Il check-in conferma che una postazione, un parcheggio o una sala riunioni prenotati vengono effettivamente utilizzati. Se nessuno effettua il check-in, deskbird può cancellare automaticamente la prenotazione, così lo spazio torna disponibile per altri e i dati sull’occupazione restano accurati. In questo articolo vengono spiegati i metodi di check-in, come funzionano insieme il periodo di tolleranza e il più presto tempo di auto-cancellazione, e quali notifiche ricevono gli utenti. Tutte le impostazioni si applicano per ogni ufficio.
- Come funzionano insieme check-in e auto-cancellazione
- Scegli un metodo di check-in
- Imposta il periodo di tolleranza e il più presto tempo di auto-cancellazione
- Auto-cancellazione per le sale riunioni
- Promemoria per il check-in e notifiche di rilascio
- Check-in automatico tramite geolocalizzazione
- Domande frequenti
1. Come funzionano insieme check-in e auto-cancellazione
Le postazioni e i parcheggi condividono un unico set di impostazioni di check-in. Le sale riunioni hanno impostazioni proprie. Entrambe sono configurate per ogni ufficio: seleziona l’ufficio dal menu a tendina accanto al titolo della pagina.
| Impostazione | Postazioni e parcheggi | Sale riunioni |
| Dove configurare | Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni | Admin > Sale riunioni: Impostazioni generali |
| Metodi di check-in | Nessun check-in, Check-in con clic e/o QR Code, Check-in solo con QR Code | Stessi tre metodi |
| Auto-cancellazione | Periodo di tolleranza dopo l’inizio della prenotazione, ma mai prima del più presto tempo di auto-cancellazione | Un numero fisso di minuti dopo l’inizio della riunione |
| Promemoria per il check-in | All’inizio della prenotazione, o più tardi per le prenotazioni che iniziano prima del più presto tempo di auto-cancellazione | 2 ore prima dell’inizio della prenotazione, inviata all’organizzatore |
| Check-in automatico tramite geolocalizzazione | Disponibile | Non disponibile |
💡 Da sapere: Le prenotazioni vengono cancellate automaticamente solo quando è attivo un metodo di check-in. Con Nessun check-in, le prenotazioni non utilizzate restano attive.
2. Scegli un metodo di check-in
Vai su Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni (postazioni e parcheggi) oppure Admin > Sale riunioni: Impostazioni generali (sale riunioni), seleziona l’ufficio e scegli una delle tre opzioni nella sezione Check-in. Poi clicca su Salva.
Nessun check-in
Gli utenti non devono confermare la loro presenza. Le prenotazioni restano valide senza ulteriori azioni e non vengono mai cancellate automaticamente. Gli utenti possono comunque scansionare i QR code per prenotare rapidamente uno spazio.
- Il check-in automatico tramite geolocalizzazione non funziona con questa opzione.
Check-in con clic e/o QR Code
Gli utenti effettuano il check-in cliccando su Check-in nella web app deskbird, nell’app mobile o nell’app Microsoft Teams, oppure scansionando il QR code presente nello spazio tramite l’app mobile deskbird.
- La web app, l’app mobile e Microsoft Teams funzionano come un’unica opzione. Non puoi disattivarne una mantenendo attive le altre.
- Se un utente scansiona un QR code, viene indirizzato alla pagina di check-in per confermare la prenotazione.
Check-in solo con QR Code
Gli utenti possono effettuare il check-in solo scansionando il QR code assegnato allo spazio prenotato tramite l’app mobile deskbird. Questo conferma che sono fisicamente presenti.
- Gli utenti aprono la loro prenotazione nell’app mobile deskbird e toccano Check-in. Si apre lo scanner QR code e scansionano il codice presso la postazione, il parcheggio o la sala riunioni.
- Gli utenti devono avere l’app mobile deskbird.
- Con questa opzione, gli Admin non possono effettuare il check-in per i colleghi. Vedi Check-in: effettuare il check-in per i colleghi.
⚠️ Importante: Prima di scegliere un’opzione con QR code, genera e posiziona i QR code. Vedi QR code.
3. Imposta il periodo di tolleranza e il più presto tempo di auto-cancellazione
Per postazioni e parcheggi, due impostazioni in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni determinano quando una prenotazione non confermata viene cancellata:
- Periodo di tolleranza: Se non viene effettuato il check-in, cancella automaticamente la prenotazione: quanti minuti dopo l’inizio della prenotazione gli utenti hanno per effettuare il check-in.
- Il più presto tempo di auto-cancellazione: l’orario più anticipato in cui una prenotazione può essere cancellata. Protegge le prenotazioni del primo mattino, ad esempio quando qualcuno prenota dalle 07:00 ma arriva alle 08:45.
Una prenotazione senza check-in viene cancellata al più tardi tra questi due orari:
- Orario di inizio prenotazione più periodo di tolleranza
- Il più presto tempo di auto-cancellazione
La stessa regola si applica a ogni prenotazione, sia al mattino che al pomeriggio.
Esempi di auto-cancellazione per postazioni e parcheggi
| Scenario | Esempio | Cancellata alle |
| Inizio prenotazione + periodo di tolleranza è dopo il più presto tempo di auto-cancellazione | Prenotazione alle 08:30, periodo di tolleranza 60 min, il più presto tempo di auto-cancellazione 09:00. 08:30 + 60 min = 09:30, che è dopo le 09:00. | 09:30 |
| La prenotazione inizia dopo il più presto tempo di auto-cancellazione | Prenotazione alle 10:00, periodo di tolleranza 60 min, il più presto tempo di auto-cancellazione 09:00. 10:00 + 60 min = 11:00. | 11:00 |
| Inizio prenotazione + periodo di tolleranza è prima del più presto tempo di auto-cancellazione | Prenotazione alle 06:30, periodo di tolleranza 60 min, il più presto tempo di auto-cancellazione 09:00. 06:30 + 60 min = 07:30, che è prima delle 09:00, quindi la prenotazione viene mantenuta fino alle 09:00. | 09:00 |
| Periodo di tolleranza lungo | Prenotazione alle 08:00, periodo di tolleranza 135 min, il più presto tempo di auto-cancellazione 09:30. 08:00 + 135 min = 10:15, che è dopo le 09:30. | 10:15 |
Riepilogo:
- Se l’orario di inizio prenotazione più il periodo di tolleranza è dopo il più presto tempo di auto-cancellazione, la prenotazione viene cancellata al termine del periodo di tolleranza.
- Se l’orario di inizio prenotazione più il periodo di tolleranza è prima del più presto tempo di auto-cancellazione, la prenotazione viene cancellata al più presto tempo di auto-cancellazione.
- Una prenotazione non viene mai cancellata prima del più presto tempo di auto-cancellazione.
💡 Suggerimento: Usa il calcolatore qui sotto per verificare quando una prenotazione verrà cancellata con le tue impostazioni.
Calcolatore per il tempo di auto-cancellazione in base all’inizio della prenotazione, periodo di tolleranza e il più presto tempo di auto-cancellazione.
4. Auto-cancellazione per le sale riunioni
Per le sale riunioni, vai su Admin > Sale riunioni: Impostazioni generali e scegli un metodo di check-in. Poi imposta Annulla automaticamente le prenotazioni se l'utente non effettua il check-in fino a un certo numero di minuti dopo l'orario previsto della riunione.
Le sale riunioni non utilizzano un periodo di tolleranza né il più presto tempo di auto-cancellazione. La prenotazione viene annullata all'orario di inizio della riunione più i minuti che hai impostato.
💡 Esempio: L'impostazione è 10 minuti e una riunione inizia alle 10:00. Se nessuno effettua il check-in, la prenotazione viene annullata alle 10:10.
5. Promemoria per il check-in e notifiche di rilascio
- Promemoria per il check-in per postazioni e parcheggi: inviati all'inizio della prenotazione. Per le prenotazioni che iniziano prima del più presto tempo di auto-cancellazione, il promemoria viene inviato più tardi, al più presto tempo di auto-cancellazione meno il periodo di tolleranza.
- Promemoria per il check-in per le sale riunioni: inviati all'organizzatore della riunione 2 ore prima dell'inizio della prenotazione, o immediatamente se la prenotazione viene fatta meno di 2 ore prima. Nessun promemoria viene inviato se l'ufficio usa Check-in con solo codici QR, se la prenotazione è già in stato di checked-in o se è ancora in attesa di approvazione.
- Notifiche di rilascio: Quando una prenotazione viene annullata perché nessuno ha effettuato il check-in, l'utente riceve una notifica push, una notifica in-app e un'email di cancellazione.
Gli utenti scelgono autonomamente i canali (email, push, Microsoft Teams) nel Profilo > Notifiche. Gli admin non possono modificare l'orario del promemoria. Per dettagli e un calcolatore dei promemoria, vedi Notifiche: tempistiche dei promemoria per il check-in.
Per la vista utente, vedi Effettua il check-in alla tua prenotazione di postazione o parcheggio.
6. Check-in automatico tramite geolocalizzazione
Con il check-in automatico, gli utenti vengono registrati come checked-in alle loro prenotazioni di postazione e parcheggio quando arrivano in ufficio, utilizzando l'app mobile di deskbird. Attivalo per ogni ufficio tramite l'interruttore Check-in automatico tramite geolocalizzazione con l'app mobile deskbird in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni. Richiede uno dei due metodi di check-in ed è disponibile su Desks Professional e versioni superiori.
Per requisiti, configurazione utente e risoluzione dei problemi, vedi Check-in automatico per prenotazioni di postazione e parcheggio.
7. Domande frequenti
La prenotazione viene annullata al più tardi tra due orari: inizio prenotazione più periodo di tolleranza (07:15) e il più presto tempo di auto-cancellazione. Se il più presto tempo di auto-cancellazione è alle 09:00, la prenotazione viene annullata alle 09:00. Controlla entrambi i valori in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni.
- L'ufficio utilizza Check-in con click e/o codici QR oppure Check-in con solo codici QR. Con Nessun check-in, le prenotazioni non vengono mai annullate automaticamente.
- Hai selezionato l'ufficio corretto nel menu a tendina e hai cliccato su Salva.
- Il più presto tempo di auto-cancellazione è già passato per quel giorno.
No. Con Check-in con click e/o codici QR, la web app, l'app mobile e Microsoft Teams funzionano come un'unica opzione. Per limitare il check-in solo allo spazio fisico, scegli Check-in con solo codici QR.
Sì. Ricevono una notifica push, una notifica in-app e un'email di cancellazione.
No. Il promemoria per la sala riunioni viene sempre inviato 2 ore prima dell'inizio della prenotazione e non c'è un secondo promemoria all'inizio della riunione. Gli utenti possono solo scegliere su quali canali riceverlo nel Profilo > Notifiche.
Sì, a meno che l'ufficio non utilizzi Check-in con solo codici QR. Vedi Check-in: effettuare il check-in per i colleghi.
Sì, se il check-in è richiesto in quell'ufficio. Le prenotazioni automatiche seguono le stesse regole di check-in e auto-cancellazione delle prenotazioni manuali. Vedi Configura le prenotazioni automatiche.