Sobald deskbird Dock installiert ist und deine Büro-Netzwerke sowie Monitore konfiguriert sind, läuft alles Weitere automatisch ab – ganz ohne dein Zutun. In diesem Artikel erfährst du genau, was Dock macht, wenn ein Gerät verbunden wird, wann eine von Dock erstellte Buchung beginnt und endet, was ein Schreibtischwechsel bewirkt und wie der automatische Check-in mit der Check-in-Kulanzzeit deines Büros zusammenhängt – damit du das Ergebnis vorhersagen kannst, statt zu raten.
📅 Technischer Support: Bei Fragen zur Einrichtung und Konfiguration von deskbird Dock kannst du einen Termin mit unserem Dock-Technikexperten buchen. Diese Sitzungen behandeln ausschließlich die Einrichtung und technische Fragen zu deskbird Dock – für alles andere kontaktiere bitte den deskbird Support. Verfügbar auf Englisch, Französisch und Arabisch.
- Was passiert, wenn ein Gerät verbunden wird
- Wann eine von Dock erstellte Buchung beginnt und endet
- Schreibtischwechsel
- Timing und Synchronisierung
- Kulanzzeit und automatischer Check-in
1. Was passiert, wenn ein Gerät verbunden wird
Nach der Installation und Aktivierung – entweder durch manuelles Anmelden oder eine verwaltete Bereitstellung – läuft deskbird Dock unauffällig im Hintergrund. Wenn das Gerät eines Users sich mit einem erkannten Büro-Netzwerk verbindet, führt die App Folgendes aus:
- Erkennt das Büro automatisch anhand des Netzwerks
- Checkt den User in alle bestehenden Schreibtisch- und Parkplatz-Buchungen für diesen Tag ein
- Setzt den Status des Users für diesen Tag auf „Büro“ oder auf „anderes Büro“, wenn das erkannte Büro nicht das Hauptbüro ist
Wenn das Gerät eines Users während der Verbindung mit dem Büro-Netzwerk an einen erkannten Monitor angeschlossen wird, macht die App zusätzlich Folgendes:
- Überträgt Monitor-Daten, um den genauen Schreibtisch im bereits erkannten Büro zu ermitteln
- Erstellt eine Schreibtisch-Buchung für diesen Tag, falls noch keine existiert
- Wechselt die bestehende Buchung auf den Schreibtisch, dem der Monitor zugeordnet ist, falls die Buchung für einen anderen Schreibtisch war
Das Büro wird immer über das Netzwerk bestimmt, nie über den Monitor. Außerhalb des Netzwerks verlassen Monitor-IDs das Gerät nie.
💡 Hinweis: Buchungs-Automatisierungen erfordern den Privatsphäre-Modus User authentifiziert. Büroerkennung, Ressourcen-Erkennung und Belegungs-Analytics funktionieren in jedem Modus. Siehe Privatsphäre-Modi und Datenverarbeitung.
Das Dock-Dashboard zeigt den aktuellen Netzwerkstatus und die verbundenen Monitore an. Im Tray erscheint Eingecheckt, sobald Dock die Buchung eingecheckt hat, und Schreibtisch erkannt, solange eine Buchung gefunden, aber noch nicht eingecheckt wurde. Tray und Dashboard zeigen immer denselben Status an.
2. Wann eine von Dock erstellte Buchung beginnt und endet
Für jede Schreibtisch-Buchung, die deskbird Dock erstellt:
- Startzeit: Der Moment, in dem der Monitor eingesteckt wird
- Endzeit: Das Ende der persönlichen Buchungszeiten des Users. Falls diese nicht konfiguriert sind, das Ende der Öffnungszeiten des Büros
⚠️ Wichtig: Schreibtisch-Buchungen, die von Dock erstellt werden, müssen innerhalb der Öffnungszeiten des Büros liegen. Wenn ein User einen Monitor vor Öffnung des Büros einsteckt, erkennt Dock zwar das Büro und checkt in bestehende Buchungen ein, kann aber keine neue Schreibtisch-Buchung erstellen, bevor das Büro geöffnet ist.
Dock erstellt oder wechselt auch keine Schreibtisch-Buchungen mehr, nachdem die Öffnungszeiten des Büros für diesen Tag abgelaufen sind. Die Anwesenheit im Büro wird trotzdem erkannt.
3. Schreibtischwechsel
Wenn ein User mit einer bestehenden Buchung einen Monitor anschließt, der einem anderen Schreibtisch zugeordnet ist, verschiebt Dock die Buchung auf den Schreibtisch, an dem der User tatsächlich sitzt.
⚠️ Wichtig: Wenn Dock einen Schreibtisch wechselt, wird die bestehende Buchung für diesen Tag storniert – oder vorzeitig freigegeben, falls sie bereits begonnen hat – und eine neue Buchung für den Schreibtisch erstellt, dem der Monitor zugeordnet ist. Das passiert auch, wenn der User bereits eingecheckt ist, und ersetzt Halb- oder Teilzeitbuchungen durch eine, die ab jetzt bis zum Ende der Buchungszeit des Users läuft. Wechsel betreffen nur Schreibtische im vom Dock erkannten Büro und gelten nie für Parkplätze.
4. Timing und Synchronisierung
Nachdem ein Gerät aus dem Ruhezustand aufwacht, erkennt Dock das Büro innerhalb weniger Minuten erneut.
Dock aktualisiert stündlich die Netzwerkregeln deines Büros und sendet alle 15 Minuten ein Anwesenheits-Heartbeat. Eine Änderung an einer Netzwerkregel kann also bis zu eine Stunde brauchen, bis sie ein bereits laufendes Gerät erreicht. Aktivität > Jetzt synchronisieren wendet sie sofort an.
Automatisierungen werden nie rückwirkend ausgelöst. Wenn ein Admin einen Monitor einem Schreibtisch zuordnet, passiert für bereits erfolgte Erkennungen nichts – der User muss eine neue Erkennung auslösen.
💡 Tipp: Falls eine Änderung durch Dock nicht sofort in der deskbird Web-App sichtbar ist, öffne deskbird Dock > Aktivität > Jetzt synchronisieren. Dock prüft dann Netzwerk und verbundene Monitore erneut und führt die Automatisierungen aus. Danach die deskbird Web-App aktualisieren. Das Aus- und wieder Einstecken des Monitors hat denselben Effekt für monitorbasierte Automatisierungen.
5. Kulanzzeit und automatischer Check-in
Der automatische Check-in von deskbird Dock arbeitet mit der Check-in-Kulanzzeit deines Büros zusammen. Die Check-in-Deadline ist die Buchungsstartzeit plus Kulanzzeit (standardmäßig 15 Minuten). Wenn ein User bis zu diesem Zeitpunkt nicht eingecheckt wurde, wird die Schreibtisch-Buchung automatisch veröffentlicht.
Zwei Einstellungen können diese Deadline verschieben:
- Wenn dein Büro eine Uhrzeit festlegt, vor der Buchungen nie automatisch storniert werden, gilt diese Zeit. Eine Buchung um 08:00 mit 15 Minuten Kulanzzeit wird also nicht um 08:15 storniert, wenn diese Einstellung auf 09:00 steht.
- Eine Buchung, die nach ihrer eigenen Startzeit erstellt wird, erhält die volle Kulanzzeit ab dem Moment der Erstellung.
Da Dock User in dem Moment eincheckt, in dem ihre Anwesenheit erkannt wird, bleibt die Buchung erhalten, wenn sie innerhalb der Kulanzzeit ankommen. Kommen sie später, wurde die ursprüngliche Buchung bereits veröffentlicht und kann nicht wiederhergestellt werden.
Das folgende Beispiel geht von einem Schreibtisch aus, der ab 09:00 gebucht ist, mit der Kulanzzeit des Büros:
| Ankunftszeit | Ergebnis |
|---|---|
| 08:30 (vor Buchungsbeginn) | ✅ Automatisch eingecheckt. Buchung bleibt bestehen. |
| 09:00 (innerhalb der Kulanzzeit) | ✅ Automatisch eingecheckt. Buchung bleibt bestehen. |
| 12:00 (nach der Kulanzzeit) | ❌ Die ursprüngliche Buchung wurde bereits veröffentlicht und kann nicht wiederhergestellt werden. Der User wird trotzdem als anwesend für den Tag markiert, und jede neue Buchung nach der Ankunft wird automatisch eingecheckt, da die Anwesenheit erkannt wurde. |
💡 Hinweis: Der automatische Check-in hat auch eine früheste Zeit. Dock kann User ab der Buchungsstartzeit minus der maximalen Buchungsvorlaufzeit des Büros einchecken. Ist keine maximale Vorlaufzeit gesetzt, funktioniert der automatische Check-in ab Beginn des Buchungstags – deshalb klappt das Einchecken um 08:30 für eine Buchung ab 09:00. Wenn das Büro eine maximale Vorlaufzeit festlegt, die kürzer ist als die frühe Ankunft, wird der Check-in übersprungen.
💡 Hinweis: Nur die Monitor-Erkennung erstellt eine Buchung. Die reine Netzwerk-Erkennung markiert User als anwesend, bucht aber keinen Schreibtisch. Ein User ohne erkannten Monitor muss die Buchung also selbst vornehmen. Dock checkt dann automatisch ein.
⚠️ Wichtig: Diese Tabelle gilt nur, wenn der Check-in für das Büro und den Ressourcentyp aktiviert ist. Ist der Check-in deaktiviert, werden Buchungen nie automatisch storniert und Dock checkt niemanden ein, setzt aber trotzdem den Büro-Status.