Mit deskbird lässt sich ganz einfach planen, wo du an welchem Tag arbeitest. Egal ob im Büro, im mobilen Arbeiten oder anderswo – du kannst deinen Status manuell setzen oder mit wöchentlichen Präferenzen automatisieren.
- Manuell planen
- Mit Wochenpräferenzen planen
- Automatisierte Buchungen
- Für andere planen
- Kollegen folgen
1. Manuell planen
Wenn das Planungsmodul in deinem Unternehmen aktiviert ist, kannst du deinen Tagesstatus direkt über den Persönlichen Feed setzen. Auch der Menüpunkt Kollegen kann zur Planung verwendet werden; hier besteht außerdem die Möglichkeit, den Status bis zu einer Woche rückwirkend anzupassen.
- Wechsle zum Tab Planen – dieser wird standardmäßig geöffnet.
- Klicke auf einen beliebigen Tag, z. B. Heute oder Morgen.
- Wähle deinen gewünschten Status:
- Büro
- Mobiles Arbeiten
- Abwesend
- Geschäftsreise
- Urlaub
🔧 Hinweis: Diese Optionen können von deinem Unternehmen angepasst werden.
Status beim Stornieren der letzten Buchung zurücksetzen
Wenn du deine letzte Buchung des Tages stornierst (Schreibtische, Parkplätze oder andere Ressourcen – Meetingräume ausgenommen) und dein Status weiterhin auf Büro steht, fragt deskbird dich, ob du ihn aktualisieren möchtest. So bleiben die Anwesenheitsdaten korrekt.
Du hast folgende Möglichkeiten:
- Status aktualisieren – auf einen anderen Status wechseln (z. B. Mobiles Arbeiten, Abwesend),
- Status entfernen – den Planungsstatus komplett zurücksetzen, oder
- Keine Änderungen – den Status unverändert lassen.
💡 Gut zu wissen: Der Hinweis erscheint nur bei Stornierungen durch dich selbst und nur, wenn dein Status auf Büro steht. Andere Status (z. B. Mobiles Arbeiten, Geschäftsreise) werden nie verändert. Stornierungen durch Admins sowie automatische Stornierungen aufgrund verpasster Check-ins lösen den Hinweis nicht aus.
2. Mit Wochenpräferenzen planen
Mit wöchentlichen Präferenzen kannst du deinen Arbeitsstatus für jeden Wochentag (Montag bis Freitag) im Voraus definieren.
- Klicke unten links auf dein Profilbild oder deine Initialen.
- Wähle Deine Präferenzen.
- Wähle den gewünschten Status für jeden Wochentag aus.
- Klicke auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
🛠️ Du kannst deine Präferenzen jederzeit anpassen.
🚫 Samstag und Sonntag werden derzeit nicht unterstützt.
Das System plant initial bis zu 2 Monate im Voraus; nach der erstmaligen Einrichtung wird der Zeitraum automatisch monatlich weitergeschoben, sodass jeweils ein abgelaufener Monat entfällt und ein neuer Monat hinzugefügt wird. Dadurch bleiben die Pläne kontinuierlich von Monat zu Monat aktuell.
⚠️ Aufgrund von Limitierungen durch Microsoft und Google wird der Planen-Status von wöchentlichen Präferenzen nicht mit einem evtl. verbundenen Kalender synchronisiert.
3. Automatisierte Buchungen
Automatisierte Buchungen eliminieren wiederkehrende Buchungsschritte, indem sie die Wochenpräferenzen mit der maximalen Vorlaufzeit synchronisieren.
Admins können dies unter Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen > Automatisierte Buchungen aktivieren und festlegen, ob User die Automatisierung für Schreibtische und Parkplätze verwenden dürfen.
User finden ihre Einstellungen über Profilbild/Initialen > Profileinstellungen > Hybrid-Präferenzen, wo sie Schreibtische oder Parkplätze per Umschalter aktivieren können. Die Buchungslogik folgt folgender Priorität: Zugewiesene Plätze werden zuerst gebucht, danach Lieblingsplätze (favorisierte Plätze), gefolgt von den historisch am häufigsten genutzten Ressourcen, Zonen und Stockwerken und schließlich einer zufälligen Zuweisung. Anfragen, die die maximale Vorlaufzeit überschreiten, werden zurückgestellt und automatisch am nächstmöglichen Datum verarbeitet.
💡 Das Deaktivieren der automatischen Buchung hat keine Auswirkungen auf bereits erstellte Buchungen.
💡 Zukünftige Buchungen werden erstellt, sobald das Büro verarbeitet wird. Da die Büros gleichmäßig über den Tag verteilt sind, erscheinen die Buchungen nach und nach — wenn also zunächst etwas zu fehlen scheint, wird es möglicherweise später hinzugefügt, sobald die Verarbeitung im jeweiligen Büro abgeschlossen ist.
4. Für andere planen
Admins und Manager:innen können die Wochenplanung auch für andere User oder ganze Gruppen übernehmen – perfekt für Teamkoordination.
- Wechsle im Bereich Planen auf den Tab Kollegen neben dem Persönlichen Feed.
- Wähle oben im Dropdown Alle, Gefolgt oder eine definierte Gruppe.
- Nach Auswahl öffnet sich die Wochenübersicht. Du kannst für jeden Tag Status wie Büro, Mobiles Arbeiten oder Geschäftsreise festlegen.
- Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen. Falls Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten die betroffenen Kolleg:innen eine E-Mail.
- Optional kannst du vor dem Speichern eine Notiz hinzufügen.
📣 Diese Funktion ist besonders hilfreich für Teamleads und People Manager, die proaktiv planen möchten.
5. Kollegen folgen
Mit der Funktion Kollegen folgen siehst du auf einen Blick, wann deine Lieblingskollegen im Büro oder remote sind.
- Klicke auf einen beliebigen Tag im Persönlichen Feed.
- Im Seitenpanel siehst du, wer im Büro sein wird.
- Noch niemand abonniert? Klicke auf Kollegen folgen, um zu starten.
- Klicke auf ⭐ neben einem Namen, um zu folgen. Lila Stern = aktiv gefolgt.
- Filtere nach Büro-Funktionen (z. B. Ersthelfer:in, Brandschutzhelfer:in).
- Wechsle zwischen den Tabs Alle und Gefolgt.
Du kannst auch zum Tab Kollegen wechseln, um die Wochenansicht deiner gefolgten Kolleg:innen zu sehen.
🖼️ Tipp: Lade ein Profilbild hoch, um deinen Feed übersichtlicher zu gestalten.
💡 Hinweis: Abhängig von den Datenschutzeinstellungen deines Unternehmens sind eventuell nicht alle Kollegen sichtbar.