Wie deskbird Dock Anwesenheit erkennt und Buchungsautomationen ausführt

Frühe Beta

Sobald deskbird Dock installiert ist und deine Büronetzwerke sowie Monitore eingerichtet sind, läuft alles Weitere automatisch ab. In diesem Artikel erfährst du genau, was Dock macht, wenn ein Gerät verbunden wird, wann eine von Dock erstellte Buchung beginnt und endet, was ein Desk-Wechsel bewirkt und wie der automatische Check-in mit der Kulanzzeit deines Büros zusammenarbeitet – damit du das Ergebnis vorhersagen kannst, statt zu raten.

1. Was passiert, wenn ein Gerät verbunden wird
2. Wann eine von Dock erstellte Buchung beginnt und endet
3. Desk-Wechsel
4. Timing und Synchronisierung
5. Kulanzzeit und automatischer Check-in

1. Was passiert, wenn ein Gerät verbunden wird

Nach der Installation und Aktivierung – entweder durch manuelles Anmelden oder eine verwaltete Bereitstellung – läuft deskbird Dock unauffällig im Hintergrund. Wenn sich das Gerät eines Nutzers mit einem bekannten Büronetzwerk verbindet, macht die App Folgendes:

1. Erkennt das Büro automatisch anhand des Netzwerks
2. Checkt den Nutzer bei allen bestehenden Desk- und Parkplatzbuchungen für diesen Tag ein
3. Setzt den Status des Nutzers für diesen Tag auf „Büro“ oder auf „anderes Büro“, wenn das erkannte Büro nicht das Hauptbüro ist

Wenn sich das Gerät eines Nutzers während der Verbindung mit dem Büronetzwerk mit einem bekannten Monitor verbindet, macht die App zusätzlich:

1. Überträgt Monitordaten, um den genauen Desk im bereits erkannten Büro zu ermitteln
2. Erstellt eine Desk-Buchung für diesen Tag, falls noch keine existiert
3. Wechselt die bestehende Buchung auf den Desk, dem der Monitor zugeordnet ist, falls die Buchung für einen anderen Desk war

Das Büro wird immer über das Netzwerk bestimmt, nie über den Monitor. Außerhalb des Netzwerks verlassen Monitor-IDs das Gerät nie.

💡 Hinweis: Buchungsautomatisierungen erfordern den Datenschutzmodus Nutzer authentifiziert. Anwesenheitserkennung und Belegungs-Analytics funktionieren in jedem Modus weiter. Siehe Datenschutzmodi und Datenverarbeitung.

Das Dock-Dashboard zeigt den aktuellen Netzwerkstatus und die verbundenen Monitore an.

2. Wann eine von Dock erstellte Buchung beginnt und endet

Für jede Desk-Buchung, die deskbird Dock erstellt:

• Startzeit: Der Moment, in dem der Monitor eingesteckt wird
• Endzeit: Das Ende der persönlichen Buchungszeiten des Nutzers. Falls diese nicht eingestellt sind, das Ende der Büro-Öffnungszeiten

⚠️ Wichtig: Von Dock erstellte Desk-Buchungen müssen innerhalb der Öffnungszeiten des Büros liegen. Wenn ein Nutzer einen Monitor vor Öffnung des Büros einsteckt, erkennt Dock zwar das Büro und checkt ihn bei bestehenden Buchungen ein, kann aber keine neue Desk-Buchung anlegen, bevor das Büro geöffnet ist.

Dock erstellt oder wechselt auch keine Desk-Buchungen mehr, nachdem das Büro für diesen Tag geschlossen ist. Die Anwesenheit im Büro wird trotzdem erkannt.

3. Desk-Wechsel

Wenn ein Nutzer mit einer bestehenden Buchung einen Monitor einsteckt, der einem anderen Desk zugeordnet ist, verschiebt Dock die Buchung auf den Desk, an dem der Nutzer tatsächlich sitzt.

⚠️ Wichtig: Wenn Dock einen Desk wechselt, wird die bestehende Buchung für diesen Tag storniert – oder vorzeitig freigegeben, falls sie bereits begonnen hat – und eine neue Buchung für den Desk erstellt, dem der Monitor zugeordnet ist. Das passiert auch, wenn der Nutzer bereits eingecheckt ist, und ersetzt Halb- oder Teilzeitbuchungen durch eine, die ab jetzt bis zum Ende der Buchungszeit läuft. Desk-Wechsel gelten nur für Desks im vom Dock erkannten Büro und nie für Parkplätze.

4. Timing und Synchronisierung

Dock aktualisiert stündlich die Netzwerkrichtlinien deines Büros und sendet alle 15 Minuten ein Anwesenheits-Update. Eine Änderung an einer Netzwerkrichtlinie kann also bis zu einer Stunde brauchen, bis sie ein bereits laufendes Gerät erreicht. Aktivität > Jetzt synchronisieren übernimmt die Änderung sofort.

Automatisierungen werden nie rückwirkend ausgelöst. Nachdem ein Admin einen Monitor einem Desk zugeordnet hat, passiert für bereits erfolgte Erkennungen nichts – der Nutzer muss eine neue Erkennung auslösen.

💡 Tipp: Falls eine Änderung durch Dock nicht sofort in der deskbird Web-App sichtbar ist, öffne deskbird Dock > Aktivität > Jetzt synchronisieren. Dock prüft dann Netzwerk und Monitore erneut und führt die Automatisierungen erneut aus. Danach die deskbird Web-App aktualisieren. Das Aus- und wieder Einstecken des Monitors hat denselben Effekt für monitorbasierte Automatisierungen.

5. Kulanzzeit und automatischer Check-in

Der automatische Check-in von deskbird Dock arbeitet mit der Kulanzzeit deines Büros zusammen. Die Check-in-Deadline ist die Buchungsstartzeit plus Kulanzzeit (standardmäßig 15 Minuten). Wenn ein Nutzer bis dahin nicht eingecheckt ist, wird die Desk-Buchung automatisch freigegeben.

Zwei Einstellungen können diese Deadline verschieben:

• Wenn dein Büro eine Zeit festlegt, vor der Buchungen nie automatisch storniert werden, gilt diese Zeit. Eine Buchung um 08:00 mit 15 Minuten Kulanzzeit wird also nicht um 08:15 storniert, wenn diese Einstellung auf 09:00 steht.
• Eine Buchung, die nach ihrer eigenen Startzeit erstellt wird, bekommt die volle Kulanzzeit ab dem Moment der Erstellung.

Da Dock Nutzer in dem Moment eincheckt, in dem ihre Anwesenheit erkannt wird, bleibt die Buchung erhalten, wenn sie innerhalb der Kulanzzeit ankommen. Kommen sie später, wurde die ursprüngliche Buchung bereits freigegeben und kann nicht wiederhergestellt werden.

Das folgende Beispiel geht von einem Desk aus, der ab 09:00 gebucht ist, mit der Kulanzzeit des Büros:

💡 Hinweis: Der automatische Check-in hat auch eine früheste Zeit. Dock kann Nutzer ab der Buchungsstartzeit minus der maximalen Vorlaufzeit des Büros einchecken. Ist keine maximale Vorlaufzeit eingestellt, funktioniert der automatische Check-in ab Beginn des Buchungstags – deshalb klappt das Einchecken um 08:30 für eine Buchung ab 09:00. Wenn das Büro eine maximale Vorlaufzeit kürzer als die frühe Ankunft festlegt, wird der Check-in übersprungen.

💡 Hinweis: Nur die Monitor-Erkennung erstellt eine Buchung. Die reine Netzwerkerkennung markiert Nutzer als anwesend, bucht aber keinen Desk – ein Nutzer ohne erkannten Monitor muss die Buchung also selbst vornehmen. Dock checkt dann automatisch ein.

⚠️ Wichtig: Diese Tabelle gilt nur, wenn der Check-in für das Büro und den Ressourcentyp aktiviert ist. Ist der Check-in deaktiviert, werden Buchungen nie automatisch storniert und Dock checkt niemanden ein, setzt aber trotzdem den Bürostatus.