Die Analytics zur Belegung zeigen, wie deine Büros tatsächlich genutzt werden – basierend auf der realen Anwesenheit, die von deskbird Dock erkannt wird, und nicht nur auf Buchungen. Die Dashboards unter Intelligence > Dock-Analyse unterteilen dies in drei Ansichten – Büro, Stockwerk und Schreibtisch – damit Teams für Flächen, Facility und Bürogebäude sehen können, wo die Kapazität unter Druck steht, wo sie ungenutzt bleibt und wann die Spitzenzeiten wirklich sind.
📅 Technischer Support: Bei Fragen zur Einrichtung und Konfiguration von deskbird Dock kannst du einen Termin mit unserem Dock-Technikexperten buchen. Diese Sitzungen behandeln ausschließlich die Einrichtung und technische Fragen zu deskbird Dock – für alles andere kontaktiere bitte den deskbird Support. Verfügbar auf Englisch, Französisch und Arabisch.
- Wer Zugriff auf die Analytics zur Belegung hat
- Wie die Daten erfasst werden
- Filter, die für jedes Dashboard gelten
- Prozentsätze vs. absolute Zahlen
- Dashboard Auslastung des Büros
- Dashboard Auslastung des Stockwerkes
- Dashboard Schreibtischbelegung
- Voraussetzungen für genaue Daten
- Tipps zum Lesen der Dashboards
- Dashboards als PDF exportieren
- FAQs
1. Wer Zugriff auf die Analytics zur Belegung hat
Die Analytics zur Belegung stehen Admins und Office Admins zur Verfügung, wenn die Dock-Analyse für das Unternehmen aktiviert ist.
Du findest sie unter Intelligence > Dock-Analyse. Es gibt drei Dashboards:
- Auslastung des Büros – wie voll das Büro insgesamt ist
- Auslastung des Stockwerkes – wie sich die Nutzung auf Stockwerke und Bereiche verteilt
- Schreibtischbelegung – wie effizient einzelne Schreibtische genutzt werden
💡 Tipp: Um alle Büros auf einen Blick zu vergleichen – inklusive Gesundheitsstatus und Anzahl der Cold Desks pro Büro – nutze Intelligence > Portfolio-Übersicht. Siehe deskbird Intelligence: Portfolio-Übersicht.
2. Wie die Daten erfasst werden
Alle Kennzahlen stammen aus deskbird Dock-Anwesenheitsereignissen. Wird das Laptop eines Mitarbeitenden im Büro erkannt, registriert Dock ein anonymes Anwesenheitssignal.
| Datenquelle | Was erkannt wird | Wofür es genutzt wird |
|---|---|---|
| Büro-Netzwerk | Geräte, die mit einem bekannten Büro-Netzwerk verbunden sind | Anwesenheit auf Büro-Ebene – wie viele Personen vor Ort sind |
| Zuordnete Monitore | Geräte, die an Monitore angeschlossen sind, die auf dem Grundriss Schreibtischen zugeordnet wurden | Auslastung von Schreibtischen, Bereichen und Stockwerken – welche Schreibtische und Stockwerke genutzt werden |
Für Anwesenheitskennzahlen zählt ein erkanntes Gerät als eine Person.
🔒 Privatsphäre: Die Analytics zur Belegung zeigen nur aggregierte Kennzahlen. Einzelne Mitarbeitende werden in diesen Dashboards nicht angezeigt.
3. Filter, die für jedes Dashboard gelten
Jede Kennzahl und jedes Diagramm berücksichtigt die Filter oben auf der Seite:
- Büros – Daten für ein oder mehrere Büros (Auslastung des Büros) oder für ein einzelnes Büro (Auslastung des Stockwerkes und Schreibtischbelegung) anzeigen
- Datumsbereich – letzte 7 Tage, letzter Monat, letztes Jahr oder ein benutzerdefinierter Zeitraum
Wenn du den Datumsbereich änderst, werden alle Zahlen auf der Seite aktualisiert. Spitzenwerte beziehen sich immer auf den geschäftigsten Moment im gewählten Zeitraum, nicht auf den aktuellen Tag.
Geschlossene Wochentage (aus den Öffnungszeiten des Büros) und Feiertage werden in den Tagestrends, wo relevant, ausgeschlossen.
Auf den Dashboards für Stockwerk und Schreibtisch gibt es zusätzlich einen Stockwerk-Filter, um gezielt ein Stockwerk anzuzeigen.
4. Prozentsätze vs. absolute Zahlen
In stündlichen Heatmaps kannst du zwischen folgenden Anzeigen wechseln:
- Kapazität % – der belegte Anteil der Kapazität, ideal zum Vergleich unterschiedlich großer Flächen
- Anzahl Mitarbeitende (Büro) oder Anzahl Schreibtische (Stockwerk und Schreibtisch) – absolute Zahlen
Die Farben der Heatmap spiegeln immer die Kapazität % wider, auch wenn absolute Zahlen angezeigt werden.
| Farbskala | Bereich | Bedeutung |
|---|---|---|
Unterbelegt |
Unter 30 % | Viel freie Kapazität |
Erwartet |
30–80 % | Gesunde, typische Nutzung |
Nahe Kapazität |
Über 80 % | Hochbetrieb mit wenig freier Kapazität |
5. Dashboard Auslastung des Büros
Dieses Dashboard beantwortet die Frage: Wie voll ist das Büro wirklich? Es zeigt die Gesamtanwesenheit, Spitzentage, Aufenthaltsdauer und Kapazitätsnutzung im Büro.
Datenquellen: Büro-Netzwerk und zugeordnete Monitore
KPIs
| Kennzahl | Bedeutung | Berechnung |
|---|---|---|
| Tägliche Anwesenheit | Typische Anzahl erkannter Mitarbeitender pro Arbeitstag im gewählten Zeitraum. Beschriftung: Mitarbeitende / Arbeitstag. | Durchschnittliche tägliche Anzahl erkannter Mitarbeitender (Geräte) an Arbeitstagen im gewählten Zeitraum. |
| Spitzenzeiten | Höchste tägliche Anwesenheit im Zeitraum, mit dem geschäftigsten Tag darunter. | Höchste tägliche Anwesenheit im gewählten Zeitraum. |
| Ressourcenauslastung | Anteil der belegten Schreibtischkapazität. | Besetzte Schreibtische ÷ Schreibtischkapazität × 100, basierend auf zugeordneten Monitoren. |
⚠️ Hinweis: Die Ressourcenauslastung umfasst auch Schreibtische, denen kein Monitor zugeordnet ist. Diese Schreibtische gelten immer als ungenutzt, was die Auslastung niedriger erscheinen lassen kann als die Anwesenheitszahlen vermuten lassen.
Diagramme
| Diagramm | Was es zeigt | Berechnung |
|---|---|---|
| Wöchentliche Anwesenheit | Durchschnittliche Anwesenheit pro Wochentag, basierend auf den konfigurierten Öffnungstagen des Büros. Hilfreich für hybride Arbeitsmodelle und Flächenplanung. | Durchschnittlich erkannte Mitarbeitende, gruppiert nach Wochentag. |
| Aufenthaltsdauer | Wie lange Mitarbeitende typischerweise pro Tag im Büro bleiben. | Anteil der Anwesenheitstage in den Kategorien unter 2h, 2–4h, 4–6h, 6–8h und 8h+. Jeder Balken ist ein Prozentsatz aller erkannten Anwesenheitstage. |
| Tägliche Mitarbeitendenzahl | Tagestrend der im Büro erkannten Mitarbeitenden. | Täglicher Durchschnitt der Mitarbeitenden im gewählten Zeitraum, ausgenommen geschlossene Tage und Feiertage, wo zutreffend. |
| Stündliche Auslastung des Büros | Heatmap (Wochentag × Stunde) der Büroaktivität, um Spitzenzeiten und ruhige Phasen zu erkennen. | Durchschnittliche Belegung nach Wochentag und Stunde. Umschaltbar zwischen Kapazität % und Anzahl Mitarbeitende. |
6. Dashboard Auslastung des Stockwerkes
Dieses Dashboard beantwortet die Frage: Welche Stockwerke sind unterbelegt und welche stehen unter Druck? Es vergleicht Anwesenheit und Auslastung über Stockwerke und Team-Bereiche hinweg.
Datenquelle: Nur zugeordnete Monitore – Schreibtisch-Erkennung aggregiert auf Stockwerke und Bereiche
💡 Tipp: Die Genauigkeit auf Stockwerksebene hängt davon ab, wie vollständig Monitore auf dem Grundriss Schreibtischen zugeordnet sind. Unvollständige Zuordnung lässt Stockwerke leerer erscheinen, als sie sind.
KPIs
| Kennzahl | Bedeutung | Berechnung |
|---|---|---|
| Gesamtzahl Stockwerke | Anzahl der Stockwerke im Büro. | Anzahl der Stockwerke mit Schreibtischbelegung plus die Summe ihrer Schreibtischkapazität. |
| Belebtestes Stockwerk | Stockwerk mit der höchsten durchschnittlichen Belegung. Zeigt den Namen, besetzte Schreibtische vs. Kapazität und den Prozentsatz. | Stockwerk mit dem höchsten Belegungsprozentsatz im gewählten Zeitraum. |
| Leerstes Stockwerk | Stockwerk mit der niedrigsten durchschnittlichen Belegung – oft eine Möglichkeit zur Konsolidierung. | Stockwerk mit dem niedrigsten Belegungsprozentsatz im gewählten Zeitraum. |
Diagramme
| Diagramm | Was es zeigt | Berechnung |
|---|---|---|
| Wöchentliche Stockwerksbelegung | Durchschnittliche Schreibtischbelegung % pro Wochentag für das gewählte Stockwerk. | Durchschnittliche Belegung %, gruppiert nach Wochentag und gefiltert nach Stockwerk. |
| Belegungstrend pro Stockwerk | Wie sich die Belegung des gewählten Stockwerks im Vergleich zum Durchschnitt aller Stockwerke über die Zeit entwickelt. | Tägliche Belegung % für das gewählte Stockwerk vs. Durchschnitt aller Stockwerke. |
| Stündliche Auslastung des Stockwerkes | Heatmap (Wochentag × Stunde) für das gewählte Stockwerk. | Belegung des Stockwerks nach Wochentag und Stunde. Umschaltbar zwischen Kapazität % und Anzahl Schreibtische. |
| Stockwerk- & Bereichsübersicht | Aufklappbare Liste der Stockwerke und Bereiche mit Belegung, besetzten Schreibtischen vs. Kapazität und einer Kapazitätsleiste. | Besetzte Schreibtische ÷ Kapazität × 100 pro Stockwerk und Bereich. Die Balken nutzen die Farben Unterbelegt, Erwartet und Nahe Kapazität. |
7. Dashboard Schreibtischbelegung
Dieses Dashboard beantwortet die Frage: Wie effizient werden unsere Schreibtische genutzt und wie viele stehen leer? Es zeigt die Auslastung auf Schreibtischebene basierend auf der Erkennung zugeordneter Monitore.
Datenquelle: Nur zugeordnete Monitore
KPIs
| Kennzahl | Bedeutung | Berechnung |
|---|---|---|
| Aktive Schreibtische | Wie viele Schreibtische im Zeitraum mindestens einmal belegt waren. Beschriftung: im Zeitraum belegt. | Anzahl der Schreibtische mit belegtem Status im gewählten Zeitraum. |
| Ø Auslastungsrate | Durchschnittlicher Anteil der genutzten Schreibtischkapazität. Beschriftung: aller Schreibtische. | Durchschnittliche Belegung % aller Schreibtische im gewählten Zeitraum. |
| Ø Belegungsdauer | Wie lange ein Schreibtisch typischerweise belegt ist, wenn er genutzt wird. Beschriftung: Stunden / Belegung. | Durchschnittliche Dauer der Schreibtischbelegungen in Stunden. |
| Täglich ungenutzte Schreibtische | Schreibtische, die ungenutzt bleiben. Beschriftung: nie belegt. | Schreibtische, die im gewählten Zeitraum nie belegt waren. |
| Spitzenbelegung | Höchste Anzahl gleichzeitig belegter Schreibtische. Beschriftung: geschäftigste Stunde. | Maximal gleichzeitig belegte Schreibtische im gewählten Zeitraum. |
Diagramme
| Diagramm | Was es zeigt | Berechnung |
|---|---|---|
| Schreibtischbelegung – Verlauf | Täglicher Trend der Schreibtischauslastung im gewählten Zeitraum. | Tägliche Belegung % der Schreibtische über die Zeit. |
| Schreibtischauslastung nach Tag | Durchschnittliche Schreibtischauslastung pro Wochentag. | Durchschnittliche Belegung %, gruppiert nach Wochentag. |
| Stündliche Schreibtischbelegung | Heatmap (Wochentag × Stunde) der Schreibtischnutzung. | Schreibtischbelegung nach Wochentag und Stunde. Umschaltbar zwischen Kapazität % und Anzahl Schreibtische. |
8. Voraussetzungen für genaue Daten
Für zuverlässige Analytics zur Belegung stelle sicher, dass:
- Mitarbeitende deskbird Dock auf ihren Arbeitsgeräten installiert und aktiv haben.
- Die Anwesenheit im Büro-Netzwerk unter Admin > deskbird Intelligence > Büroerkennung konfiguriert ist.
- Für Stockwerk- und Schreibtischkennzahlen Monitore auf einem veröffentlichten Grundriss unter Admin > deskbird Intelligence > Ressourcen-Erkennung Schreibtischen zugeordnet sind.
- Genügend Zeit vergangen ist, damit Anwesenheitsdaten im gewählten Zeitraum gesammelt werden konnten.
Wurde noch nie eine Anwesenheit erkannt, zeigen die Dashboards Analytics zur Belegung nicht verfügbar an. Ist der gewählte Zeitraum einfach ruhig, zeigen einzelne Widgets Keine Daten für diesen Zeitraum, während der Rest der Seite weiterhin funktioniert.
9. Tipps zum Lesen der Dashboards
- Starte mit der Auslastung des Büros für den Überblick und gehe dann bei Platzentscheidungen ins Detail zu Stockwerk und Schreibtisch.
- Verwende für die Planung einen längeren Zeitraum, zum Beispiel den letzten Monat; nutze kürzere Zeiträume, um eine bestimmte Woche zu untersuchen.
- Niedrige Ressourcenauslastung in Kombination mit gesunder täglicher Anwesenheit bedeutet meist, dass Leute vor Ort sind, aber nicht an gemeldete Monitore angeschlossen sind. Prüfe die Monitor-Zuordnung, bevor du Rückschlüsse auf die Schreibtischnachfrage ziehst.
- Anwesenheitsdauer hilft, Ganztagsarbeiter von kurzen Drop-in-Besuchen zu unterscheiden – das ist wichtig, wenn du das Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitenden planst.
- Die unter den Diagrammen angezeigten Erkenntnisse fassen dieselben Daten automatisch zusammen – sie fügen keine separate Datenquelle hinzu.
10. Dashboards als PDF exportieren
Alle drei Dashboards – Auslastung des Büros, Auslastung des Stockwerkes und Schreibtischbelegung – können als PDF exportiert werden. So kannst du Ergebnisse ganz einfach mit Stakeholdern teilen oder für deine Unterlagen speichern, ohne Screenshots zu machen oder Zahlen von Hand zu übertragen.
- Öffne Intelligence > Dock-Analyse und wähle das Dashboard aus, das du exportieren möchtest.
- Setze die Filter Büros und Datumsbereich, damit das Dashboard genau die Daten anzeigt, die du teilen willst.
- Klicke auf die PDF-Export-Schaltfläche im Dashboard.
Das PDF erfasst das Dashboard so, wie es aktuell auf dem Bildschirm angezeigt wird – inklusive der gesetzten Filter, des gewählten Datumsbereichs und der ausgewählten Büros:
- Diagramme werden als Diagramme dargestellt, nicht als Rohdaten.
- Ein Kopfbereich zeigt den Dashboard-Namen, die verwendeten Filter und den Export-Zeitpunkt, damit die Empfänger genau wissen, was sie sehen.
💡 Tipp: Überprüfe die Filter vor dem Export. Das PDF enthält nur das, was das Dashboard im Moment des Exports anzeigt.
11. FAQs
Die Belegungs-Analytics basiert auf der tatsächlichen Anwesenheit, die von deskbird Dock über das Büro-Netzwerk und gemappte Monitore erkannt wird. Buchungsdaten werden nicht verwendet.
Die Büroanwesenheit umfasst alle, die im Büro-Netzwerk oder an einem gemappten Monitor erkannt werden. Die Auslastung von Schreibtisch und Stockwerk zählt nur Geräte an gemappten Monitoren. Wenn die Monitor-Zuordnung unvollständig ist, werden die Schreibtischwerte niedriger als die Büroanwesenheit ausfallen.
Die Portfolio-Übersicht berechnet die Belegung anders: Eine Person wird erst nach 60 Minuten im Büro gezählt, Cold Desks werden nur unter den gemappten Schreibtischen berücksichtigt und es gelten eigene Statusbereiche (Unterbelegt unter 50 %, Gesund 50 % bis 80 %, Nahe Kapazität 80 % bis 100 %, Über Kapazität über 100 %). Nutze die Portfolio-Übersicht, um Büros miteinander zu vergleichen, und diese Dashboards für stündliche Muster innerhalb eines Büros. Siehe deskbird Intelligence: Portfolio-Übersicht.
Dock zählt erkannte Geräte. In der Praxis entspricht das meist ziemlich genau der Anzahl der anwesenden Personen, aber jemand mit mehreren Geräten oder jemand, der ohne laufendes Dock anwesend ist, kann kleine Abweichungen verursachen.
Nein. Diese Dashboards zeigen nur aggregierte Belegung an, einzelne Identitäten werden nie angezeigt.
Die angezeigten Zahlen ändern sich, aber die Farbskala spiegelt immer die Kapazität in % wider. So bleiben Muster zwischen Büros und Stockwerken unterschiedlicher Größe vergleichbar.
Geschlossene Wochentage aus den Öffnungszeiten des Büros und Feiertage werden bei den täglichen Trends, wo relevant, ausgeschlossen, damit sie die Wochendurchschnitte nicht nach unten ziehen.
Exportiere das Dashboard als PDF und teile die Datei. Der Kopfbereich enthält den Dashboard-Namen, die verwendeten Filter und den Export-Zeitpunkt, sodass der Bericht für sich verständlich ist.