deskbird offre diverse opzioni di check-in per garantire che gli utenti confermino la loro presenza quando utilizzano desks, posti auto e sale riunioni. Queste opzioni aiutano a migliorare il monitoraggio dell'utilizzo degli spazi offrendo al contempo flessibilità in base alle esigenze della tua azienda.
- Nessun check-in
- Check-in semplice
- Solo codici QR
- Impostazioni di cancellazione automatica
- Check-in automatico tramite geolocalizzazione
1. Nessun check-in
Con questa impostazione, gli utenti non hanno bisogno di fare il check-in quando arrivano in ufficio o entrano in una sala riunioni. Le loro prenotazioni rimangono valide senza ulteriori azioni.
2. Check-in semplice
Con il check-in semplice, gli utenti possono confermare la loro presenza cliccando sul pulsante Check-In nell'app Web, MS Teams o nell'app mobile di deskbird.
Come funziona:
- Gli utenti confermano manualmente il loro check-in tramite l'app deskbird.
- Se il check-in è richiesto, gli amministratori possono impostare una regola di cancellazione automatica se un utente non effettua il check-in entro un certo orario.
💡 Lo sapevi? Anche con il Check-in semplice abilitato, gli utenti possono effettuare il check-in scansionando un codice QR se i codici QR sono disponibili per la loro prenotazione. Se un utente scansiona il codice QR, viene reindirizzato alla pagina di check-in per confermare la prenotazione.
3. Solo codici QR
Con questa opzione, gli utenti devono scansionare un codice QR per effettuare il check-in. Questo si applica a desks, sale riunioni e posti auto, garantendo che gli utenti siano fisicamente presenti quando confermano la loro prenotazione.
Come funziona:
- Gli utenti accedono alla panoramica delle loro prenotazioni nell'app deskbird.
- Toccano Check-in e appare un'icona del codice QR.
- La loro fotocamera si apre, permettendo di scansionare il codice QR per confermare la presenza.
💡 Cose da considerare:
- Questa è l'impostazione più restrittiva e dovrebbe essere utilizzata se richiedi una conferma di presenza rigorosa per le risorse prenotate.
- Gli utenti devono installare l'app mobile di deskbird per scansionare i codici QR per il check-in.
- La scansione del codice QR è disponibile indipendentemente dalle altre impostazioni di check-in. Se un utente scansiona un codice QR senza una prenotazione precedente, verrà reindirizzato alla pagina di prenotazione dove potrà confermare la prenotazione.
4. Impostazioni di cancellazione automatica
La cancellazione automatica garantisce che le prenotazioni non confermate vengano rilasciate, consentendo ad altri utenti di utilizzare le risorse disponibili in modo efficiente.
Cancellazione automatica per desks e posti auto
La cancellazione automatica garantisce che le prenotazioni non confermate vengano rilasciate, rendendo le risorse disponibili per altri. Il sistema cancella le prenotazioni se un utente non effettua il check-in entro il periodo di tolleranza dopo un orario di inizio designato.
Gli amministratori possono configurare due impostazioni che determinano quando inizia il periodo di tolleranza e quando le prenotazioni vengono cancellate:
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Periodo di tolleranza: Se non si effettua il check-in, cancella automaticamente la prenotazione
- Definisce quanti minuti gli utenti hanno per effettuare il check-in prima che la loro prenotazione venga cancellata.
- Esempio: Se impostato a 60 minuti, gli utenti devono effettuare il check-in entro 60 minuti dall'inizio del periodo di tolleranza.
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Da questo momento, si applica il periodo di tolleranza
- Se il periodo di tolleranza più l'orario di inizio della prenotazione è prima di questo orario impostato, questo funge da orario di cancellazione più precoce per la prenotazione, anche se il periodo di tolleranza è già terminato.
- Se l'orario di inizio della prenotazione più il periodo di tolleranza è dopo questo orario impostato, vengono inviati promemoria per il check-in e, quando il periodo di tolleranza scade, il sistema cancella automaticamente le prenotazioni non confermate.
Scenari di cancellazione automatica per desks e parcheggi
| Scenario | Esempio | Orario di cancellazione automatica |
| L'orario di inizio della prenotazione + periodo di tolleranza è dopo il timestamp di cancellazione automatica più precoce | Prenotazione alle 8:30, periodo di tolleranza 60 min, il periodo di tolleranza inizia alle 9 AM → Il periodo di tolleranza si sovrappone all'orario di inizio della prenotazione → Cancellazione automatica alle 09:30 AM | 09:30 AM, poiché il periodo di tolleranza inizia all'orario della prenotazione |
| L'orario di inizio della prenotazione è dopo il timestamp di cancellazione automatica più precoce | Prenotazione alle 10:00 AM, periodo di tolleranza 60 min, il periodo di tolleranza inizia alle 9 AM → La prenotazione inizia dopo le 9 AM, quindi il periodo di tolleranza inizia immediatamente e dura 60 minuti → Cancellazione automatica alle 11:00 AM | 11:00 AM, poiché il periodo di tolleranza inizia quando inizia la prenotazione |
| L'orario di inizio della prenotazione + periodo di tolleranza è prima del timestamp di cancellazione automatica più precoce | Prenotazione alle 6:30 AM, periodo di tolleranza 60 min, il periodo di tolleranza inizia alle 9 AM → La prenotazione verrebbe normalmente cancellata alle 7:30 AM, ma poiché è prima delle 9 AM, il sistema la annulla → Cancellazione automatica alle 9:00 AM | 9:00 AM, poiché il sistema garantisce che non avvengano cancellazioni prima dell'orario di inizio del periodo di tolleranza impostato |
💡 Riepilogo:
- Il conto alla rovescia del periodo di tolleranza inizia all'orario fisso impostato dall'amministratore (ad es., 9 AM).
- I promemoria per il check-in vengono inviati solo dall'orario impostato.
- Se l'orario di inizio della prenotazione + periodo di tolleranza è prima dell'orario di inizio del periodo di tolleranza impostato, il sistema lo annulla e cancella la prenotazione all'orario di inizio del periodo di tolleranza.
- Se l'orario di cancellazione calcolato è successivo all'orario di inizio del periodo di tolleranza, il sistema cancella la prenotazione all'orario calcolato successivo.
Cancellazione automatica per sale riunioni
Per le sale riunioni, gli amministratori possono impostare una regola per cancellare automaticamente una prenotazione se gli utenti non effettuano il check-in entro un certo numero di minuti dall'orario di inizio programmato. A differenza dei desks e dei posti auto, i periodi di tolleranza non si applicano ai check-in delle sale riunioni.
💡 Esempio: Se l'impostazione di cancellazione automatica è impostata a 10 minuti, e una riunione è programmata per le 10:00 AM, verrà automaticamente cancellata alle 10:10 AM se nessuno effettua il check-in.
Riepilogo
✔ Le opzioni di check-in e le impostazioni di cancellazione automatica sono separate per chiarezza.
✔ I desks e i posti auto utilizzano un periodo di tolleranza configurabile, mentre le sale riunioni si basano su un orario di cancellazione fisso quando l'opzione di check-in è abilitata.
Per ulteriori informazioni sui codici QR e su come configurarli per il tuo luogo di lavoro, consulta questa guida.
5. Check-in automatico tramite geolocalizzazione
Per i check-in automatici tramite geolocalizzazione, consulta questo articolo del centro assistenza: Check-in Automatico per Prenotazioni di Desk e Parcheggi