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deskbird Dock bietet flexible Datenschutzkontrollen, sodass du genau festlegen kannst, wie viele persönliche Daten Dock sammelt – von vollständigem Nutzer-Tracking bis hin zu kompletter Anonymität. Das ist besonders praktisch für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen oder einem aktiven Betriebsrat. Der gewählte Modus bestimmt, welche Analytics und Automatisierungen verfügbar sind und wie identifizierbar die Daten sind. Deshalb solltest du die Auswahl bewusst treffen, bevor du Dock einführst.
- Wo du die Datenschutzeinstellungen findest
- Verfügbare Modi
- Was jeder Modus ermöglicht
- Auswirkungen auf Analytics im anonymen Modus
- Modus wechseln
- Wenn Automatisierungen nicht laufen
1. Wo du die Datenschutzeinstellungen findest
Die Anwesenheitseinstellungen findest du im eigenen Bereich Workplace Intelligence im Admin-Bereich, aufgeteilt auf zwei Seiten:
- Anwesenheitserkennung: Die Standard-Einrichtung für Netzwerk- und Schreibtischerkennung.
- Datenschutz: Hier wählst du den Datenschutzmodus und die zugehörigen Einstellungen.
Um die Einstellungen zu ändern, gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Datenschutz, wähle einen Modus aus und klicke auf Speichern. Zurücksetzen verwirft nicht gespeicherte Änderungen und stellt die zuletzt gespeicherte Konfiguration wieder her.
2. Verfügbare Modi
| Modus | Was er macht | Am besten geeignet für | Verfügbarkeit |
|---|---|---|---|
| Nutzer authentifiziert (empfohlener Standard) | Jeder Bürobesuch wird einer bestimmten Person zugeordnet. Jedes Gerät ist einem namentlich bekannten deskbird-Nutzer zugeordnet, sodass das komplette Set an Analytics und Automatisierungen verfügbar ist. Erfordert aktive deskbird-Konten für alle Nutzer. | Unternehmen, die alle Funktionen nutzen möchten, inklusive Buchungsautomatisierungen. | Im Admin-UI nur für kombinierte (Workplace Intelligence + Buchung) Kunden. |
| Anonym | Das Büro wird erfasst, nie die einzelne Person. Aktivitäten werden nur auf Büro- und Unternehmensebene gesammelt und nie einer Person zugeordnet – weder in der UI noch beim Export. Dasselbe Gerät wird weiterhin erkannt, sodass Ressourcennutzung und Geräte-Reports weiterhin funktionieren. Kein deskbird-Konto nötig. | Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen für Mitarbeitende oder Betriebsräte, die vollständige Anonymität verlangen. | Im Admin-UI für kombinierte oder eigenständige Workplace Intelligence Kunden. Kombinierte Kunden verlieren in diesem Modus die Buchungsautomatisierungen. |
💡 Hinweis: Im anonymen Modus können die Gerätekennungen auch wöchentlich gewechselt werden, sodass Besuche nicht über Wochen hinweg zugeordnet werden können. Das ist nicht selbst einstellbar – kontaktiere deskbird, um es zu aktivieren.
3. Was jeder Modus ermöglicht
| Funktion | Nutzer authentifiziert | Anonym |
|---|---|---|
| Büro- & Ressourcennutzung | ✅ | ✅ |
| Aktivität einer Person zugeordnet | ✅ | ❌ |
| Buchungsautomatisierung (Auto Check-in / Auto-Buchung) | ✅ | ❌ |
| Keine Person ist jemals identifizierbar | ❌ | ✅ |
4. Auswirkungen auf Analytics im anonymen Modus
Im anonymen Modus wirkt sich die Änderung auf das Workforce Analytics Dashboard aus, das auf Buchungs- und Planungsdaten basiert. Die Dock Analytics Dashboards – Büro-, Etagen- und Schreibtischauslastung – sind in jedem Modus aggregiert und gerätebasiert, daher bleiben sie unverändert. Siehe Occupancy analytics (deskbird Dock analytics).
5. Modus wechseln
💡 Hinweis: Wenn du auf die Buchungsautomatisierungen von Dock (Auto Check-in, Schreibtischtausch, automatische Schreibtischbuchung) angewiesen bist, bleibe im Modus Nutzer authentifiziert.
⚠️ Wichtig: Das Ändern des Datenschutzmodus wirkt sich auf bereits gesammelte Daten aus:
- Von Nutzer authentifiziert zu anonym entfernt die Nutzerzuordnung und die Gerätedetails aus allen bisherigen Ereignissen. Die Auslastungshistorie nach Büro und Schreibtisch bleibt erhalten, aber nutzerbezogene Informationen werden dauerhaft gelöscht.
- Von anonym zu Nutzer authentifiziert stellt keine alten Daten wieder her.
deskbird zeigt eine Bestätigungswarnung an, bevor eine Änderung übernommen wird – prüfe sie sorgfältig, bevor du bestätigst.
6. Wenn Automatisierungen nicht laufen
Wenn Auto Check-in oder automatische Schreibtischbuchung nicht ausgeführt werden, obwohl Anwesenheit erkannt wird, prüfe Folgendes in dieser Reihenfolge:
- Den Datenschutzmodus des Büros. Im anonymen und im Unternehmensmodus gibt es keine Nutzeridentität, daher können Buchungsautomatisierungen nicht ausgeführt werden.
- Ob das Gerät im Netzwerk dieses Büros erkannt wird.
- Ob der Monitor dem Schreibtisch zugeordnet ist.
Der Check-in kann auch durch normale Buchungsregeln verweigert werden – z. B. wenn Check-in für das Büro deaktiviert ist, eine Schließregel gilt, eine Buchungsbeschränkung besteht oder der Nutzer diesen Schreibtisch nicht buchen darf. Keine dieser Situationen erzeugt eine für Admins sichtbare Meldung.