Buche einen Meetingraum

Mit deskbird findest und reservierst du ganz einfach einen Meetingraum direkt über die Web- oder Mobile-App. Du kannst nach Verfügbarkeit, Kapazität und Ausstattung filtern und mit nur wenigen Klicks buchen – deine Buchung ist sofort für Kolleg:innen sichtbar.

1. Freien Raum finden
2. Raum buchen
3. Genehmigungen für Meetingräume
4. Wiederkehrendes Meeting buchen
5. Deine Raumbuchungen ansehen und verwalten
6. FAQs

1. Freien Raum finden

1. Gehe zu Buchen > Meetingräume. Meetingräume sind optisch von Schreibtischplätzen unterschieden.
2. Im Tab Filter wählst du aus, wie die Verfügbarkeit angezeigt wird:
   • Aktuell verfügbar – zeigt dir, welche Räume gerade frei sind.
   • Im gewählten Zeitraum verfügbar – zeigt Räume, die im von dir gewählten Zeitraum frei sind.
3. Verfeinere deine Ergebnisse mit weiteren Filtern: Zugang, Kapazität und Services.
4. Klicke auf einen Raum, um Details zu sehen: Kapazität, Fotos, Ausstattung und verfügbare Zeitfenster.

2. Raum buchen

1. In der Ansicht Buchen > Meetingräume klickst und ziehst du im gewünschten Zeitfenster (z. B. 10:30–11:30) in der Zeile des Raums.
2. Es öffnet sich ein Buchungsfenster. Trage ein:
   • Meeting-Titel
   • Datum und Uhrzeit
   • Teilnehmende (optional)
   • Konferenz-Link (optional – generiere einen nativen Link, wenn deine Organisation Microsoft oder Google nutzt, oder füge einen Link eines anderen Anbieters ein)
   • Catering & Services (optional – siehe Catering oder Services für einen Meetingraum anfragen)
3. Klicke auf Bestätigen, um die Buchung zu speichern. Der Raumplan wird sofort aktualisiert.
4. 💡 Bei manchen Räumen steht hier Buchung anfragen statt Bestätigen und ein Hinweis informiert dich, dass der Raum eine Genehmigung benötigt. Siehe Genehmigungen für Meetingräume unten, um zu erfahren, wie es weitergeht.

3. Genehmigungen für Meetingräume

Einige Meetingräume sind so eingerichtet, dass eine Buchung erst nach Genehmigung durch den Admin bestätigt wird. Falls ein Raum eine Genehmigung benötigt, siehst du im Buchungsfenster den Hinweis: „Dieser Raum benötigt eine Genehmigung. Deine Anfrage wird geprüft, bevor die Buchung bestätigt wird.“ Der Button ändert sich dann von Bestätigen zu Buchung anfragen.

Das passiert, nachdem du eine Anfrage abgeschickt hast:

• Du siehst eine Bestätigung „Buchungsanfrage abgeschickt“ mit deinem gewünschten Datum und Uhrzeit.
• Die Buchung erscheint als Ausstehend in deiner Buchungen-Liste und in der Kalenderansicht unter Buchen > Meetingräume, bis sie geprüft wurde.
• Dein gewünschtes Zeitfenster wird für dich reserviert – niemand sonst kann es buchen, solange es ausstehend ist.
• Wird deine Anfrage genehmigt, wird die Buchung bestätigt und der Status Ausstehend verschwindet.
• Wird deine Anfrage nicht vor Beginn der Buchung geprüft, wird sie automatisch storniert.
• Bei einem wiederkehrenden Meeting wird die gesamte Serie gemeinsam genehmigt oder abgelehnt.
• Wenn du die Zeit oder den Raum einer bereits genehmigten Buchung änderst, muss sie erneut genehmigt werden.

Den Status deiner Anfragen kannst du jederzeit unter Anfragen im Hauptmenü einsehen. Jede Anfrage hat eine eigene Detailseite mit Status (z. B. Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt), wer sie gestellt und wer sie geprüft hat und – falls abgelehnt – dem Grund.

💡 Räume, die eine Genehmigung benötigen, können aktuell nicht über den Kiosk-Modus gebucht werden.

4. Wiederkehrendes Meeting buchen

Beim Erstellen einer Buchung findest du im Buchungsfenster die Option Wiederholen oder eine Einstellung für Wiederholungen. Wähle dein Wiederholungsmuster (z. B. täglich, wöchentlich) und das Enddatum aus und bestätige. Jeder Termin wird als eigene Buchung erstellt und mit der Serie verknüpft.

💡 Für wiederkehrende Meetings, die über einen verbundenen Kalender (Microsoft oder Google) gebucht werden, verwalte die Wiederholungseinstellungen am besten direkt in deiner Kalender-App.

5. Deine Raumbuchungen ansehen und verwalten

Um deine bestehenden Raumbuchungen zu sehen, gehe im Hauptmenü auf Buchungen. Hier kannst du:

• Auf das Stift-Symbol klicken, um eine Buchung zu bearbeiten – z. B. Titel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmende, Konferenz-Link oder Services anpassen.
• Auf das Mülleimer-Symbol klicken, um eine Buchung zu löschen.

Du kannst Buchungen auch direkt in der Kalenderansicht unter Buchen > Meetingräume bearbeiten, wenn du Organisator:in bist. Mit Drag-and-drop kannst du ein Meeting auf eine andere Zeit oder in einen anderen Raum verschieben – der ursprüngliche Organisator wird automatisch benachrichtigt.

💡 Wenn ein Raum eine Genehmigung benötigt, erscheinen deine ausstehenden oder geprüften Anfragen unter Anfragen im Hauptmenü und nicht als bestätigte Buchungen – siehe Genehmigungen für Meetingräume oben.

6. FAQs