Die Ressourcenerkennung verknüpft einen bestimmten Monitor mit einem bestimmten Desk, sodass Nutzer:innen genau an dem Desk eingecheckt werden, an den sie ihren Monitor anschließen – und für sie automatisch eine Buchung erstellt wird, falls sie noch keine haben. Außerdem sorgt sie dafür, dass die Dashboards zur Auslastung von Stockwerken und Desks korrekt sind. In diesem Artikel geht es um die Seite Ressourcenerkennung, das manuelle und automatische Zuordnen von Monitoren, was sich im Mapping-Modus während der Arbeit ändert und wie du das fertige Mapping in ein Asset-Management-System exportierst.
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- Die Seite Ressourcenerkennung
- Einen Monitor einem Desk zuordnen
- Wie das Auto-Mapping eine Übereinstimmung bestätigt
- Mapping-Modus
- Konflikte und umgestellte Monitore
- Nach dem Mapping eines Monitors
- Export des Monitor-zu-Desk-Mappings
1. Die Seite Ressourcenerkennung
Büroanwesenheit und Hardware-Mapping befinden sich auf zwei separaten Seiten, jede mit einem eigenen Zweck:
- Büroerkennung (Admin > deskbird Intelligence > Büroerkennung): Netzwerkbasierte Anwesenheit im Büro – welche Netzwerke welchem Büro zugeordnet sind. Siehe Einrichtung der Büroerkennung und Netzwerkkonfiguration.
- Ressourcenerkennung (Admin > deskbird Intelligence > Ressourcenerkennung): Zuordnung von Monitoren zu Desks, wie in diesem Artikel beschrieben.
Nutze den Büroauswahl-Button oben rechts, um zwischen Büros zu wechseln. Die Seite ist in zwei Tabs unterteilt, jeweils für einen Ressourcentyp:
- Desks: Alles, was du brauchst, um Monitore Desks zuzuordnen. Die Karte Gemappte Desks zeigt den Anteil der Desks mit zugeordnetem Monitor sowie den aktuellen Mapping-Status (z. B. Auto-Mapping deaktiviert). Darunter kannst du ein Stockwerk auswählen, um den Grundriss zu sehen, auf Anzeigen neben Verbundene Monitore klicken, um diese im Plan anzuzeigen, mit dem Labels ausblenden-Schalter die Ansicht aufräumen und mit Mapping-Modus starten Monitore manuell zuordnen.
- Räume: Für Meetingräume ist das Mapping von Monitoren nicht verfügbar. Dieser Tab enthält eine kurze Umfrage im Tool, ob Interesse an Hardware-Sensoren für die Raumauslastung besteht – die Antworten gehen direkt an das deskbird Produktteam.
💡 Hinweis: Der Desks-Tab benötigt einen veröffentlichten Grundriss für das ausgewählte Stockwerk. Falls Kein Grundriss verfügbar angezeigt wird, veröffentliche zuerst den Grundriss unter Stockwerke & Räume.
2. Einen Monitor einem Desk zuordnen
Das Stockwerk, der Bereich und der Desk müssen alle im veröffentlichten Grundriss aktiv sein und der Desk muss für den Nutzer buchbar sein. Wähle zuerst, wie Monitore für das Büro zugeordnet werden sollen:
- Gehe zu Admin > deskbird Intelligence > Ressourcenerkennung
- Wähle oben rechts das gewünschte Büro und öffne den Tab Desks
- Klicke auf die Karte Gemappte Desks, um Mapping-Fortschritt Details zu öffnen
- Wähle unter Mapping-Methode eine der folgenden Optionen und klicke auf Speichern:
- Automatisch + Manuell (empfohlen): Ordnet Monitore automatisch gebuchten Desks zu, lässt aber auch manuelles Mapping zu. Lege Minimale Erkennungen zur Bestätigung fest – die Anzahl an verschiedenen Tagen, an denen ein Monitor am selben Desk erkannt werden muss, bevor die Zuordnung bestätigt wird (Standard 3, maximal 50).
- Nur manuell: Keine automatische Zuordnung. Jeder Monitor muss manuell im Grundriss verbunden und bestätigt werden.
Verfolge den Fortschritt unter Desks / Monitore in den Tabs Gemappt und Nicht gemappt, die du durchsuchen und filtern kannst.
So ordnest du einen Monitor manuell zu (bei beiden Methoden möglich):
- Wähle im Tab Desks das Stockwerk aus, auf dem sich der Desk befindet
- Klicke auf Mapping-Modus starten und bestätige
- Schließe den Monitor an dein Gerät an, damit er im System erscheint
- Wähle im Grundriss den richtigen Desk aus und klicke dann auf Zuordnen, um den Monitor zu verbinden
💡 Hinweis: Monitore, die keine brauchbare Seriennummer, keinen Produktcode und keine Hersteller-ID melden, können nie zugeordnet werden und erscheinen nie in der Liste – egal wie oft sie angeschlossen werden. Fehlt auch nur eines der drei, reicht das schon aus. Im Dock-Fenster erscheinen sie unter Übersicht > Erkannte Monitore als "Unbekanntes Display", markiert mit Nicht gemappt. Das ist das Erste, was du prüfen solltest, wenn ein Monitor nicht auftaucht.
Beide Mapping-Methoden setzen voraus, dass die Büroerkennung vorher eingerichtet wurde. Ein Monitor wird erst dann registriert, wenn das angeschlossene Gerät mit einem bekannten Büronetzwerk verbunden ist – ohne konfiguriertes Netzwerk bleibt die Monitorliste leer und weder manuelles noch automatisches Mapping ist möglich. Füge deine Netzwerke unter Admin > deskbird Intelligence > Büroerkennung hinzu oder siehe Einrichtung der Büroerkennung und Netzwerkkonfiguration.
3. Wie das Auto-Mapping eine Übereinstimmung bestätigt
Wenn Automatisch + Manuell ausgewählt ist, zählt ein Tag nur dann für eine Zuordnung, wenn jemand den Monitor anschließt, während er eine aktive Desk-Buchung hat – und gezählt wird immer der Desk, der gebucht wurde, nicht der, den der Monitor selbst meldet. Mehrere Verbindungen am selben Tag zählen nur einmal, d. h. ein Wert von 3 bei Minimale Erkennungen zur Bestätigung bedeutet drei verschiedene Tage. Es werden nur die letzten 30 Tage berücksichtigt, der Monitor muss also innerhalb dieses Zeitraums die Schwelle erreichen.
Die Zähler in Mapping-Fortschritt Details aktualisieren sich, sobald neue Erkennungen eingehen, aber die Bestätigung läuft einmal täglich um 02:00 Uhr Bürozeit – eine sich abzeichnende Zuordnung wird also am nächsten Morgen übernommen. Wenn du Automatisch + Manuell als Mapping-Methode speicherst, wird das Büro einmalig innerhalb der nächsten Stunde geprüft, ohne auf 02:00 Uhr zu warten.
⚠️ Wichtig: In Büros, in denen die Leute keinen Desk buchen, bevor sie ankommen, wird beim Auto-Mapping nie eine Zuordnung bestätigt. Ordne diese Desks manuell zu – ein dauerhaft leerer Gemappt-Tab ist fast immer ein Hinweis darauf.
4. Mapping-Modus
Wenn du im Tab Desks auf Mapping-Modus starten klickst, erscheint zuerst ein Bestätigungsdialog: "Mapping-Modus starten? Während der Mapping-Modus aktiv ist, werden automatische Check-ins und Buchungen pausiert. Er schaltet sich automatisch aus, wenn du die Seite verlässt."
Solange der Mapping-Modus aktiv ist, erscheint ein Banner mit dem Text "Mapping-Modus ist aktiv. Automatischer Desk-Check-in und Buchungen sind pausiert, solange du auf dieser Seite bist." und einem Mapping-Modus deaktivieren-Button. Sobald er ausgeschaltet oder die Seite verlassen wird, wechselt das Banner zu "Mapping-Modus ist aus. Automatischer Desk-Check-in und Buchungen wurden wieder aufgenommen."
⚠️ Wichtig: Der Mapping-Modus pausiert automatische Desk-Check-ins und Buchungen nur für das eigene Gerät des Admins – Kolleg:innen sind nicht betroffen. Außerdem werden auf diesem Gerät während des Mapping-Modus keine Erkennungen aufgezeichnet, d. h. alles, was in dieser Zeit passiert, taucht nicht in Analytics auf und zählt nicht für das Auto-Mapping. Admins, die die Ressourcenerkennung auf dem eigenen Gerät testen, sollten den Mapping-Modus verlassen, bevor sie einen automatischen Check-in erwarten, und einen kurzen Moment warten, bis die Erkennung wieder läuft. Wird der Browser-Tab geschlossen, ohne die Seite zu verlassen, schaltet sich der Mapping-Modus nach etwa zwei Minuten selbst aus.
5. Konflikte und umgestellte Monitore
Konflikte betreffen immer nur Monitore, die noch nicht zugeordnet sind. Sie entstehen aus der gleichen Tageszählung wie das Auto-Mapping: Wird derselbe nicht zugeordnete Monitor an zwei oder mehr verschiedenen Desks erkannt, wird er als Konflikt markiert und muss von dir aufgelöst werden, statt automatisch zugeordnet zu werden.
⚠️ Wichtig: Sobald ein Monitor zugeordnet ist, löst das Umstellen auf einen anderen Desk keinen Konflikt aus. Er bleibt dem ursprünglichen Desk zugeordnet, bis du ihn neu zuordnest – ein erneutes Mapping ist erst möglich, wenn die alte Zuordnung ersetzt wurde.
Wenn ein Gerät zwei zugeordnete Monitore erkennt, die auf verschiedene Desks zeigen, wird die Monitorerkennung ohne Hinweis verworfen: Der Nutzer wird im Büro eingecheckt, aber es passiert nichts am Desk. Das gilt auch, wenn die beiden Monitore in verschiedenen Büros zugeordnet sind – das Desk-Signal wird ignoriert und der Nutzer wird in das Büro eingecheckt, dessen Netzwerk erkannt wurde. Ein einzelner Monitor, der in einem Büro zugeordnet, aber im Netzwerk eines anderen Büros erkannt wird, wird genauso ignoriert: Das Netzwerk entscheidet über das Büro, der Desk wird nicht berücksichtigt. In keinem dieser Fälle gibt es eine sichtbare Admin-Warnung, daher muss ein Monitor, der physisch zwischen Büros umgezogen ist, von Hand neu zugeordnet werden.
6. Nach dem Mapping eines Monitors
Sobald ein Monitor zugeordnet ist, wird ein Nutzer, der ihn anschließt, an diesem Desk erkannt und eingecheckt – vorausgesetzt:
- sein Gerät ist auch im Netzwerk dieses Büros erkannt
- das Büro verwendet den Datenschutzmodus Nutzer authentifiziert (siehe Datenschutzmodi und Datenverarbeitung)
- der Desk ist für ihn buchbar und es gibt keine Schließzeiten oder Buchungsbeschränkungen
- der Desk-Check-in ist für das Büro aktiviert – falls nicht, wird die Buchung trotzdem erstellt, aber nicht eingecheckt
Eine so erstellte Buchung läuft ab dem Zeitpunkt der Erkennung bis zum Ende der eigenen Standard-Buchungszeiten für diesen Wochentag oder bis zur Schließung des Büros, falls diese Zeiten deaktiviert oder bereits vorbei sind.
Wenn bereits ein anderer Desk gebucht wurde
Hat die Person an diesem Tag bereits einen anderen Desk im selben Büro gebucht, wird diese Buchung freigegeben und durch eine Buchung am erkannten Desk ersetzt – auch wenn sie dort schon eingecheckt war. Buchungen in anderen Büros und Parkbuchungen bleiben unberührt. Falls das Freigeben nicht klappt, wird keine neue Buchung erstellt, sodass die Person für diesen Tag ohne Desk-Buchung dastehen kann; dann hilft eine erneute Buchung per Hand.
Die Monitorerkennung gilt nur für Desks, nicht für Meetingräume oder Parkplätze.
⚠️ Wichtig: Wird eine Desk-Buchung durch die Monitorerkennung erstellt, wird eine eventuell vorhandene Parkbuchung für diesen Tag nicht automatisch eingecheckt und bleibt von der üblichen Auto-Stornierungsfrist betroffen. Die Person muss die Parkbuchung selbst einchecken.
Das Mapping wird nicht auf dem Gerät gespeichert, sondern ist sofort nach dem Mapping aktiv – es gibt keinen Cache, den man abwarten muss. Es gilt ab der nächsten Erkennung, nicht rückwirkend. Um eine Erkennung sofort auszulösen, Monitor ab- und wieder anstecken – das wird innerhalb von etwa 15 Sekunden an deskbird übertragen. Jetzt synchronisieren auf der Aktivität-Seite im Dock-Fenster sendet, was Dock bereits erkannt hat, erneut – das reicht, um ein neues Mapping zu übernehmen, scannt aber nicht die angeschlossenen Displays neu. Die Verzögerung von "bis zu einer Stunde" gilt nur für Netzwerkregeln des Büros.
💡 Tipp: Die Abdeckung durch das Monitor-Mapping bestimmt auch, wie genau die Dashboards zur Auslastung von Stockwerken und Desks sind. Desks ohne zugeordneten Monitor zählen immer als ungenutzt. Siehe Auslastungs-Analytics (deskbird Dock Analytics).
7. Export des Monitor-zu-Desk-Mappings
Mapping-Daten müssen nicht in deskbird bleiben. Sobald Monitore zugeordnet sind, kann die komplette Liste aus dem Admin-Bereich exportiert und in ein IT-Asset-Management- (ITAM) oder CMDB-System übernommen werden – so ist im Hardware-Inventar ersichtlich, welcher Monitor an welchem Desk steht, ohne vor Ort nachsehen zu müssen.
CSV-Export: So lädst du das Mapping für ein Büro herunter:
- Gehe zu Admin > deskbird Intelligence > Ressourcenerkennung
- Wähle oben rechts das gewünschte Büro und klicke im Tab Desks auf die Karte Gemappte Desks, um Mapping-Fortschritt Details zu öffnen
- Klicke unter Desks / Monitore im Tab Gemappt auf CSV exportieren
Jeder Export enthält die folgenden Spalten, in dieser Reihenfolge:
- Hersteller
- Hersteller-ID
- Anzeigename
- Seriennummer
- Produktcode
- Herstellungswoche
- Herstellungsjahr
- Status
- Letzte Verbindung
- Büro-Name
- Stockwerksname
- Bereichsname
- Desk-Name
- Zuordnungsdatum
Zeitstempel werden in der Zeitzone des Büros angezeigt, inklusive Angabe der Zone – zum Beispiel 2026-04-02 10:15 (Europe/Berlin).
Der Export läuft pro Büro, wiederhole die Schritte also für jedes benötigte Büro. Es werden nur zugeordnete Monitore exportiert – Desks ohne zugeordneten Monitor erscheinen nicht in der Datei.
API-Zugang: Die gleichen mapped-monitor-Daten sind auch über die deskbird-API verfügbar. Damit kannst du die Zuordnung automatisch in ein ITAM- oder CMDB-System übernehmen, anstatt CSV-Dateien manuell herunterzuladen und zu importieren. Mit einem einzigen Aufruf werden alle Büros abgedeckt und, anders als bei der CSV, werden auch Monitore angezeigt, die noch nicht zugeordnet sind. Sowohl die öffentliche API als auch deskbird Intelligence müssen für dein Unternehmen aktiviert sein – sprich mit deinem deskbird-Ansprechpartner, falls der Endpunkt einen Berechtigungsfehler zurückgibt.