teilnehmer.
- Stornierungen: Kalender-Stornierung an den Buchungsverantwortlichen, die Teilnehmer und die Genehmigenden des Raums.
- Pufferzeit-Konflikte: E-Mail an den Veranstalter, wenn die Buchung mit den Pufferzeiten des Raums kollidiert.
Workplace Events
- Beim Erstellen eines Events entscheidet der Veranstalter, ob eine E-Mail an alle User mit der Option Alle User per E-Mail benachrichtigen gesendet wird. Teilnehmer können diese E-Mails nicht in ihrem Profil abbestellen.
- Der Veranstalter erhält immer eine Bestätigungs-E-Mail mit Kalendereinladung (
.ics-Datei), auch wenn Alle User per E-Mail benachrichtigen ausgeschaltet ist. Der Veranstalter kann außerdem Update- und Stornierungs-E-Mails für das Event erhalten. Siehe Workplace Events.
Besuche
- An Besucher: E-Mails, wenn ein Besuch geplant, geändert oder storniert wird, sowie eine Erinnerung vor dem Besuch. Gastgeber oder Veranstalter entscheiden jedes Mal, ob der Besucher benachrichtigt wird, wenn sie einen Besuch erstellen, ändern oder stornieren. Erinnerungs-E-Mails werden nur gesendet, wenn Besuchserinnerungen für das Büro aktiviert sind.
- An Gastgeber und Veranstalter: Benachrichtigung, wenn ihr Gast eincheckt, sowie eine Erinnerung zum Auschecken. Wird per E-Mail und Microsoft Teams gesendet.
Buchen für Gäste
- Gastgeber und Gast erhalten E-Mails, wenn eine Gast-Schreibtischbuchung erstellt oder storniert wird, sowie eine Erinnerung vor der Buchung.
Tickets
- Ticketing-Manager, Zuständige, Ersteller und Anbieter erhalten E-Mails, wenn ein Ticket erstellt, aktualisiert oder storniert wird. Die Person, die die Änderung vorgenommen hat, erhält keine E-Mail über ihre eigene Aktion.
Automatisierte Buchung
- E-Mail, wenn deskbird keine Ressource für einen User buchen kann, der die automatisierte Buchung für diesen Ressourcentyp aktiviert hat (siehe Benachrichtigung „Keine Schreibtische verfügbar“). User steuern dies über ihre Einstellung zur automatisierten Buchung, nicht über Profil > Benachrichtigungen.
Konto und Anmeldung
- E-Mail-Bestätigung bei der Registrierung
- E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts
- Einladungen, deskbird beizutreten
- Erinnerungs-E-Mails, wenn ein Admin User mit dem Status
provisionedbenachrichtigt
💡 E-Mails zu Service-Anfragen gehen an die externe Anbieter-E-Mail, die für die Service-Kategorie hinterlegt ist, nicht an deskbird-User.
4. Zeitpunkt der Check-in-Erinnerungen
User können eine Check-in-Erinnerung für Schreibtisch-/Parkplatz- und Meetingraum-Buchungen aktivieren. Admins können den Zeitpunkt der Erinnerung nicht ändern.
Schreibtische und Parkplätze: Der Zeitpunkt hängt von den Kulanzzeiteinstellungen ab, die du in Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen festlegst (Kulanzzeit und Frühester Zeitpunkt der automatischen Stornierung). Siehe Check-in- und automatische Stornierungseinstellungen.
Die Regel für Schreibtische und Parkplätze lautet:
- Beginnt die Buchung um oder nach dem frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung, wird die Erinnerung zum Buchungsstart gesendet.
- Beginnt die Buchung vor dem frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung (z. B. eine Ganztagsbuchung ab 07:00 Uhr, wenn der früheste Zeitpunkt der automatischen Stornierung 09:00 Uhr ist), wird die Erinnerung um frühester Zeitpunkt der automatischen Stornierung minus Kulanzzeit gesendet.
Meetingräume: Die Erinnerung wird 2 Stunden vor Buchungsbeginn an den Veranstalter gesendet. Wird die Buchung weniger als 2 Stunden vorher erstellt, erfolgt die Erinnerung sofort. Sie wird nicht gesendet, wenn:
- für den Meetingraum kein Check-in erforderlich ist,
- das Büro Check-in nur mit QR-Codes verwendet,
- die Buchung bereits eingecheckt ist oder
- die Buchung noch auf Genehmigung wartet.
Nutze den Rechner unten, um zu prüfen, wann eine Schreibtisch- oder Parkplatz-Erinnerung bei deiner Kulanzzeit-Konfiguration ausgelöst wird:
5. Benachrichtigungen bei Planänderungen
Wenn du als Admin oder Manager den hybriden Plan eines Users aktualisierst, kannst du entscheiden, ob du ihn per E-Mail über die Änderung informieren möchtest. Falls ja, erhält der User die E-Mail, es sei denn, er hat Planänderungen in Profil > Benachrichtigungen deaktiviert (diese Option ist standardmäßig aktiviert).
Du kannst dir auch selbst eine Kopie der E-Mail schicken lassen. Deine Kopie wird unabhängig von den Benachrichtigungseinstellungen des Users gesendet.
6. Benachrichtigung „Keine Schreibtische verfügbar“
Wenn das System für die automatisierte Buchung keinen Schreibtisch oder Parkplatz für einen User reservieren kann (weil alle passenden Plätze bereits belegt waren, als das System die Reservierung versucht hat), erhält der User eine E-Mail mit dem Betreff „Keine Schreibtische oder Parkplätze verfügbar.“ Er muss dann für diesen Tag manuell einen Platz buchen.
Diese E-Mail wird nur an User gesendet, die die automatisierte Buchung für diesen Ressourcentyp aktiviert haben.
💡 Diese Benachrichtigung kann in Profil > Benachrichtigungen nicht deaktiviert werden. User, die die automatisierte Buchung deaktivieren, erhalten sie nicht mehr.
7. FAQ
Nein. Admins können die Benachrichtigungseinstellungen nicht im Namen der User ändern. Jeder User verwaltet seine eigenen Einstellungen unter Profil > Benachrichtigungen. Neue User starten mit allen aktivierten Benachrichtigungen.
Schalter erscheinen nur für Funktionen, die für den User aktiv sind. Zum Beispiel werden Schalter für Schreibtisch und Parkplätze nur angezeigt, wenn die Schreibtischbuchung für sie verfügbar ist. Folgeanfragen erscheint nur bei Usern mit privatem Profil.
Stornierungen, die durch eine Änderung der Büro-Richtlinien oder durch das Verschieben eines Schreibtischs verursacht werden, können trotzdem eine Benachrichtigung senden, auch wenn Stornierungsbenachrichtigungen deaktiviert sind.
Die Meetingraum-Schalter betreffen nur Check-in-Erinnerungen und Microsoft Teams-Buchungsupdates. Bestätigungs-, Änderungs- und Stornierungs-E-Mails mit Kalendereinladungen, Buchungsgenehmigungen und E-Mails zu Pufferzeit-Konflikten werden immer gesendet.
Unter Profil > Benachrichtigungen. Die deskbird Slack-App verlinkt auf dieselbe Seite und hat keine eigenen Benachrichtigungsschalter. Die Synchronisierung des Slack-Status ist eine separate Einstellung in den Slack-App-Einstellungen.
Besucher-E-Mails hängen vom Gastgeber oder Veranstalter ab. Beim Erstellen, Ändern oder Stornieren eines Besuchs entscheiden sie, ob der Besucher benachrichtigt wird. Erinnerungs-E-Mails werden nur gesendet, wenn Besuchs-Erinnerungen für das Büro aktiviert sind.