Benutzerdefinierte Dashboards

Desks Professional und höher oder Dock Plus

Custom dashboards ermöglichen es Global Admins, individuelle Analytics-Dashboards zu erstellen, indem sie einfach beschreiben, was sie wissen möchten. Der KI-Assistent von deskbird verwandelt eine Frage in Alltagssprache in ein fertiges Dashboard mit KPIs, Diagrammen und Tabellen – basierend auf den Buchungs-, Planungs- und Auslastungsdaten des Unternehmens. Keine Exporte, keine Tabellen und kein Warten darauf, dass jemand anderes den Bericht erstellt. Custom dashboards sind Teil von deskbird Intelligence und stehen Global Admins mit Desks Professional, Desks Enterprise und Dock Plus zur Verfügung.

1. Bevor du startest
2. Wo du Custom dashboards findest
3. Ein Dashboard mit dem Assistenten erstellen
4. Ein Dashboard mit dem Assistenten verfeinern
5. Dashboards umbenennen, kopieren, favorisieren und löschen
6. Ein Dashboard mit anderen Global Admins teilen
7. Verfügbare Daten und Widget-Typen
8. Einschränkungen
9. FAQs

1. Bevor du startest

• Rolle: Nur Global Admins können Custom dashboards öffnen. Andere Admin-Rollen und Mitarbeitende sehen es nicht. Siehe Systemrollen und Berechtigungen.
• Plan: Das Unternehmen benötigt Desks Professional, Desks Enterprise oder Dock Plus.
• Datenschutz-Einrichtung: Custom dashboards sind noch nicht für Unternehmen mit bestimmten Datenschutz-Einstellungen verfügbar, zum Beispiel Datenschutz auf Gruppenebene. Siehe Sichtbarkeit und Datenschutz-Einstellungen (User und Gruppen).
• Datenumfang: Der Assistent nutzt nur Daten aus dem Unternehmen, zu dem der Global Admin gehört.
• Nur-Lesen: Der Assistent kann Daten nur lesen und visualisieren. Er kann keine Buchungen erstellen, stornieren oder ändern, keine Einstellungen ändern und keine Daten überschreiben.
• Präsenzdaten: Fragen zur tatsächlichen, erkannten Anwesenheit können nur beantwortet werden, wenn das Unternehmen deskbird Dock oder netzwerkbasierte Büroerkennung nutzt. Siehe deskbird Dock: Übersicht & Einrichtung.

2. Wo du Custom dashboards findest

1. Wechsle unten links in der Navigation zu Intelligence.
2. Klicke auf Custom dashboards.

Custom dashboards findest du neben den vorgefertigten Analytics-Seiten von deskbird, wie zum Beispiel Office Analytics, Workforce Analytics und Dock-Analyse.

Auf der Seite werden alle Dashboards angezeigt, die für den Global Admin verfügbar sind. Mit den Tabs oberhalb der Liste kannst du die Anzeige eingrenzen:

• Alle: Alle eigenen Dashboards plus alle Dashboards, die mit Global Admins geteilt wurden.
• Deine: Dashboards, die vom aktuellen Global Admin erstellt wurden.
• Mit dir geteilt: Dashboards, die andere Global Admins geteilt haben.
• Favoriten: Dashboards, die als Favorit markiert wurden.

Die Liste zeigt den Dashboard-Namen (Dashboards), den Autor (Erstellt von) und, wer es sehen kann (Zugriff anzeigen). Klicke auf einen Dashboard-Namen, um es zu öffnen.

3. Ein Dashboard mit dem Assistenten erstellen

1. Gehe zu Intelligence > Custom dashboards.
2. Klicke auf Dashboard erstellen. Das Assistent-Panel öffnet sich.
3. Gib eine Frage zu Workplace-Daten in das Feld Nachricht eingeben... ein oder wähle einen der Vorgeschlagenen Prompts, zum Beispiel Zeige die Schreibtischauslastung nach Büro für die letzten 30 Tage oder Welche Büros waren letzten Monat am vollsten?
4. Sende die Nachricht ab.
5. Wenn die Frage zu allgemein oder unklar ist, stellt der Assistent zunächst eine Rückfrage, statt zu raten. Beantworte diese, um fortzufahren.
6. Sobald die Anfrage klar ist, entscheidet der Assistent, wie viele Widgets und welche Widget-Typen benötigt werden, um sie zu beantworten, und baut das Dashboard.

Das neue Dashboard erscheint unter Custom dashboards im Tab Deine.

💡 Tipp: Je konkreter die Frage, desto präziser das Dashboard. Nenne den Zeitraum, die Büros oder Stockwerke, den Ressourcentyp (zum Beispiel Schreibtische oder Parkplätze) und was gemessen werden soll. Frage zum Beispiel statt Zeig mir Buchungen lieber Vergleiche Schreibtischbuchungen und No-Shows pro Büro in den letzten 3 Monaten.

Der Assistent antwortet in der Sprache, in der die Frage gestellt wurde. Widget-Texte wie Titel, Legenden und Achsenbeschriftungen werden standardmäßig auf Englisch erstellt. Um sie in einer anderen Sprache zu erhalten, bitte den Assistenten explizit darum, zum Beispiel Zeige alle Widget-Titel auf Deutsch.

⚠️ Wichtig: Der KI-Assistent kann Fehler machen. Überprüfe wichtige Zahlen, zum Beispiel mit den vorgefertigten Analytics-Seiten, bevor du Entscheidungen darauf aufbaust.

4. Ein Dashboard mit dem Assistenten verfeinern

Nachdem das Dashboard erstellt wurde, bleibt die Unterhaltung mit dem Assistenten offen, sodass du das Dashboard Schritt für Schritt weiter anpassen kannst:

1. Beschreibe die gewünschte Änderung im Chat mit dem Assistenten, zum Beispiel:
   • Mach aus dem Balkendiagramm ein Liniendiagramm
   • Zeige nur die Büros Berlin und München
   • Füge die Stornorate pro Woche hinzu
2. Alternativ kannst du auch einem Vorschlag des Assistenten für eine tiefere Analyse folgen.
3. Überprüfe die vorgeschlagenen Änderungen an den bestehenden Widgets.
4. Bestätige die Änderungen einzeln oder alle auf einmal. Das Dashboard wird erst nach der Bestätigung aktualisiert.

💡 Tipp: Um größere Änderungen auszuprobieren, ohne das Original zu verändern, kopiere das Dashboard zuerst (siehe Dashboards umbenennen, kopieren, favorisieren und löschen) und passe die Kopie an.

5. Dashboards umbenennen, kopieren, favorisieren und löschen

Direkt im Dashboard, ohne den Assistenten:

• Dashboard umbenennen: Bearbeite den Dashboard-Titel.
• Widget umbenennen: Bearbeite den Titel eines einzelnen Widgets.
• Widget entfernen: Lösche ein einzelnes Widget aus dem Dashboard.

In der Liste unter Custom dashboards, mit den Icons am Ende jeder Zeile:

• Favorit (Herz-Icon): Markiert das Dashboard als Favorit. Es erscheint dann auch im Tab Favoriten.
• Kopieren (Kopier-Icon): Erstellt eine Kopie des gesamten Dashboards, zum Beispiel um Änderungen in einer zweiten Version zu testen.
• Löschen (Papierkorb-Icon): Entfernt das Dashboard.

Alle anderen Änderungen, wie Diagrammtypen, Metriken, Filter oder das Hinzufügen von Widgets, erfolgen über den Assistenten (siehe Ein Dashboard mit dem Assistenten verfeinern). Die Widget-Größen passen sich automatisch an den Bildschirm an und können nicht manuell geändert werden.

6. Ein Dashboard mit anderen Global Admins teilen

Jedes Dashboard hat eine von zwei Zugriffsstufen:

• Privat: Nur der Ersteller kann das Dashboard sehen.
• Global Admins: Alle Global Admins des Unternehmens können das Dashboard sehen.

Um ein privates Dashboard zu teilen, stelle den Zugriff auf Global Admins um. Andere Global Admins finden es dann im Tab Mit dir geteilt und in der Spalte Zugriff anzeigen steht Global Admins.

⚠️ Wichtig: Dashboards können nicht mit bestimmten Personen, einer Teilmenge von Admins, anderen Admin-Rollen oder Mitarbeitenden geteilt werden.

7. Verfügbare Daten und Widget-Typen

Der Assistent kann Fragen auf Basis folgender Daten beantworten:

Buchungen – wer bucht was, wann und wie:

• Anzahl der Buchungen und Anzahl der einzigartigen Personen, die gebucht haben
• Wahrgenommene Buchungen (eingecheckt oder abgeschlossen)
• No-Shows, die automatisch durch die Check-in-Richtlinie freigegeben wurden
• Stornorate (vom User storniert oder automatisch freigegeben)
• Durchschnittliche Buchungsvorlaufzeit (Tage im Voraus gebucht) und durchschnittliche Buchungsdauer

Beispielfragen: Wie viele Buchungen hatten wir letzten Monat?, Wie hoch ist unsere No-Show-Rate?, Wer sind unsere Top-Schreibtischbucher?

Auslastung – Kapazität, Belegung und Platzoptimierung pro Büro, Stockwerk oder Schreibtisch:

• Auslastung: Anteil der verfügbaren Bürozeiten, die gebucht wurden
• Anzahl der aktiven Schreibtische und wie viele davon mindestens einmal oder nie gebucht wurden
• Anteil der Bürotage, an denen eine Ressource mindestens einmal gebucht wurde

Beispielfragen: Welches Büro hat die höchste Schreibtischauslastung?, Wie viel Prozent unserer Schreibtische werden nie gebucht?, Wie unterscheidet sich die Schreibtischauslastung auf den einzelnen Stockwerken?

Planung – geplante Anwesenheit und hybride Arbeitsmuster, unabhängig davon, ob eine Buchung gemacht wurde:

• Anzahl der Personen, die ihre Woche planen
• Geplante Tage (Halbtagspläne zählen als halber Tag)
• Bürotage, die mit einer Schreibtischbuchung geplant wurden, und Bürotage, die ohne Buchung geplant wurden

Beispielfragen: Wie viele Personen haben letzte Woche Homeoffice vs. Büro geplant?, Welche Tage sind am beliebtesten für Bürotage?, Wie viele Mitarbeitende haben einen Bürotag geplant, ohne einen Schreibtisch zu buchen?

Präsenz – nur für Unternehmen, die deskbird Dock oder netzwerkbasierte Büroerkennung nutzen:

• Durchschnittliche und maximale Anzahl an Geräten, die gleichzeitig im Büro erkannt wurden
• Belegung als Anteil der gesamten Schreibtischkapazität und Belegung von Schreibtischen mit Präsenz-Erkennung
• Schreibtische mit Präsenz-Erkennung, die keinerlei Aktivität registriert haben
• Durchschnittliche Zeit, die ein Gerät ununterbrochen im Büro angedockt war

Beispielfragen: Wie hoch ist unsere maximale stündliche Belegung an Mittwochen?, Welche Schreibtische mit Präsenz-Erkennung werden nie genutzt?, Wie lange bleiben Personen typischerweise an ihren Schreibtischen angedockt?

Je nach Frage nutzt der Assistent diese Widget-Typen:

• KPI-Kacheln und KPI-Zeilen
• Balkendiagramme und gestapelte Balkendiagramme
• Liniendiagramme
• Ranglisten
• Tabellen und Baumtabellen
• Heatmaps

8. Einschränkungen

• Kein Export: Dashboards können nicht als CSV, XLSX oder PDF exportiert werden. Für Rohdaten-Exporte siehe Exporte.
• Teilen: Nur privat oder mit allen Global Admins. Kein Teilen mit bestimmten Personen oder Mitarbeitenden.
• Metriken: Der Assistent arbeitet mit den oben aufgeführten Standardmetriken und Filtern von deskbird. Andere Filter und Berechnungen können nicht in einem Dashboard angezeigt werden, aber der Assistent kann im Chat trotzdem Fragen dazu beantworten.
• Keine interaktiven Filter: Dashboards haben keine Filtersteuerung. Um Filter zu ändern, frage den Assistenten.
• Manuelle Bearbeitung: Beschränkt auf das Umbenennen des Dashboards, das Umbenennen von Widgets und das Entfernen von Widgets. Widgets können nicht manuell in der Größe angepasst werden.
• Genehmigungen: Jede vom Assistenten vorgeschlagene Änderung muss vor der Anwendung genehmigt werden.
• Privatsphäre-Einstellungen: Noch nicht verfügbar für Unternehmen mit bestimmten Privatsphäre-Einstellungen, wie z. B. Privatsphäre auf Gruppenebene.
• Kein Abfrageverlauf: Es gibt kein Protokoll der an den Assistenten gestellten Fragen.
• Personenbezogene Daten: Je nach Frage können Dashboards Daten zu einzelnen Personen anzeigen (zum Beispiel Top-Bucher). Es gibt keinen anonymisierten oder ausschließlich aggregierten Modus. Prüfe interne Datenschutzanforderungen, wie z. B. Betriebsvereinbarungen, bevor du solche Dashboards nutzt oder teilst.

9. FAQs