Ressourcenerkennung

Die Desk-Erkennung verknüpft einen bestimmten Monitor mit einem bestimmten Desk, sodass Nutzer:innen genau an dem Desk eingecheckt werden, an den sie ihren Monitor anschließen – und es wird automatisch eine Buchung für sie erstellt, falls sie noch keine haben. Das sorgt auch dafür, dass die Dashboards für Flächen- und Desk-Auslastung korrekt sind. In diesem Artikel erfährst du, wie du Monitore manuell und automatisch zuordnest, was sich im Mapping-Modus während der Arbeit ändert und wie du das fertige Mapping in ein Asset-Management-System exportierst.

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1. Monitor einem Desk zuordnen
2. Wie Auto-Mapping eine Übereinstimmung bestätigt
3. Mapping-Modus
4. Konflikte und umgestellte Monitore
5. Nach dem Mapping eines Monitors
6. Export des Monitor-zu-Desk-Mappings

1. Monitor einem Desk zuordnen

Der Stock, Bereich und Desk müssen im Grundriss aktiv sein und der Desk muss für den Nutzer buchbar sein. So verknüpfst du einen Monitor mit einem Desk:

1. Gehe zu Admin > deskbird Intelligence > Ressourcenerkennung
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol beim gewünschten Standort, um die Seite Mapping-Fortschritt zu öffnen
3. Manuelles Mapping: Klicke auf Manuelles Mapping, schließe einen Monitor an dein Gerät an, damit er im System angezeigt wird, wähle den richtigen Desk im Grundriss aus und klicke dann auf „Zuordnen“, um den Monitor zu verknüpfen.
4. Auto-Mapping: Aktiviere den Auto-Mapping-Schalter und lege fest, an wie vielen verschiedenen Tagen ein Monitor am selben Desk erkannt werden muss, bevor die Zuordnung bestätigt wird (Standard: 3, Maximum: 50). Den Fortschritt siehst du in den Tabs Zugeordnet und Nicht zugeordnet.

💡 Hinweis: Monitore, die keine verwendbare Seriennummer, keinen Produktcode und keine Hersteller-ID melden, können nie zugeordnet werden und erscheinen nie in der Liste – egal, wie oft sie angeschlossen werden. Fehlt auch nur eines der drei, reicht das schon aus. Im Dock-Fenster erscheinen sie unter Übersicht > Erkannte Monitore als „Unbekanntes Display“, markiert mit Nicht zugeordnet. Das ist das Erste, was du prüfen solltest, wenn ein Monitor nicht angezeigt wird.

Beide Mapping-Methoden setzen voraus, dass die Büro-Erkennung vorher eingerichtet wurde. Ein Monitor wird erst dann registriert, wenn das angeschlossene Gerät mit einem bekannten Büronetzwerk verbunden ist – ohne konfiguriertes Netzwerk bleibt die Monitorliste leer und weder manuelles noch automatisches Mapping ist möglich. Füge deine Netzwerke unter Admin > deskbird Intelligence > Büro-Erkennung hinzu oder siehe Büro-Erkennung und Netzwerkkonfiguration einrichten.

2. Wie Auto-Mapping eine Übereinstimmung bestätigt

Auto-Mapping zählt einen Tag nur dann als Treffer, wenn jemand den Monitor anschließt, während er oder sie eine aktive Desk-Buchung hat – und gezählt wird immer der Desk, der gebucht wurde, nicht der, den der Monitor selbst meldet. Mehrfaches Anschließen am selben Tag zählt nur einmal, also bedeutet ein Schwellenwert von 3 drei verschiedene Tage. Es werden nur die letzten 30 Tage berücksichtigt, das heißt, der Monitor muss die Schwelle innerhalb dieses Zeitraums erreichen.

Die Zähler auf der Seite Mapping-Fortschritt aktualisieren sich, sobald neue Erkennungen eingehen, aber die Bestätigung läuft einmal täglich um 02:00 Uhr Bürozeit – eine Zuordnung, die du heute wachsen siehst, wird also am nächsten Morgen übernommen. Wenn du den Auto-Mapping-Schalter aktivierst, wird das Büro einmalig innerhalb der nächsten Stunde geprüft, statt bis 02:00 Uhr zu warten.

⚠️ Wichtig: In Büros, in denen die Leute keinen Desk buchen, bevor sie ankommen, bestätigt Auto-Mapping nie eine Zuordnung. Ordne diese Desks manuell zu – ein dauerhaft leerer Tab Zugeordnet ist fast immer der Grund.

3. Mapping-Modus

Wenn du auf Manuelles Mapping klickst, startet der Mapping-Modus und es erscheint zuerst ein Bestätigungsdialog: „Mapping-Modus starten? Während der Mapping-Modus aktiv ist, werden automatische Check-ins und Buchungen pausiert. Er schaltet sich automatisch aus, wenn du die Seite verlässt.“

Solange der Mapping-Modus aktiv ist, erscheint ein Banner mit dem Text „Mapping-Modus ist aktiv. Automatische Desk-Check-ins und Buchungen sind pausiert, solange du auf dieser Seite bist.“ und einem Button Mapping-Modus deaktivieren. Sobald er ausgeschaltet oder die Seite verlassen wird, wechselt das Banner zu „Mapping-Modus ist aus. Automatische Desk-Check-ins und Buchungen laufen wieder.“

⚠️ Wichtig: Der Mapping-Modus pausiert automatische Desk-Check-ins und Buchungen nur für das eigene Gerät des Admins – Kolleg:innen sind nicht betroffen. Außerdem werden während des Mapping-Modus keine Erkennungen dieses Geräts aufgezeichnet, das heißt, alles, was in dieser Zeit erfasst wird, taucht nicht in Analytics auf und zählt nicht für Auto-Mapping. Admins, die Desk-Erkennung auf dem eigenen Gerät testen, sollten den Mapping-Modus verlassen, bevor sie einen automatischen Check-in erwarten, und einen kurzen Moment warten, bis die Erkennung wieder läuft. Wird der Browser-Tab geschlossen, ohne die Seite zu verlassen, schaltet sich der Mapping-Modus nach etwa zwei Minuten selbst aus.

4. Konflikte und umgestellte Monitore

Konflikte betreffen immer nur Monitore, die noch nicht zugeordnet sind. Sie entstehen aus dem gleichen Tageszähler, der auch das Auto-Mapping steuert: Wird derselbe nicht zugeordnete Monitor an zwei oder mehr verschiedenen Desks erkannt, wird er als Konflikt markiert und muss von dir aufgelöst werden, statt automatisch zugeordnet zu werden.

⚠️ Wichtig: Sobald ein Monitor zugeordnet ist, löst das Umstellen auf einen anderen Desk keinen Konflikt aus. Er bleibt dem ursprünglichen Desk zugeordnet, bis du ihn neu zuordnest – ein erneutes Mapping von Grund auf wird verweigert, solange die erste Zuordnung besteht.

Wenn ein Gerät zwei zugeordnete Monitore erkennt, die auf verschiedene Desks zeigen, wird die Monitor-Erkennung ohne Hinweis verworfen: Der Nutzer wird im Büro eingecheckt, aber es passiert nichts am Desk. Das gilt auch, wenn die beiden Monitore in verschiedenen Büros zugeordnet sind – das Desk-Signal wird ignoriert und der Nutzer wird in das Büro eingecheckt, dessen Netzwerk erkannt wurde. Ein einzelner Monitor, der in einem Büro zugeordnet, aber im Netzwerk eines anderen Büros erkannt wird, wird genauso ignoriert: Das Netzwerk entscheidet über das Büro, der Desk wird nicht berücksichtigt. In keinem dieser Fälle gibt es eine sichtbare Admin-Warnung, daher muss ein Monitor, der physisch zwischen Büros umgezogen ist, von Hand neu zugeordnet werden.

5. Nach dem Mapping eines Monitors

Sobald ein Monitor zugeordnet ist, wird ein Nutzer, der ihn anschließt, an diesem Desk erkannt und eingecheckt – vorausgesetzt:

• sein Gerät ist ebenfalls im Netzwerk dieses Büros erkannt
• das Büro verwendet den Datenschutzmodus Nutzer authentifiziert (siehe Datenschutzmodi und Datenverarbeitung)
• der Desk ist für ihn buchbar und keine Schließregel oder Buchungsbeschränkung blockiert ihn
• Desk-Check-in ist für das Büro aktiviert – falls nicht, wird die Buchung trotzdem erstellt, aber nicht eingecheckt

Eine so erstellte Buchung läuft ab dem Zeitpunkt der Erkennung bis zum Ende der eigenen Standard-Buchungszeiten für diesen Wochentag oder bis zur Schließung des Büros, falls diese Zeiten deaktiviert oder bereits vorbei sind.

Wenn bereits ein anderer Desk gebucht wurde

Hat die Person an diesem Tag bereits einen anderen Desk im selben Büro gebucht, wird diese Buchung freigegeben und durch eine Buchung am erkannten Desk ersetzt – auch wenn dort schon eingecheckt wurde. Buchungen in anderen Büros und Parkbuchungen bleiben unberührt. Falls das Freigeben nicht klappt, wird keine neue Buchung erstellt, sodass die Person für diesen Tag ohne Desk-Buchung dastehen kann; hier hilft eine erneute Buchung per Hand.

Die Monitor-Erkennung gilt nur für Desks, nicht für Meetingräume oder Parkplätze.

⚠️ Wichtig: Wenn eine Desk-Buchung durch Monitor-Erkennung erstellt wird, wird eine bereits bestehende Parkbuchung für diesen Tag nicht automatisch eingecheckt und bleibt im normalen Auto-Storno-Fenster. Die Person muss die Parkbuchung selbst einchecken.

Das Mapping wird nicht auf dem Gerät gespeichert, sondern ist sofort nach dem Speichern aktiv – es gibt keinen Cache, den man abwarten muss. Es gilt ab der nächsten Erkennung, nicht rückwirkend. Um eine Erkennung sofort auszulösen, Monitor ab- und wieder anstecken – das wird innerhalb von etwa 15 Sekunden an deskbird übertragen. Jetzt synchronisieren auf der Aktivität-Seite im Dock-Fenster sendet erneut, was Dock bereits erkannt hat, das reicht aus, um ein neues Mapping zu übernehmen, scannt aber nicht die angeschlossenen Displays neu. Die Verzögerung „bis zu einer Stunde“ gilt nur für Büro-Netzwerkregeln.

💡 Tipp: Die Abdeckung durch Monitor-Mapping bestimmt auch, wie genau die Dashboards für Flächen- und Desk-Auslastung sind. Desks ohne zugeordneten Monitor zählen immer als ungenutzt. Siehe Auslastungs-Analytics (deskbird Dock Analytics).

6. Export des Monitor-zu-Desk-Mappings

Mapping-Daten müssen nicht in deskbird bleiben. Sobald Monitore zugeordnet sind, kann die komplette Liste aus dem Admin-Bereich exportiert und in ein IT-Asset-Management-(ITAM)- oder CMDB-System übernommen werden – so ist im Hardware-Inventar ersichtlich, welcher Monitor an welchem Desk steht, ohne vor Ort nachsehen zu müssen.

CSV-Export: So lädst du das Mapping für ein Büro herunter:

1. Gehe zu Admin > deskbird Intelligence > Ressourcenerkennung
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol beim gewünschten Standort, um die Seite Mapping-Fortschritt zu öffnen
3. Im Tab Zugeordnet klicke auf CSV exportieren, neben Manuelles Mapping

Jeder Export enthält folgende Spalten, in dieser Reihenfolge:

1. Hersteller
2. Hersteller-ID
3. Anzeigename
4. Seriennummer
5. Produktcode
6. Herstellungswoche
7. Herstellungsjahr
8. Status
9. Letzte Verbindung
10. Büro-Name
11. Stockwerk-Name
12. Bereichsname
13. Desk-Name
14. Zugeordnet am

Zeitstempel werden in der Zeitzone des Büros angezeigt, inklusive Angabe der Zone – zum Beispiel 2026-04-02 10:15 (Europe/Berlin).

Der Export läuft pro Büro, wiederhole die Schritte also für jedes benötigte Büro. Es werden nur zugeordnete Monitore exportiert – Desks ohne zugeordneten Monitor erscheinen nicht in der Datei.

API-Zugriff: Die gleichen Daten zu zugeordneten Monitoren sind auch über die deskbird-API verfügbar. Damit kannst du das Mapping regelmäßig in ein ITAM- oder CMDB-System übernehmen, statt CSV-Dateien manuell herunterzuladen und zu importieren. Die API deckt alle Büros in einem Aufruf ab und liefert – anders als der CSV-Export – auch Monitore, die noch nicht zugeordnet sind. Sowohl die öffentliche API als auch deskbird Intelligence müssen für dein Unternehmen aktiviert sein – sprich mit deinem deskbird-Ansprechpartner, falls der Endpunkt einen Berechtigungsfehler zurückgibt.