Als Admin oder Manager kannst du Buchungen im Namen deiner Kollegen und Besucher erstellen und verwalten sowie alle Buchungen in deinem Workspace überwachen. In diesem Artikel erfährst du, wie das geht.
💡 Eine Anleitung, wie User selbst Schreibtische buchen und verwalten, findest du im Bereich For users im Help Center.
1. Buchungen für Kollegen erstellen
Als Admin oder Manager kannst du Buchungen für andere vornehmen:
- Starte eine neue Buchung im Bereich Buchen.
- Wähle die gewünschte Ressource aus und entferne dich selbst aus der Suche.
- Suche nach dem Namen des Kollegen.
- Wähle das gewünschte Datum und die Ressource aus und schließe die Buchung ab.
🔐 Du kannst nur Personen aus deinen verwalteten Teams oder Büros sehen und für sie buchen. Globale Admins können jede Person auswählen.
💡 Du kannst auch mehrere Termine buchen, indem du auf +Weitere Termine klickst.
2. Buchungen von Kollegen verwalten
So kannst du Buchungen in deinem Workspace einsehen und verwalten:
- Öffne den Tab Buchungen.
- Öffne das Dropdown Meine Buchungen und wähle Alle Buchungen aus.
- Nutze Weitere Filter, um die Liste einzugrenzen, zum Beispiel nach Büro, User, Status, Ressourcentyp, Datum oder Kennzeichen.
- Bearbeite anstehende Buchungen, indem du auf das Stiftsymbol klickst.
- Lösche eine Buchung, indem du auf das Papierkorb-Symbol klickst.
- Du kannst Kollegen auch einchecken (falls aktiviert) oder ihre laufende Buchung als beendet markieren.
- Um mehrere Buchungen gleichzeitig zu stornieren oder einzuchecken, wähle sie mit den Checkboxen aus und klicke auf Buchungen stornieren oder Einchecken. Jede Aktion gilt nur für die Buchungen, für die du berechtigt bist. Massenstornierungen müssen im Dialog bestätigt werden und können nicht rückgängig gemacht werden.
- Klicke auf Export XLSX, um die gefilterte Liste oder nur die ausgewählten Buchungen als Excel-Datei zu exportieren. In einem Dialog wird angezeigt, was exportiert wird, bevor der Download startet.
3. Buchungen für Besucher
Um Buchungen für externe Besucher (z. B. Freelancer, Bewerber oder Kunden) zu erstellen, nutze die Besucherbuchung:
- Öffne den Tab Buchen und wähle als Buchungstyp Besucher aus.
- Trage den Namen und die E-Mail-Adresse des Besuchers ein.
- Bestätige die Buchung. Eine Bestätigung wird an den Besucher (und an den Buchungsverantwortlichen) gesendet.
⚠️ Verwende niemals dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Besucher, da dies zu fehlerhaften Überschreibungen führt. Nutze ein Format wie dein_name+besuchername@domain.com, wenn keine direkte E-Mail benötigt wird. Mehr Infos findest du in unserem ➡️ ausführlichen Guide zu Buchungen für Besucher.