Mit der Funktion „Catering & Services“ von deskbird können Sie Anfragen für Getränke, Snacks, Equipment oder andere Artikel zu einer Meetingraum-Buchung hinzufügen. Ihre Anfrage wird an den zuständigen Dienstleister gesendet, damit bei Beginn Ihres Meetings alles bereitsteht.
💡 Die Services müssen von einem Admin konfiguriert werden, bevor sie für einen Raum verfügbar sind. Wenn Sie keine Service-Option sehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Admin.
- Services während der Buchung anfragen
- Services für eine bestehende Buchung anfragen
- Serviceanfrage bearbeiten oder stornieren
- FAQs
1. Services während der Buchung anfragen
Wenn Sie einen Raum buchen, für den Services aktiviert sind, erscheint im Buchungsfenster die Option Services anfragen:
- Gehen Sie zu Buchen > Meetingräume und wählen Sie Ihren gewünschten Zeitraum aus, um das Buchungsfenster zu öffnen.
- Klicken Sie auf Services anfragen.
- Wählen Sie im sich öffnenden Fenster die gewünschten Serviceartikel aus (z. B. Getränke, Snacks, Flipcharts).
- Wählen Sie die gewünschte Menge für jeden Artikel.
- Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Hinweise für den Dienstleister hinzu (optional).
- Falls ein Kostenstellenfeld angezeigt wird, füllen Sie dieses entsprechend aus.
- Bestätigen Sie die Buchung. Ihre Serviceanfrage wird zusammen mit der Raumbuchung übermittelt.
Buchungen mit einer aktiven Serviceanfrage werden in der Ansicht Buchen > Meetingräume mit einem Tassen-Symbol angezeigt. Sie erhalten außerdem eine Bestätigung in Ihrer Buchungsbestätigung.
2. Services für eine bestehende Buchung anfragen
So fügen Sie einer bereits getätigten Buchung eine Serviceanfrage hinzu:
- Gehen Sie im Hauptmenü zu Buchungen.
- Suchen Sie die Buchung und klicken Sie auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).
- Klicken Sie im Bearbeitungsfenster auf Catering & Services.
- Wählen Sie Ihre Artikel, Mengen und ggf. Hinweise aus und speichern Sie die Änderungen.
⚠️ Catering & Services sind derzeit nicht für wiederkehrende Termine verfügbar.
3. Serviceanfrage bearbeiten oder stornieren
So ändern oder entfernen Sie eine Serviceanfrage aus einer bestehenden Buchung:
- Gehen Sie im Hauptmenü zu Buchungen.
- Suchen Sie die Buchung und klicken Sie auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).
- Klicken Sie auf Catering & Services, um das Servicefenster zu öffnen.
- Aktualisieren Sie die Artikel und Mengen oder entfernen Sie alle Artikel, um die Anfrage zu stornieren.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Der Dienstleister erhält eine aktualisierte E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie eine Anfrage ändern.
4. FAQs
Jede Servicekategorie hat eine vom Admin hinterlegte E-Mail-Adresse des zuständigen Dienstleisters. Wenn Sie eine Anfrage absenden, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit allen Details (Artikel, Mengen, Meetingzeit und Hinweise) an diese Adresse gesendet. Der Dienstleister benötigt kein deskbird-Konto, um die Benachrichtigung zu erhalten.
Für Servicekategorien können von Ihrem Admin Pufferzeiten festgelegt werden – diese bestimmen, wie lange im Voraus eine Anfrage vor oder nach einem Meeting gestellt werden muss. Ist eine Pufferzeit eingestellt, können Sie nach Ablauf dieses Zeitfensters möglicherweise keine Anfrage mehr hinzufügen oder ändern. Wenden Sie sich in dringenden Fällen direkt an Ihren Admin oder den Dienstleister.