Ein interaktiver Gebäudeplan ermöglicht es deinen Mitarbeitenden, ganz einfach die passenden Plätze zu finden, anzusehen und zu buchen. Mit deskbird kannst du deinen Büroplan hochladen, Bereiche und Schreibtische in einem einzigen Editor platzieren, Schreibtische direkt auf der Karte Usern zuweisen und eine übersichtliche, visuelle Karte veröffentlichen.
- Lade dein Gebäudeplan-Bild hoch
- Bearbeite das Gebäudeplan-Bild
- Platziere Bereiche und Ressourcen
- Weise Schreibtische im Gebäudeplan zu
- Editor-Tools für schnelles und präzises Platzieren
- Veröffentliche deinen Gebäudeplan
- FAQs
1. Lade dein Gebäudeplan-Bild hoch
Um zu starten, gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume und klicke auf + Gebäudeplan hinzufügen oder öffne einen bestehenden Gebäudeplan.
Lade ein Hintergrundbild deines Büroplans hoch, idealerweise mit eingezeichneten Schreibtischen und anderen Ressourcen.
Unterstützte Formate: .svg (empfohlen), .pdf, .jpg, .jpeg, .png
Maximale Größe: 15 MB
Maximale Abmessungen: 4096 × 4096 px
Der Upload läuft in drei Schritten ab:
- Hochladen – wähle deine Datei aus. Eine vorherige Komprimierung ist nicht nötig.
- Verarbeiten – deskbird optimiert die Datei automatisch, was meist die Dateigröße deutlich reduziert und die Ladezeiten für deine User verbessert.
- Bestätigen – ein farbiges Label zeigt an, wie gut der Gebäudeplan passt: Grün bedeutet, er ist einsatzbereit, Orange heißt, er funktioniert, könnte aber langsamer laden, Rot bedeutet, er ist am Limit und eine kleinere Datei wird empfohlen. Du entscheidest – bestätige, um den Plan so zu verwenden, oder lade eine andere Datei hoch.
💡 PDF-Gebäudepläne werden beim Hochladen automatisch konvertiert. Du musst sie vorher nicht in ein anderes Format umwandeln.
💡 Besonders bei größeren Gebäudeplänen empfehlen wir .svg-Dateien. Sie bleiben bei jedem Zoomlevel scharf und können direkt in deskbird bearbeitet werden (siehe unten).
2. Bearbeite das Gebäudeplan-Bild
Gebäudepläne von Architekten lassen sich oft nicht ändern, ohne den Architekten erneut zu beauftragen. In deskbird kannst du jetzt einfache Änderungen am Gebäudeplan-Bild selbst vornehmen – zum Beispiel einen Schreibtisch nach einer Umstrukturierung verschieben oder drehen.
Öffne den Gebäudeplan und wechsle zum Tab Gebäudeplan-Bild bearbeiten. Die Bearbeitung ist für .svg-Dateien und in deskbird importierte PDFs verfügbar; Rasterbilder (.jpg, .jpeg, .png) können nicht bearbeitet werden.
Die unterstützten Bearbeitungen sind bewusst einfach gehalten: Wähle ein Element in der Zeichnung aus, verschiebe es oder drehe es. Komplexe Neuzeichnungen werden nicht unterstützt – dafür lade eine neue Version des Gebäudeplans hoch.
💡 Der Tab Mit KI optimieren erstellt eine optimierte Version deines Gebäudeplans. Er ist auf Anfrage verfügbar: Um ihn für dein Unternehmen zu aktivieren, kontaktiere deinen Customer Success Manager oder schreibe an success@deskbird.com. Falls das Ergebnis nicht exakt zu deinem Büro passt, bearbeite zuerst das zugrundeliegende Gebäudeplan-Bild und führe die Optimierung dann erneut aus, statt zu versuchen, Schreibtische in der generierten Version zu korrigieren.
💡 Das Bearbeiten des Bildes hat keinen Einfluss auf die platzierten Bereiche oder Schreibtische. Prüfe danach den Tab Bereiche und Ressourcen, um sicherzugehen, dass die platzierten Schreibtische noch zur Zeichnung passen.
3. Platziere Bereiche und Ressourcen
Bereiche und Ressourcen werden in einem gemeinsamen Editor im Tab Bereiche und Ressourcen platziert – es gibt keinen separaten Tab mehr für jeden Bereich.
Die Seitenleiste
Die Seitenleiste rechts listet alle Schreibtisch-Bereiche und Meetingräume des Stockwerks auf, jeweils mit ihrer Farbe und der Anzahl der enthaltenen Schreibtische. Warnungen zeigen an, was noch platziert werden muss:
- Bereich nicht auf der Karte – der Bereich existiert in deiner Bürokonfiguration, wurde aber noch nicht im Gebäudeplan eingezeichnet.
- X Ressourcen nicht auf der Karte – der Bereich ist auf der Karte, aber einige seiner Schreibtische oder anderen Ressourcen wurden noch nicht platziert.
Klicke auf einen Bereich, um die Liste seiner Schreibtische zu öffnen. Von dort aus kannst du einzelne Schreibtische mit Platzieren hinzufügen oder mit Alle platzieren alle noch nicht platzierten Schreibtische des Bereichs auf einmal einfügen und sie dann an die richtigen Stellen ziehen.
💡 Bereiche und Schreibtische selbst werden in deiner Bürokonfiguration erstellt. Nutze den Link Bürokonfiguration in der Seitenleiste, um weitere Bereiche hinzuzufügen, oder den Link Bereichskonfiguration in der Schreibtischliste eines Bereichs, um weitere Schreibtische anzulegen.
Platzierungs-Workflow
- Zeichne den Bereich im Gebäudeplan als Rechteck oder individuelle Form. Wähle einen Bereich aus, um seine Eckpunkte zu verschieben und die Form anzupassen.
- Platziere die Schreibtische des Bereichs mit Platzieren / Alle platzieren oder füge Ressourcen direkt aus der Werkzeugleiste mit Ressourcen hinzufügen (⌘ A) hinzu.
- Anpassen – ziehe einzelne Schreibtische oder halte ⇧ gedrückt, um mehrere Schreibtische auszuwählen und gemeinsam zu verschieben.
- Wiederhole dies für jeden Bereich und Meetingraum und speichere regelmäßig.
💡 Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen können nur innerhalb eines Bereichs platziert werden.
💡 Bereiche sollten sich nicht überlappen oder übereinander liegen.
4. Weise Schreibtische im Gebäudeplan zu
Wenn viele deiner Schreibtische bestimmten Personen zugewiesen sind, kannst du sie direkt im Gebäudeplan (neu) zuweisen, statt jeden Schreibtisch einzeln zu bearbeiten. Das ist der schnellste Weg, ein ganzes Team seinen Schreibtischen zuzuordnen, und du siehst sofort, wer wo sitzt.
💡 Ein Schreibtisch muss im Gebäudeplan platziert sein, bevor er hier zugewiesen werden kann. Nicht platzierte Schreibtische zeigen in der Seitenleiste einen Platzieren-Button statt des ⋮-Menüs.
Zuweisung öffnen
Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume, öffne den Gebäudeplan und wechsle zum Tab Bereiche und Ressourcen. Dann hast du folgende Möglichkeiten:
- Zuweisungs-Tool – wähle das Zuweisungs-Tool (Personen-Icon) in der linken Werkzeugleiste und klicke dann auf einen beliebigen Schreibtisch auf der Karte.
- Kontextmenü auf der Karte – klicke auf einen Schreibtisch auf der Karte und wähle Zuweisung bearbeiten (Personen-Icon) im Menü darüber.
- Seitenleiste – öffne einen Bereich in der Seitenleiste, klicke auf ⋮ neben einem Schreibtisch und wähle Zuweisung bearbeiten.
User zuweisen, neu zuweisen oder entfernen
- Zuweisen – bei einem Schreibtisch mit Noch keine Zuweisung, gib einen Namen in Suchen zum Zuweisen ein und wähle den User aus.
- Neu zuweisen – bei einem bereits zugewiesenen Schreibtisch, gib einen Namen in Suchen zum Neu zuweisen ein und wähle den neuen User aus.
- Entfernen – klicke auf Zuweisung entfernen, um den Schreibtisch wieder freizugeben.
- Klicke auf Speichern (oben rechts), um deine Änderungen zu übernehmen.
Nach der Zuweisung zeigt der Schreibtisch das Profilbild des Users auf der Karte und in der Seitenleiste an. Mit ausgewähltem Zuweisungs-Tool wird auch der Name des Users unter dem Schreibtisch angezeigt.
Anderen erlauben, einen zugewiesenen Schreibtisch zu buchen
Im Zuweisungsmenü eines zugewiesenen Schreibtischs kannst du Anderen erlauben, diesen Platz zu buchen, wenn der zugewiesene User nicht im Büro ist aktivieren. So können andere User den Schreibtisch buchen, während der zugewiesene User abwesend ist. Ist der Schalter aus, kann nur der zugewiesene User den Schreibtisch nutzen.
Zuweisungen per Drag & Drop verschieben
Mit ausgewähltem Zuweisungs-Tool kannst du Zuweisungen auf der Karte per Drag & Drop verschieben, um User schnell zwischen Schreibtischen zu tauschen.
⚠️ Drag & Drop ändert die Zuweisungen nur, solange das Zuweisungs-Tool ausgewählt ist. Mit jedem anderen Tool verschiebst du beim Ziehen den Schreibtisch selbst im Gebäudeplan.
5. Editor-Tools für schnelles und präzises Platzieren
Der Editor bietet dir eine Reihe von Tools, mit denen du auch bei Hunderten von Schreibtischen schnell und sauber genaue Layouts erstellen kannst.
Werkzeugleiste
- Auswählen – klicke auf einen Bereich, Schreibtisch oder ein Label auf der Zeichenfläche, um es auszuwählen und zu verschieben.
- Mehrfachauswahl (⇧ gedrückt halten) – ziehe ein Rechteck, um mehrere Schreibtische gleichzeitig auszuwählen.
- Ressourcen hinzufügen (⌘ A) – füge Ressourcen zum ausgewählten Bereich hinzu.
- Zuweisungs-Tool – weise Usern Schreibtische direkt auf der Karte zu und verschiebe Zuweisungen per Drag & Drop (siehe Schreibtische im Gebäudeplan zuweisen).
- Rückgängig / Wiederholen – gehe Schritt für Schritt durch deine Änderungen.
- Hineinzoomen / Herauszoomen und Ansicht anpassen – navigiere durch große Gebäudepläne.
- Kartenelement-Größe (+ / −, oben in der Seitenleiste) – passe die Größe der Schreibtischmarker an deine Zeichnung an.
Snapping & Ausrichtung
- Globales Snapping (standardmäßig aktiviert): Ressourcen rasten automatisch an nahegelegenen Elementen ein, auch bereichsübergreifend, sodass du pixelgenaue Layouts erstellen kannst, ohne durch Bereichsgrenzen eingeschränkt zu sein.
- Dauerhafter Freies-Verschieben-Modus: Du brauchst volle Kontrolle? Aktiviere freies Verschieben, um das Snapping so lange zu umgehen, wie du möchtest.
- Dynamisches Raster: Blende ein visuelles Raster mit anpassbarer Pixeldichte ein, um strukturiert und konsistent zu planen.
- Pfeiltasten-Feinjustierung: Wähle eine Ressource aus und verschiebe sie mit den Pfeiltasten pixelgenau.
Labels & Lesbarkeit
- Individuelle Label-Positionierung: Ziehe Bereichslabels beliebig auf der Karte, unabhängig vom Bereich – keine überlappenden oder unlesbaren Texte mehr.
Bearbeiten im Kontext
- Kontextuelles Bearbeiten von Bereichen: Klicke einen Bereich direkt auf der Zeichenfläche an, um seine Form und Einstellungen zu bearbeiten.
- Direkte Ressourcenauswahl: Klicke einen Schreibtisch an, um ihn sofort zu konfigurieren, ohne die Zeichenfläche zu verlassen.
💡 Kombiniere Snapping, Raster und Pfeiltasten-Feinjustierung für das sauberste Ergebnis: Grob platzieren mit Snapping, am Raster ausrichten, dann mit den Pfeiltasten feinjustieren.
6. Veröffentliche deinen Gebäudeplan
Wenn dein Layout fertig ist, klicke auf Veröffentlichen (oben rechts), um es für User sichtbar zu machen.
💡 Gebäudepläne bleiben verborgen, bis sie veröffentlicht und mindestens ein Bereich und Schreibtisch oder ein Meetingraum als aktiv markiert sind.
7. FAQs
Ja. Wenn du ein neues Bild hochlädst, wird das alte ersetzt, aber alle platzierten Bereiche, Schreibtische und Buchungen bleiben erhalten. Überprüfe danach den Bereiche und Ressourcen-Tab, um sicherzugehen, dass die platzierten Schreibtische noch zum neuen Plan passen.
Exportiere den Gebäudeplan nach Möglichkeit als .svg oder reduziere die Auflösung eines Rasterbilds. Dateien bis 15 MB werden beim Hochladen automatisch optimiert, daher ist ein Komprimieren unter diese Grenze nicht mehr nötig.
Exportiere ihn als .svg oder .pdf aus dem ursprünglichen Tool, nutze einen kostenlosen Online-Konverter oder bitte dein IT-Team um Hilfe.
Ja. PDFs werden beim Hochladen konvertiert und können dann im Gebäudeplan-Bild bearbeiten-Tab bearbeitet werden, genau wie .svg-Dateien. Es sind jedoch nur einfache Bearbeitungen wie das Verschieben oder Drehen von Elementen möglich.
Stelle sicher, dass mindestens ein Bereich und Schreibtisch oder ein Meetingraum
aktiv ist. Wenn alles auf inaktiv gesetzt ist, wird der Plan nicht angezeigt.
Dein IT-Team muss eventuell bestimmte URLs auf die Whitelist setzen. Kontaktiere support@deskbird.com, um die vollständige Liste zu erhalten.
Buchungen bleiben bestehen, solange sie im neuen Bereich weiterhin erlaubt sind. Buchungen, die nach den Zugriffsregeln des neuen Bereichs nicht mehr zulässig sind, werden storniert und die betroffenen User werden benachrichtigt.
Bereiche sollten so erstellt werden, dass sie sich nicht überschneiden oder kreuzen. Andernfalls kann es zu Problemen bei der Auswahl einer Ressource während der Buchung kommen.
Ja. Das Einrasten ist standardmäßig aktiviert, aber du kannst im Editor den dauerhaften Freies-Ziehen-Schalter aktivieren, um es zu umgehen. Deine Auswahl bleibt aktiv, bis du sie wieder ausschaltest.
Bereichs-Labels können unabhängig von ihrem übergeordneten Bereich verschoben werden. Ziehe das Label einfach an eine beliebige Stelle auf der Karte – praktisch, wenn Labels mit Schreibtischen oder anderen Bereichen überlappen.
Wähle die Ressource auf der Fläche aus und benutze die Pfeiltasten auf deiner Tastatur, um sie jeweils um 1px in eine beliebige Richtung zu verschieben.
Nur Schreibtische, die auf dem Gebäudeplan platziert sind, können dort zugewiesen werden. Wenn beim Schreibtisch in der Seitenleiste ein Platzieren-Button angezeigt wird, platziere ihn zuerst auf der Karte und öffne dann Zuweisung bearbeiten.
Drag & Drop ändert Zuweisungen nur, wenn das Zuweisungs-Tool in der linken Werkzeugleiste ausgewählt ist. Mit jedem anderen Tool wird beim Ziehen der Schreibtisch auf dem Gebäudeplan verschoben. Nutze Rückgängig, um die Bewegung rückgängig zu machen, wähle das Zuweisungs-Tool aus und versuche es erneut.
Nur wenn Anderen erlauben, diesen Platz zu buchen, wenn der zugewiesene User nicht im Büro ist im Zuweisungsmenü des Schreibtischs aktiviert ist. Andernfalls ist der Schreibtisch für den zugewiesenen User reserviert.
Zuweisungen, die im Gebäudeplan-Editor gemacht werden, werden erst übernommen, wenn du auf Speichern klickst. Öffne den Gebäudeplan erneut, um zu prüfen, ob das Profilbild auf dem Schreibtisch angezeigt wird.