Belegungs-Analytics zeigt, wie deine Büros tatsächlich genutzt werden – basierend auf der echten Anwesenheit, die von deskbird Dock erkannt wird, und nicht nur auf Buchungen. Die Dashboards unter Intelligence > Dock Analytics unterteilen dies in drei Ansichten – Büro, Etage und Desk – damit Teams für Flächen, Facility und Arbeitsplatz sehen können, wo Kapazitäten unter Druck stehen, wo sie ungenutzt bleiben und wann die Stoßzeiten wirklich sind.
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- Wer kann auf Belegungs-Analytics zugreifen
- Wie die Daten erfasst werden
- Filter, die für jedes Dashboard gelten
- Prozente vs. absolute Zahlen
- Bürobelegungs-Dashboard
- Etagenbelegungs-Dashboard
- Desk-Belegungs-Dashboard
- Voraussetzungen für genaue Daten
- Tipps zum Lesen der Dashboards
- Dashboards als PDF exportieren
- FAQs
1. Wer kann auf Belegungs-Analytics zugreifen
Belegungs-Analytics steht Admins und Office Admins zur Verfügung, wenn Dock Analytics für das Unternehmen aktiviert ist.
Du findest es unter Intelligence > Dock Analytics. Es gibt drei Dashboards:
- Bürobelegung – wie voll das Büro insgesamt ist
- Etagenbelegung – wie sich die Nutzung auf Etagen und Bereiche verteilt
- Desk-Belegung – wie effizient einzelne Desks genutzt werden
2. Wie die Daten erfasst werden
Alle Kennzahlen stammen aus deskbird Dock-Anwesenheitsereignissen. Wenn das Laptop eines Mitarbeitenden im Büro erkannt wird, registriert Dock ein anonymes Anwesenheitssignal.
| Datenquelle | Was wird erkannt | Wofür wird es genutzt |
|---|---|---|
| Büro-Netzwerk | Geräte, die mit einem bekannten Büro-Netzwerk verbunden sind | Anwesenheit auf Büro-Ebene – wie viele Personen sind vor Ort |
| Gemappte Monitore | Geräte, die an Monitore angeschlossen sind, die auf dem Grundriss Desks zugeordnet sind | Desk-, Bereichs- und Etagen-Ressourcennutzung – welche Desks und Etagen werden genutzt |
Für Anwesenheitskennzahlen zählt ein erkanntes Gerät als eine Person.
🔒 Datenschutz: Belegungs-Analytics zeigt nur aggregierte Kennzahlen. Einzelne Mitarbeitende werden in diesen Dashboards nicht angezeigt.
3. Filter, die für jedes Dashboard gelten
Jede Kennzahl und jedes Diagramm berücksichtigt die Filter oben auf der Seite:
- Büros – Daten für ein oder mehrere Büros (Bürobelegung) oder für ein einzelnes Büro (Etagen- und Desk-Belegung) anzeigen
- Datumsbereich – letzte 7 Tage, letzter Monat, letztes Jahr oder ein benutzerdefinierter Zeitraum
Wenn du den Datumsbereich änderst, werden alle Zahlen auf der Seite aktualisiert. Spitzenwerte beziehen sich immer auf den geschäftigsten Moment im gewählten Zeitraum, nicht auf den aktuellen Tag.
Geschlossene Wochentage (laut Büro-Öffnungszeiten) und Feiertage werden in den Tagestrends, wo relevant, ausgeschlossen.
In den Etagen- und Desk-Dashboards gibt es zusätzlich einen Etagen-Filter, mit dem du jeweils eine Etage auswählen kannst.
4. Prozente vs. absolute Zahlen
In stündlichen Heatmaps kannst du umschalten zwischen:
- Kapazität % – der belegte Anteil der Kapazität, ideal zum Vergleich unterschiedlich großer Flächen
- Anzahl Mitarbeitende (Büro) oder Anzahl Desks (Etage und Desk) – absolute Zahlen
Die Farben der Heatmap spiegeln immer die Kapazität % wider, auch wenn absolute Zahlen angezeigt werden.
| Farb-Bereich | Spanne | Bedeutung |
|---|---|---|
Unterbelegt |
Unter 30 % | Viel freie Kapazität |
Erwartet |
30–80 % | Gesunde, typische Nutzung |
Nahe Kapazitätsgrenze |
Über 80 % | Viel los, wenig freie Kapazität |
5. Bürobelegungs-Dashboard
Dieses Dashboard beantwortet die Frage: Wie voll ist das Büro wirklich? Es zeigt die Gesamtanwesenheit, Spitzentage, Aufenthaltsdauer und Kapazitätsnutzung im Büro.
Datenquellen: Büro-Netzwerk und gemappte Monitore
KPIs
| Kennzahl | Bedeutung | Berechnung |
|---|---|---|
| Tägliche Anwesenheit | Typische Anzahl erkannter Mitarbeitender pro Arbeitstag im gewählten Zeitraum. Beschriftung: Mitarbeitende / Arbeitstag. | Durchschnittliche tägliche Anzahl erkannter Geräte an Arbeitstagen im gewählten Zeitraum. |
| Spitzenanwesenheit | Höchste Tagesanzahl im Zeitraum, mit Anzeige des geschäftigsten Tages darunter. | Höchste Tagesanzahl erkannter Mitarbeitender im gewählten Zeitraum. |
| Ressourcennutzung | Anteil der belegten Desk-Kapazität. | Belegte Desks ÷ Desk-Kapazität × 100, basierend auf gemappten Monitoren. |
⚠️ Hinweis: Die Ressourcennutzung umfasst auch Desks, denen kein Monitor zugeordnet ist. Diese Desks zählen immer als ungenutzt, was die Auslastung niedriger erscheinen lassen kann als die Anwesenheitszahlen vermuten lassen.
Diagramme
| Diagramm | Was wird angezeigt | Berechnung |
|---|---|---|
| Wöchentliche Anwesenheit | Durchschnittliche Anwesenheit pro Wochentag, basierend auf den konfigurierten Öffnungstagen des Büros. Hilfreich für Hybrid-Policy und Flächenplanung. | Durchschnittlich erkannte Mitarbeitende, gruppiert nach Wochentag. |
| Anwesenheitsdauer | Wie lange Mitarbeitende typischerweise pro Tag im Büro bleiben. | Anteil der Anwesenheitstage in den Kategorien unter 2h, 2–4h, 4–6h, 6–8h und 8h+. Jeder Balken ist ein Prozentsatz aller erkannten Anwesenheitstage. |
| Tägliche Mitarbeitendenzahl | Tagestrend der erkannten Mitarbeitenden vor Ort. | Täglicher Durchschnitt der Mitarbeitenden im gewählten Zeitraum, ausgenommen geschlossene Tage und Feiertage. |
| Stündliche Bürobelegung | Heatmap (Wochentag × Stunde) der Büroaktivität, um Stoßzeiten und ruhige Phasen zu erkennen. | Durchschnittliche Belegung nach Wochentag und Stunde. Umschaltbar zwischen Kapazität % und Anzahl Mitarbeitende. |
6. Etagenbelegungs-Dashboard
Dieses Dashboard beantwortet die Frage: Welche Etagen sind unterbelegt und welche stehen unter Druck? Es vergleicht Anwesenheit und Ressourcennutzung über Etagen und Team-Bereiche hinweg.
Datenquelle: Nur gemappte Monitore – Desk-Erkennung aggregiert auf Etagen und Bereiche
💡 Tipp: Die Genauigkeit auf Etagenebene hängt davon ab, wie vollständig Monitore auf dem Grundriss Desks zugeordnet sind. Unvollständige Zuordnung lässt Etagen leerer erscheinen, als sie sind.
KPIs
| Kennzahl | Bedeutung | Berechnung |
|---|---|---|
| Gesamtanzahl Etagen | Anzahl der Etagen im Büro. | Anzahl der Etagen mit Desk-Belegung plus die Summe ihrer Desk-Kapazität. |
| Belebteste Etage | Etage mit der höchsten durchschnittlichen Belegung. Zeigt Etagenname, belegte Desks vs. Kapazität und den Prozentsatz. | Etage mit dem höchsten Belegungsprozentsatz im gewählten Zeitraum. |
| Leerste Etage | Etage mit der niedrigsten durchschnittlichen Belegung – oft eine Möglichkeit zur Konsolidierung. | Etage mit dem niedrigsten Belegungsprozentsatz im gewählten Zeitraum. |
Diagramme
| Diagramm | Was wird angezeigt | Berechnung |
|---|---|---|
| Wöchentliche Etagenbelegung | Durchschnittliche Desk-Belegung % pro Wochentag für die gewählte Etage. | Durchschnittliche Belegung %, gruppiert nach Wochentag und gefiltert nach Etage. |
| Belegungstrend pro Etage | Wie sich die Belegung der gewählten Etage im Vergleich zum Durchschnitt aller Etagen über die Zeit entwickelt. | Tägliche Belegung % für die gewählte Etage vs. Durchschnitt aller Etagen. |
| Stündliche Etagenbelegung | Heatmap (Wochentag × Stunde) für die gewählte Etage. | Etagenbelegung nach Wochentag und Stunde. Umschaltbar zwischen Kapazität % und Anzahl Desks. |
| Etagen- & Bereichsübersicht | Aufklappbare Liste von Etagen und Bereichen mit Belegung, belegten Desks vs. Kapazität und einer Kapazitätsleiste. | Belegte Desks ÷ Kapazität × 100 pro Etage und Bereich. Die Balken nutzen die Farben Unterbelegt, Erwartet und Nahe Kapazitätsgrenze. |
7. Desk-Belegungs-Dashboard
Dieses Dashboard beantwortet die Frage: Wie effizient werden unsere Desks genutzt und wie viele stehen leer? Es zeigt die Desk-Ressourcennutzung basierend auf der Erkennung gemappter Monitore.
Datenquelle: Nur gemappte Monitore
KPIs
| Kennzahl | Bedeutung | Berechnung |
|---|---|---|
| Aktive Desks | Wie viele Desks im Zeitraum mindestens einmal belegt waren. Beschriftung: im Zeitraum belegt. | Anzahl der Desks mit belegter Nutzung im gewählten Zeitraum. |
| Durchschnittliche Auslastung | Durchschnittlicher Anteil der genutzten Desk-Kapazität. Beschriftung: von allen Desks. | Durchschnittliche Belegung % aller Desks im gewählten Zeitraum. |
| Durchschnittliche Belegungsdauer | Wie lange ein Desk typischerweise belegt ist, wenn er genutzt wird. Beschriftung: Stunden / Belegung. | Durchschnittliche Dauer der Desk-Belegungssitzungen in Stunden. |
| Täglich ungenutzte Desks | Desks, die ungenutzt bleiben. Beschriftung: nie belegt. | Desks, die im gewählten Zeitraum nie belegt waren. |
| Spitzenbelegung | Höchste Anzahl gleichzeitig belegter Desks. Beschriftung: geschäftigste Stunde. | Maximal gleichzeitig belegte Desks im gewählten Zeitraum. |
Diagramme
| Diagramm | Was wird angezeigt | Berechnung |
|---|---|---|
| Desk-Belegung – Zeitverlauf | Täglicher Trend der Desk-Auslastung im gewählten Zeitraum. | Tägliche Belegung % der Desks über die Zeit. |
| Desk-Auslastung nach Tag | Durchschnittliche Desk-Auslastung pro Wochentag. | Durchschnittliche Belegung %, gruppiert nach Wochentag. |
| Stündliche Desk-Belegung | Heatmap (Wochentag × Stunde) der Desk-Nutzung. | Desk-Belegung nach Wochentag und Stunde. Umschaltbar zwischen Kapazität % und Anzahl Desks. |
8. Voraussetzungen für genaue Daten
Für zuverlässige Belegungs-Analytics stelle sicher, dass:
- Mitarbeitende deskbird Dock auf ihren Arbeitsgeräten installiert und laufen haben.
- Die Anwesenheit im Büro-Netzwerk unter Admin > deskbird Intelligence > Büro-Erkennung konfiguriert ist.
- Für Etagen- und Desk-Kennzahlen Monitore auf einem veröffentlichten Grundriss Desks zugeordnet sind unter Admin > deskbird Intelligence > Ressourcenerkennung.
- Genügend Zeit vergangen ist, damit Anwesenheitsdaten im gewählten Zeitraum gesammelt werden konnten.
Wurde noch nie eine Anwesenheit erkannt, zeigen die Dashboards Belegungs-Analytics nicht verfügbar an. Ist der gewählte Zeitraum einfach ruhig, zeigen einzelne Widgets Keine Daten für diesen Zeitraum, während der Rest der Seite weiterhin funktioniert.
9. Tipps zum Lesen der Dashboards
- Starte mit der Bürobelegung für einen Überblick und schau dir dann Etage und Schreibtisch genauer an, wenn du Entscheidungen zum Platz treffen willst.
- Nutze einen längeren Zeitraum, zum Beispiel den letzten Monat, für die Planung; kürzere Zeiträume helfen, eine bestimmte Woche zu untersuchen.
- Niedrige Ressourcennutzung zusammen mit einer guten täglichen Anwesenheit bedeutet meistens, dass Leute vor Ort sind, aber nicht an gemappte Monitore angeschlossen sind. Überprüfe die Monitor-Mapping-Abdeckung, bevor du Rückschlüsse auf die Schreibtischnachfrage ziehst.
- Anwesenheitsdauer hilft dabei, Ganztagsarbeiter von kurzen Drop-in-Besuchen zu unterscheiden – das ist wichtig, wenn du das Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitenden planst.
- Die unter den Diagrammen angezeigten Insights fassen automatisch die gleichen Daten zusammen – sie nutzen keine zusätzliche Datenquelle.
10. Dashboards als PDF exportieren
Alle drei Dashboards – Bürobelegung, Etagenbelegung und Schreibtischbelegung – können als PDF exportiert werden. So kannst du Ergebnisse ganz einfach mit anderen teilen oder für deine Unterlagen speichern, ohne Screenshots zu machen oder Zahlen von Hand zu kopieren.
- Öffne Intelligence > Dock Analytics und wähle das Dashboard aus, das du exportieren möchtest.
- Stelle die Filter Büros und Zeitraum so ein, dass das Dashboard genau die Daten zeigt, die du teilen willst.
- Klicke auf die PDF-Export-Schaltfläche im Dashboard.
Das PDF zeigt das Dashboard so, wie es aktuell auf dem Bildschirm angezeigt wird – inklusive der gesetzten Filter, des gewählten Zeitraums und der ausgewählten Büros:
- Diagramme werden als Diagramme dargestellt, nicht als Rohdaten.
- Ein Kopfbereich zeigt den Dashboard-Namen, die verwendeten Filter und den Export-Zeitpunkt, damit die Empfänger genau wissen, was sie sehen.
💡 Tipp: Überprüfe die Filter vor dem Export. Das PDF enthält nur das, was das Dashboard im Moment des Exports anzeigt.
11. FAQs
Die Belegungs-Analytics basiert auf echter Anwesenheit, die von deskbird Dock über das Büronetzwerk und gemappte Monitore erkannt wird. Buchungsdaten werden nicht verwendet.
Die Büroanwesenheit umfasst alle, die im Büronetzwerk oder an einem gemappten Monitor erkannt werden. Die Auslastung von Schreibtischen und Etagen zählt nur Geräte an gemappten Monitoren. Wenn das Monitor-Mapping unvollständig ist, werden die Schreibtischwerte niedriger als die Büroanwesenheit ausfallen.
Dock zählt erkannte Geräte. In der Praxis entspricht das ziemlich genau der Anzahl der Personen vor Ort, aber jemand mit mehreren Geräten oder jemand, der ohne laufendes Dock anwesend ist, kann kleine Abweichungen verursachen.
Nein. Diese Dashboards zeigen nur aggregierte Belegungsdaten an, einzelne Identitäten werden nie angezeigt.
Die angezeigten Zahlen ändern sich, aber die Farbskala zeigt immer die Kapazität in %. So bleiben Muster zwischen Büros und Etagen unterschiedlicher Größe vergleichbar.
Geschlossene Wochentage laut Büro-Öffnungszeiten und Feiertage werden bei den täglichen Trends, wo relevant, ausgeschlossen, damit sie die Wochendurchschnitte nicht nach unten ziehen.
Exportiere das Dashboard als PDF und teile die Datei. Der Kopfbereich enthält den Dashboard-Namen, die verwendeten Filter und den Export-Zeitpunkt, damit der Bericht für sich verständlich ist.