deskbird Dock bietet flexible Datenschutzkontrollen, sodass du genau festlegen kannst, wie viele personenbezogene Daten Dock erfasst – von vollständigem User-Tracking bis hin zu kompletter Anonymität. Das ist besonders nützlich für Unternehmen mit strengen Datenschutz-Anforderungen oder einem aktiven Betriebsrat. Der gewählte Modus bestimmt, welche Analytics und Automatisierungen verfügbar sind und wie identifizierbar die Daten sind. Daher solltest du die Auswahl bewusst treffen, bevor du Dock einführst.
📅 Technischer Support: Bei Fragen zum Setup und zur Konfiguration von deskbird Dock kannst du einen Termin mit unserem Dock-Technikexperten buchen. Diese Sessions behandeln ausschließlich das Setup und technische Fragen zu deskbird Dock – für alle anderen Anliegen kontaktiere bitte den deskbird Support. Verfügbar auf Englisch, Französisch und Arabisch.
- Wo du die Datenschutz-Einstellungen findest
- Verfügbare Modi
- Was jeder Modus ermöglicht
- Auswirkungen auf Analytics im Modus „Anonym“
- Modus wechseln
- Wenn Automatisierungen nicht laufen
1. Wo du die Datenschutz-Einstellungen findest
Die Anwesenheitseinstellungen findest du im eigenen Bereich deskbird Intelligence im Admin, aufgeteilt auf diese Seiten:
- Leitfaden für das Setup: Der Startpunkt für das Einrichten von deskbird Intelligence.
- Büroerkennung: Die Netzwerkeinrichtung, die Dock mitteilt, in welchem Büro sich ein Gerät befindet.
- Ressourcen-Erkennung: Die Zuordnung von Monitor zu Schreibtisch.
- Privatsphäre: Hier wählst du den Datenschutzmodus und die zugehörigen Einstellungen.
Um die Einstellungen vorzunehmen, gehe zu Admin > deskbird Intelligence > Privatsphäre, wähle einen Modus aus und klicke auf Speichern. Zurücksetzen verwirft nicht gespeicherte Änderungen und stellt die zuletzt gespeicherte Konfiguration wieder her.
2. Verfügbare Modi
| Modus | Was er macht | Am besten geeignet für | Verfügbarkeit |
|---|---|---|---|
| User authenticated (empfohlener Standard) | Jeder Bürobesuch wird einer bestimmten Person zugeordnet. Jedes Gerät ist einem namentlichen deskbird User zugeordnet, sodass der volle Funktionsumfang an Analytics und Automatisierungen zur Verfügung steht. Erfordert aktive deskbird Accounts für alle User. | Unternehmen, die den vollen Funktionsumfang inklusive Buchungsautomatisierungen nutzen möchten. | In der Admin-Oberfläche nur für kombinierte (deskbird Intelligence + Buchung) Kunden. |
| Anonym | Das Büro wird erfasst, nie die einzelne Person. Aktivitäten werden nur auf Büro- und Unternehmensebene gesammelt und nie einer Person zugeordnet – weder in der Oberfläche noch in Exporten. Dasselbe Gerät wird weiterhin erkannt, sodass Auslastung und gerätebasierte Berichte funktionieren. Kein deskbird Account nötig, und Mitarbeitende melden sich nicht bei Dock an: deskbird kennt das Unternehmen, aber nicht den User. | Unternehmen mit strengen Anforderungen an die Privatsphäre der Mitarbeitenden oder Betriebsräte, die vollständige Anonymität verlangen. | In der Admin-Oberfläche für kombinierte oder eigenständige deskbird Intelligence Kunden. Kombinierte Kunden verlieren in diesem Modus die Buchungsautomatisierungen. Je nach Tarif kann für den Modus „Anonym“ ein Upgrade erforderlich sein. |
💡 Hinweis: In beiden Modi rotieren die Sitzungskennungen standardmäßig wöchentlich; tägliche oder monatliche Rotation ist ebenfalls möglich. Die Geräte-ID rotiert nie. Im Modus „Anonym“ kann sie für vollständige Anonymisierung komplett deaktiviert werden. Beide Einstellungen können nicht in der Web-App geändert werden: Wende dich dazu an deinen Customer Success Manager oder den deskbird Support. Eine vollständige Übersicht aller von Dock erfassten Datenpunkte und aller verfügbaren Einstellungen findest du unter So funktioniert deskbird Intelligence: Transparenz-Überblick.
3. Was jeder Modus ermöglicht
| Funktion | User authenticated | Anonym |
|---|---|---|
| Büro- & Ressourcenauslastung | ✅ | ✅ |
| Aktivität einer Person zugeordnet | ✅ | ❌ |
| Buchungsautomatisierung (Auto Check-in / Auto-Buchung) | ✅ | ❌ |
| Keine Person ist jemals identifizierbar | ❌ | ✅ |
4. Auswirkungen auf Analytics im Modus „Anonym“
Im Modus „Anonym“ betrifft die Änderung das Workforce Analytics Dashboard, das auf Buchungs- und Planungsdaten basiert. Die Dock-Analyse Dashboards – Büro-, Stockwerk- und Schreibtischbelegung – sind in jedem Modus aggregiert und gerätebasiert und bleiben daher unverändert. Siehe Belegungs-Analytics (deskbird Dock-Analyse).
5. Modus wechseln
💡 Hinweis: Wenn du auf die Buchungsautomatisierungen von Dock (Auto Check-in, Schreibtischwechsel, automatische Schreibtischbuchung) angewiesen bist, bleibe im Modus User authenticated.
⚠️ Wichtig: Das Ändern des Datenschutzmodus wirkt sich auf bereits erfasste Daten aus:
- User authenticated zu Anonym entfernt die User-Verknüpfung und die Gerätedetails aus allen vergangenen Events. Die Belegungshistorie nach Büro und Schreibtisch bleibt erhalten, aber User-bezogene Informationen werden dauerhaft entfernt.
- Anonym zu User authenticated stellt keine vergangenen Daten wieder her.
deskbird zeigt vor der Änderung eine Bestätigungswarnung an – prüfe sie sorgfältig, bevor du bestätigst.
6. Wenn Automatisierungen nicht laufen
Wenn Auto Check-in oder automatische Schreibtischbuchung nicht ausgeführt werden, obwohl eine Anwesenheit erkannt wird, prüfe Folgendes in dieser Reihenfolge:
- Den Datenschutzmodus des Büros. Im Modus „Anonym“ gibt es keine User-Identität, daher können Buchungsautomatisierungen nicht ausgeführt werden.
- Ob Buchungsautomatisierungen in Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen > Automatisierte Buchungen aktiviert sind. Ein Schalter aktiviert oder deaktiviert alle.
- Ob das Gerät im Netzwerk dieses Büros erkannt wird.
- Ob der Monitor dem Schreibtisch zugeordnet ist.
Der Check-in kann auch durch normale Buchungsregeln verweigert werden – etwa wenn Check-in für das Büro deaktiviert ist, eine Schließregel gilt, eine Buchungsbeschränkung besteht oder der User diesen Schreibtisch nicht buchen darf. Keine dieser Situationen erzeugt eine für Admins sichtbare Meldung.