deskbird Dock

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deskbird Dock ist eine schlanke Desktop-App, die automatisch den Status des verbundenen Nutzers auf „Im Büro“ setzt und ihn bei seinen Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen eincheckt, sobald er sich mit einem erkannten Büronetzwerk verbindet. Wenn ein Nutzer zusätzlich an einen erkannten Büro-Monitor angeschlossen ist, während er im Netzwerk ist, erkennt Dock den genauen Schreibtisch und kann sogar eine neue Schreibtischbuchung anlegen, falls für diesen Tag noch keine existiert. Kein manueller Check-in oder Buchungserstellung nötig – die App läuft leise im Hintergrund. Nach der Installation melden sich Nutzer einmalig an oder überspringen die Anmeldung komplett, wenn die IT Dock über eine MDM-Lösung mit vorkonfigurierter Authentifizierung ausrollt.

1. Was ist deskbird Dock?
2. Pläne und Lizenzen
3. Voraussetzungen
4. Installation auf macOS
5. Installation auf Windows
6. So funktioniert’s
7. Kulanzzeit und automatischer Check-in
8. Büro-Erkennung einrichten (Admins)
9. Schreibtisch-Erkennung einrichten (Admins)
10. Privatsphärenmodi (Admins)
11. Rollout im großen Stil mit Microsoft Intune (Admins)
12. Belegungs-Analytics (Admins)
13. Fehlerbehebung
14. Feedback & Support
15. FAQs

1. Was ist deskbird Dock?

deskbird Dock ist eine schlanke Desktop-App für macOS und Windows, die leise im Hintergrund läuft. Eine manuelle Anmeldung ist nur bei Einzelinstallationen nötig – wenn die IT Dock über eine MDM-Lösung mit vorkonfigurierter Authentifizierung ausrollt, startet die App ohne jegliche Nutzeraktion. In beiden Fällen arbeitet Dock danach im Hintergrund, ohne dass du noch etwas tun musst.

Sobald du dich mit einem erkannten Büronetzwerk verbindest, erledigt Dock automatisch:

• Check-in bei bestehenden Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen
• Aktualisierung deines Status auf „Im Büro“ im Tab „Plan“

Sobald du dich an einen erkannten Monitor während der Verbindung mit einem erkannten Büronetzwerk anschließt, erledigt Dock automatisch:

• Erstellung einer neuen Schreibtischbuchung, falls für diesen Tag keine existiert
• Check-in bei bestehenden Schreibtischbuchungen
• Aktualisierung deines Status auf „Im Büro“ im Tab „Plan“

⚠️ Wichtig: Die Monitor-Erkennung und Buchungsautomatisierung funktionieren nur mit aktiver Netzwerkerkennung. Wenn dein Gerät zwar an einen Monitor angeschlossen, aber nicht mit einem erkannten Büronetzwerk verbunden ist, werden keine Monitor-Daten übertragen und es findet kein automatischer Check-in oder Buchung statt.

2. Pläne und Lizenzen

deskbird Dock wird über den Dock Plus-Plan lizenziert, abgerechnet pro aktivem Gerät. Dieser Plan schaltet das Recht Workplace Intelligence frei, das die Anwesenheitserkennung von Dock und die Belegungs-Analytics ermöglicht.

Admins können ihren Plan unter Admin > Abo einsehen, dort erscheint deskbird Dock als Dock. Testphasen sind verfügbar – wende dich dazu an deinen deskbird Account Manager.

💡 Hinweis: Lizenzbasierter Zugang wird schrittweise eingeführt. Bestehender Beta-Zugang bleibt während dieser Umstellung erhalten.

3. Voraussetzungen

Vor dem Rollout von deskbird Dock stelle sicher, dass Folgendes vorhanden ist:

• Konto: Mitarbeitende benötigen ein deskbird-Konto mit ihrer Firmen-E-Mail (SSO via Google oder Microsoft)
• Check-in: Check-in unter Admin > Buchungseinstellungen aktivieren
• System: macOS oder Windows
• Netzwerk: Das Büronetzwerk muss unter Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung konfiguriert sein
• Grundriss: Ein veröffentlichter Grundriss, erforderlich für die Monitor-Zuordnung zur Schreibtischerkennung
• Installer: deskbird Dock herunterladen unter https://dock.deskbird.com/ (verfügbar für macOS und Windows)

4. Installation auf macOS

So installierst du deskbird Dock auf macOS:

1. Herunterladen und installieren: Lade den macOS-Installer von https://dock.deskbird.com/ herunter. Öffne ihn und folge den Installationsschritten.
2. Berechtigungen erteilen: Wenn du dazu aufgefordert wirst, erlaube den Zugriff auf den Standort. Falls kein Popup erscheint, gehe zu Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Ortungsdienste und aktiviere deskbird Dock.
3. Anmelden: Die App öffnet sich nach der Installation automatisch. Melde dich mit Google- oder Microsoft-SSO über deinen Browser an.
4. Dashboard öffnen: Das deskbird Dock-Icon erscheint in der Menüleiste oben rechts. Klicke darauf und wähle „Dashboard öffnen“, um das erkannte Büro und die verbundenen Geräte zu sehen.

💡 Tipp: Falls das Symbol nicht sichtbar ist, schaffe Platz in der Menüleiste über Systemeinstellungen > Kontrollzentrum.

💡 Hinweis: Beim ersten Start sehen Nutzer im Modus User authenticated eine kurze Info „Anwesenheitserkennung ist aktiv“, die erklärt, was Dock erfasst. Siehe Privatsphärenmodi.

5. Installation auf Windows

So installierst du deskbird Dock auf Windows:

1. Herunterladen und installieren: Lade den Windows-Installer von https://dock.deskbird.com/ herunter und führe ihn aus. Falls die Meldung „Windows hat Ihren PC geschützt“ erscheint, klicke auf „Weitere Informationen“ und dann auf „Trotzdem ausführen“.
2. Anmelden: Die App öffnet sich nach der Installation automatisch. Melde dich mit Google- oder Microsoft-SSO über deinen Browser an.
3. Dashboard öffnen: Das deskbird Dock-Icon erscheint im System-Tray unten rechts (klicke auf den ^-Pfeil, falls es versteckt ist). Klicke darauf und wähle „Dashboard öffnen“.

💡 Tipp: Für große Rollouts können IT-Teams deskbird Dock per Microsoft Intune im Hintergrund und mit vorkonfigurierter Authentifizierung ausrollen, sodass Nutzer nie einen Anmeldebildschirm sehen. Siehe Rollout im großen Stil mit Microsoft Intune.

💡 Hinweis: Beim ersten Start sehen Nutzer im Modus User authenticated eine kurze Info „Anwesenheitserkennung ist aktiv“, die erklärt, was Dock erfasst. Siehe Privatsphärenmodi.

6. So funktioniert’s

Nach der Installation und Aktivierung – entweder durch manuelle Anmeldung oder durch einen verwalteten Rollout – läuft deskbird Dock leise im Hintergrund. Sobald sich dein Gerät mit einem erkannten Büronetzwerk verbindet, macht die App Folgendes:

1. Erkennt das Büro automatisch anhand des Netzwerks
2. Check-in bei allen bestehenden Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen für diesen Tag
3. Aktualisiert deinen Status auf „Im Büro“ im Tab „Plan“

Wenn dein Gerät an einen erkannten Monitor während der Verbindung mit dem Büronetzwerk angeschlossen ist, macht die App:

1. Überträgt Monitor-Daten, um das genaue Büro und den Schreibtisch zu erkennen
2. Check-in bei allen bestehenden Schreibtischbuchungen für diesen Tag
3. Erstellt eine neue Schreibtischbuchung für diesen Tag, falls keine existiert
4. Aktualisiert deinen Status auf „Im Büro“ im Tab „Plan“
5. Falls die Buchung für einen anderen Schreibtisch war, wird sie automatisch auf den Schreibtisch umgebucht, an dem der Monitor zugeordnet ist

💡 Hinweis: Nur das Anschließen an einen Monitor ohne Verbindung zum Büronetzwerk löst keine Schreibtischerkennung oder Buchungsautomatisierung aus.

💡 Hinweis: Buchungsautomatisierungen erfordern den Privatsphärenmodus User authenticated mit aktiviertem Buchungsautomatisierung aktivieren. Anwesenheitserkennung und Belegungs-Analytics funktionieren unabhängig davon. Siehe Privatsphärenmodi.

Im Dock-Dashboard siehst du den aktuellen Netzwerkstatus und die verbundenen Monitore.

💡 Tipp: Falls eine Änderung durch Dock nicht sofort in der deskbird Web-App sichtbar ist, synchronisiere wie folgt:

• Bei bestehenden Buchungen: Browser aktualisieren, um den neuen Status in der deskbird Web-App zu sehen.
• Bei neuen Buchungen: Falls Dock bereits läuft, ab- und wieder anmelden und dann die Web-App aktualisieren, um die letzten Änderungen zu synchronisieren.

7. Kulanzzeit und automatischer Check-in

Der automatische Check-in von deskbird Dock funktioniert zusammen mit der Kulanzzeit deines Büros. Die Check-in-Deadline ist die Buchungsstartzeit plus Kulanzzeit. Wenn du bis dahin nicht eingecheckt bist, wird die Schreibtischbuchung automatisch freigegeben.

Da Dock dich in dem Moment eincheckt, in dem deine Anwesenheit erkannt wird, bleibt die Buchung erhalten, wenn du innerhalb der Kulanzzeit ankommst. Kommst du später, wurde die ursprüngliche Buchung bereits storniert und kann nicht wiederhergestellt werden.

Das Beispiel unten geht von einer Schreibtischbuchung ab 09:00 Uhr aus, mit angewendeter Kulanzzeit:

8. Büro-Erkennung einrichten (Admins)

Die Büro-Erkennung wird in der Regel vom IT-Team eingerichtet. So verknüpfst du ein Netzwerk mit einem Büro:

1. Gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung > Büro-Erkennung
2. Klicke auf „Netzwerk hinzufügen“
3. Gib die Büro- und Netzwerkdetails ein (WLAN-SSID/BSSID, Standard-Gateway, Subnetze oder öffentliche IP), um sie mit dem Büro zu verknüpfen

Sobald ein Netzwerk hinzugefügt wurde, werden alle Nutzer, die sich damit verbinden, automatisch erkannt und eingecheckt.

💡 So funktioniert die Netzwerkerkennung: Die Erkennung kombiniert zwei Logik-Ebenen:

• Zwischen Regeln (ODER): Du kannst mehrere Netzwerkregeln für dasselbe Büro anlegen. Die Verbindung zu einer beliebigen davon löst die Erkennung und die zugehörigen Automatisierungen aus.
• Innerhalb einer Regel (UND): Alle aktivierten Bedingungen innerhalb einer Regel müssen gleichzeitig erfüllt sein.

Das bedeutet: Verschiedene Verbindungsszenarien – zum Beispiel WLAN und Ethernet – deckst du am besten ab, indem du für jedes eine eigene Regel anlegst, statt alle Bedingungen in eine Regel zu packen.

Ethernet- und WLAN-Unterstützung: deskbird Dock unterstützt sowohl Ethernet- als auch WLAN-Verbindungen. Welche Bedingungen verfügbar sind, hängt vom Verbindungstyp ab:

⚠️ Hinweis: Da SSID und BSSID über Ethernet nicht übermittelt werden, greift eine Regel mit diesen Bedingungen nur bei WLAN. Für Büros, in denen Nutzer per Ethernet verbinden, lege eine Regel mit Standard-Gateway (MAC), Subnetzen (CIDR) oder öffentlicher IP an. Den Gateway-Wert findest du im deskbird Dock-Dashboard, wenn du im Büronetzwerk bist – schau bei der Ethernet-Verbindung nach und kopiere das Feld „Gateway - MAC“.

⚠️ Vermeide identische Netzwerkrichtlinien in verschiedenen Büros: Jedes Büro muss mindestens einen einzigartigen Netzwerkwert haben. Wenn zwei Büros mit exakt demselben WLAN-SSID und demselben Subnetz konfiguriert sind, kann das System nicht erkennen, in welchem Büro sich der Nutzer befindet. Die Anwesenheitserkennung wird dann übersprungen – und ohne Check-in wird die Buchung nach Ablauf der Karenzzeit freigegeben. Stelle sicher, dass sich mindestens ein Wert (zum Beispiel der Subnetzbereich) zwischen den Büros unterscheidet.

9. Einrichtung der Desk-Erkennung (Admins)

Die Desk-Erkennung verknüpft einen bestimmten Monitor mit einem bestimmten Desk, sodass Nutzer genau an dem Desk eingecheckt werden, an dem sie sich einstecken. Ein veröffentlichter Grundriss ist erforderlich. So verknüpfst du einen Monitor mit einem Desk:

1. Gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung > Desk-Erkennung
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol beim gewünschten Büro
3. Manuelles Mapping: Klicke auf Manuelles Mapping, verbinde einen Monitor mit deinem Gerät, damit er im System angezeigt wird, wähle den richtigen Desk aus deinem Grundriss aus und klicke dann auf „Zuordnen“, um den Monitor zu verknüpfen.
4. Automatisches Mapping: Aktiviere den Auto-Mapping-Schalter und lege fest, wie viele Erkennungen für eine Bestätigung nötig sind. Den Fortschritt siehst du in den Tabs Zugeordnet und Nicht zugeordnet. Falls ein Konflikt auftritt (ein Monitor wird an zwei oder mehr Desks erkannt), wirst du aufgefordert, diesen Konflikt manuell auf dieser Seite zu lösen.

Sobald ein Monitor zugeordnet ist, wird jeder Nutzer, der sich über diesen Monitor verbindet, automatisch an diesem Desk erkannt und eingecheckt.

💡 Hinweis: Automatisches Mapping erfordert eine konfigurierte Büronetzwerk. Um es zu aktivieren, gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung > Büro-Erkennung und füge deine Büronetzwerke hinzu.

💡 Tipp: Die Abdeckung des Monitor-Mappings bestimmt auch, wie genau die Dashboards für Etagen- und Desk-Belegung sind. Desks ohne zugeordneten Monitor zählen immer als ungenutzt. Siehe Belegungs-Analytics (deskbird Dock Analytics).

Export des Monitor-zu-Desk-Mappings

Mapping-Daten müssen nicht in deskbird bleiben. Sobald Monitore zugeordnet sind, kann die vollständige Liste aus dem Admin-Bereich exportiert und in ein IT-Asset-Management- (ITAM) oder CMDB-System übernommen werden – so ist ersichtlich, welcher Monitor an welchem Desk steht, ohne vor Ort nachsehen zu müssen.

CSV-Export: So lädst du das Mapping für ein Büro herunter:

1. Gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung > Desk-Erkennung
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol beim gewünschten Büro
3. Klicke auf CSV exportieren neben Manuelles Mapping

Jeder Export enthält:

💡 Hinweis: Der Export erfolgt pro Büro, wiederhole die Schritte also für jedes benötigte Büro. Es werden nur zugeordnete Monitore exportiert – Desks ohne zugeordneten Monitor erscheinen nicht in der Datei.

API-Zugriff: Die gleichen Daten zu zugeordneten Monitoren sind auch über die deskbird-API verfügbar. So kannst du das Mapping regelmäßig in ein ITAM- oder CMDB-System übernehmen, ohne CSV-Dateien manuell herunterladen und importieren zu müssen.

10. Datenschutzmodi (Admins)

deskbird Dock bietet flexible Datenschutz-Einstellungen, sodass du genau festlegen kannst, wie viele persönliche Daten Dock sammelt – von vollständigem Nutzer-Tracking bis hin zu kompletter Anonymität. Das ist besonders nützlich für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen oder aktivem Betriebsrat. Der gewählte Modus bestimmt, welche Analytics und Automatisierungen verfügbar sind und wie identifizierbar die Daten sind.

Die Anwesenheitseinstellungen findest du im eigenen Bereich Workplace Intelligence im Admin-Bereich, aufgeteilt auf zwei Seiten:

• Anwesenheitserkennung: Die Standard-Einrichtung für Netzwerk- und Desk-Erkennung.
• Datenschutz: Wähle den Datenschutzmodus und die entsprechenden Einstellungen.

Zum Konfigurieren gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Datenschutz, wähle einen Modus und klicke auf Speichern. Zurücksetzen verwirft nicht gespeicherte Änderungen und stellt die zuletzt gespeicherte Konfiguration wieder her.

Verfügbare Modi

Was jeder Modus ermöglicht

Einstellungen im Authentifizierten Modus

Im Modus Nutzer authentifiziert steuert ein zusätzlicher Schalter Buchungsautomatisierung aktivieren, ob Dock automatisch Check-ins und Buchungen auslöst, wenn eine Ressource erkannt wird. Standardmäßig ist dieser Schalter aktiviert.

• An: Dock checkt Nutzer bei bestehenden Buchungen ein, erstellt Desk-Buchungen an zugeordneten Monitoren und tauscht Desks bei Bedarf.
• Aus: Die Anwesenheit wird weiterhin erkannt und Analytics auf Nutzerebene funktionieren, aber Dock nimmt keine Änderungen an Buchungen vor. Nutzer checken selbstständig in der deskbird Web- oder Mobile-App ein und buchen dort.

💡 Hinweis: Falls Auto-Check-in oder automatische Desk-Buchung nicht funktionieren, obwohl Anwesenheit erkannt wird, prüfe zuerst diesen Schalter.

Was Mitarbeitende sehen

Im Modus Nutzer authentifiziert zeigt Dock beim ersten Start eine Nachricht an Mitarbeitende: „Anwesenheitserkennung ist aktiviert – deskbird erkennt, wenn du im Büro bist, um dich automatisch einzuchecken. Wir erfassen nur die dafür nötigen Signale – niemals Browserdaten oder deinen Standort, wenn du nicht im Büro bist.“ Mitarbeitende bestätigen mit Verstanden oder öffnen Mehr erfahren für Details. Admins können diese Nachricht unter Admin > Workplace Intelligence > Datenschutz einsehen.

Auswirkung auf Workforce Analytics im anonymen Modus

Der Wechsel zu Anonym verändert die Darstellung der Anwesenheitsdaten in Workforce Analytics:

• „Verteilung im Detail“ zeigt pseudonymisierte Namen statt einzelner Personen.
• Ein eigenes Standard-Dashboard für eindeutige Gerätebesuche ersetzt das Nutzer-Dashboard.
• Berichte zur Richtlinieneinhaltung funktionieren weiterhin mit den pseudonymisierten Daten.

Modus wechseln

💡 Hinweis: Wenn du auf die Buchungsautomatisierungen von Dock (Auto-Check-in, Desk-Tausch, automatische Desk-Buchung) angewiesen bist, bleibe im Modus Nutzer authentifiziert.

⚠️ Moduswechsel: Das Ändern des Datenschutzmodus wirkt sich auf bereits gesammelte Daten aus:

• Nutzer authentifiziert → Anonym anonymisiert alle bisherigen Ereignisse. Belegungsdaten bleiben erhalten, aber nutzerbezogene Informationen werden dauerhaft entfernt.
• Anonym → Nutzer authentifiziert stellt vergangene Daten nicht wieder her.

deskbird zeigt vor der Änderung eine Bestätigungswarnung an – prüfe diese sorgfältig, bevor du bestätigst.

11. Rollout im großen Maßstab mit Microsoft Intune (Admins)

Für große Rollouts können IT-Teams deskbird Dock zentral auf Entra-verbundenen, von Intune verwalteten Windows-Geräten ausrollen. Bei verwalteten Installationen wird die App lautlos mit vorkonfigurierter Authentifizierung aktiviert – kein Browser-Login und keine Passwörter für Endnutzer nötig. Schritt-für-Schritt-Anleitungen findest du im deskbird Dock Intune Windows Rollout Guide.

Wähle den Aktivierungsmodus, der zu deiner Datenschutzrichtlinie passt (in deskbird Admin festgelegt):

• Unternehmensmodus (anonym): Aktiviert nur für deine Microsoft-Organisation als anonymes Gerät ohne Nutzeridentität. Misst die Büro-Belegung, ohne Einzelpersonen zu identifizieren. Erfordert vorherige Registrierung deiner Entra-Tenant-ID bei deskbird.
• Nutzermodus: Aktiviert als angemeldeter Mitarbeitender, der bereits ein deskbird-Konto haben muss. Die Anwesenheit wird dieser Person zugeordnet und personalisierte Funktionen wie Auto-Check-in und Buchungsautomatisierungen werden freigeschaltet, sofern aktiviert.
• Manueller Modus: Für schnelle Pilotphasen oder Tests auf nicht verwalteten Geräten verfügbar.

💡 Hinweis: Intune-basierte stille Bereitstellung ist für Windows-Geräte verfügbar.

12. Belegungs-Analytics (Admins)

Jedes von Dock erfasste Anwesenheitssignal fließt auch in die Belegungs-Analytics-Dashboards unter Intelligence > Dock Analytics ein. Diese zeigen, wie Büros, Etagen und Desks tatsächlich genutzt werden – basierend auf erkannter Anwesenheit, nicht auf Buchungen – und stehen Admins und Office Admins zur Verfügung.

Die Dashboards funktionieren unabhängig vom gewählten Datenschutzmodus, da sie immer nur aggregierte Zahlen anzeigen. Einzelne Mitarbeitende werden dort nicht identifiziert.

Für eine vollständige Übersicht aller KPIs und Diagramme, wie jede Zahl berechnet wird und was zu prüfen ist, wenn die Werte ungewöhnlich erscheinen, siehe Belegungs-Analytics (deskbird Dock Analytics).

13. Fehlerbehebung

Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert, findest du in der folgenden Tabelle häufige Probleme und schnelle Lösungen:

14. Feedback & Support

Als früher Beta-Tester ist dein Feedback entscheidend, um das Endprodukt zu gestalten. Um Fehler zu melden oder Support anzufordern, wende dich an das deskbird-Team unter dock@deskbird.com.

⚠️ Hinweis: Diese Version dient der frühen Testphase und kann noch Ecken und Kanten haben. Sie entspricht nicht unbedingt dem finalen Produkt. Danke, dass du uns hilfst, das Arbeitsplatz-Erlebnis zu verbessern!

15. FAQs