La funzione di prenotazione per gli ospiti ti permette di riservare postazioni o parcheggi per visitatori esterni, garantendo un'esperienza di arrivo senza intoppi e offrendo al tuo team piena trasparenza su chi arriverà in ufficio. In questo articolo vedrai come creare prenotazioni per gli ospiti e come configurare chi può effettuarle nel tuo workspace.
1. Come prenotare una postazione o un parcheggio per un ospite
Vai alla sezione Prenota nell'app web di deskbird. Seleziona la risorsa desiderata, poi scegli Ospite come tipo di prenotazione. Inserisci nome ed email dell'ospite.
L'ospite riceverà una conferma via email con tutti i dettagli della prenotazione. Anche il proprietario della prenotazione riceve una copia. Se il check-in è attivo, il proprietario della prenotazione dovrà effettuare il check-in per conto dell'ospite.
💡 Le prenotazioni per gli ospiti compaiono tra le Prossime prenotazioni del proprietario della prenotazione, così puoi modificarle facilmente o fare il check-in.
⚠️ Importante: Non usare il tuo indirizzo email o email già utilizzate per più prenotazioni per ospiti. L'email viene trattata come un identificativo univoco. Usa sempre l'email reale dell'ospite oppure un formato come tuo.nome+nome.ospite@dominio.com se non vuoi che l'ospite riceva l'email.
2. Domande frequenti
Gli Admin, gli office admin e i manager possono vedere tutte le prenotazioni per gli ospiti nei rispettivi uffici. Tutti gli utenti possono vedere la presenza degli ospiti in Pianifica e sapere chi altro sarà in ufficio. Questa trasparenza aiuta i team a coordinare i posti a sedere o a pianificare conversazioni riservate di conseguenza.
Qualsiasi prenotazione effettuata tramite il flusso di prenotazione per gli ospiti viene considerata una prenotazione per ospite, anche se la persona prenotata è un dipendente. La classificazione dipende da come viene fatta la prenotazione, non dallo status della persona.
Puoi definire quali ruoli utente (utenti standard, manager, group manager) possono creare prenotazioni per gli ospiti in Admin > Impostazioni delle prenotazioni > Prenotazione per gli ospiti. Gli amministratori globali e gli office admin possono effettuare prenotazioni per gli ospiti di default.
💡 Se abiliti la prenotazione per gli ospiti per gli utenti standard, saranno loro a dover effettuare anche il check-in dell'ospite.
Le prenotazioni per gli ospiti sono visibili in base ai ruoli utente e alle impostazioni privacy. I proprietari della prenotazione possono segnare le prenotazioni come Anonime per nascondere la propria identità, ma gli ospiti sono comunque indicati come esterni per motivi di conformità e trasparenza.
Gli ospiti sono chiaramente segnalati nella panoramica dell'ufficio, così i colleghi sanno che qualcuno esterno all'azienda è in visita. Se le impostazioni privacy della tua azienda limitano la visibilità del profilo, le stesse regole si applicano alle prenotazioni per ospiti fatte da quell'utente.
Al momento, è necessario prenotare una postazione o un parcheggio per assegnare lo stato "in carica" a un ospite. Per una soluzione completa di gestione dei visitatori — inclusi check-in, stampa badge, notifiche di arrivo e altro — scopri la funzione Visite: Visite – Gestione dei visitatori.