Schreibtische: Professionelle Add-ons

Desks Professional und höher

Desks Professional und Desks Enterprise erweitern das Basissetup um zusätzliche Funktionen: Schließungen mit Enddatum, automatischer Check-in per Geolocation, prioritären Zugriff auf Bereiche, Ticketing im Bürogebäude und die Public API. In diesem Leitfaden erfährst du, was jede Funktion macht, wann sie hilft und findest Links zu den jeweiligen Anleitungen. Am Ende findest du weitere Professional-Funktionen, die weniger Unternehmen nutzen.

1. Bevor du startest
2. Plätze für einen bestimmten Zeitraum schließen
3. Automatischen Check-in per Geolocation aktivieren
4. Teams prioritären Zugriff auf Bereiche geben
5. Deine Tools mit der Public API verbinden
6. Ticketing im Bürogebäude einrichten
7. Weitere Optionen
8. FAQs

1. Bevor du startest

Die Schritte in diesem Leitfaden bauen auf einem bestehenden Bürogebäude-Setup auf. Falls du deine Büros, Stockwerke und Bereiche noch nicht angelegt hast, starte mit Desks: Basissetup. Buchungsregeln, Parkplätze, Hybrid-Work und die anderen Einstellungen, die in jedem Plan verfügbar sind, findest du unter Desks: Erweiterte Einrichtung.

• Plan: Desks Professional oder Desks Enterprise. Siehe Feature Availability.
• Rolle: Du brauchst die Rolle Global Admin, um alle Schritte durchzuführen. Office Admins können Schließungen und Ticketing für die von ihnen verwalteten Büros steuern. Nur Global Admins können API-Schlüssel generieren und benutzerdefinierte Rollen erstellen. Siehe Systemrollen und Berechtigungen.
• Check-in: Automatischer Check-in per Geolocation funktioniert nur in Büros, die eine Check-in-Methode nutzen. Siehe Check-in- und Auto-Storno-Einstellungen.
• Entwickler: Für die Public API braucht ihr jemanden im Team, der die Integration baut und betreut.

💡 Tipp: Du musst nicht alles auf einmal einrichten. Jeder Schritt steht für sich – wähle die Funktionen, die ein aktuelles Problem deines Teams lösen.

2. Plätze für einen bestimmten Zeitraum schließen

Schließe einen Schreibtisch, Bereich, ein Stockwerk oder ein ganzes Büro für einen definierten Zeitraum, zum Beispiel während einer Renovierung, eines Betriebsurlaubs oder eines Events. Anders als bei einer unbefristeten Schließung bleibt der Platz für User sichtbar, kann aber nicht gebucht werden und öffnet sich nach dem Enddatum automatisch wieder. Du kannst mehrere Schließungen für denselben Platz hinzufügen.

1. Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume und wähle das Büro, Stockwerk, den Bereich oder die Ressource aus.
2. Klicke auf Verwalten und dann auf Schließung hinzufügen.
3. Lege ein Startdatum und ein Enddatum fest. Optional kannst du einen Grund angeben – User sehen ihn beim geschlossenen Platz.
4. Klicke auf Bestätigen und dann auf Speichern.

Zukünftige Buchungen im geschlossenen Zeitraum werden automatisch storniert. User erhalten eine E-Mail über die Stornierung, wenn sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben. Buchungen für den aktuellen Tag bleiben bestehen. Wenn du ein Stockwerk oder Büro schließt, werden auch alle darunterliegenden Plätze geschlossen.

⚠️ Wichtig: Meetingräume sind von Schließungen ausgenommen. Sie behalten ihren Aktiv/Inaktiv-Schalter und ihre Buchungen werden nicht storniert, wenn das Stockwerk oder Büro geschlossen wird, zu dem sie gehören.

Ausführliche Anleitung: Plätze schließen.

3. Automatischen Check-in per Geolocation aktivieren

Wenn in deinen Büros Check-in genutzt wird, werden Schreibtische und Parkplätze freigegeben, wenn niemand eincheckt. Automatischer Check-in per Geolocation checkt User automatisch ein, sobald sie sich im Umkreis von 200 m um das Büro befinden – so behalten auch vergessliche User ihre Buchung. Das funktioniert in der deskbird Mobile App für iOS und Android.

1. Stelle sicher, dass das Büro Check-in per Klick und/oder QR-Codes oder Check-in nur mit QR-Codes verwendet. Automatischer Check-in funktioniert nicht mit Kein Check-in.
2. Gehe zu Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen, wähle das Büro aus und aktiviere Automatischer Check-in per Geolocation mit der deskbird Mobile App.
3. Bitte deine User, die Funktion in der App unter Profil > Automatischer Check-in zu aktivieren und den Standortzugriff für die deskbird App auf Immer erlauben zu setzen. Teile dazu Automatischen Check-in aktivieren mit ihnen.

Ausführliche Anleitung, inklusive Tipps für User, bei denen der Check-in nicht ausgelöst wird: Automatischer Check-in per Geolocation.

4. Teams prioritären Zugriff auf Bereiche geben

Mit prioritärem Zugriff können ausgewählte User oder Gruppen einen Bereich früher buchen als alle anderen – zum Beispiel eine Teamzone, die andere Kollegen nutzen können, wenn sie nicht voll ist. User ohne Priorität können erst ab einer von dir festgelegten Vorlaufzeit buchen (zwischen 1 und 365 Tagen im Voraus, Standard: 1 Tag) und nur, wenn noch Plätze frei sind.

1. Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume, wähle das Stockwerk und klicke auf das Stiftsymbol neben dem Bereich.
2. Öffne den Bereich Zugriff und wähle Prioritärer Zugriff aus.
3. Füge die User oder Gruppen hinzu, die Priorität erhalten sollen.
4. Unter Usern ohne prioritären Zugriff das Buchen im Voraus erlauben legst du die Anzahl der Tage fest und speicherst.

💡 Tipp: Wenn das eigene Buchungszeitfenster eines Users kürzer ist als die Prioritäts-Vorlaufzeit, gilt das eigene Limit. Beispiel: Bei einem Buchungszeitraum von 10 Tagen und einer Prioritäts-Vorlaufzeit von 20 Tagen kann der User 10 Tage im Voraus buchen.

Ausführliche Anleitung: Stockwerke und Räume: Zugriff verwalten.

5. Deine Tools mit der Public API verbinden

Mit der Public API können eure Entwickler deskbird mit den Tools verbinden, die ihr bereits nutzt. Häufige Beispiele sind BI-Tools wie Power BI oder Looker für Belegungsberichte, "Wer ist heute im Büro?"-Ansichten im Intranet oder Parkplatz-Check-ins per Ausweisscan.

1. Gehe zu Admin > Unternehmenseinstellungen > API-Schlüssel und klicke auf Schlüssel generieren.
2. Gib einen Namen für die Integration ein, wähle API und lege einen Ablaufzeitraum fest.
3. Klicke auf Schlüssel generieren. Der Schlüssel erscheint in der Liste der API-Schlüssel.
4. Gib den Schlüssel an die Person weiter, die die Integration baut. Endpunkte, Authentifizierung und Beispiele findest du im deskbird Developer Hub.

💡 Tipp: Erstelle für jede Integration einen eigenen Schlüssel und gib ihm einen eindeutigen Namen. So kannst du einzelne Schlüssel löschen, ohne andere Integrationen zu unterbrechen. Die Anzahl der Schlüssel ist nicht begrenzt.

Ausführliche Anleitung: Public API.

6. Ticketing im Bürogebäude einrichten

Mit Ticketing melden Mitarbeitende Probleme im Bürogebäude wie defekte Ausstattung, Reinigungsbedarf oder Sicherheitsmängel in der Web- oder Mobile App – direkt vom Grundriss oder per QR-Code. Die von dir autorisierten Personen verfolgen jedes Ticket vom Eingang bis zur Lösung in einem Dashboard. Die Einrichtung erfolgt pro Büro:

1. Gehe zu Admin > Bürogebäude > Ticketing und wähle das Büro aus.
2. Unter Autorisierte User fügst du die Kollegen hinzu, die Tickets für dieses Büro bearbeiten – zum Beispiel deinen Facility Manager. Global Admins und Office Admins können Tickets auch ohne diesen Schritt zugewiesen bekommen.
3. Lege mindestens eine Ticket-Kategorie an. Mitarbeitende können erst Tickets einreichen, wenn das Büro eine aktive Kategorie hat.
4. Optional: Generiere QR-Codes und platziere sie im Büro, damit Mitarbeitende ein Problem direkt vor Ort melden können.

Ausführliche Anleitung: Ticketing. Wenn dein IT-Team mit ServiceNow arbeitet, kannst du es anbinden, damit Tickets und Updates in beide Richtungen synchronisiert werden. Siehe Ticketing: ServiceNow-Integration. Um Mitarbeitenden zu zeigen, wie sie ein Problem melden, teile So meldest du Tickets an das Office Management.

7. Weitere Optionen

Desks Professional enthält noch mehr Funktionen, die weniger Unternehmen benötigen. Richte sie ein, wenn sie zu deinem Bürogebäude passen:

• Benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungen: Gib Usern zusätzliche Rechte, z. B. Besuche verwalten oder Analytics exportieren, ohne ihre Systemrolle zu ändern.
• Wochentagsbasierte Zugriffsregeln: Lege die erlaubten Wochentage fest, an denen ein User oder eine Gruppe einen Bereich buchen kann – zum Beispiel Engineering am Montag, Mittwoch und Freitag.
• Kennzeichenverwaltung: Verlange ein Kennzeichen für ausgewählte Parkplatzbereiche und finde heraus, wem ein Fahrzeug gehört.
• Digitale Beschilderung: Zeige einen Live-Grundriss mit Anwesenheiten und freien Schreibtischen auf einem Bildschirm in der Lobby oder auf dem Stockwerk.
• Raum-Übersicht Beschilderung: Zeige die Meetingräume eines Büros und deren Verfügbarkeit auf einem gemeinsamen Bildschirm an. Für den Rest der Meetingraum-Einrichtung siehe Rooms Plus: Einrichtung.
• Hybrid-Work-Regeln: Erstelle mehrere Regeln und nutze Bestätigungsprozesse, sodass Manager Pläne genehmigen, die nicht der Regel entsprechen.
• Bürofunktionen: Weise beliebig viele Bürofunktionen wie Ersthelfer zu.
• deskbird Intelligence: Sieh, wie deine Büros tatsächlich genutzt werden, im Übersichts-Dashboard, erstelle benutzerdefinierte Dashboards per Frage in Alltagssprache und messe die echte Anwesenheit mit deskbird Dock.
• deskbird MCP Server: Lass einen KI-Assistenten Fragen zu deinem deskbird Workspace beantworten – mit Claude oder ChatGPT.

8. FAQs