Buche einen Meetingraum

Mit deskbird findest und reservierst du ganz einfach einen Meetingraum direkt über die Web- oder Mobile-App. Du kannst nach Verfügbarkeit, Kapazität und Ausstattung filtern und mit nur wenigen Klicks buchen – deine Buchung ist sofort für Kolleg:innen sichtbar.

1. Verfügbaren Raum finden
2. Raum buchen
3. Genehmigungen für Meetingräume
4. Wiederkehrendes Meeting buchen
5. Deine Raumbuchungen ansehen und verwalten
6. FAQs

1. Verfügbaren Raum finden

1. Gehe zu Buchen > Meetingräume. Meetingräume sind optisch von Schreibtischplätzen unterschieden.
2. Im Tab Filter wählst du aus, wie die Verfügbarkeit angezeigt wird:
   • Aktuelle Verfügbarkeit – zeigt, welche Räume gerade frei sind.
   • Verfügbar im gewählten Zeitraum – zeigt Räume, die im von dir gewählten Zeitraum frei sind.
3. Verfeinere deine Ergebnisse mit weiteren Filtern: Zugang, Kapazität und Services.
4. Klicke auf einen Raum, um Details zu sehen: Kapazität, Fotos, Ausstattung und verfügbare Zeitfenster.

2. Raum buchen

1. In der Ansicht Buchen > Meetingräume klickst und ziehst du über das gewünschte Zeitfenster (z. B. 10:30–11:30) in der Zeile des Raums.
2. Es öffnet sich ein Buchungsfenster. Fülle aus:
   • Meeting-Titel
   • Datum und Uhrzeit
   • Teilnehmende (optional)
   • Konferenz-Link (optional – generiere einen nativen Link, wenn deine Organisation Microsoft oder Google nutzt, oder füge einen Link eines anderen Anbieters ein)
   • Catering & Services (optional – siehe Catering oder Services für einen Meetingraum anfragen)
3. Klicke auf Bestätigen, um die Buchung zu speichern. Der Raumplan wird sofort aktualisiert.
4. 💡 Bei manchen Räumen steht hier Buchung anfragen statt Bestätigen und ein Hinweis informiert dich, dass der Raum eine Genehmigung benötigt. Siehe Genehmigungen für Meetingräume unten, um zu erfahren, wie es weitergeht.

3. Genehmigungen für Meetingräume

Einige Meetingräume sind so eingerichtet, dass eine Buchung erst nach Genehmigung durch den Admin bestätigt wird. Wenn ein Raum eine Genehmigung benötigt, siehst du im Buchungsfenster den Hinweis: "Dieser Raum benötigt eine Genehmigung. Deine Anfrage wird geprüft, bevor die Buchung bestätigt wird." Der Button ändert sich von Bestätigen zu Buchung anfragen.

Das passiert, nachdem du eine Anfrage abgeschickt hast:

• Du siehst eine Bestätigung "Buchungsanfrage abgeschickt" mit deinem gewünschten Datum und Uhrzeit.
• Die Buchung erscheint als Ausstehend in deiner Buchungen-Liste und in der Kalenderansicht unter Buchen > Meetingräume, bis sie geprüft wurde.
• Dein gewünschtes Zeitfenster wird für dich reserviert – niemand sonst kann es buchen, solange es ausstehend ist.
• Wird deine Anfrage genehmigt, wird die Buchung bestätigt und der Status Ausstehend verschwindet.
• Statusänderungen erscheinen meist innerhalb einer Minute. Wenn gerade eine Entscheidung getroffen wurde, warte ein paar Sekunden, bevor du aktualisierst.
• Manche Anfragen sind mit In Outlook entschieden markiert. Das bedeutet, die Entscheidung wurde im Kalender des Raums und nicht in deskbird getroffen, daher wird kein:e einzelne:r Genehmiger:in angezeigt. Das Ergebnis ist dasselbe.
• Eine genehmigte Buchung kann sich noch ändern. Wird die Entscheidung im Kalender des Raums rückgängig gemacht, kann die Buchung wieder auf Ausstehend gesetzt oder storniert werden. Eine abgelehnte Anfrage kann später auch genehmigt werden – zum Beispiel, wenn das Meeting auf einen akzeptierten Zeitraum verschoben wird.
• Wird deine Anfrage vor Beginn der Buchung nicht geprüft, wird sie automatisch storniert.
• Bei einem wiederkehrenden Meeting wird die gesamte Serie gemeinsam genehmigt oder abgelehnt.
• Wenn du die Zeit oder den Raum einer bereits genehmigten Buchung änderst, muss sie erneut genehmigt werden.
• Kolleg:innen, die als Genehmiger:in für einen Raum hinterlegt sind, sehen ihre eigenen Buchungen meist sofort bestätigt, ohne Genehmigungsschritt.

Du kannst den Status deiner Anfragen jederzeit unter Buchungen im Hauptmenü prüfen. Jede Anfrage hat eine eigene Detailseite mit Status (z. B. Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, In Outlook entschieden), wer sie angefragt und geprüft hat und – falls abgelehnt – dem Grund.

Um eine nicht mehr benötigte Anfrage zurückzuziehen, lösche die Buchung unter Buchungen. Dadurch wird die ausstehende Anfrage storniert und das Zeitfenster wieder freigegeben.

💡 Räume, die eine Genehmigung benötigen, können aktuell nicht über den Kiosk-Modus gebucht werden.

4. Wiederkehrendes Meeting buchen

Wenn du eine Buchung erstellst, findest du im Buchungsfenster die Option Wiederholen oder eine Einstellung für Wiederholungen. Wähle dein Wiederholungsmuster (z. B. täglich, wöchentlich) und das Enddatum, dann bestätige. Jeder Termin wird als eigene Buchung angelegt und mit der Serie verknüpft.

💡 Für wiederkehrende Meetings, die über einen verbundenen Kalender (Microsoft oder Google) gebucht werden, verwalte die Wiederholungseinstellungen am besten direkt in deiner Kalender-App.

⚠️ Wenn eine lange Serie von wiederkehrenden Meetings direkt nach dem Erstellen verschwindet oder abgelehnt wird, reicht sie wahrscheinlich weiter in die Zukunft, als der Raum erlaubt. Verkürze die Serie oder bitte deinen Admin, das Buchungsfenster des Raums zu verlängern.

5. Deine Raumbuchungen ansehen und verwalten

Um deine bestehenden Raumbuchungen zu sehen, gehe im Hauptmenü zu Buchungen. Hier kannst du:

• Mit dem Stift-Symbol eine Buchung bearbeiten – Titel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmende, Konferenz-Link oder Services aktualisieren.
• Mit dem Mülleimer-Symbol eine Buchung löschen.

Du kannst Buchungen auch direkt in der Kalenderansicht unter Buchen > Meetingräume bearbeiten, wenn du Organisator:in bist. Mit Drag-and-drop kannst du ein Meeting auf eine andere Zeit oder in einen anderen Raum verschieben – der:die ursprüngliche Organisator:in wird automatisch benachrichtigt.

💡 Wenn ein Raum eine Genehmigung benötigt, erscheinen Buchungen, die noch auf eine Entscheidung warten, in deiner Buchungen-Liste mit dem Status Ausstehend, bis sie geprüft wurden – siehe Genehmigungen für Meetingräume oben.

💡 Eine Raumbuchung kann auch direkt im Kalender des Raums storniert werden. Wenn eine Buchung verschwindet und niemand sie in deskbird gelöscht hat, prüfe das Meeting in deiner Kalender-App oder frage deinen Admin.

6. FAQs