Die Verwaltung von Ressourcen wie Desks, Parkplätzen und anderen Arbeitsbereichen ist zentral für ein flexibles und organisiertes Büro. In dieser Anleitung erfährst du, wie du als Admin in deskbird solche Ressourcen erstellst, anpasst und verwaltest.
- Desks, Parkplätze und andere Ressourcen erstellen
- Ressourcen gesammelt erstellen und anpassen
- Ausstattung hinzufügen und verwalten
- Zugewiesene Plätze
- Lieblingsplätze
- Check-in für Desks und Parkplätze
- Buchungseinstellungen für Ressourcen
1. Desks, Parkplätze und andere Ressourcen erstellen
Bevor du Desks oder andere Ressourcen hinzufügen kannst, musst du zuerst deine Stockwerke & Räume anlegen.
Danach wählst du das gewünschte Stockwerk über Admin > Workplace > Stockwerke & Räume aus und klickst dann auf das Stiftsymbol neben dem Bereich, in dem du Ressourcen hinzufügen oder bearbeiten möchtest.
Auf der Detailseite des Bereichs kannst du:
- Den Namen und die Beschreibung des Bereichs bearbeiten
- Zugriff einschränken (z. B. auf bestimmte Abteilungen)
- Kennzeichenpflicht für Parkbereiche festlegen
- Einzelne Desks/Ressourcen umbenennen
- Desks per Drag & Drop umsortieren
- Schließzeiten festlegen über den Button Verwalten
- Ressourcen bestimmten Nutzern zuweisen
- QR-Codes für einzelne Ressourcen oder Bereiche herunterladen
- Desks oder den gesamten Bereich löschen
Mit dem Button +Desks hinzufügen / +Plätze hinzufügen / +Ressourcen hinzufügen kannst du neue Ressourcen anlegen.
⚠️ Wenn du eine Ressource schließt oder löschst, werden auch alle bestehenden Buchungen dafür gelöscht.
Das kann nicht rückgängig gemacht werden.
2. Ressourcen gesammelt erstellen und anpassen
Wenn du auf +Desks hinzufügen / +Plätze hinzufügen / +Ressourcen hinzufügen klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem du:
- Mehrere Ressourcen auf einmal hinzufügen kannst (z. B. 10 Desks)
- Ihren Status festlegen kannst
- Namenskonventionen anpassen kannst (Präfix, Startnummer, führende Nullen)
Beispiel: Präfix: „Parkplatz“, Start: „1“ → Ergebnis: Parkplatz 1, Parkplatz 2, …
Das beschleunigt die Einrichtung großer Bereiche.
💡 Der Ressourcenname bestimmt auch, was im Interaktiven Gebäudeplan angezeigt wird. Enthält der Name eine Zahl (z. B. „Desk 3“), wird diese Zahl im Gebäudeplan angezeigt. Ist keine Zahl im Namen (z. B. „Fensterplatz“), wird für diese Ressource keine Zahl angezeigt.
3. Ausstattung hinzufügen und verwalten
Unter Admin > Desks, Parkplätze & andere > Ausstattung kannst du Ausstattungsoptionen für Desks, Parkplätze und andere Ressourcen anlegen. Die Ausstattung wird pro Büro konfiguriert.
Nachdem du die Ausstattung definiert hast, gehst du zu Stockwerke & Räume, öffnest einen Bereich über Details und weist die Ausstattung einzelnen oder mehreren Ressourcen zu. Mit der Sammelbearbeitung kannst du diesen Vorgang beschleunigen – zum Beispiel „zwei Monitore“, „E-Ladestation“ oder „Stehschreibtisch“ hinzufügen.
Zugewiesene Ausstattungs-Tags erscheinen bei der Buchung in den Nutzer-Filtern.
4. Zugewiesene Plätze
Du kannst bestimmte Ressourcen einzelnen Nutzern zuweisen. Zugewiesene Plätze werden automatisch gebucht, wenn die zugewiesene Person ihren Status auf „Büro“ setzt.
So weist du eine Ressource zu:
- Öffne Stockwerke & Räume > wähle das Stockwerk / den Bereich über Details und wähle die Ressource aus.
- Klicke auf das Stiftsymbol und suche nach Zugang.
- Beschränke den Zugang auf einen einzelnen Nutzer.
💡 Wenn die zugewiesene Person nicht ins Büro kommt, kannst du „Anderen erlauben, diesen Platz zu buchen, wenn der zugewiesene Nutzer nicht im Büro ist“ aktivieren, damit der Platz für andere verfügbar wird. Falls Check-ins aktiviert sind, gelten sie auch für zugewiesene Ressourcen.
Du kannst anderen erlauben, die Ressource zu buchen, wenn der/die Zugewiesene einen Status wie „Abwesend“, „Mobiles Arbeiten“ oder „Geschäftsreise“ setzt. Wenn jedoch kein Status gesetzt ist, wird der Platz nicht automatisch freigegeben. Deshalb ist es wichtig, die Statusplanung zu fördern, um die Platzverfügbarkeit zu maximieren.
5. Lieblingsplätze
Nutzer können häufig genutzte Ressourcen als Favoriten markieren und so per Ein-Klick-Buchung reservieren. Dafür ist keine Admin-Einrichtung nötig – das ist eine persönliche Einstellung der Nutzer.
Um einen Platz als Favorit zu markieren, klickt der Nutzer auf das Herzsymbol daneben. Die Ressource erscheint dann auf der Buchungsseite und im Profil unter „Deine Plätze“.
💡 Favoriten buchen den Platz nicht automatisch und blockieren ihn auch nicht für andere. Sie sind einfach Schnellzugriffe für die Nutzer.
6. Check-in für Desks und Parkplätze
Für Desks und Parkplätze ist je nach deskbird-Plan ein automatischer Check-in verfügbar. Ist diese Funktion aktiviert, werden Nutzer beim Betreten des Büros per Geolokalisierung automatisch eingecheckt.
➡️ Mehr erfahren: Automatischer Check-in für Desk- und Parkplatzbuchungen
7. Buchungseinstellungen für Ressourcen
Für Einstellungen auf Buchungsebene (Check-in-Modi, Karenzzeiten, Vorlaufzeiten, Gastbuchungen) siehe: Buchungseinstellungen.