deskbird Intelligence: Portfolio-Übersicht – deskbird Help Center

Desks Professional und höher oder Dock Plus

Portfolio-Übersicht zeigt alle deine Büros auf einen Blick: wie voll jedes Büro ist, wie viele Schreibtische an einem durchschnittlichen Tag leer bleiben und welche Stockwerke und Bereiche untergenutzt sind. Sie ist gemacht für Immobilien-Reviews, Vertragsverlängerungen, Budgetplanung und Konsolidierungsprojekte – du musst also keine Berichte mehr für jedes Büro einzeln erstellen. Alle Zahlen basieren auf der tatsächlichen Anwesenheit, die von deskbird Dock erkannt wird, nicht auf Buchungen, und sie werden jede Nacht aktualisiert.

Bevor du startest
Wo du die Portfolio-Übersicht findest
KPI-Karten und Status
Büros vergleichen und exportieren
In ein Büro zoomen
So werden die Zahlen berechnet
Grenzen und Hinweise zu den Daten
FAQs

1. Bevor du startest

Plan: Die Portfolio-Übersicht ist Teil von deskbird Intelligence, das in Desks Professional und höher enthalten ist und auch als eigenständiges Abonnement verfügbar ist. Siehe Feature Availability.
Rolle: Globale Admins, Office Admins und User mit einer benutzerdefinierten Rolle, die die Berechtigung Office Analytics anzeigen enthält, können die Seite öffnen. Office Admins und benutzerdefinierte Rollen sehen nur die ihnen zugewiesenen Büros. Benutzerdefinierte Rollen werden unter Admin > User Management: Rollen & Berechtigungen in der Gruppe Analytics-Berechtigungen eingerichtet.
Büroerkennung: Ein Büro erscheint erst in den Zahlen, nachdem deskbird Dock dort Personen erkannt hat. Richte für jedes Büro, das du einbeziehen möchtest, die Büroerkennung ein.
Schreibtische mit Monitoren verknüpft: Cold Desks, untergenutzte Bereiche sowie die Aufschlüsselung nach Stockwerk und Bereich berücksichtigen nur Schreibtische, denen ein Monitor zugeordnet ist. Siehe Ressourcen-Erkennung.

💡 Tipp: Je mehr Schreibtische du Monitoren zuordnest, desto detaillierter werden die Daten zu Stockwerken, Bereichen und leeren Schreibtischen. Die durchschnittliche Belegung funktioniert auch ohne zugeordnete Schreibtische.

2. Wo du die Portfolio-Übersicht findest

Gehe zu Intelligence > Portfolio-Übersicht.
Wähle oben auf der Seite einen Zeitraum mit dem Datumswähler: Letzte Woche, Letzter Monat, Letzte 3 Monate, Letztes Jahr oder Benutzerdefinierter Zeitraum (bis zu 366 Tage).

Der Datumswähler steuert alle Zahlen auf der Seite, auch auf den Büro-Seiten. Jeder Zeitraum endet mit gestern, da die Daten einmal pro Nacht aktualisiert werden.

3. KPI-Karten und Status

Vier Karten oben auf der Seite fassen alle Büros zusammen, die du sehen kannst:

Getrackte Büros: Die Anzahl der Büros, die im gewählten Zeitraum Erkennungsdaten gesendet haben, von allen Büros (zum Beispiel 10/151), und wie viele aktive Schreibtische diese Büros haben.
Durchschnittliche Belegung: Wie viele Personen an einem durchschnittlichen Öffnungstag ins Büro kamen, im Verhältnis zur Anzahl der Schreibtische, mit dem Status des gesamten Portfolios. 70 % bedeutet 70 Personen auf 100 Schreibtische. Der Wert kann über 100 % liegen.
Cold Desks: Wie viele zugeordnete Schreibtische an einem durchschnittlichen Öffnungstag von niemandem mindestens 60 Minuten genutzt wurden. Das sind Schreibtische, für die du zahlst, die aber nicht genutzt werden.
Untergenutzte Bereiche: Die Anzahl der Bereiche, in denen mehr als die Hälfte der zugeordneten Schreibtische leer bleiben.

Jedes Büro, Stockwerk und jeder Bereich erhält einen Status basierend auf der Belegung:

Status	Belegung	Bedeutung
Untergenutzt	Unter 50 %	Weniger als die Hälfte der Schreibtische wird an einem durchschnittlichen Tag benötigt.
Gesund	50 % bis 80 %	Typische Nutzung mit Luft nach oben.
Nahe Kapazität	80 % bis 100 %	Viel los, mit wenig freier Kapazität an einem durchschnittlichen Tag.
Über Kapazität	Über 100 %	Es kommen mehr Personen als es Schreibtische gibt.

Wenn in keinem deiner Büros Schreibtische Monitoren zugeordnet sind, sind die Karten Cold Desks und Untergenutzte Bereiche ausgegraut und es erscheint ein Hinweis, Schreibtische zuzuordnen.

4. Büros vergleichen und exportieren

Unter den KPI-Karten vergleicht das Diagramm Belegung vergleichen die Büros Tag für Tag im gewählten Zeitraum:

Standardmäßig zeigt es den Gesamtdurchschnitt aller Büros, das Büro mit der höchsten Belegung (HOCH) und das mit der niedrigsten (NIEDRIG).
Klicke auf Büro hinzufügen, um bis zu 5 weitere Büros mit dem Durchschnitt zu vergleichen.
Eine kurze Zusammenfassung unter dem Diagramm beschreibt, wie sich der Durchschnitt im Zeitraum entwickelt hat.

Im Abschnitt Büros kannst du zwischen Karten und Tabelle wechseln. Die Tabelle zeigt die Spalten Büro, Stadt, Durchschnittliche Belegung, Gesamte Schreibtische und Cold Desks, und der Belegungsbalken ist nach Status eingefärbt. Wenn nur einige Schreibtische eines Büros zugeordnet sind, zeigt die Tabelle auch, wie viele zugeordnet sind.

Suche: Gib einen Büronamen ein, um die Liste einzugrenzen.
Filter: Zeige nur Büros mit einem bestimmten Status.
Sortieren: Sortiere die Büros nach durchschnittlicher Belegung, Name, Stadt, Gesamtzahl der Schreibtische oder Cold Desks.
Exportieren: Klicke oben auf der Seite auf Exportieren, um den Druckdialog deines Browsers zu öffnen und die Seite als PDF für ein Meeting oder einen Bericht zu speichern.

⚠️ Wichtig: Büros ohne Erkennungsdaten werden mit einem Hinweis zur Einrichtung der Büroerkennung markiert. Sie werden erst gezählt, wenn deskbird Dock dort Personen erkennt.

5. In ein Büro zoomen

Klicke auf ein Büro, um die Details zu öffnen (Zurück bringt dich wieder zum Portfolio). Im Kopfbereich siehst du den Status und die Belegung (zum Beispiel Gesund | 72 %), die Stadt sowie die Anzahl der Stockwerke und Schreibtische. Darunter findest du:

Wöchentliche Belegung: Die durchschnittliche Belegung pro Wochentag, Montag bis Freitag, mit einer Zusammenfassung des geschäftigsten und ruhigsten Tages. Nutze das, um Ankertage festzulegen oder an ruhigen Tagen Schreibtische freizugeben.
Belegungstrend: Die Belegung des Büros Tag für Tag, im Vergleich zu Durchschn. alle Büros (die Büros, die du sehen kannst). Die Zusammenfassung zeigt, wie viele Punkte das Büro über oder unter dem Durchschnitt liegt.
Stockwerk- & Bereichsaufschlüsselung: Belegung, gesamte Schreibtische und Cold Desks pro Stockwerk. Klappe ein Stockwerk aus, um die Bereiche zu sehen, und nutze Suche, Filter und Sortierung wie in der Büroliste. Büros ohne zugeordnete Schreibtische zeigen stattdessen einen Hinweis zum Zuordnen an.

💡 Tipp: In der Stockwerk- & Bereichsaufschlüsselung basiert die Spalte Durchschnittliche Belegung nur auf zugeordneten Schreibtischen (Schreibtischnutzung, siehe Abschnitt 6). Sie kann daher von der Belegung im Kopfbereich abweichen.

Für stündliche Muster und Details auf Schreibtisch-Ebene im selben Büro klicke oben rechts auf Auslastung des Büros. Das öffnet die Dock-Analyse.

6. So werden die Zahlen berechnet

Die Portfolio-Übersicht summiert die Daten Tag für Tag und teilt dann. Es werden nie Prozentsätze gemittelt, sodass ein großes Büro mehr zählt als ein kleines und ein geschäftiger Montag auch wirklich als geschäftig zählt. Es zählen nur Öffnungstage (laut Öffnungszeiten des Büros).

Person im Büro: Jemand, dessen Gerät von deskbird Dock mindestens 60 Minuten an diesem Tag im Büro erkannt wurde – im Büro-Netzwerk oder am Monitor angedockt. Jedes Gerät zählt einmal pro Tag.
Durchschnittliche Belegung: Alle Person-im-Büro-Tage geteilt durch alle aktive-Schreibtisch-Tage. Aktive Schreibtische sind Flex-Schreibtische, die an dem Tag buchbar waren, mit oder ohne Monitor. Der Wert ist nicht auf 100 % begrenzt.
Cold Desks: Zugeordnete Schreibtische, die innerhalb der Öffnungszeiten an keinem Tag mindestens 60 Minuten genutzt wurden, gemittelt über die Tage, an denen das Büro zugeordnete Schreibtische hatte. Die Zählung beginnt mit dem ersten Dock-Signal des Büros.
Schreibtischnutzung (Stockwerke und Bereiche): Genutzte zugeordnete Schreibtisch-Tage geteilt durch zugeordnete Schreibtisch-Tage, maximal 100 %. Ein Bereich mit weniger als 50 % Schreibtischnutzung gilt als untergenutzt.

Beispiel für einen Öffnungstag in einem Büro mit 100 Schreibtischen:

Büro-Setup	Daten an dem Tag	Durchschnittliche Belegung	Cold Desks	Stockwerke und Bereiche
Keine Erkennung	Keine	Wird nicht gezählt	Wird nicht gezählt	Wird nicht gezählt
Nur Büroerkennung	70 Personen für 1 Stunde oder mehr	70 %	Keine (keine zugeordneten Schreibtische)	Hinweis zum Zuordnen
Teilweise zugeordnet	70 Personen, 40 Schreibtische zugeordnet, 30 genutzt	70 %	10	75 % Schreibtischnutzung
Vollständig zugeordnet	62 Personen, 100 Schreibtische zugeordnet, 55 genutzt	62 %	45	55 % Schreibtischnutzung

💡 Tipp: Die durchschnittliche Belegung nutzt die Büroerkennung und erfasst so alle Personen im Büro. Cold Desks sowie die Zahlen zu Stockwerken und Bereichen nutzen zugeordnete Monitore und beziehen sich daher nur auf zugeordnete Schreibtische.

7. Grenzen und Hinweise zu den Daten

Täglich, nicht live: Die Daten werden jede Nacht aktualisiert und enden immer mit gestern.
Anwesenheit, nicht Buchungen: Buchungen und Check-ins werden nicht verwendet.
Nur Schreibtische: Meetingräume und Parkplätze sind nicht enthalten.
Kurzbesuche: Aufenthalte unter 60 Minuten werden weder für Personen noch für Schreibtische gezählt.
Wechselnde Schreibtischzahlen: Jeder Tag behält die Schreibtischzahl, die er hatte. Schreibtische, die du hinzufügst oder entfernst, ändern die Zahlen ab diesem Tag.
Zuordnungsstatus: Die Anzahl der zugeordneten Schreibtische in der Bürotabelle zeigt immer den heutigen Stand, während Cold Desks den gewählten Zeitraum abdecken.
Inaktive Büros: Ein Büro fällt 2 Monate nach dem letzten Erkennungssignal aus den Zahlen heraus.
Neue Unternehmen: Zahlen erscheinen ab dem ersten Tag der Erkennung und füllen sich, sobald Daten eintreffen. Ein kurzer Hinweis auf der Seite zeigt den Fortschritt, bis 2 volle Wochen Daten vorhanden sind.

8. FAQs

Prüfe Folgendes:

Dein Unternehmen hat deskbird Intelligence (Desks Professional und höher oder ein eigenständiges Abonnement).
Du bist Global Admin oder Office Admin oder deine benutzerdefinierte Rolle enthält die Berechtigung Office Analytics anzeigen.

Es werden nur Büros gezählt, in denen deskbird Dock im gewählten Zeitraum Personen erkannt hat. Prüfe, ob die Büroerkennung für das Büro eingerichtet ist und ob die Personen dort die deskbird Dock App installiert haben. Büros fallen außerdem 2 Monate nach dem letzten Erkennungssignal aus den Zahlen. Wenn du Office Admin bist, siehst du nur die Büros, die du verwaltest.

Beide Zahlen benötigen Schreibtische mit zugeordnetem Monitor. Ordne Monitore in der Ressourcen-Erkennung zu. Die Zahlen füllen sich ab der ersten Nacht, nachdem die zugeordneten Schreibtische Daten senden.

Die durchschnittliche Belegung vergleicht die Personen im Büro mit der Anzahl der Schreibtische. Wenn mehr Personen kommen als es Schreibtische gibt (zum Beispiel weil Leute in Meetingräumen oder Lounges arbeiten), liegt der Wert über 100 % und das Büro wird als Über Kapazität markiert.

Portfolio-Übersicht und Dock-Analyse berechnen die Belegung unterschiedlich und nutzen verschiedene Farbbereiche. Zum Beispiel zählt die Portfolio-Übersicht Cold Desks nur unter zugeordneten Schreibtischen und eine Person erst nach 60 Minuten im Büro. Nutze die Portfolio-Übersicht, um Büros miteinander zu vergleichen, und die Dock-Analyse für stündliche Muster in einem Büro.

Die Portfolio-Übersicht wird einmal pro Nacht aktualisiert. Jeder Zeitraum endet mit gestern.

Nein. Alle Zahlen basieren auf der Anwesenheit, die von deskbird Dock erkannt wird. Ein gebuchter Schreibtisch, der nicht genutzt wird, zählt als Cold Desk, und eine Person, die ohne Buchung kommt, zählt trotzdem zur Belegung.