Meetingräume mit Microsoft 365 synchronisieren

Verbinde deskbird mit Microsoft 365, um die Verfügbarkeit und Buchungen von Meetingräumen zwischen deskbird und deinem Microsoft-Kalender zu synchronisieren. Nach der Verbindung können Nutzer Räume direkt in deskbird buchen, während alle Buchungen mit deinen Outlook/Exchange-Raumkalendern synchronisiert bleiben.

1. Voraussetzungen
2. Einrichtung in deskbird
3. Admin-Zustimmung in Microsoft Entra ID erteilen
4. Erforderliche Berechtigungen
5. Meetingräume importieren
6. Cross-Tenant-Meetingraum-Buchung
7. Kompatibilität mit Microsoft Teams Rooms
8. FAQs

1. Voraussetzungen

• Adminrechte: Du benötigst ein Microsoft Entra ID (Azure AD) Konto mit ausreichenden Berechtigungen, um die Admin-Zustimmung zu erteilen – das gilt für die Rolle „Globaler Administrator“, aber in der Regel auch für „Cloud Application Administrator“, „Application Administrator“ oder eine benutzerdefinierte Rolle mit entsprechender Berechtigung.
• Browser verwenden: Schließe die Einrichtung in einem Webbrowser ab (nicht innerhalb von Microsoft Teams).
• Kalenderanbieter ist maßgeblich: Raum-Buchungen werden letztlich vom Ressourcen-Kalender des Raums in Microsoft akzeptiert oder abgelehnt. Wenn Outlook/Exchange eine Buchung ablehnt, wird sie aus deskbird entfernt.

2. Einrichtung in deskbird

1. Gehe zu Admin > Integrationen.
2. Klicke auf Verbinden (oder Sync aktualisieren, falls bereits eine Verbindung besteht).
3. Wähle Microsoft aus.
4. Melde dich mit einem Globalen Administrator-Konto an.
5. Stimme allen angeforderten Berechtigungen zu und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

3. Admin-Zustimmung in Microsoft Entra ID erteilen

1. Öffne das Microsoft Entra ID (Azure) Portal.
2. Gehe zu Unternehmensanwendungen.
3. Wähle die deskbird-App (deskbird Kalendersynchronisierung).
4. Öffne im linken Menü Berechtigungen.
5. Klicke auf Admin-Zustimmung für <dein Firmenname> erteilen und akzeptiere alle Berechtigungen.

💡 Du kannst den Zugriff auf bestimmte Kalender mit einer Microsoft Application Access Policy einschränken.

4. Erforderliche Berechtigungen

• Place.Read.All — erlaubt deskbird, Informationen zu Unternehmensbereichen (z. B. Meetingräume und Raumlisten) zu lesen, damit Räume in deskbird importiert werden können.
• Calendars.ReadWrite — erlaubt deskbird, Termine in Raumkalendern zu erstellen, zu lesen, zu aktualisieren und zu löschen, um Meetingraum-Buchungen synchron zu halten.

Dies sind Anwendungsberechtigungen, das heißt, deskbird greift als Anwendung (nicht im Namen eines Nutzers) auf die Microsoft Graph API zu.

5. Meetingräume importieren

Nachdem Microsoft 365 verbunden ist, kannst du deine Räume in deskbird importieren:

1. Gehe zu Admin > Stockwerke & Räume.
2. Klicke auf + Bereich hinzufügen und wähle Meetingraum aus.
3. Wähle Raum aus Microsoft oder Google importieren.
4. Wähle Räume aus deinem verbundenen Tenant aus und importiere sie.

⚠️ Wichtig: neu erstellte oder aktualisierte Räume in Microsoft können bis zu 48 Stunden benötigen, um in der Importliste zu erscheinen.

💡 Nach dem Import kannst du beim Buchen von Meetingräumen in deskbird Konferenzlinks erstellen (abhängig von deiner Provider-Einrichtung).

💡 Die Suche berücksichtigt den Raumnamen exakt (inklusive Schreibweise und Satzzeichen). Gib den Namen so ein, wie er im Verzeichnis des Anbieters angezeigt wird.

6. Cross-Tenant-Meetingraum-Buchung

In einer Multi-Tenancy Microsoft 365-Umgebung verhindern Sicherheitsrichtlinien oft, dass Nutzer eines Tenants Ressourcen (wie Meetingräume) direkt in einem anderen Tenant buchen können. deskbird löst dieses Problem mit einer einheitlichen Buchungsebene, die über alle deine Tenants hinweg funktioniert.

💡 Multi-Tenancy ist im Rooms Plus Plan verfügbar. Du kannst mehrere Microsoft- und Google-Tenants hinzufügen. Um einen weiteren Tenant hinzuzufügen, gehe zu Admin > Integrationen, öffne deine bestehende Synchronisierung und klicke auf Sync aktualisieren.

So funktioniert es

• Einheitliche Sichtbarkeit: Alle Nutzer – unabhängig von ihrem nativen Tenant – sehen die Echtzeit-Verfügbarkeit jedes Meetingraums in der gesamten Organisation.
• Fallback-Buchungslogik: Wenn ein Nutzer keine direkte Berechtigung für einen bestimmten Raum hat, nutzt deskbird einen Fallback-Mechanismus. Dabei wird die mit dem Kalender verknüpfte admin_email verwendet, um die Buchung zu ermöglichen.
• Transparent für Nutzer: Buchungen werden im Hintergrund sofort verarbeitet. Nutzer wählen einfach einen Raum aus und bestätigen – deskbird übernimmt die Cross-Tenant-Kalendersynchronisierung im Hintergrund.

Wichtige Vorteile

• Keine komplexen Trusts: Es sind keine komplizierten PowerShell-Konfigurationen oder Gastkonten für jeden Nutzer nötig.
• Eine einzige Quelle der Wahrheit: Verhindert Doppelbuchungen, da alle Tenants auf dieselben aktuellen Kalenderdaten zugreifen.
• Kein IT-Aufwand nötig: Nutzer können Räume in jedem verbundenen Tenant buchen, ohne dass die IT eingreifen muss.

7. Kompatibilität mit Microsoft Teams Rooms

deskbird ist mit Microsoft Teams Rooms-Geräten kompatibel. Teams Rooms zeigt den Microsoft-Ressourcenkalender des Raums an, sodass Meetingraum-Buchungen, die in deskbird erstellt wurden, auf dem Gerät genauso erscheinen wie Buchungen aus Outlook – mit oder ohne Microsoft Teams-Link und auch bei Raumwechseln. Es ist keine zusätzliche Konfiguration in deskbird nötig, außer der Verbindung zu Microsoft 365 und dem Import des Raums wie oben beschrieben.

⚠️ Wichtig: Buchungen, die über das deskbird Kiosk erfolgen, erscheinen aktuell auf dem Teams Rooms-Gerät ohne Microsoft Teams-Link. Um einen Anruf im Raum zu starten, beginne ein spontanes Teams-Meeting über die Teams Rooms-Konsole und lade die Teilnehmenden ein.

8. FAQs