Visite (Gestione dei visitatori)

Visite (Gestione dei visitatori)

Visite (Gestione dei visitatori) è la soluzione user-friendly di deskbird per accogliere gli ospiti nei luoghi di lavoro moderni. Semplifica il processo di pianificazione, check-in e notifiche, garantendo un'esperienza fluida per dipendenti, front-desk e visitatori.

1. Impostazioni per le visite
2. Crea e gestisci le visite
3. Ruolo del front-desk e dashboard dei visitatori
4. Notifiche e promemoria
5. Modalità chiosco per la gestione dei visitatori

1. Impostazioni per le visite

Puoi accedere a queste impostazioni tramite Admin > Visite: Impostazioni. 

La pagina delle impostazioni mostra a colpo d'occhio quali uffici hanno la Gestione dei visitatori attivata, quali uffici hanno almeno una modalità chiosco abilitata e ti permette di assegnare un host predefinito e front-desk per ufficio. 

Per ogni ufficio, apri la configurazione cliccando sull'icona ⚙️ ingranaggio. 

Qui puoi gestire: 

• Privacy dei dati dei visitatori: Imposta la durata prima che i dati dei visitatori vengano automaticamente anonimizzati.
• Host predefinito: Assegnato quando i visitatori effettuano il self-check-in e non conoscono la loro persona di contatto.
• Front-desk dei visitatori: Chi può visualizzare e gestire tutte le visite in quell'ufficio. 

2. Crea e gestisci le visite

Per pianificare un nuovo visitatore:

1. Vai su Visite nel menu principale.
2. Seleziona + Crea visita (angolo in alto a destra).

Inserisci i dettagli della visita

Nella pagina Crea visita, puoi impostare:

• Titolo – Inserisci un nome chiaro per la visita (es. Appuntamento di manutenzione).
• Organizzatore – Precompilato con il tuo nome, ma può essere modificato.
• Data e ora – Scegli la data e imposta l'orario di inizio e fine.
• Tipo – Seleziona Business, Recruiting, Manutenzione, Interno o Altro.
• Istruzioni per i visitatori – Aggiungi indicazioni (es. “Usa la porta verde accanto all'area parcheggio”).

Aggiungi visitatori

• Aggiungi visitatori per nome e/o email. È richiesto almeno un campo.
• 💡 L'email è richiesta se desideri che i promemoria e gli aggiornamenti vengano inviati automaticamente.
• Devi aggiungere almeno un visitatore prima di creare la visita.

Invia inviti

Una volta inseriti tutti i dettagli, ti verrà chiesto se inviare l'email di invito ai visitatori. Questa email include i dettagli e gli aggiornamenti della visita.

Gestisci le visite esistenti

Per ogni visita, apri il menu a tre punti (⋮) per:

• Modifica visita – Cambia i dettagli.
• Duplica visita – Crea una copia con gli stessi dettagli.
• Segna come completata – Chiudi la visita dopo che è terminata.
• Elimina visita – Rimuovila definitivamente. Puoi scegliere di notificare i visitatori di questo.

💡 Le visite possono anche essere esportate come file .xlsx per scopi di reportistica.

💡 Le visite vengono automaticamente completate a mezzanotte in base al fuso orario dell'ufficio se lasciate aperte, e le visite con più persone vengono completate automaticamente una volta che l'ultimo ospite effettua il check-out.

3. Ruolo del front-desk e dashboard dei visitatori

Gli utenti con il Ruolo del front-desk (assegnato tramite Admin > Visite > Front-desk) hanno accesso alla dashboard dei visitatori.

Dalla dashboard, i front-desk possono:

• Check-in / Check-out dei visitatori con un clic.
• Modifica le voci di tempo (tramite l'icona dell'orologio) – aggiorna gli orari di check-in e check-out.
• Modifica visitatore (tramite l'icona della penna) – cambia nome, email o azienda.
• Rimuovi un visitatore (tramite l'icona del cestino) – se tutti i visitatori vengono eliminati, la visita viene rimossa. Puoi scegliere di notificare il visitatore di questo.
• Notifica l'host (tramite il pulsante lilla Notifica, disponibile se l'host ha l'integrazione con MS Teams attiva) per avvisare l'organizzatore quando il/i visitatore/i sono arrivati.

La visibilità delle visite dipende dal ruolo dell'utente:

• Front-desk possono visualizzare tutte le visite per l'ufficio a cui sono assegnati.
• Amministratori globali hanno accesso a tutte le visite in tutti gli uffici.
• Utenti regolari possono vedere solo le visite che hanno creato loro stessi.

4. Notifiche e promemoria

I visitatori possono ricevere email automatiche contenenti i dettagli e gli aggiornamenti della visita:

• Visita programmata – Inviata quando la visita è creata (solo se è stata aggiunta un'email).
• Visita annullata – Inviata quando una visita o un visitatore viene rimosso.
• Visita modificata – Inviata se i dettagli principali (titolo, data/ora, organizzatore, istruzioni) vengono aggiornati.
• Promemoria visita – Inviata 24 ore prima della visita.

💡 Le email vengono inviate solo ai visitatori per i quali è stato fornito un indirizzo email. Le impostazioni della lingua dell'organizzatore definiscono la lingua dell'email. 

Gli ospiti possono ricevere una notifica su MS Teams se il loro visitatore è arrivato:

• Il visitatore è arrivato – L'ospite verrà notificato tramite MS Teams quando un receptionist clicca su 'Notifica'. In risposta, l'ospite può confermare cliccando su 'Sto arrivando' nella notifica di MS Teams, che verrà riportata alla dashboard. 

5. Modalità Chiosco per la Gestione dei Visitatori

In Modalità Chiosco per la Gestione dei Visitatori, le aziende possono permettere agli ospiti pre-registrati di effettuare il check-in autonomamente e consentire ai visitatori senza prenotazione di registrare la loro visita direttamente in loco. Gli ospiti vengono automaticamente notificati tramite Microsoft Teams o email, e un ospite predefinito può essere assegnato per ogni ufficio per una comunicazione senza interruzioni. Tutte le attività dei visitatori sono sincronizzate in tempo reale con la Dashboard dei Visitatori di deskbird, fornendo una visione unificata di tutti i check-in e delle visite in corso.

Informazioni dettagliate possono essere trovate qui: Modalità Chiosco per la Gestione dei Visitatori