Questa guida copre le impostazioni da aggiungere una volta che uffici, piani, spazi e sale riunioni sono attivi: regole di prenotazione e check-in, parcheggi, spazi assegnati, il calendario dell’ufficio, funzioni in ufficio, lavoro ibrido e sincronizzazione del calendario delle sale. I passaggi sono ordinati in base alla frequenza delle domande degli admin, così puoi partire dall’inizio e fermarti dove finiscono le esigenze del tuo team. Ogni passaggio spiega a cosa serve l’impostazione e rimanda all’articolo con le istruzioni dettagliate. Le funzionalità che richiedono Desks Professional sono in Desks: componenti aggiuntivi Professional.
- Prima di iniziare
- Imposta le regole di prenotazione: check-in e limiti di prenotazione
- Configura parcheggi e altre risorse
- Assegna spazi alle persone
- Pianifica il calendario dell’ufficio: festività, chiusure ed eventi
- Configura le funzioni in ufficio
- Configura il lavoro ibrido: policy, opzioni di pianificazione e prenotazioni automatiche
- Sincronizza le sale riunioni con i tuoi calendari
- Domande frequenti
1. Prima di iniziare
Ogni passaggio di questa guida è disponibile su tutti i piani Desks. Alcuni passaggi hanno dei limiti su Desks Free e Desks Business, elencati qui sotto. Per una panoramica di cosa include ogni piano, vedi Disponibilità delle funzionalità.
- Ruolo: serve il ruolo di Global Admin per ogni passaggio. Gli Office Admin possono modificare le impostazioni delle prenotazioni, i parcheggi, gli spazi assegnati, le impostazioni dell’ufficio e le chiusure per gli uffici che gestiscono. Solo i Global Admin possono creare policy di lavoro ibrido e modificare le Impostazioni Workforce. Vedi Ruoli del sistema e permessi.
- Configurazione esistente: uffici, piani, spazi e risorse sono già stati creati (vedi Desks: configurazione di base). La maggior parte delle impostazioni qui si configura per ufficio, quindi usa il selettore dell’ufficio in alto in ogni pagina admin per verificare di essere nell’ufficio giusto.
⚠️ Limiti del piano: Su Desks Free e Desks Business, la tua azienda può avere 1 policy di lavoro ibrido (contano sia quelle attive che quelle pianificate), fino a 5 eventi in ufficio attivi, e le funzioni in ufficio possono essere assegnate in totale a 2 persone. Desks Professional e superiori rimuovono questi limiti e aggiungono i flussi di approvazione per le policy di lavoro ibrido.
2. Imposta le regole di prenotazione: check-in e limiti di prenotazione
Le regole di prenotazione decidono con quanto anticipo si può prenotare e se bisogna confermare di essere effettivamente arrivati. Il check-in libera postazioni e parcheggi rimasti vuoti, così altri possono usarli. Postazioni e parcheggi condividono un unico set di Impostazioni delle prenotazioni per ufficio.
Check-in
- Vai su Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni e seleziona l’ufficio.
- Nella sezione Check-in, scegli Nessun check-in, Check-in con clic e/o codici QR oppure Check-in solo con codici QR.
- Se attivi il check-in, imposta il periodo di tolleranza e Il più presto tempo di auto-cancellazione. Le prenotazioni senza check-in vengono cancellate dopo il periodo di tolleranza, ma mai prima di quell’orario.
- Fai clic su Salva.
Le sale riunioni hanno impostazioni di check-in proprie in Admin > Sale riunioni: Impostazioni generali. Come funzionano i metodi, i promemoria e l’auto-cancellazione, con esempi: Impostazioni di check-in e auto-cancellazione.
⚠️ Importante: Prima di scegliere un’opzione con codice QR, scarica i codici QR e posizionali sulle postazioni e sui parcheggi. Fai clic su Ottieni codici QR nella sezione Check-in per tutti i codici dell’ufficio, oppure usa l’icona del codice QR accanto a un piano, area o risorsa in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi. Vedi Codici QR. Gli utenti fanno check-in come descritto in Check-in alla tua postazione o prenotazione parcheggio e Check-in tramite codice QR.
Limiti di prenotazione
- Qual è il periodo massimo di prenotazione per le risorse? Imposta con quanti giorni di anticipo ogni ruolo può prenotare postazioni e parcheggi, da 0 (solo stesso giorno) a 365 giorni. Non si applica alle sale riunioni.
- Utenti e Group manager non possono prenotare più di una postazione o parcheggio nella stessa data e ora: evita le doppie prenotazioni. Global Admin, Office Admin e Manager sono esclusi.
Entrambe le impostazioni sono nella stessa pagina. Istruzioni complete: Impostazioni delle prenotazioni.
3. Configura parcheggi e altre risorse
Oltre alle postazioni, gli utenti possono prenotare parcheggi e altri tipi di risorse dalla stessa app. Il parcheggio segue le stesse impostazioni di prenotazione delle postazioni, quindi non ci sono regole di parcheggio separate da gestire.
- Parcheggio: in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, aggiungi un’area di tipo Parcheggio a un piano. La sua Capacità è il numero di parcheggi. Poi aggiungi i posti e decidi chi può parcheggiare. Gli Office Admin possono configurare i parcheggi per gli uffici che gestiscono. Passo dopo passo: Configura il parcheggio.
- Altri tipi di risorse: apri un’area in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi e aggiungi risorse lì, singolarmente o in blocco. Vedi Postazioni, Parcheggi e altre risorse.
Gli utenti prenotano tutto dallo stesso posto delle postazioni. Vedi Prenota un parcheggio o un’altra risorsa.
4. Assegna spazi alle persone
Assegna una postazione o un parcheggio a chi ha bisogno dello stesso spazio ogni giorno. Uno spazio assegnato viene prenotato automaticamente quando quella persona imposta lo stato su Ufficio.
- Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi e apri l’area con la risorsa.
- Modifica la risorsa e limita il suo accesso a un solo utente.
- Opzionale: attiva Permetti ad altri di prenotare questo spazio se l’utente assegnato non è in ufficio.
Per assegnare più postazioni insieme, usa lo strumento di assegnazione sulla mappa del piano. Istruzioni complete: Postazioni, Parcheggi e altre risorse: Spazi assegnati e Mappe dei piani: assegna postazioni sulla mappa.
💡 Consiglio: Con l’opzione del punto 3 attiva, uno spazio assegnato viene liberato per altri solo nei giorni in cui il destinatario pianifica uno stato come Assente o Smart working. Se non viene impostato nessuno stato, lo spazio resta bloccato, quindi incoraggia i destinatari ad organizzare la loro settimana.
5. Pianifica il calendario dell’ufficio: festività, chiusure ed eventi
Tieni aggiornato il calendario di ogni ufficio, così tutti sanno quando è chiuso e quando vale la pena andare in presenza.
- Giorni festivi: in Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell’ufficio, seleziona l’ufficio e scegli un calendario dei giorni festivi regionale sotto Giorni festivi. Gli utenti che hanno quell’ufficio come sede principale lo ereditano e le festività compaiono nella loro pianificazione. Puoi impostare un calendario diverso per singoli utenti nei dettagli utente. Vedi Impostazioni dell’ufficio: Giorni festivi.
- Chiudere uno spazio a tempo indeterminato: in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, seleziona ufficio, piano, area o risorsa, clicca su Gestisci e aggiungi una Chiusura a tempo indeterminato. Lo spazio viene nascosto agli utenti finché non lo riapri. Ogni spazio può avere una sola chiusura a tempo indeterminato. Vedi Chiusura degli spazi.
- Eventi in ufficio: in Admin > Workforce > Eventi, clicca su Aggiungi evento per invitare gruppi, singoli utenti o interi uffici a un pranzo di team, workshop o festa. Puoi anche permettere a Manager, Group manager o Utenti di creare eventi. Vedi Eventi.
⚠️ Importante: Le chiusure non si applicano alle sale riunioni. Le sale riunioni hanno il proprio interruttore Attivo / Inattivo e le prenotazioni già esistenti non vengono cancellate quando l’ufficio o il piano intorno viene chiuso.
6. Configura le funzioni in ufficio
Le funzioni in ufficio mostrano chi ha una responsabilità in presenza in ogni ufficio: Soccorritore, Soccorritore antincendio, Assistente per l’evacuazione o Custode delle chiavi. Colleghi e admin possono così trovare subito il contatto giusto.
- Vai su Admin > Gestione degli utenti: Utenti, apri il menu con i tre puntini accanto a Invita utenti e seleziona Impostazioni delle funzioni d’ufficio.
- Attiva le funzioni che la tua azienda utilizza. Opzionale: attiva Permetti agli utenti di aggiungere le proprie funzioni in ufficio.
- Fai clic su Salva, poi assegna le funzioni agli utenti nella scheda Funzioni in ufficio di ogni utente, per ogni ufficio.
Istruzioni complete: Funzioni in ufficio. Se gli utenti aggiungono le funzioni da soli, indirizzali a Aggiungi una funzione in ufficio al tuo profilo.
7. Configura il lavoro ibrido: policy, opzioni di pianificazione e prenotazioni automatiche
Queste impostazioni collegano dove le persone pianificano di lavorare alle postazioni e ai parcheggi che ottengono.
Policy di lavoro ibrido
Una policy stabilisce quante giornate ci si aspetta in ufficio, o il numero massimo di giorni da remoto, a settimana, mese o anno. Vai su Admin > Workforce > Politiche per il lavoro ibrido e clicca su Aggiungi policy. La configurazione ha tre passaggi: Configurazione, Destinatari e Info aggiuntive. Vedi Politiche per il lavoro ibrido.
Desks Professional e superiori
I flussi di approvazione permettono ai manager di approvare pianificazioni che vanno oltre la policy, o di approvare ogni pianificazione. Scegli il flusso di approvazione mentre crei la policy.
Opzioni di pianificazione
Le opzioni di pianificazione sono le scelte che le persone selezionano quando pianificano la settimana, come Ufficio, Smart working o Assente. In Admin > Workforce > Impostazioni Workforce, vai su Opzioni di pianificazione per rinominare le opzioni, impostare colore e icona e permetterle per mezza giornata. Per crearne di nuove, clicca su Aggiungi opzione di pianificazione e scegli il tipo Personalizzata. Vedi Impostazioni Workforce: Opzioni di pianificazione.
Prenotazioni automatiche
Con le prenotazioni automatiche, deskbird prenota una postazione, un parcheggio o entrambi agli utenti nei giorni in cui pianificano di essere in ufficio.
- Vai su Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni e seleziona l’ufficio.
- Nella sezione Prenotazioni automatiche, attiva Postazioni, Parcheggio o entrambi, e clicca su Salva.
- Ogni utente poi lo attiva in Profilo > Preferenze ibride con Usa prenotazione automatica.
Istruzioni complete, incluso come deskbird sceglie una risorsa: Configura le prenotazioni automatiche. Passaggi per l’utente: Gestisci il tuo profilo: Preferenze ibride e Pianifica la tua settimana.
8. Sincronizza le sale riunioni con i tuoi calendari
Con la sincronizzazione del calendario delle sale, le prenotazioni delle sale riunioni restano allineate con i calendari delle sale in Google Workspace o Microsoft 365. Una sala prenotata in Outlook o Google Calendar viene bloccata anche in deskbird, e viceversa.
- Vai su Admin > Azienda: Integrazioni e apri Sincronizzazione del calendario delle sale.
- Collega il tuo provider di calendario e concedi i permessi richiesti.
- Importa i calendari delle sale come sale riunioni.
Passo dopo passo: Sincronizza le sale riunioni con Microsoft 365 oppure Sincronizza le sale riunioni con Google Workspace. Per una panoramica di entrambe le integrazioni calendario, vedi Sincronizzazione del calendario per stato di pianificazione e sale riunioni.
⚠️ Importante: Una sala riunioni creata in deskbird non può essere convertita in una sala sincronizzata in un secondo momento. Se vuoi sincronizzare una sala, importala dal calendario invece di crearla in deskbird.
Per il resto della configurazione delle sale riunioni, come sale riservate, catering e servizi e chioschi della sala, vedi Rooms Plus: configurazione.
9. Domande frequenti
- Il check-in è attivo per l'ufficio e le persone si sono dimenticate di effettuare il check-in entro il periodo di tolleranza.
- Con Check-in solo con codici QR, gli utenti possono effettuare il check-in solo scansionando il codice nello spazio tramite l'app mobile di deskbird.
- I promemoria per il check-in aiutano le persone a effettuare il check-in in tempo. Possono attivare le notifiche nel loro profilo.
Se il check-in non è necessario per un ufficio, scegli Nessun check-in: le prenotazioni rimarranno attive. Vedi Impostazioni di check-in e annullamento automatico.
In base al periodo massimo di prenotazione consentito dal loro ruolo, da 0 a 365 giorni. Puoi impostarlo per ogni ufficio e per ogni ruolo in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni (sezione Qual è il periodo massimo di prenotazione per le prenotazioni delle risorse?). Si applica a postazioni e parcheggi, non alle sale riunioni. Vedi Impostazioni delle prenotazioni.
No. Le postazioni e i parcheggi condividono tutte le impostazioni delle prenotazioni di un ufficio, incluso il check-in. Puoi comunque limitare chi può parcheggiare tramite le regole di accesso sull'area parcheggio. Vedi Configurare il parcheggio: controlla chi può parcheggiare.
Sì, se attivi Consenti ad altri di prenotare questo spazio se l'utente assegnato non è in ufficio per quella postazione. La postazione diventa prenotabile nei giorni in cui il destinatario pianifica uno stato come Assente o Smart working. Nei giorni senza stato, resta bloccata.
No. I calendari dei giorni festivi sono calendari regionali predefiniti e non possono essere modificati. Puoi scegliere un calendario per ogni ufficio e sovrascriverlo per singoli utenti. Vedi Impostazioni dell'ufficio: Giorni festivi.
Con Desks Free e Desks Business, la tua azienda può avere una sola policy di lavoro ibrido in totale, e conta anche una policy pianificata. Desks Professional e versioni superiori includono policy illimitate. Vedi Politiche per il lavoro ibrido.
- Le prenotazioni automatiche sono attive per questo ufficio e tipo di risorsa in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni.
- L'utente ha attivato Usa prenotazione automatica in Profilo > Preferenze ibride.
- Il giorno ha lo stato Ufficio nella pianificazione dell'utente. I giorni fissi in ufficio da una policy di lavoro ibrido non creano prenotazioni automaticamente.
- Il giorno rientra nel periodo massimo di prenotazione per il ruolo dell'utente ed eventuali approvazioni del manager per lo stato sono state completate.
No. Le sale riunioni hanno il proprio interruttore Attivo / Inattivo invece delle chiusure. Le sale riunioni sincronizzate potrebbero comunque essere prenotabili da Outlook o Google Calendar, a seconda della configurazione del calendario. Vedi Chiusura degli spazi.