Mit der Catering & Services-Funktion von deskbird kannst du Anfragen für Getränke, Snacks, Ausstattung oder andere Artikel zu einer Meetingraum-Buchung hinzufügen. Deine Anfrage wird an den zuständigen E-Mail des Anbieters gesendet, damit bei Beginn deines Meetings alles bereitsteht.
💡 Services müssen von einem Admin konfiguriert werden, bevor sie bei einem Raum erscheinen. Wenn du keine Services-Option siehst, wende dich an deinen Admin.
- Services während der Buchung anfragen
- Services zu einer bestehenden Buchung anfragen
- Serviceanfrage bearbeiten oder stornieren
- Wenn deine Serviceanfrage genehmigt werden muss
- FAQs
1. Services während der Buchung anfragen
Wenn du einen Raum buchst, bei dem Services aktiviert sind, erscheint im Buchungsfenster die Option Serviceanfrage:
- Gehe zu Buchen > Meetingräume und wähle deinen gewünschten Zeitraum aus, um das Buchungsfenster zu öffnen.
- Klicke auf Serviceanfrage.
- Wähle im Serviceanfrage-Panel die gewünschten Service-Artikel aus (z. B. Getränke, Snacks, Flipcharts).
- Lege die Mengen für jeden Artikel fest.
- Füge bei Bedarf Zusätzliche Hinweise für den Anbieter hinzu (optional) und klicke auf Anfrage hinzufügen.
- Falls ein Kostenstellenfeld erscheint, fülle es entsprechend aus.
- Bestätige die Buchung. Deine Serviceanfrage wird zusammen mit der Raumbuchung übermittelt.
Buchungen mit einer aktiven Serviceanfrage werden in der Ansicht Buchen > Meetingräume mit einem Tassen-Symbol angezeigt. Du erhältst außerdem eine Bestätigung in deiner Buchungsbestätigung.
2. Services zu einer bestehenden Buchung anfragen
So fügst du einer bereits getätigten Buchung eine Serviceanfrage hinzu:
- Gehe im Hauptmenü zu Buchungen.
- Finde die Buchung und klicke auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).
- Klicke im Bearbeitungsfenster auf Catering & Services.
- Wähle deine Artikel, Mengen und ggf. Hinweise aus und speichere die Änderungen.
⚠️ Catering & Services sind derzeit nicht für wiederkehrende Events verfügbar.
3. Serviceanfrage bearbeiten oder stornieren
So änderst oder entfernst du eine Serviceanfrage aus einer bestehenden Buchung:
- Gehe im Hauptmenü zu Buchungen.
- Finde die Buchung und klicke auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).
- Klicke auf Catering & Services, um das Services-Panel zu öffnen.
- Aktualisiere die Artikel und Mengen oder entferne alle Artikel, um die Anfrage zu stornieren.
- Speichere deine Änderungen.
Der E-Mail des Anbieters erhält eine aktualisierte E-Mail-Benachrichtigung, wenn du eine Anfrage änderst.
4. Wenn deine Serviceanfrage genehmigt werden muss
Dein Unternehmen kann festlegen, dass Services vorab genehmigt werden müssen. In diesem Fall gilt:
- Du erhältst eine E-Mail, die bestätigt, dass deine Serviceanfrage zur Genehmigung eingereicht wurde.
- Eine genehmigende Person prüft jede Kategorie deiner Anfrage (zum Beispiel Catering und Ausstattung) einzeln.
- Du erhältst eine E-Mail, sobald deine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde.
⚠️ Wichtig: Wird eine Kategorie nicht rechtzeitig vor Beginn deines Meetings genehmigt, wird sie automatisch storniert. Bereits genehmigte Kategorien bleiben bestehen und deine Anfrage wird als teilweise genehmigt angezeigt.
💡 Tipp: Die Genehmigung der Services ist unabhängig von der Genehmigung der Raumbuchung. Falls der Raum selbst genehmigt werden muss, zeigt das Buchungsfenster Dieser Raum erfordert Genehmigung. Deine Anfrage wird geprüft, bevor die Buchung bestätigt wird. In diesem Fall wird zuerst die Raumbuchung genehmigt und erst danach deine Serviceanfrage zur Genehmigung weitergeleitet.
5. FAQs
Jede Service-Kategorie hat eine vom Admin hinterlegte E-Mail-Adresse des Anbieters. Wenn du eine Anfrage abschickst, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit allen Details (Artikel, Mengen, Meetingzeit und Hinweise) an diese Adresse gesendet. Der Anbieter benötigt kein deskbird-Konto, um die Benachrichtigung zu erhalten. Falls dein Unternehmen eine Genehmigung für Service-Anfragen verlangt, wird die E-Mail erst nach der Genehmigung deiner Anfrage verschickt.
Wenn dein Unternehmen eine Genehmigung für Service-Anfragen verlangt, muss jede Kategorie vor Beginn deines Meetings genehmigt werden. Kategorien, die zu diesem Zeitpunkt noch auf Genehmigung warten, werden automatisch storniert, während genehmigte Kategorien bestehen bleiben. Eine Kategorie kann auch von einer genehmigenden Person abgelehnt werden. Du erhältst eine E-Mail, sobald deine Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde.
Pufferzeiten, die von deinem Admin festgelegt werden, definieren keine Frist. Sie blockieren den Raum vor und nach deinem Meeting, damit der Anbieter Zeit für Vorbereitung und Aufräumen hat. Falls dein Unternehmen eine Genehmigung für Service-Anfragen verlangt, muss deine Anfrage vor Beginn des Meetings genehmigt sein: Kategorien, die zu diesem Zeitpunkt noch offen sind, werden automatisch storniert. Wende dich an deinen Admin oder direkt an den E-Mail des Anbieters, wenn du kurzfristig etwas ändern musst.
Das deskbird Outlook Add-in kann keine Service-Anfragen hinzufügen. Es hilft dir nur dabei, Räume mit oder ohne Catering zu finden. Nachdem du den Raum in Outlook gebucht hast, öffne die Buchung in der deskbird Web- oder Mobile-App und füge deine Anfrage dort hinzu, wie unter Services zu einer bestehenden Buchung anfragen beschrieben. Der Anbieter wird benachrichtigt, sobald deine Anfrage eingereicht wurde – oder nach der Genehmigung, falls dein Unternehmen eine Genehmigung verlangt. Services können nicht zu wiederkehrenden Events hinzugefügt werden.