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Rooms Plus: Einrichtung

In dieser Anleitung erfährst du, wie du Meetingräume über die Grundeinrichtung hinaus einrichtest: zuerst die Kalendersynchronisierung, dann Zugriff, Catering & Services, Raumkioske und Buchen für Kollegen und schließlich die Optionen, die nur wenige Unternehmen benötigen. Jeder Schritt erklärt, wofür er gedacht ist, welchen Plan du brauchst, und verlinkt zum Artikel mit den ausführlichen Anleitungen. Die Meetingräume selbst werden in Schreibtische: Grundeinrichtung erstellt, daher beginnt diese Anleitung, sobald deine Räume existieren.

  1. Bevor du startest
  2. Meetingräume mit deinem Kalender synchronisieren
  3. Zugriff auf Meetingräume beschränken
  4. Catering und Services anbieten
  5. Raumkioske einrichten
  6. Einen Meetingraum für einen Kollegen buchen
  7. Weitere Optionen
  8. FAQs

1. Bevor du startest

  • Meetingräume: Deine Büros, Stockwerke und Meetingräume sind wie in Schreibtische: Grundeinrichtung beschrieben eingerichtet. Entscheide für jeden Raum, ob er mit Google Workspace oder Microsoft 365 synchronisiert wird oder nur in deskbird existiert, bevor du ihn erstellst, denn ein in deskbird erstellter Raum kann später nicht mehr in einen synchronisierten Raum umgewandelt werden.
  • Rolle: Du benötigst die Rolle Global Admin, um alle Schritte durchzuführen, einschließlich Kalendersynchronisierung. Office Admins können die Einrichtung der Büros ändern, die sie verwalten. Siehe Systemrollen und Berechtigungen.
  • Plan: Die meisten Schritte funktionieren in jedem Plan. Die Tabelle zeigt, welche Schritte mehr benötigen. Alle Pläne und Add-ons findest du unter Feature-Verfügbarkeit.
Schritt Plan
Raumkalendersynchronisierung, Beschränkter Zugriff, einen Raum für einen Kollegen buchen Jeder Plan
Catering & Services, Raumkiosk Ein Raum in jedem Plan, mehr mit Rooms Plus
Genehmigungen, Prioritärer Zugriff auf Meetingräume Rooms Plus
Multi-Tenancy Rooms Plus oder Schreibtische Professional und höher
Signage - Raum-Übersicht Schreibtische Professional und höher

2. Meetingräume mit deinem Kalender synchronisieren

Wenn dein Team Räume in Outlook oder Google Kalender bucht, sorgt die Raumkalendersynchronisierung dafür, dass Buchungen an beiden Orten übereinstimmen: Ein im Kalender gebuchter Raum ist in deskbird blockiert, und eine in deskbird erstellte Buchung erscheint im Raum-Kalender. In jedem Plan verfügbar.

  1. Gehe zu Admin > Unternehmen: Integrationen und klicke in der Zeile Raumkalendersynchronisierung auf Sync einrichten.
  2. Verbinde deinen Microsoft 365- oder Google Workspace-Tenant und erteile die angeforderten Berechtigungen.
  3. Importiere die Raum-Kalender, die du in deskbird buchen möchtest.

Ausführliche Anleitung: Meetingräume mit Microsoft 365 synchronisieren oder Meetingräume mit Google Workspace synchronisieren. Einen Überblick über beide Kalenderintegrationen findest du unter Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft für Planungsstatus und Meetingräume.

💡 Tipp: Neu erstellte oder aktualisierte Räume in Microsoft 365 können bis zu 48 Stunden benötigen, um in der Importliste zu erscheinen. Wenn sich ein synchronisierter Raum unerwartet verhält, siehe Fehlerbehebung für synchronisierte Meetingräume.

3. Zugriff auf Meetingräume beschränken

Standardmäßig kann jeder mit Zugriff auf das Büro jeden Meetingraum buchen. Beschränke einen Raum, wenn ihn nur bestimmte Personen buchen dürfen, zum Beispiel einen Vorstandssaal für das Management-Team. Meetingräume nutzen die gleichen Zugriffstypen wie andere Bereiche. In jedem Plan verfügbar.

  1. Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume, wähle das Stockwerk und klicke auf das Stiftsymbol neben dem Meetingraum.
  2. Öffne den Bereich Zugriff und wähle Beschränkter Zugriff.
  3. Füge die User oder Gruppen hinzu, die den Raum buchen dürfen. Wenn andere den Raum gar nicht sehen sollen, blende ihn für User ohne Zugriff aus. Speichere deine Änderungen.

Ausführliche Anleitung: Stockwerke und Räume: Zugriff verwalten.

⚠️ Wichtig: Wochentagsbasierte Zugriffsregeln gelten nicht für Meetingräume. Global Admins, Office Admins und Manager können einen beschränkten Raum auch dann buchen, wenn sie nicht auf der Zugriffsliste stehen.

4. Catering und Services anbieten

Ein Raum in jedem Plan, mehr mit Rooms Plus

Mit Catering & Services können Personen bei der Raumbuchung Getränke, Essen, Ausstattung oder andere Services anfragen, und das zuständige Team oder der Anbieter erhält die Anfrage per E-Mail. Du kannst es in einem Raum in jedem Plan anbieten, und in mehreren Räumen mit Rooms Plus.

  1. Gehe zu Admin > Meetingräume: Catering & Services, wähle das Büro und füge Kategorien und Artikel hinzu. Für jede Kategorie gib die E-Mail-Adresse des Anbieters ein, der die Anfragen erhält.
  2. Wähle die Autorisierte User aus, die Anfragen für das Büro auf der Seite Anfragen sehen und verwalten können.
  3. Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume, öffne den Meetingraum, aktiviere Catering & Services aktivieren und weise die Servicekategorien zu.

Ausführliche Anleitung, inklusive Pufferzeiten und Genehmigungen für Service-Anfragen: Catering & Services. Die Schritte für User findest du unter Catering oder Services für einen Meetingraum anfragen.

5. Raumkioske einrichten

Ein Raum in jedem Plan, mehr mit Rooms Plus

Ein Raumkiosk ist ein Tablet oder Display neben der Tür des Meetingraums. Es zeigt an, ob der Raum frei ist, ermöglicht das Einchecken zum Meeting und das spontane Buchen, sodass nicht genutzte Räume wieder freigegeben werden. Du kannst einen Kiosk für einen Raum in jedem Plan einrichten, und für mehrere Räume mit Rooms Plus.

  1. Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume, öffne den Meetingraum und aktiviere Kiosk-Modus aktivieren.
  2. Starte die deskbird Kiosk-App auf dem Gerät oder öffne den Kiosk im Browser. Der Bildschirm zeigt einen Einrichtungscode und einen QR-Code an.
  3. Gehe zu Admin > Kiosk & Displays > Geräte, klicke auf Gerät koppeln und gib den Code ein.
  4. Wähle Raumkiosk als Anzeigetyp und dann das Büro, das Stockwerk und den Raum, die das Gerät anzeigen soll.

Kiosk-Einstellungen anpassen

Unter Admin > Kiosk & Displays > Allgemeine Einstellungen kannst du pro Büro festlegen, ob Raumkioske das 24-Stunden- oder AM/PM-Format nutzen, ob Aktionen direkt am Kiosk möglich sind und ob Meetings vorzeitig beendet werden können. Die Einstellungen gelten für alle Raumkioske im Büro. Wie viele Details einer Buchung der Kiosk anzeigt, hängt von der Sichtbarkeit der Raumbuchung in Admin > Meetingräume: Allgemeine Einstellungen ab.

Ausführliche Anleitung, inklusive unterstützter Geräte: Kiosk-Modus für Meetingräume. Was User sehen, findest du unter Meetingraum am Türpanel buchen oder einchecken.

6. Einen Meetingraum für einen Kollegen buchen

Assistenten, Teamleiter und Office Manager:in buchen oft Räume für andere, zum Beispiel für ein Vorstellungsgespräch oder ein Kundentreffen. In jedem Plan mit Meetingräumen können User mit einer Manager- oder Admin-Rolle einen Raum im Namen eines Kollegen buchen: Im Buchungsfenster wählen sie unter Für wen ist diese Buchung? den Kollegen aus. Es ist keine Einrichtung nötig, aber prüfe, ob die richtigen Personen die richtige Rolle haben:

  • Gruppenmanager können für Mitglieder der Gruppen buchen, die sie verwalten.
  • Manager können für jeden User im Unternehmen buchen.
  • Office Admins und Global Admins können ebenfalls für andere buchen.

Rollen zuweisen unter Admin > User Management: User. Siehe Systemrollen und Berechtigungen und Buchungen erstellen und verwalten. Teile Einen Meetingraum für einen Kollegen buchen mit den Personen, die für andere buchen.

7. Weitere Optionen

Diese Optionen werden von weniger Unternehmen benötigt. Richte sie ein, wenn ein bestimmter Raum oder ein Team sie braucht.

8. FAQs

Nein. Raum-Buchung, Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft, beschränkter Zugriff und Buchen für Kollegen funktionieren in jedem Plan. Jeder Plan beinhaltet außerdem Catering & Services für einen Raum und einen Raumkiosk für einen Raum, sodass du beides ausprobieren kannst. Rooms Plus bietet Catering und Kioske für weitere Räume, Genehmigungen, prioritären Zugriff auf Meetingräume und Multi-Tenancy. Siehe Verfügbarkeit.

Nur die Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft muss zuerst erfolgen, wenn du synchronisierte Räume nutzen möchtest: Die Räume werden aus deinem Kalender importiert, also verbinde ihn, bevor du Zugriff, Catering oder Kioske für diese Räume einrichtest. Die anderen Schritte sind unabhängig voneinander.

  • Prüfe, ob der Raum Beschränkter Zugriff in Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume hat und ob der Kollege oder eine seiner Gruppen auf der Zugriffsliste steht.
  • Stelle sicher, dass der Kollege Zugriff auf das Büro hat, zu dem der Raum gehört.
  • Wenn der Raum eine Genehmigung erfordert, bleibt die Buchung eine Anfrage, bis sie genehmigt wird.
  • Bei synchronisierten Räumen prüfe den Raum-Kalender in Microsoft 365 oder Google Workspace auf ein überschneidendes Event. Siehe Fehlerbehebung für synchronisierte Meetingräume.

Die von dir für jede Kategorie eingetragene Anbieter-E-Mail erhält für jede Anfrage in dieser Kategorie eine E-Mail. Berechtigte User können außerdem alle Anfragen für das Büro auf der Anfragen-Seite einsehen und verwalten. Siehe Catering & Services.

Nein. Am Kiosk können Personen einchecken, spontan einen freien Raum buchen und – falls erlaubt – ein Meeting vorzeitig beenden. Um eine Buchung zu ändern oder zu stornieren, nutzen sie die deskbird Web- oder Mobile-App.

Ein Raumkiosk gehört zu einem Raum: Er hängt an der Tür, und dort kann eingecheckt und gebucht werden. Die Raum-Übersicht-Anzeige ist ein reiner Anzeigebildschirm, der die von dir ausgewählten Räume in einem Büro zeigt, zum Beispiel in der Lobby. Beide werden in Admin > Kiosk & Displays > Geräte gekoppelt.

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