Questa guida ti accompagna nella prima configurazione di deskbird per la prenotazione delle postazioni, seguendo l’ordine in cui i passaggi dipendono l’uno dall’altro: prima gli uffici, poi piani e spazi, planimetrie, utenti e gruppi, regole di accesso e sale riunioni. Ogni passaggio spiega cosa configurare e perché, e rimanda all’articolo con le istruzioni dettagliate. Al termine, il tuo team potrà trovare e prenotare postazioni e sale riunioni nei tuoi uffici.
- Prima di iniziare
- Crea i tuoi uffici
- Aggiungi piani e spazi
- Carica le planimetrie
- Aggiungi utenti e crea gruppi
- Limita l’accesso a uffici e aree
- Configura le sale riunioni
- Pubblica la configurazione e vai live
- Domande frequenti
1. Prima di iniziare
I passaggi di questa guida sono disponibili su tutti i piani Postazioni (Desks Free, Desks Business, Desks Professional e Desks Enterprise). Dove un articolo collegato descrive un’opzione che richiede un piano superiore, viene segnalato lì. Per una panoramica, vedi Disponibilità delle funzionalità.
- Ruolo: ti serve il ruolo di Global Admin per completare ogni passaggio. Gli Office Admin possono modificare la configurazione degli uffici che gestiscono. Vedi Ruoli del sistema e permessi.
- Dettagli dell’ufficio: il nome e l’indirizzo di ogni ufficio, e i suoi orari di apertura.
- Immagini delle planimetrie: una immagine per ogni piano, preferibilmente in formato .svg (.pdf, .jpg, .jpeg e .png sono accettati, fino a 15 MB).
- Struttura del team: i reparti o i team che vuoi come gruppi, ad esempio per riservare un’area a un team.
- Sale riunioni: se le tue sale devono sincronizzarsi con i calendari Google Workspace o Microsoft 365, oppure esistere solo in deskbird.
💡 Consiglio: Salva i nuovi uffici come bozza mentre li configuri. Uffici, piani e aree in bozza restano nascosti agli utenti finché non li pubblichi, così puoi costruire tutta la configurazione e andare live in un solo passaggio (vedi Pubblica la configurazione e vai live).
2. Crea i tuoi uffici
Gli uffici sono il punto di partenza: piani, spazi, regole di accesso e prenotazioni appartengono tutti a un ufficio, quindi crea ogni ufficio prima di continuare.
- Vai su Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio e clicca su Aggiungi ufficio.
- Inserisci il nome e l’indirizzo dell’ufficio e salvalo come bozza.
- Seleziona l’ufficio in Impostazioni dell'ufficio e configura gli orari di apertura. Gli orari di apertura definiscono cosa copre una prenotazione giornaliera e limitano quando le postazioni possono essere prenotate.
Ripeti questi passaggi per ogni ufficio. Istruzioni complete: Impostazioni dell'ufficio: crea e gestisci un ufficio.
3. Aggiungi piani e spazi
Piani e aree descrivono la disposizione di ogni ufficio. Gli utenti prenotano le postazioni, i parcheggi e le altre risorse all’interno di queste aree.
- Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi e aggiungi i piani dell’ufficio.
- Aggiungi aree a ogni piano e scegli il tipo di area, ad esempio Area delle postazioni, Sala riunioni o Parcheggio. Dai un nome a ogni area e imposta la capacità.
- Crea le postazioni, i parcheggi e le altre risorse all’interno di ogni area.
Istruzioni complete: Piani e spazi e Postazioni, Parcheggi e altre risorse. Se il tuo ufficio ha un parcheggio, vedi Configura il parcheggio.
4. Carica le planimetrie
Una planimetria mostra agli utenti dove si trovano postazioni e sale, così possono scegliere un posto vicino al proprio team e trovarlo il giorno stesso. Carica una planimetria per ogni piano e posiziona le aree e le risorse create nel passaggio precedente.
- In Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, apri il piano e aggiungi una planimetria.
- Carica l’immagine della planimetria.
- Disegna ogni area sulla planimetria, posiziona le postazioni e le altre risorse, e salva regolarmente.
- Pubblica la planimetria.
Istruzioni complete: Planimetrie, inclusi posizionamento di aree e risorse e pubblicazione.
5. Aggiungi utenti e crea gruppi
I gruppi ti permettono di gestire accesso e pianificazione per interi team invece che per singoli utenti. Aggiungi prima gli utenti, poi assegnali ai gruppi.
Aggiungi utenti
- Invita le persone in Admin > Gestione degli utenti: Utenti con Invita utenti, oppure caricale tramite un file CSV.
- Di default, chi ha il dominio email della tua azienda può anche registrarsi autonomamente e viene aggiunto automaticamente al tuo account.
- Per mantenere sincronizzati utenti e gruppi con il tuo identity provider o sistema HR, vedi le opzioni in Gestione di utenti e gruppi.
Crea gruppi
- Vai su Admin > Gestione degli utenti: Gruppi, aggiungi un gruppo per ogni team o reparto, aggiungi i membri e, se necessario, un Group manager che può pianificare e prenotare per il gruppo.
- I sotto-gruppi non ereditano l’accesso dal gruppo padre. Se limiti l’accesso per gruppo nel prossimo passaggio, aggiungi ogni gruppo singolarmente.
Istruzioni complete: Utenti e Gruppi.
6. Limita l’accesso a uffici e aree
Di default, tutti possono prenotare tutto. Usa le regole di accesso dove solo alcuni team devono usare un ufficio o un’area, ad esempio una zona team o un piano riservato. Puoi limitare l’accesso su due livelli:
- Ufficio: in Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio, scegli Condiviso (tutti possono prenotare questo ufficio) o Riservato (solo gruppi selezionati). Vedi Impostazioni dell'ufficio: gestisci l’accesso.
- Area: in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, modifica l’area e scegli Accesso aperto (tutti gli utenti con accesso all’ufficio) o Accesso limitato (solo utenti o gruppi selezionati). Puoi anche nascondere un’area riservata agli utenti senza accesso. Vedi Piani e spazi: gestisci l’accesso.
⚠️ Importante: Prima di limitare un ufficio, aggiungi ogni utente che ha una postazione o un parcheggio assegnato lì a uno dei gruppi autorizzati. Altrimenti, le loro assegnazioni vengono rimosse perché non hanno più accesso.
7. Configura le sale riunioni
Le sale riunioni possono essere prenotate in deskbird in due modi. Decidi per ogni sala prima di crearla:
- Sincronizzata con il tuo calendario: le prenotazioni sono sincronizzate con i calendari delle sale in Google Workspace o Microsoft 365, quindi una sala prenotata in Outlook o Google Calendar risulta occupata anche in deskbird e viceversa. Configurala in Admin > Azienda: Integrazioni. Vedi Sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft per stato e sale riunioni.
- Creata solo in deskbird: aggiungi la sala come sala riunioni sul suo piano in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, poi imposta la capacità e l’accesso.
⚠️ Importante: Una sala riunioni creata in deskbird non può essere convertita in una sala sincronizzata in seguito. Per sincronizzarla dopo, devi ricrearla come sala sincronizzata.
Per aiutare gli utenti a trovare la sala giusta, aggiungi attrezzatura come schermo o lavagna in Admin > Sale riunioni: Impostazioni generali. Istruzioni complete, inclusi check-in, approvazioni e catering, sono in Sale riunioni.
8. Pubblica la configurazione e vai live
Quando la configurazione è completa, rendila visibile agli utenti:
- Pubblica ogni ufficio in Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio.
- Pubblica eventuali piani e aree salvati come bozza in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi. La pubblicazione di un’area non può essere annullata.
- Controlla che ogni planimetria sia pubblicata.
- Prenota tu stesso una postazione e una sala riunioni per verificare che tutto sia corretto.
- Avvisa il tuo team che può iniziare a prenotare e condividi con loro la Guida rapida per gli utenti.
💡 Consiglio: I Global Admin, Office Admin e Manager possono prenotare qualsiasi area, indipendentemente dalle regole di accesso. Per verificare un’area riservata, chiedi a un collega senza ruolo admin di provare a prenotarla.
9. Domande frequenti
Lo consigliamo, perché ogni passaggio si basa su quello precedente. Piani e spazi appartengono a un ufficio, le postazioni possono essere posizionate solo su una planimetria all’interno di un’area, e le regole di accesso richiedono i gruppi che vuoi autorizzare. Le sale riunioni possono essere configurate in qualsiasi momento dopo che l’ufficio esiste.
No, se lo salvi come bozza. Gli uffici in bozza sono nascosti agli utenti finché non li pubblichi, i nuovi piani vengono aggiunti come bozza e puoi salvare anche le nuove aree come bozza. Pubblica tutto quando la configurazione è completa.
No. Finché un’area è pubblicata e non chiusa, gli utenti possono prenotare le sue postazioni anche se l’area non è posizionata su una planimetria. Una planimetria però rende molto più facile trovare il posto giusto, quindi consigliamo di aggiungerla prima di andare live.
Crea ogni edificio come un proprio ufficio. Se le persone devono condividere il parcheggio tra gli edifici e vedere i colleghi nell’edificio accanto, gli uffici possono essere raggruppati in un sito di uffici. I siti di uffici sono in beta e disponibili su richiesta. Vedi Siti di uffici.
Se il tuo team prenota le sale oggi in Outlook o Google Calendar, sincronizzale, così le prenotazioni restano coerenti in entrambi i posti. Le sale create solo in deskbird sono adatte a uffici senza calendari delle sale. Decidi prima di creare una sala: una sala creata in deskbird non può essere convertita in una sala sincronizzata in seguito. Vedi Sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft per stato e sale riunioni.
- Controlla se l’ufficio è riservato in Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio. Se lo è, l’utente può averlo come sede principale solo se ha accesso.
- Controlla i gruppi dell’utente in Admin > Gestione degli utenti: Gruppi e aggiungi l’utente a un gruppo che ha accesso all’ufficio.
- Se l’accesso è stato dato solo al gruppo padre, aggiungi anche il gruppo dell’utente: i sotto-gruppi non ereditano l’accesso.
Sì. I Global Admin possono aprire la Guida alla configurazione in-app in qualsiasi momento tramite la foto profilo o le iniziali > Guida alla configurazione. Elenca i passaggi di configurazione che si applicano all’abbonamento della tua azienda, con link alle impostazioni giuste. I passaggi non vengono segnati come completati automaticamente, quindi spuntali tu man mano che procedi.
Quando le persone iniziano a prenotare, la maggior parte dei team guarda a come funzionano le prenotazioni nell’uso quotidiano:
- Impostazioni delle prenotazioni: quanto in anticipo si può prenotare, per ruolo.
- Impostazioni di check-in e auto-cancellazione: liberare postazioni prenotate ma non utilizzate.
- Configura il parcheggio: aree e posti auto.