deskbird Dock bietet flexible Datenschutzkontrollen, sodass du genau festlegen kannst, wie viele persönliche Daten Dock sammelt – von vollständigem Nutzer-Tracking bis hin zu kompletter Anonymität. Das ist besonders nützlich für Organisationen mit strengen Datenschutzanforderungen oder einem aktiven Betriebsrat. Der gewählte Modus bestimmt, welche Analytics und Automatisierungen verfügbar sind und wie identifizierbar die Daten sind. Deshalb solltest du die Auswahl bewusst treffen, bevor du Dock einführst.
📅 Technischer Support: Bei Fragen zur Einrichtung und Konfiguration von deskbird Dock kannst du einen Termin mit unserem Dock-Technikexperten buchen. Diese Sitzungen behandeln ausschließlich die Einrichtung und technische Fragen zu deskbird Dock – für alles andere kontaktiere bitte den deskbird Support. Verfügbar auf Englisch, Französisch und Arabisch.
- Wo du die Datenschutzeinstellungen konfigurierst
- Verfügbare Modi
- Was jeder Modus ermöglicht
- Auswirkungen auf Analytics im anonymen Modus
- Modus wechseln
- Wenn Automatisierungen nicht laufen
1. Wo du die Datenschutzeinstellungen konfigurierst
Die Anwesenheitseinstellungen findest du im eigenen Bereich deskbird Intelligence im Admin-Bereich, aufgeteilt auf diese Seiten:
- Setup-Guide: Der Startpunkt für die Einrichtung von deskbird Intelligence.
- Office-Erkennung: Die Netzwerkeinrichtung, die Dock mitteilt, in welchem Büro sich ein Gerät befindet.
- Ressourcenerkennung: Die Zuordnung von Monitor zu Schreibtisch.
- Datenschutz: Hier wählst du den Datenschutzmodus und die entsprechenden Einstellungen.
Um die Einstellungen zu ändern, gehe zu Admin > deskbird Intelligence > Datenschutz, wähle einen Modus aus und klicke auf Speichern. Zurücksetzen verwirft nicht gespeicherte Änderungen und stellt die zuletzt gespeicherte Konfiguration wieder her.
2. Verfügbare Modi
| Modus | Was er macht | Am besten geeignet für | Verfügbarkeit |
|---|---|---|---|
| Nutzer authentifiziert (empfohlener Standard) | Jeder Bürobesuch wird einer bestimmten Person zugeordnet. Jedes Gerät ist einem namentlich bekannten deskbird-Nutzer zugeordnet, sodass das komplette Set an Analytics und Automatisierungen verfügbar ist. Erfordert aktive deskbird-Konten für alle Nutzer. | Unternehmen, die alle Funktionen nutzen möchten, inklusive Buchungsautomatisierungen. | Im Admin-UI nur für kombinierte (deskbird Intelligence + Booking) Kunden verfügbar. |
| Anonym | Das Büro wird erfasst, nie die einzelne Person. Aktivitäten werden nur auf Büro- und Unternehmensebene gesammelt und niemals einer Person zugeordnet – weder in der UI noch in Exporten. Dasselbe Gerät wird weiterhin erkannt, sodass Ressourcennutzung und Geräte-Reports weiterhin funktionieren. Kein deskbird-Konto nötig. | Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen für Mitarbeitende oder Betriebsräte, die vollständige Anonymität verlangen. | Im Admin-UI für kombinierte oder eigenständige deskbird Intelligence Kunden verfügbar. Kombinierte Kunden verlieren in diesem Modus die Buchungsautomatisierungen. |
💡 Hinweis: Im anonymen Modus können die Gerätekennungen auch wöchentlich gewechselt werden, sodass Besuche nicht über Wochen hinweg verknüpft werden können. Das ist nicht selbst aktivierbar – kontaktiere deskbird, um dies zu aktivieren.
3. Was jeder Modus ermöglicht
| Funktion | Nutzer authentifiziert | Anonym |
|---|---|---|
| Büro- & Ressourcennutzung | ✅ | ✅ |
| Aktivität einer Person zugeordnet | ✅ | ❌ |
| Buchungsautomatisierung (Auto Check-in / Auto-Buchung) | ✅ | ❌ |
| Keine Person ist jemals identifizierbar | ❌ | ✅ |
4. Auswirkungen auf Analytics im anonymen Modus
Im anonymen Modus wirkt sich die Änderung auf das Workforce Analytics Dashboard aus, das auf Buchungs- und Planungsdaten basiert. Die Dock Analytics Dashboards – Büro-, Etagen- und Schreibtischauslastung – sind in jedem Modus aggregiert und gerätebasiert, daher bleiben sie unverändert. Siehe Belegungs-Analytics (deskbird Dock Analytics).
5. Modus wechseln
💡 Hinweis: Wenn du auf die Buchungsautomatisierungen von Dock (Auto Check-in, Schreibtischtausch, automatische Schreibtischbuchung) angewiesen bist, bleibe im Modus Nutzer authentifiziert.
⚠️ Wichtig: Das Ändern des Datenschutzmodus wirkt sich auf bereits gesammelte Daten aus:
- Von Nutzer authentifiziert zu anonym entfernt die Nutzerzuordnung und die Gerätedetails aus allen vergangenen Ereignissen. Die Belegungshistorie nach Büro und Schreibtisch bleibt erhalten, aber nutzerbezogene Informationen werden dauerhaft entfernt.
- Von anonym zu Nutzer authentifiziert stellt vergangene Daten nicht wieder her.
deskbird zeigt vor der Änderung eine Bestätigungswarnung an – prüfe sie sorgfältig, bevor du bestätigst.
6. Wenn Automatisierungen nicht laufen
Wenn Auto Check-in oder automatische Schreibtischbuchung nicht ausgeführt werden, obwohl eine Anwesenheit erkannt wird, prüfe Folgendes in dieser Reihenfolge:
- Den Datenschutzmodus des Büros. Im anonymen und im Unternehmensmodus gibt es keine Nutzeridentität, daher können Buchungsautomatisierungen nicht ausgeführt werden.
- Ob das Gerät im Netzwerk dieses Büros erkannt wird.
- Ob der Monitor dem Schreibtisch zugeordnet ist.
Der Check-in kann auch durch normale Buchungsregeln verweigert werden – etwa wenn Check-in für das Büro deaktiviert ist, eine Schließregel gilt, eine Buchungsbeschränkung besteht oder der Nutzer diesen Schreibtisch nicht buchen darf. Keine dieser Situationen erzeugt eine für Admins sichtbare Meldung.