Mit Hybrid-Work-Regeln nimmt dir deskbird die zeitaufwändige und manuelle Berechnung ab, wie viele Tage Mitarbeitende im Büro oder zu Hause waren. Die Anwesenheit der Mitarbeitenden wird automatisch erfasst – das spart Zeit und minimiert Fehler, sodass sich Manager auf andere Aufgaben konzentrieren können. Wenn du Mindest- oder Höchsttage für das Arbeiten von zu Hause oder im Büro festlegst, förderst du die eigenständige Wochenplanung deiner Mitarbeitenden und gibst gleichzeitig einen klaren Rahmen vor.
1. Regel erstellen
💡 Hinweis: Nur globale Admins können Hybrid-Work-Regeln erstellen oder bearbeiten.
⚠️ Plan-Limits: Im Desks Free- und Business-Plan kann dein Unternehmen insgesamt eine Hybrid-Work-Regel haben. Aktive und geplante Regeln zählen beide, daher kannst du keinen Nachfolger planen, solange eine Regel aktiv ist. Bestätigungsprozesse, die Manager einbeziehen, sind in diesen Plänen nicht verfügbar. Desks Professional und höher bieten unbegrenzte Regeln und alle Bestätigungsprozesse. Details findest du unter Feature Availability.
Um eine Regel zu erstellen, gehe zu Admin > Workforce > Hybrid-Work-Regeln und klicke auf Regel hinzufügen. Die Einrichtung erfolgt in drei Schritten: Konfiguration, Zuständige und Weitere Infos.
Regeln für eine Hybrid-Work-Regel festlegen
Im Schritt Konfiguration legst du fest, wie Mitarbeitende arbeiten sollen:
- Anwesenheit vor Ort: Lege die Mindestanzahl an Tagen fest, an denen Mitarbeitende im Büro arbeiten.
- Remote: Lege die maximale Anzahl an Remote-Tagen fest.
- Regel hinzufügen: Kombiniere zwei Regeln in einer Hybrid-Work-Regel, z. B. ein Minimum an Vor-Ort-Tagen pro Woche und ein Maximum an Remote-Tagen pro Monat.
- Zeitraum: Wähle, ob eine Regel pro Woche, pro Monat oder pro Jahr gilt.
⚠️ Wichtig für jährliche Regeln: Anwesenheitsdaten werden nach einem definierten Zeitraum anonymisiert. Standardmäßig sind das 180 Tage – diese Einstellung wird empfohlen: Persönliche Anwesenheitsdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie üblicherweise benötigt werden. Die Daten selbst werden nicht gelöscht, aber der Bezug zum einzelnen User wird entfernt.
Eine jährliche Regel benötigt ein volles Jahr an userbezogenen Daten, um korrekt zu zählen. Mit dem empfohlenen 180-Tage-Zeitraum fallen die Tage aus der ersten Jahreshälfte im Laufe des Jahres aus der Berechnung heraus.
Wenn du eine jährliche Regel nutzen möchtest, muss der Anonymisierungszeitraum auf mindestens 366 Tage verlängert werden. Kläre vor der Anfrage mit deinem Datenschutzbeauftragten oder der für Datenaufbewahrung zuständigen Person, ob du personenbezogene Anwesenheitsdaten so lange speichern darfst. Die längere Speicherung als der empfohlene Standard ist eine bewusste Entscheidung deines Unternehmens. Ist das geklärt, kontaktiere support@deskbird.com, um den Zeitraum anzupassen. Die Änderung ist nicht rückwirkend: Bereits anonymisierte User-Verknüpfungen können nicht wiederhergestellt werden.
Du kannst außerdem feste Bürotage definieren, um Zusammenarbeit zu fördern und die Nutzung der Arbeitsplätze zu optimieren.
Unter Halber Tag planen kannst du festlegen, wie halbe Tage auf die Regel angerechnet werden: Halbe Tage als 0,5 Tage zählen (Standard), Halbe Tage als 1 Tag zählen oder Halber Tag planen nicht auf Regeln anrechnen.
User und Gruppen einer Regel zuweisen
Im Schritt Zuständige wählst du aus, für wen die Regel gilt.
Teams/User
- Wende Regeln auf User-Gruppen an (z. B. Abteilungen oder Teams).
- Richte Gruppen manuell, über HRIS oder per SCIM ein.
- Füge Ausnahmen für bestimmte User in einer Gruppe hinzu mit User aus dieser Regel entfernen.
Unternehmensweite Regel
- Wende eine einzelne Regel unternehmensweit an.
- Nutze Ausnahmen, um bestimmte User von der unternehmensweiten Regel auszuschließen.
Aktivierungsdatum festlegen
Im Schritt Weitere Infos benennst du die Regel und entscheidest unter Aktivierungsdatum, wann sie in Kraft treten soll:
- Sofort
- Nächster Monat: zu Beginn des nächsten Monats
- Benutzerdefiniert: an einem von dir gewählten Datum
Bestätigungsprozess auswählen
Du kannst festlegen, ob der Wochenplan der Mitarbeitenden die Bestätigung durch den Manager benötigt.
- Kein Bestätigungsprozess: Mitarbeitende legen ihren Plan selbst fest, ohne Bestätigung. Die Anwesenheit wird automatisch erfasst.
- Bestätigung fehlender Vor-Ort-Tage (bei Vor-Ort-Regeln) oder Bestätigung überschrittener Tage (bei Remote-Regeln): Manager prüfen nur Pläne, die unter dem Minimum an Vor-Ort-Tagen liegen oder das Maximum an Remote-Tagen überschreiten.
- Bestätigung durch den Manager: Manager prüfen und bestätigen alle Pläne der User, die der Regel zugewiesen sind.
Im Desks Free- und Business-Plan kann nur Kein Bestätigungsprozess ausgewählt werden. Die anderen Optionen werden mit einem Upgrade-Badge angezeigt.
Benutzerdefinierte Statuseinstellungen konfigurieren
Nicht alle Statusarten sind eindeutig „Büro“ oder „Remote“. Du kannst festlegen, wie andere Status (z. B. Geschäftsreise, Schulung) gezählt werden.
So geht’s:
- Gehe zu Admin > Workforce > Hybrid-Work-Regeln.
- Klicke auf Benutzerdefinierte Statuseinstellungen.
- Wähle für jeden Status Vor Ort oder Remote aus und klicke dann auf Bestätigen.
Büro- und Remote-Status werden immer berücksichtigt. Unbekannt und Feiertage werden bei der Berechnung ausgeschlossen.
💡 Du brauchst neue oder eigene Status? Admins können sie unter Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen im Bereich Planungsoptionen erstellen und bearbeiten. Siehe Workforce-Einstellungen.
Regel-Report herunterladen
Du kannst einen Excel-Report herunterladen, um die Einhaltung einer aktiven Regel zu verfolgen: Klicke auf das Export-Symbol (Report exportieren) neben der Regel in der Liste. Der Report ist nur verfügbar, wenn:
- Die Regel eine wöchentliche Vorgabe hat.
- Mindestens ein User zugewiesen ist.
- Die Regel bereits aktiv ist.
Reports helfen dir, zu überwachen, welche Mitarbeitenden die Vorgaben einhalten, und Trends bei Remote- und Vor-Ort-Arbeit zu erkennen.
2. Bestehende Regeln bearbeiten/löschen
Regel bearbeiten
- Aktive Regeln: Du kannst nur den Namen der Regel und die zugewiesenen User bearbeiten.
- Geplante (zukünftige) Regeln: Du kannst alle Einstellungen bearbeiten, einschließlich Regeln und fester Tage.
Regel löschen
Du kannst eine Regel jederzeit löschen. Durch das Löschen wird sie für alle zugewiesenen Mitarbeitenden entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.
3. Was sehen Manager/Mitarbeitende?
Manager-Ansicht
Manager erhalten Zugriff auf den Tab Dein Team in deskbird:
- Sie sehen die Anwesenheit aller Teammitglieder auf einen Blick.
- Sie können Anfragen für Arbeitstage der Mitarbeitenden genehmigen oder ablehnen.
- Sie überwachen, wer seine Hybrid-Work-Regel einhält.
Das ermöglicht eine bessere Planung und Teamkoordination.
💡 Der Tab Dein Team wird nur angezeigt, wenn der Person direkte Reports zugewiesen sind, basierend auf den Manager-Beziehungen.
Mitarbeitenden-Ansicht
Mit Bestätigung durch den Manager
- Mitarbeitende senden eine Anfrage für ihre Arbeitstage.
- Manager genehmigen oder lehnen die Anfrage ab.
- Bei Genehmigung wird der Status bestätigt.
- Bei Ablehnung erhält der Mitarbeitende eine E-Mail und der Status wird abgelehnt.
Ohne Bestätigung durch den Manager
- Es ist keine Bestätigung nötig. Die Anwesenheit wird sofort bestätigt.
Mitarbeitende können ihren Compliance-Status jederzeit im deskbird-Feed (Web oder Mobile) einsehen.
Wenn bestimmte Wochentage als Bürotage in einer Hybrid-Work-Regel festgelegt sind (z. B. Montag und Freitag), behandelt das System diese als feste Büroanwesenheitstage. Wird an einem dieser Tage ein anderer Status eingetragen, wird dies markiert und eine Warnung angezeigt. Ein 💡-Symbol hebt die Tage hervor, an denen der User die festgelegten Bürotage nicht einhält.
4. FAQs
Das hängt von deinem Tarif ab. Im Desks Free- und Business-Tarif kann dein Unternehmen insgesamt eine Hybrid-Work-Regel haben, die du entweder dem gesamten Unternehmen oder bestimmten User-Gruppen zuweisen kannst. Sowohl aktive als auch geplante Regeln zählen zu diesem Limit. Sobald das Limit erreicht ist, zeigt der Button Regel hinzufügen ein Schloss-Symbol an und öffnet statt der Einrichtung eine Upgrade-Nachricht. Um weitere Regeln freizuschalten, nutze Contact Customer Success in dieser Nachricht.
Desks Professional und höher enthalten unbegrenzt viele Regeln, sodass verschiedene Teams unterschiedliche Vorgaben haben können – inklusive aller Bestätigungsprozesse (Genehmigung fehlender Vor-Ort-Tage, Genehmigung überschrittener Tage und Bestätigung durch den Manager).
Der Tab Dein Team erscheint nur für User, die als Manager für Personen zugewiesen sind, die von einer Hybrid-Work-Regel mit Bestätigungsprozess abgedeckt werden. Ist kein Bestätigungsprozess aktiv oder sind keine direkten Reports zugewiesen, wird der Tab nicht angezeigt. Du kannst Manager-Beziehungen unter Admin > User Management > Manager-Beziehungen einrichten.
Nein. Bestehende Buchungen bleiben erhalten, wenn ein Planungsantrag abgelehnt wird. Der Bestätigungsprozess bezieht sich nur auf den Wochenstatus und die Planung, nicht auf einzelne Ressourcenbuchungen. Wird ein Antrag abgelehnt, sollte der Mitarbeiter seine Planung anpassen und einen neuen Antrag stellen. Sobald der Manager den aktualisierten Antrag genehmigt, gelten die gleichen Buchungen weiterhin.
Nein. Jedem User kann immer nur eine aktive Hybrid-Work-Regel gleichzeitig zugewiesen werden. Ist ein User Teil einer Gruppe, die bereits eine Regel hat, kannst du Ausnahmen nutzen, um ihn auszuschließen und ihm individuell eine andere Regel zuzuweisen.
Wird ein Mitarbeiter in eine andere User-Gruppe verschoben, die eine eigene Hybrid-Work-Regel hat, gilt automatisch die Regel der neuen Gruppe. Hat die neue Gruppe keine Regel, ist der Mitarbeiter nicht mehr durch eine Hybrid-Work-Regel abgedeckt, es sei denn, ihm wird individuell eine Regel zugewiesen oder es gibt eine unternehmensweite Regel.
Nein. Bei aktiven Regeln kannst du nur den Namen der Regel und die zugewiesenen User bearbeiten. Möchtest du die Regeln selbst ändern (z. B. Anzahl der erforderlichen Tage oder feste Büro-Tage), musst du eine neue Regel mit den aktualisierten Vorgaben erstellen und sie den entsprechenden Usern zuweisen. Geplante (zukünftige) Regeln können bis zum Aktivierungsdatum noch vollständig bearbeitet werden.
Im Desks Free- und Business-Tarif zählt eine neue Regel zum Ein-Regel-Limit, daher solltest du die bestehende Regel löschen, bevor du eine neue erstellst.
Anwesenheitsdaten werden nach Ablauf des festgelegten Anonymisierungszeitraums vom einzelnen User getrennt. Die Standard- und empfohlene Einstellung beträgt 180 Tage, sodass eine jährliche Regel im Laufe des Jahres nach und nach die ältesten Tage aus der Zählung verliert. Um ein volles Jahr zu erfassen, ist ein Anonymisierungszeitraum von mindestens 366 Tagen nötig. Das bedeutet, dass dein Unternehmen personenbezogene Anwesenheitsdaten so lange speichern darf. Sobald das intern bestätigt ist, kann der Zeitraum auf Anfrage über support@deskbird.com angepasst werden. Die Änderung gilt nicht rückwirkend.
Wenn archivierte Exporte oder über die Public API abgerufene Daten vorliegen, kann die bisherige Nutzung außerhalb von deskbird berechnet werden. Erstelle eine temporäre Regel, die nur den verbleibenden Anspruch oder die verbleibende Vorgabe für den Rest des Jahres abdeckt, und kehre zum nächsten Jahreswechsel zur Standardregel zurück.
Ohne eine historische Kopie lässt sich die exakte Nutzung pro User nicht rekonstruieren. In diesem Fall ist eine monatliche oder wöchentliche Regel für den Rest des Jahres die verlässlichere Option.
Regelmäßige Exporte aus Workforce Analytics (zum Beispiel quartalsweise) oder ein wiederkehrender Abruf über die Public API eignen sich gut als Archiv und Nachweis. Beachte, dass diese Exporte nicht in den Zähler der Hybrid-Work-Regel zurückfließen und daher kein Ersatz für einen ausreichend langen Anonymisierungszeitraum sind.