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deskbird Dock: Übersicht & Einrichtung

deskbird Dock ist eine schlanke Desktop-App, die automatisch den Status eines Nutzers auf „Office“ setzt und ihn bei bestehenden Desk- und Parkplatzbuchungen eincheckt, sobald er sich mit einem bekannten Büronetzwerk verbindet. Wenn der Nutzer zusätzlich einen Monitor anschließt, der einem Desk zugeordnet ist, erkennt Dock nicht nur das Büro, sondern auch genau diesen Desk und bucht ihn, falls der Nutzer dort noch nicht gebucht ist. Es sind keine manuellen Check-ins oder Buchungen nötig, und die App läuft unauffällig im Hintergrund.

deskbird Dock wird von deskbird Intelligence betrieben, das jetzt in allen Professional- und Enterprise-Plänen ohne zusätzliche Kosten enthalten ist.

📅 Technischer Support: Bei Fragen zur Einrichtung und Konfiguration von deskbird Dock kannst du einen Termin mit unserem Dock-Experten buchen. Diese Sessions behandeln ausschließlich die Einrichtung und technische Fragen zu deskbird Dock. Für alle anderen Anliegen kontaktiere den deskbird Support. Verfügbar auf Englisch, Französisch und Arabisch.

  1. Was ist deskbird Dock?
  2. Pläne und Lizenzen
  3. Voraussetzungen
  4. Installation auf macOS
  5. Installation auf Windows
  6. deskbird Dock einrichten
  7. Referenz und Fehlerbehebung

1. Was ist deskbird Dock?

deskbird Dock ist eine schlanke Desktop-App für macOS und Windows, die unauffällig im Hintergrund läuft. Auf Windows wird Dock von der IT über eine MDM-Lösung mit vorkonfigurierter Authentifizierung ausgerollt und aktiviert sich dann ohne Nutzeraktion. Auf macOS und bei allen Einzelinstallationen melden sich Nutzer einmalig an. In jedem Fall arbeitet Dock danach im Hintergrund, ohne dass weiteres Zutun nötig ist.

Sobald sich ein Nutzer mit einem bekannten Büronetzwerk verbindet, erledigt Dock automatisch:

  • Check-in bei bestehenden Flex-Desk- und Parkplatzbuchungen für diesen Tag. Meetingraum-Buchungen werden nie automatisch eingecheckt.
  • Setzt den Status des Nutzers für diesen Tag auf „Office“ oder auf „anderes Office“, wenn das erkannte Büro nicht das Hauptbüro ist.

Sobald ein Nutzer einen bekannten Monitor während der Verbindung mit einem bekannten Büronetzwerk anschließt, erledigt Dock zusätzlich:

  • Erstellt eine Desk-Buchung, wenn der erkannte Desk nicht der für diesen Tag gebuchte Desk ist – auch wenn keine Buchung vorliegt. Von Dock erstellte Buchungen laufen ab dem Erkennungszeitpunkt bis zum Ende der Buchungszeit des Nutzers oder bis zum Büroschluss, aber nie für den ganzen Tag.
  • Verschiebt eine bestehende Buchung auf den erkannten Desk, wenn beide Desks im selben Büro sind. Befindet sich der erkannte Desk in einem anderen Büro, erstellt Dock dort eine zweite Buchung und lässt die ursprüngliche Buchung bestehen.

⚠️ Wichtig: Die Monitorerkennung und Buchungsautomatisierung basieren auf aktiver Netzwerkerkennung. Ist das Gerät zwar mit einem Monitor, aber nicht mit einem bekannten Büronetzwerk verbunden, werden keine Monitor-Daten übertragen und es findet kein automatischer Check-in oder Buchung statt.

💡 Hinweis: Buchungsautomatisierungen erfordern den Datenschutzmodus User authenticated, der in Professional- und Enterprise-Plänen enthalten ist. Im Modus Anonymous erkennt Dock zwar die Anwesenheit im Büro, kann aber keine Nutzer einchecken oder Buchungen erstellen, da keine Nutzeridentität an deskbird übermittelt wird. Der Datenschutzmodus wird unternehmensweit festgelegt und gilt für alle Nutzer, unabhängig von der Art der Anmeldung. Siehe Pläne und Lizenzen und Datenschutzmodi und Datenverarbeitung.

Die vollständige Logik zur Erkennung und Automatisierung findest du unter Wie deskbird Dock Anwesenheit erkennt und Buchungen automatisiert.

2. Pläne und Lizenzen

deskbird Dock wird von deskbird Intelligence betrieben, das auch die Anwesenheitserkennung und Belegungs-Analytics ermöglicht. deskbird Intelligence ist in jedem Professional- und Enterprise-Lizenzplan aktiviert. Es ist keine Testanfrage oder separate Lizenz nötig.

Professional- und Enterprise-Pläne beinhalten:

  • Dock-Kapazität ohne Zusatzkosten: Die Anzahl der Dock-Installationen entspricht 1:1 deiner Professional- oder Enterprise-Lizenzanzahl. Beispiel: 300 Professional-Lizenzen beinhalten 300 Dock-Installationen.
  • User authenticated Datenschutzmodus: Aktivitäten werden einzelnen Nutzern zugeordnet, was vollständige Analytics und Buchungsautomatisierungen wie automatischen Check-in und Desk-Buchung ermöglicht.

💡 Anonymous Datenschutzmodus: Wenn dein Unternehmen anonyme, rein bürobezogene Belegungsdaten benötigt (z. B. für die Einhaltung von Betriebsratsvorgaben), ist der Modus Anonymous über Device-Tier-Preise verfügbar. Für einen Wechsel wende dich an deinen deskbird Customer Success Manager (CSM).

Admins können ihren Plan unter Admin > Abo einsehen, wo deskbird Dock als Dock aufgeführt ist.

3. Voraussetzungen

Vor der Einführung von deskbird Dock stelle sicher, dass Folgendes vorhanden ist:

  • Plan: Eine aktive Professional- oder Enterprise-Lizenz. Siehe Pläne und Lizenzen.
  • Konto: Mitarbeitende benötigen ein deskbird-Konto. In Dock melden sie sich mit Google, Microsoft oder ihrer deskbird-E-Mail und Passwort an.
  • Check-in: Check-in ist pro Büro und separat für Desks und Parkplätze konfiguriert. In einem Büro, in dem Check-in deaktiviert ist, setzt Dock zwar den Status auf „Office“, checkt aber niemanden ein.
  • System: macOS oder Windows. Einige der beschriebenen Funktionen erfordern deskbird Dock Version 0.7.0 oder neuer.
  • Netzwerk: Das Büronetzwerk muss unter Admin > deskbird Intelligence > Büroerkennung konfiguriert sein. Siehe Büroerkennung und Netzwerkkonfiguration einrichten.
  • Grundriss: Etage, Bereich und Desk müssen im Grundriss aktiv sein und der Desk für den Nutzer buchbar sein.
  • Monitore: Ein Monitor kann nur einem Desk zugeordnet werden, wenn er sowohl eine Seriennummer als auch einen Produktcode in seinen EDID-Daten meldet. Monitore, die leere oder nur Nullen als Wert melden, werden nie an deskbird übertragen und erscheinen im Dock-Fenster als „Unbekanntes Display“ – sie können nicht zugeordnet werden. Siehe Ressourcenerkennung.
  • Installer: Lade deskbird Dock von https://dock.deskbird.com/ herunter. macOS und Windows sind beide verfügbar, jeweils mit einem Installer für Einzeluser und einem separaten Paket für zentrale IT-Ausrollung.

4. Installation auf macOS

So installierst du deskbird Dock auf macOS:

  1. Herunterladen und installieren: Lade den macOS-Installer von https://dock.deskbird.com/ herunter, öffne ihn und folge den Installationsschritten.
  2. Berechtigungen erteilen: Wenn du dazu aufgefordert wirst, erlaube den Zugriff auf den Standort. Falls kein Popup erscheint, gehe zu Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Ortungsdienste und aktiviere deskbird Dock. macOS verlangt diese Berechtigung, bevor eine App den Namen des WLAN-Netzwerks auslesen kann. Ohne diese Berechtigung funktionieren alle Büroregeln, die auf WLAN-Namen (SSID) oder Zugangspunkten (BSSID) basieren, nicht. Nach der Freigabe kann es ein paar Minuten dauern, bis macOS die erste Standortinformation liefert und Dock das Netzwerk erkennt.
  3. Anmelden: Nach einer interaktiven Installation öffnet sich die App automatisch. Nutzer melden sich über den Browser mit Google, Microsoft oder ihrer deskbird-E-Mail und Passwort an.
  4. App öffnen: Das deskbird Dock-Icon erscheint in der Menüleiste oben rechts. Ein Klick darauf öffnet ein kleines Panel mit erkanntem Büro und angeschlossenen Geräten. App öffnen öffnet das vollständige Dock-Fenster.

💡 Tipp: Falls das Icon nicht sichtbar ist, schaffe Platz in der Menüleiste über Systemeinstellungen > Kontrollzentrum.

Es gibt keinen separaten Zustimmungs- oder Ersteinrichtungsschritt. Der Anmeldebildschirm erklärt, was Dock sammelt: „Wir erkennen deine verbundenen Netzwerke und Monitore, um deine Anwesenheit im Büro zu bestätigen.“

5. Installation auf Windows

So installierst du deskbird Dock auf Windows:

  1. Herunterladen und installieren: Lade den Windows-Installer (.exe) von https://dock.deskbird.com/ herunter und führe ihn aus. Die .msi auf derselben Seite ist nur für zentrale IT-Ausrollung gedacht. Falls eine „Windows hat Ihren PC geschützt“-Warnung erscheint, klicke auf „Weitere Informationen“ und dann auf „Trotzdem ausführen“. Der Installer ist von deskbird GmbH signiert; die Warnung ist der SmartScreen-Reputationscheck bei einer neuen Version.
  2. Berechtigungen erteilen (Windows 11, Version 24H2 und neuer): Öffne Einstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Standort, aktiviere die Standortdienste und schalte „Desktop-Apps den Zugriff auf deinen Standort erlauben“ ein.
  3. Anmelden: Nach einer interaktiven Installation öffnet sich die App automatisch. Nutzer melden sich über den Browser mit Google, Microsoft oder ihrer deskbird-E-Mail und Passwort an.
  4. App öffnen: Das deskbird Dock-Icon erscheint im System-Tray unten rechts (klicke auf den ^-Pfeil, falls es versteckt ist). Ein Klick darauf öffnet ein kleines Panel mit erkanntem Büro und angeschlossenen Geräten. App öffnen öffnet das vollständige Dock-Fenster.

⚠️ Wichtig: Ohne Standortberechtigung kann Dock den WLAN-Namen (SSID) oder Zugangspunkt (BSSID) nicht auslesen. Büroerkennungsregeln, die darauf basieren, greifen dann nie und das Büro erscheint leer. Dock zeigt auf der Übersichtsseite eine Warnung an, wenn die Berechtigung fehlt.

💡 Hinweis: Wird Dock per MDM still ausgerollt, sehen Nutzer das deskbird Dock-Icon im System-Tray erst nach der nächsten interaktiven Anmeldung. Bildschirm sperren und entsperren reicht nicht. Nutzer müssen die App nicht starten, da Dock im Hintergrund weiterläuft, aber sie ist im Startmenü und über die App-Suche verfügbar.

💡 Tipp: Für große Rollouts können IT-Teams deskbird Dock per Microsoft Intune still und mit vorkonfigurierter Authentifizierung ausrollen, sodass Nutzer keinen Anmeldebildschirm sehen. Siehe deskbird Dock mit Microsoft Intune ausrollen.

Es gibt keinen separaten Zustimmungs- oder Ersteinrichtungsschritt. Der Anmeldebildschirm erklärt, was Dock sammelt: „Wir erkennen deine verbundenen Netzwerke und Monitore, um deine Anwesenheit im Büro zu bestätigen.“

6. deskbird Dock einrichten

Die Setup-Anleitung ist eine in deskbird integrierte Checkliste, die Admins Schritt für Schritt durch die Einrichtung von deskbird Dock und deskbird Intelligence führt:

  1. deskbird Dock installieren: Dock auf jedem Gerät herunterladen und installieren. Siehe Installation auf macOS und Installation auf Windows.
  2. Datenschutzeinstellungen festlegen: Entscheide, wie viele personenbezogene Daten Dock sammelt – von nutzerbezogener Nachverfolgung im Modus User authenticated bis zu vollständiger Anonymität im Modus Anonymous. Siehe Datenschutzmodi und Datenverarbeitung.
  3. Büroanwesenheit erkennen: Konfiguriere die Netzwerksignale für jeden Bürostandort. Siehe Büroerkennung und Netzwerkkonfiguration einrichten.
  4. Monitore Desks zuordnen: Monitore manuell zuordnen oder die Auto-Mapping-Funktion nutzen, bei der Dock lernt, welcher Monitor zu welchem gebuchten Desk gehört. Siehe Ressourcenerkennung.
  5. Belegungs-Analytics verstehen: Sieh dir die tatsächliche Workforce-Anwesenheit und Büroauslastung an. Siehe Belegungs-Analytics (deskbird Dock Analytics).

Hier findest du die Setup-Anleitung:

  • Während des Onboardings: In Intelligence und unter Admin > deskbird Intelligence > Setup-Anleitung. Das Übersichts-Dashboard erscheint direkt unter der Setup-Anleitung.
  • Nach Abschluss des Onboardings: Jederzeit unter Nutzerprofil > Setup-Anleitung oder über den Link zur Setup-Anleitung im Header des Übersichts-Dashboards. Die Setup-Anleitung wird aus der Hauptnavigation entfernt und das Übersichts-Dashboard zuerst angezeigt.

Verfolge den Einrichtungsfortschritt mit dem Overview-Dashboard: Das Overview zeigt den Status der Büroerkennung und den Fortschritt der Desk-Zuordnung für alle Büros auf einer Seite, markiert Büros und Monitore mit Konflikten und verlinkt direkt zur Büro- und Ressourcen-Erkennung, um diese zu beheben. Siehe deskbird Intelligence: Overview-Dashboard.

💡 Tipp: Für komplexere Setups kannst du eine Session mit unserem Dock-Technikexperten buchen.

Die Installation der App ist nur die halbe Miete. Die folgenden Artikel erklären jeden Konfigurationsschritt im Detail. Ohne Büroerkennung ist Dock zwar installiert, erkennt aber nichts.

  1. Büroerkennung und Netzwerkkonfiguration einrichten: Verbinde deine Büronetzwerke, damit Dock weiß, in welchem Büro sich ein Gerät befindet. Voraussetzung für alles Weitere.
  2. Ressourcenerkennung: Ordne Monitore den Desks zu, damit Dock die Nutzer am richtigen Desk einchecken und Buchungen erstellen kann.
  3. Privatsphärenmodi und Datenverarbeitung: Erfahre, wie viele persönliche Daten Dock in den verschiedenen Privatsphärenmodi sammelt und welche Automationen und Analytics jeder Modus freischaltet.
  4. deskbird Dock über Microsoft Intune ausrollen: Optional. Für große Windows-Rollouts kannst du Dock zentral ausrollen, sodass Nutzer nie einen Anmeldebildschirm sehen.

7. Referenz und Fehlerbehebung

Du benötigst noch Hilfe? Kontaktiere unseren Support.

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