Die Einrichtung und Verwaltung deiner Büros in deskbird ist ein wichtiger erster Schritt, um die Struktur deines Arbeitsplatzes individuell anzupassen. Egal, ob du einen neuen Standort erstellst, Adressdaten aktualisierst oder den Zugriff steuerst – dieser Artikel führt dich durch alle Schritte.
1. Büro erstellen und verwalten
Um ein neues Büro zu erstellen, gehe zu Admin > Bürogebäude > Büroeinstellungen und klicke oben rechts auf Büro hinzufügen. Du wirst aufgefordert, folgende Angaben zu machen:
- Büro-Name (Pflichtfeld)
- Adresse (Pflichtfeld)
- Büro als Entwurf speichern (Entwurfsbüros sind für User verborgen, bis sie veröffentlicht werden)
Wir empfehlen, das Büro als Entwurf zu speichern, bis die Einrichtung abgeschlossen ist.
Nach dem Erstellen kannst du unter Büroeinstellungen das Büro im Dropdown auswählen. Dort kannst du:
- Den Büro-Namen bearbeiten
- Die Adresse aktualisieren
- Ein Foto hochladen
- Bürosperrungen festlegen
- Das Büro veröffentlichen, sobald die Einrichtung abgeschlossen ist
- Öffnungszeiten festlegen
💡 Die Öffnungszeiten bestimmen den Zeitraum für Buchungen mit "Ganzer Tag". Buchungen sind nur während der Öffnungszeiten möglich (außer bei Meetingraum-Buchungen). Die Öffnungszeiten begrenzen auch die persönlichen Standardbuchungszeiten der User: Ein Standard-Startzeitpunkt kann nicht vor der Öffnung des Büros liegen.
2. Büro schließen oder löschen
Büro schließen
Um Buchungen für ein gesamtes Büro vorübergehend oder auf unbestimmte Zeit zu sperren, gehe zu Admin > Bürogebäude > Büroeinstellungen und öffne Bürosperrungen.
Klicke auf Verwalten, dann auf Sperrung hinzufügen und wähle die Art der Sperrung:
- Unbefristete Sperrung: Aktiviere Unbefristet schließen. Das Büro ist für User verborgen, bis du es wieder öffnest. Verfügbar in allen Tarifen. Ab Desks Professional kannst du auch ein zukünftiges Startdatum wählen.
- Vorübergehende Sperrung: Desks Professional und höher wähle ein Startdatum und ein Enddatum. Das Büro bleibt für User sichtbar, kann aber während der Sperrung nicht gebucht werden und ist nach dem Enddatum wieder buchbar. Du kannst mehrere vorübergehende Sperrungen pro Büro hinzufügen.
Optional kannst du einen kurzen Grund angeben (z. B. Wartung). User sehen diesen während vorübergehender Sperrungen. Klicke anschließend auf Bestätigen und Speichern.
Zukünftige Buchungen im gesperrten Zeitraum werden automatisch storniert (Buchungen am aktuellen Tag nicht). User erhalten eine E-Mail, wenn sie Benachrichtigungen aktiviert haben, und vergangene Buchungen bleiben unverändert. Du kannst eine Bürosperrung jederzeit über Verwalten hinzufügen oder löschen.
Mehr zu Sperrungen: Plätze schließen
Büro löschen
Um ein Büro zu löschen, gehe zu Admin > Bürogebäude > Büroeinstellungen und scrolle nach unten. Dort findest du die Option, das Büro zu löschen.
⚠️ Wichtig:
- Alle Stockwerkspläne und Konfigurationen (Bereiche, Schreibtische usw.) gehen verloren
-
Alle Buchungen der User für dieses Büro werden storniert
Dies kann nicht rückgängig gemacht werden!
3. Zugriff verwalten
Lege fest, wer Zugriff auf dieses Büro hat. Du kannst zwischen zwei Optionen wählen:
- Geteilt: Jede:r kann dieses Büro buchen
- Beschränkt: Nur ausgewählte User-Gruppen haben Zugriff auf dieses Büro
⚠️ Wichtig: Wenn du den Zugriff auf ein Büro nach Gruppen beschränkst, stelle sicher, dass alle User mit zugewiesenen Schreibtischen oder Parkplätzen vorher in die richtigen Gruppen aufgenommen werden. Andernfalls werden ihre Zuweisungen entfernt, da kein Zugriff besteht.
4. Bürofunktionen
Mit der Funktion Bürofunktionen können Mitarbeitende ihre Fähigkeiten oder Verantwortlichkeiten wie Ersthelfer oder Brandschutzhelfer markieren. Diese Funktionen erscheinen in der User-Liste jedes Büros und können gefiltert werden, um die richtigen Kontakte vor Ort zu finden.
💡 Bürofunktionen werden pro User unter Admin > User Management: User zugewiesen und sind sowohl in der Web- als auch in der Mobile-App sichtbar.
Weitere Informationen findest du im Artikel: Bürofunktionen.
5. Feiertage
Feiertage können in deskbird auf zwei Ebenen konfiguriert werden. Über Admin > Bürogebäude > Büroeinstellungen kannst du einem Büro im Abschnitt Feiertage einen regionalen Feiertagskalender (z. B. Feiertage in Berlin) zuweisen. Alle User, die dieses Büro als Hauptstandort haben, übernehmen automatisch den ausgewählten Kalender.
Um dies auf individueller Ebene zu überschreiben, kann für jeden User unter Admin > User Management: User > User auswählen > Allgemein > Feiertagskalender ein anderer Feiertagskalender festgelegt werden. Zugewiesene Feiertage werden direkt im Tab Planen angezeigt und mit dem Label Feiertag sowie dem Namen des Feiertags (z. B. Bastille Day), sofern verfügbar, markiert. So haben User und Admins einen klaren Überblick, wer aufgrund von Feiertagen in verschiedenen Büros und Regionen nicht verfügbar ist.
Hinweis: Feiertagskalender sind festgelegt und können nicht bearbeitet oder angepasst werden; aktuell stehen nur vorkonfigurierte Optionen zur Verfügung.