Belegungs-Analytics zeigt, wie deine Büros tatsächlich genutzt werden – basierend auf der echten Anwesenheit, die durch deskbird Dock erkannt wird, und nicht nur auf Buchungen. Die Dashboards unter Intelligence > Dock Analytics unterteilen dies in drei Ansichten – Büro, Etage und Desk – damit Teams für Flächen, Facility und Arbeitsplatz sehen können, wo Kapazitäten unter Druck stehen, wo sie ungenutzt bleiben und wann die echten Stoßzeiten sind.
- Wer Zugriff auf Belegungs-Analytics hat
- Wie die Daten erfasst werden
- Filter, die für jedes Dashboard gelten
- Prozente vs. absolute Zahlen
- Bürobelegungs-Dashboard
- Etagenbelegungs-Dashboard
- Desk-Belegungs-Dashboard
- Voraussetzungen für genaue Daten
- Tipps zum Lesen der Dashboards
- FAQs
1. Wer Zugriff auf Belegungs-Analytics hat
Belegungs-Analytics steht Admins und Office Admins zur Verfügung, wenn Dock Analytics für das Unternehmen aktiviert ist.
Du findest es unter Intelligence > Dock Analytics. Es gibt drei Dashboards:
- Bürobelegung – wie voll das Büro insgesamt ist
- Etagenbelegung – wie sich die Nutzung auf Etagen und Bereiche verteilt
- Desk-Belegung – wie effizient einzelne Desks genutzt werden
2. Wie die Daten erfasst werden
Alle Kennzahlen stammen aus deskbird Dock-Anwesenheitsereignissen. Wenn das Laptop eines Mitarbeiters im Büro erkannt wird, registriert Dock ein anonymes Anwesenheitssignal.
| Datenquelle | Was erkannt wird | Wofür es genutzt wird |
|---|---|---|
| Büro-Netzwerk | Geräte, die mit einem bekannten Büro-Netzwerk verbunden sind | Anwesenheit auf Büro-Ebene – wie viele Personen vor Ort sind |
| Zuordnete Monitore | Geräte, die an Monitore angeschlossen sind, die auf dem Grundriss Desks zugeordnet sind | Desk-, Bereichs- und Etagen-Nutzung – welche Desks und Etagen genutzt werden |
Für Anwesenheitskennzahlen zählt ein erkanntes Gerät als ein Mitarbeiter.
🔒 Datenschutz: Belegungs-Analytics zeigt nur aggregierte Kennzahlen. Einzelne Mitarbeitende werden in diesen Dashboards nicht angezeigt.
3. Filter, die für jedes Dashboard gelten
Jede Kennzahl und jedes Diagramm berücksichtigt die Filter oben auf der Seite:
- Büros – Daten für ein oder mehrere Büros (Bürobelegung) oder für ein einzelnes Büro (Etagen- und Desk-Belegung) anzeigen
- Datumsbereich – letzte 7 Tage, letzter Monat, letztes Jahr oder ein benutzerdefinierter Zeitraum
Wenn du den Datumsbereich änderst, werden alle Zahlen auf der Seite aktualisiert. Spitzenwerte beziehen sich immer auf den geschäftigsten Moment im gewählten Zeitraum, nicht auf den aktuellen Tag.
Geschlossene Wochentage (laut Büro-Öffnungszeiten) und Feiertage werden bei den Tagestrends, wo relevant, ausgeschlossen.
In den Etagen- und Desk-Dashboards gibt es bei mehreren Diagrammen zusätzlich einen Etagen-Filter, um gezielt eine Etage anzuzeigen.
4. Prozente vs. absolute Zahlen
In stündlichen Heatmaps kannst du umschalten zwischen:
- Kapazität % – der belegte Anteil der Kapazität, ideal zum Vergleich unterschiedlich großer Flächen
- Anzahl Mitarbeitende (Büro) oder Anzahl Desks (Etage und Desk) – absolute Zahlen
Die Farben der Heatmap spiegeln immer die Kapazität % wider, auch wenn absolute Zahlen angezeigt werden.
| Farb-Bereich | Spanne | Bedeutung |
|---|---|---|
Unterbelegt |
Unter 30% | Viel freie Kapazität |
Erwartet |
30–80% | Gesunde, typische Nutzung |
Nahe Kapazitätsgrenze |
Über 80% | Starke Auslastung mit wenig freier Kapazität |
5. Bürobelegungs-Dashboard
Dieses Dashboard beantwortet die Frage: Wie voll ist das Büro wirklich? Es zeigt die Gesamtanwesenheit, Spitzentage, Anwesenheitsdauer und Kapazitätsnutzung im gesamten Büro.
Datenquellen: Büro-Netzwerk und zugeordnete Monitore
KPIs
| Kennzahl | Bedeutung | Berechnung |
|---|---|---|
| Tägliche Anwesenheit | Typische Anzahl der pro Arbeitstag im gewählten Zeitraum erkannten Mitarbeitenden. Beschriftung: Mitarbeitende / Arbeitstag. | Durchschnittliche tägliche Anzahl erkannter Mitarbeitender (Geräte) an Arbeitstagen im gewählten Zeitraum. |
| Spitzenanwesenheit | Höchste Tagesanzahl im Zeitraum, darunter der geschäftigste Tag. | Höchste Tagesanzahl erkannter Mitarbeitender im gewählten Zeitraum. |
| Ressourcennutzung | Anteil der belegten Desk-Kapazität. | Belegte Desks ÷ Desk-Kapazität × 100, basierend auf zugeordneten Monitoren. |
⚠️ Hinweis: Die Ressourcennutzung bezieht auch Desks ein, denen kein Monitor zugeordnet ist. Diese Desks zählen immer als ungenutzt, was die Auslastung niedriger erscheinen lassen kann, als es die Anwesenheitszahlen vermuten lassen.
Diagramme
| Diagramm | Was es zeigt | Berechnung |
|---|---|---|
| Wöchentliche Anwesenheit | Durchschnittliche Anwesenheit pro Wochentag, basierend auf den eingestellten Öffnungstagen des Büros. Hilfreich für Hybrid-Policy und Flächenplanung. | Durchschnittlich erkannte Mitarbeitende, gruppiert nach Wochentag. |
| Anwesenheitsdauer | Wie lange Mitarbeitende typischerweise pro Tag im Büro bleiben. | Anteil der Anwesenheitstage in den Bereichen unter 2h, 2–4h, 4–6h, 6–8h und 8h+. Jeder Balken ist ein Prozentsatz aller erkannten Anwesenheitstage. |
| Tägliche Mitarbeitendenzahl | Tagestrend der vor Ort erkannten Mitarbeitenden. | Täglicher Durchschnitt der Mitarbeitenden im gewählten Zeitraum, ausgenommen geschlossene Tage und Feiertage. |
| Stündliche Bürobelegung | Heatmap (Wochentag × Stunde) der Büroaktivität, um Stoßzeiten und ruhige Phasen zu erkennen. | Durchschnittliche Belegung nach Wochentag und Stunde. Umschaltbar zwischen Kapazität % und Anzahl Mitarbeitende. |
6. Etagenbelegungs-Dashboard
Dieses Dashboard beantwortet die Frage: Welche Etagen sind unterbelegt und welche stehen unter Druck? Es vergleicht Anwesenheit und Auslastung über Etagen und Team-Bereiche hinweg.
Datenquelle: Nur zugeordnete Monitore – Desk-Erkennung aggregiert auf Etagen und Bereiche
💡 Tipp: Die Genauigkeit auf Etagenebene hängt davon ab, wie vollständig Monitore auf dem Grundriss Desks zugeordnet sind. Unvollständige Zuordnung lässt Etagen leerer erscheinen, als sie sind.
KPIs
| Kennzahl | Bedeutung | Berechnung |
|---|---|---|
| Gesamte Etagen | Anzahl der Etagen im Büro. | Anzahl der Etagen mit Desk-Belegung plus die Summe ihrer Desk-Kapazität. |
| Geschäftigste Etage | Etage mit der höchsten durchschnittlichen Belegung. Zeigt Etagenname, belegte Desks vs. Kapazität und den Prozentsatz. | Etage mit dem höchsten Belegungs-% im gewählten Zeitraum. |
| Leerste Etage | Etage mit der niedrigsten durchschnittlichen Belegung – oft eine Möglichkeit zur Konsolidierung. | Etage mit dem niedrigsten Belegungs-% im gewählten Zeitraum. |
Diagramme
| Diagramm | Was es zeigt | Berechnung |
|---|---|---|
| Wöchentliche Etagenbelegung | Durchschnittliche Desk-Belegung % pro Wochentag für die gewählte Etage. | Durchschnittliche Belegung %, gruppiert nach Wochentag und gefiltert nach Etage. |
| Belegungstrend pro Etage | Wie sich die Belegung der gewählten Etage im Vergleich zum Durchschnitt aller Etagen über die Zeit entwickelt. | Tägliche Belegung % für die gewählte Etage vs. Durchschnitt aller Etagen. |
| Stündliche Etagenbelegung | Heatmap (Wochentag × Stunde) für die gewählte Etage. | Etagenbelegung nach Wochentag und Stunde. Umschaltbar zwischen Kapazität % und Anzahl Desks. |
| Etagen- & Bereichsübersicht | Aufklappbare Liste von Etagen und Bereichen mit Belegung, belegten Desks vs. Kapazität und einer Kapazitätsleiste. | Belegte Desks ÷ Kapazität × 100 pro Etage und Bereich. Die Balken nutzen die Farben Unterbelegt, Erwartet und Nahe Kapazitätsgrenze. |
7. Desk-Belegungs-Dashboard
Dieses Dashboard beantwortet die Frage: Wie effizient werden unsere Desks genutzt und wie viele stehen leer? Es zeigt die Desk-Auslastung basierend auf der Erkennung zugeordneter Monitore.
Datenquelle: Nur zugeordnete Monitore
KPIs
| Kennzahl | Bedeutung | Berechnung |
|---|---|---|
| Aktive Desks | Wie viele Desks im Zeitraum mindestens einmal belegt waren. Beschriftung: im Zeitraum belegt. | Anzahl der Desks mit belegter Nutzung im gewählten Zeitraum. |
| Durchschn. Auslastung | Durchschnittlicher Anteil der genutzten Desk-Kapazität. Beschriftung: von allen Desks. | Durchschnittliche Belegung % aller Desks im gewählten Zeitraum. |
| Durchschn. Belegungsdauer | Wie lange ein Desk typischerweise belegt ist, wenn er genutzt wird. Beschriftung: Stunden / Belegung. | Durchschnittliche Dauer der Desk-Belegungssitzungen in Stunden. |
| Täglich ungenutzte Desks | Desks, die ungenutzt bleiben. Beschriftung: nie belegt. | Desks, die im gewählten Zeitraum nie belegt waren. |
| Spitzenbelegung | Höchste Anzahl gleichzeitig belegter Desks. Beschriftung: geschäftigste Stunde. | Maximal gleichzeitig belegte Desks im gewählten Zeitraum. |
Diagramme
| Diagramm | Was es zeigt | Berechnung |
|---|---|---|
| Desk-Belegung – Zeitverlauf | Täglicher Trend der Desk-Auslastung im gewählten Zeitraum. | Tägliche Belegung % der Desks über die Zeit. |
| Desk-Auslastung nach Tag | Durchschnittliche Desk-Auslastung pro Wochentag. | Durchschnittliche Belegung %, gruppiert nach Wochentag. |
| Stündliche Desk-Belegung | Heatmap (Wochentag × Stunde) der Desk-Nutzung. | Desk-Belegung nach Wochentag und Stunde. Umschaltbar zwischen Kapazität % und Anzahl Desks. |
8. Voraussetzungen für genaue Daten
Für zuverlässige Belegungs-Analytics stelle sicher, dass:
- Mitarbeitende deskbird Dock auf ihren Arbeitsgeräten installiert und laufen haben.
- Die Büro-Netzwerk-Erkennung unter Admin > Anwesenheitserkennung > Büro-Erkennung eingerichtet ist.
- Für Etagen- und Desk-Kennzahlen Monitore auf einem veröffentlichten Grundriss Desks zugeordnet sind unter Admin > Anwesenheitserkennung > Desk-Erkennung.
- Genügend Zeit vergangen ist, damit Anwesenheitsdaten im gewählten Zeitraum gesammelt werden konnten.
Wenn nie eine Anwesenheit erkannt wurde, zeigen die Dashboards Belegungs-Analytics nicht verfügbar an. Ist der gewählte Zeitraum einfach ruhig, zeigen einzelne Widgets Keine Daten für diesen Zeitraum, während der Rest der Seite weiterhin funktioniert.
9. Tipps zum Lesen der Dashboards
- Starte mit Bürobelegung für den Überblick und gehe dann bei Flächenentscheidungen tiefer in Etage und Desk.
- Nutze einen längeren Zeitraum, z. B. den letzten Monat, für die Planung; kürzere Zeiträume helfen, eine bestimmte Woche zu analysieren.
- Niedrige Ressourcennutzung bei gleichzeitig hoher täglicher Anwesenheit bedeutet meist, dass Leute vor Ort sind, aber nicht an zugeordnete Monitore angeschlossen sind. Prüfe die Monitor-Zuordnung, bevor du Rückschlüsse auf die Desk-Nachfrage ziehst.
- Anwesenheitsdauer hilft, Ganztagsarbeitende von kurzen Drop-in-Besuchen zu unterscheiden – wichtig für die Planung des Desk-zu-Mitarbeitenden-Verhältnisses.
- Die unter den Diagrammen angezeigten Insights fassen die gleichen Daten automatisch zusammen – sie nutzen keine zusätzliche Datenquelle.
10. FAQs
Die Analytics zur Auslastung basieren auf der tatsächlichen Anwesenheit, die von deskbird Dock über das Büronetzwerk und zugeordnete Monitore erkannt wird. Buchungsdaten werden dabei nicht verwendet.
Die Büroanwesenheit umfasst alle, die im Büronetzwerk oder an einem zugeordneten Monitor erkannt werden. Die Auslastung von Schreibtischen und Etagen zählt nur Geräte an zugeordneten Monitoren. Wenn die Monitorzuordnung unvollständig ist, werden die Schreibtischmetriken niedriger als die Büroanwesenheit ausfallen.
Dock zählt erkannte Geräte. In der Praxis entspricht das ziemlich genau der Anzahl der anwesenden Personen, aber wenn jemand mehrere Geräte nutzt oder ohne laufendes Dock anwesend ist, kann es zu kleinen Abweichungen kommen.
Nein. Diese Dashboards zeigen nur aggregierte Auslastungsdaten an, einzelne Identitäten werden niemals angezeigt.
Die angezeigten Zahlen ändern sich, aber die Farbskala zeigt immer die Kapazität in %. So bleiben Muster zwischen Büros und Etagen unterschiedlicher Größe vergleichbar.
Geschlossene Wochentage laut Büro-Öffnungszeiten und Feiertage werden bei den täglichen Trends, wo relevant, ausgeschlossen. Dadurch werden die Wochendurchschnitte nicht nach unten gezogen.