Verbinde deskbird mit Microsoft 365, um die Verfügbarkeit und Buchungen von Meetingräumen zwischen deskbird und deinem Microsoft-Kalender zu synchronisieren. Nach der Verbindung können Nutzer Räume direkt in deskbird buchen, während alle Buchungen mit den Outlook-/Exchange-Raumkalendern synchronisiert bleiben.
- Voraussetzungen
- In deskbird einrichten
- Admin-Zustimmung in Microsoft Entra ID erteilen
- Erforderliche Berechtigungen
- Meetingräume importieren
- Mandantenübergreifende Meetingraum-Buchung
- FAQs
1. Voraussetzungen
- Admin-Rechte erforderlich: Ein Microsoft-Entra-ID-Konto (Azure AD) mit der Rolle Globaler Administrator ist erforderlich.
- Einrichtung im Browser: Die Einrichtung in einem Webbrowser abschließen (nicht innerhalb von Microsoft Teams).
- Kalenderanbieter als Quelle der Wahrheit: Raum-Buchungen werden letztlich vom Ressourcen-Kalender des Raums in Microsoft akzeptiert oder abgelehnt. Wenn Outlook/Exchange eine Buchung ablehnt, wird sie aus deskbird entfernt.
2. In deskbird einrichten
- Gehe zu Admin > Integrationen.
- Klicke auf Verbinden (oder Synchronisation aktualisieren, wenn bereits eine Verbindung besteht).
- Wähle Microsoft.
- Melde dich mit einem Globalen Administrator-Konto an.
- Erteile die Zustimmung zu allen angeforderten Berechtigungen und folge den Schritten auf dem Bildschirm.
3. Admin-Zustimmung in Microsoft Entra ID erteilen
- Öffne das Microsoft Entra ID (Azure) Portal.
- Gehe zu Unternehmensanwendungen.
- Wähle die deskbird App (deskbird Calendar Sync).
- Öffne im linken Menü Berechtigungen.
- Klicke auf Admin-Zustimmung für <dein Unternehmensname> erteilen und akzeptiere alle Berechtigungen.
💡 Der Zugriff kann über eine Microsoft Application Access Policy auf bestimmte Kalender beschränkt werden: Zugriff einschränken.
4. Erforderliche Berechtigungen
- Place.Read.All — Ermöglicht deskbird, Informationen zu Unternehmensräumen (z. B. Meetingräume und Raumlisten) zu lesen, damit Räume in deskbird importiert werden können.
- Calendars.ReadWrite — Ermöglicht deskbird, Events in Raumkalendern zu erstellen, zu lesen, zu aktualisieren und zu löschen, um Meetingraum-Buchungen synchron zu halten.
Dies sind Anwendungsberechtigungen, d. h. deskbird greift als Anwendung auf die Microsoft Graph API zu (nicht im Namen eines Nutzers).
5. Meetingräume importieren
Nach der Verbindung mit Microsoft 365 können Räume in deskbird importiert werden:
- Gehe zu Admin > Stockwerke & Bereiche.
- Klicke auf + Bereich hinzufügen und wähle Meetingraum.
- Wähle Raum aus Microsoft oder Google importieren.
- Wähle Räume aus deinem verbundenen Tenant aus und importiere sie.
⚠️ Wichtig: Neu erstellte oder aktualisierte Räume in Microsoft können bis zu 48 Stunden brauchen, bis sie in der Importliste erscheinen.
💡 Sobald Räume importiert sind, können beim Buchen von Meetingräumen in deskbird (je nach Anbieter-Setup) Konferenzlinks erstellt werden.
💡 Die Suche berücksichtigt den Raumnamen exakt (inklusive Schreibweise und Satzzeichen). Den Raumnamen so eingeben, wie er im Anbieter-Verzeichnis angezeigt wird.
6. Mandantenübergreifende Meetingraum-Buchung
In einer Multi-Tenant-Umgebung von Microsoft 365 verhindern Sicherheitsrichtlinien oft, dass Nutzer in einem Tenant Ressourcen (z. B. Meetingräume) direkt in einem anderen Tenant buchen können. deskbird löst dieses Problem durch eine einheitliche Buchungsschicht, die über alle Tenants hinweg funktioniert.
💡 Multi-Tenancy ist mit dem Rooms Plus-Plan verfügbar. Es können mehrere Microsoft- und Google-Tenants hinzugefügt werden. Um einen weiteren Tenant hinzuzufügen, gehe zu Admin > Integrationen, öffne die bestehende Synchronisation und klicke auf Synchronisation aktualisieren.
So funktioniert es
- Einheitliche Sichtbarkeit: Alle Nutzer – unabhängig von ihrem eigenen Tenant – können die Echtzeit-Verfügbarkeit aller Meetingräume in der gesamten Organisation einsehen.
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Fallback-Buchungslogik: Wenn ein Nutzer keine direkte Berechtigung hat, einen bestimmten Raum zu buchen, nutzt deskbird einen Fallback-Mechanismus. Dabei wird die
admin_emailverwendet, die mit der jeweiligen Kalender-Ressource verknüpft ist, um die Buchung durchzuführen. - Nahtloses Erlebnis: Für den Endnutzer ist der Vorgang sofort und unsichtbar. Er wählt einfach einen Raum aus und bucht ihn – deskbird stellt sicher, dass die Kalendereinladung im Hintergrund korrekt akzeptiert und synchronisiert wird.
Vorteile
- Keine komplexen Konfigurationen: Komplexe PowerShell-Konfigurationen oder die Verwaltung von Gastkonten für jeden einzelnen Nutzer entfallen.
- Zentrale Datenquelle: Doppelbuchungen werden verhindert, da alle Tenants auf dieselben Live-Kalenderdaten zugreifen.
- Nutzerautonomie: Mitarbeitende können eigenständig Räume finden und buchen – egal, an welchem Standort sie gerade arbeiten – ohne IT-Unterstützung.
7. FAQs
In Microsoft Outlook werden Arbeitsstatus als ganztägige Termine angezeigt. Das gilt z. B. für Abwesend und alle benutzerdefinierten Status. Weitere Details findest du unter Synchronisierung des Arbeitsstatus.
Ja. deskbird berücksichtigt Beschränkungen, die in Outlook/Exchange konfiguriert sind (z. B. „kann nicht mehr als 6 Monate im Voraus gebucht werden"). Die Anfrage kann zunächst erfolgreich wirken, aber wenn Outlook sie ablehnt, wird der Nutzer benachrichtigt und die Buchung bleibt nicht in deskbird bestehen.
Beschränkungen wirken nicht rückwirkend: Buchungen, die vor Aktivierung der Regel erstellt wurden, sind nicht betroffen (gleiches Verhalten wie bei Microsoft).
deskbird kann Outlook-Beschränkungen nicht umgehen. Der Ressourcen-Kalender des Raums entscheidet, ob eine Buchung akzeptiert wird. Wenn Outlook die Anfrage ablehnt (z. B. Nutzer nicht erlaubt, Genehmigung erforderlich), wird die Buchung nach der Ablehnung aus deskbird entfernt.
Neu erstellte oder aktualisierte Räume in Microsoft können bis zu 48 Stunden brauchen, bis sie in der deskbird-Importliste erscheinen. Diese Verzögerung liegt auf Microsoft-Seite.