Visite (Gestione dei visitatori)

Visite (Gestione dei visitatori) è la soluzione intuitiva di deskbird per accogliere gli ospiti negli ambienti di lavoro moderni. Semplifica la pianificazione, il check-in, la firma dei documenti, la stampa dei badge e le notifiche, garantendo un'esperienza fluida e personalizzata per dipendenti, front-desk e visitatori.

Impostazioni per le visite
Modelli di tipo visita
Firma dei documenti
Crea e gestisci le visite
Ruolo front-desk e dashboard dei visitatori
Badge visitatore
Portale visitatore
Notifiche e promemoria
Modalità chiosco per la gestione dei visitatori
Accesso API

1. Impostazioni per le visite

Puoi accedere a queste impostazioni tramite Admin > Visite > Impostazioni.

La pagina delle impostazioni mostra a colpo d'occhio quali uffici hanno la Gestione dei visitatori attiva, quali uffici hanno almeno una modalità chiosco abilitata e ti permette di assegnare un host predefinito e i front-desk per ogni ufficio.

Per ogni ufficio, apri la configurazione cliccando sull'icona ⚙️ ingranaggio.

Qui puoi gestire:

Privacy dei dati dei visitatori: Imposta dopo quanto tempo i dati dei visitatori vengono anonimizzati automaticamente.
Host predefinito: Assegnato quando i visitatori fanno il self check-in e non conoscono il loro referente.
Front-desk visitatori: Chi può visualizzare e gestire tutte le visite in quell'ufficio.

In alto nella pagina, Impostazioni badge apre la configurazione aziendale per la stampa dei badge visitatore — vedi Badge visitatore qui sotto.

2. Modelli di tipo visita

I tipi di visita ti permettono di personalizzare l'esperienza per diversi tipi di ospiti — ad esempio un Fornitore, un candidato per un Colloquio o un Revisore — senza che gli organizzatori debbano inserire ogni volta gli stessi dettagli. Puoi accedervi tramite Admin > Visite > Tipi di visita.

Ogni modello di tipo visita ha:

Nome (max 16 caratteri) e Descrizione (max 140 caratteri) – aiutano gli organizzatori a scegliere il tipo giusto quando creano una visita.
Uffici assegnati – rendi il modello disponibile solo per Uffici specifici o per tutti gli uffici. Solo gli uffici attivi possono essere selezionati: gli uffici chiusi a tempo indeterminato non vengono mostrati nel menu a tendina Uffici assegnati.
Istruzioni per i visitatori – un campo di testo avanzato (grassetto, corsivo, sottolineato, link) che viene mostrato ai visitatori ogni volta che viene selezionato questo modello, così non serve riscrivere ogni volta il messaggio di benvenuto, i dettagli del Wi-Fi o le istruzioni di arrivo.
Documenti – qualsiasi documento che i visitatori devono visionare o firmare per questo tipo di visita. Vedi Firma dei documenti qui sotto.

💡 I modelli di tipo visita sono selezionabili ovunque si possa creare una visita: nella web app (incluso da una prenotazione sala), nel self check-in in Modalità chiosco e nell'add-in di Outlook.

💡 Le aziende già esistenti sono state migrate automaticamente — tutti i tipi usati in precedenza (Business, Interno, Recruiting, Manutenzione, Altro) sono diventati modelli di tipo visita modificabili con lo stesso nome. Le nuove aziende partono con un solo modello predefinito, Visita Generale, che può essere rinominato, modificato o duplicato.

Notifica ai visitatori quando cambia un tipo di visita

Quando il Nome o le Istruzioni per i visitatori di un modello di tipo visita vengono modificati, i visitatori con visite future collegate a quel modello potrebbero avere ancora informazioni non aggiornate. Dopo aver salvato le modifiche, viene chiesto se inviare un'email ai visitatori interessati. Conferma per avvisarli, oppure chiudi la finestra per salvare senza inviare nulla.

💡 Solo i visitatori con visite future che usano quel tipo vengono avvisati. Le visite passate e completate non sono interessate e le email vengono inviate solo ai visitatori per cui è stato fornito un indirizzo email.

3. Firma dei documenti

All'interno di un modello di tipo visita, puoi richiedere ai visitatori di leggere o firmare documenti durante il check-in — ad esempio un'informativa sulla sicurezza o un NDA. I documenti si gestiscono nella sezione Documenti del pannello Esperienza visitatore del tipo visita.

Clicca su + Aggiungi e scegli il tipo di documento:

Richiede firma – crea un documento da zero usando l'editor di deskbird. Dagli un Titolo, opzionalmente attiva Mostra logo aziendale nell'intestazione e scrivi il Contenuto usando l'editor avanzato (grassetto, corsivo, sottolineato, barrato, elenchi numerati/puntati, link). I visitatori devono firmare questo documento prima di completare il check-in.
Solo anteprima – carica un PDF esistente che i visitatori devono leggere. Non è richiesta la firma.

Ogni documento allegato appare nell'elenco con un link Anteprima e un menu ⋮ per Eliminare il documento. Usa la maniglia a sinistra di ogni riga per riordinare i documenti.

💡 I visitatori possono visionare e firmare i documenti in anticipo tramite il loro Portale visitatore oppure al chiosco durante il check-in.

💡 Al momento della firma, i visitatori vedono una dichiarazione che la firma elettronica ha lo stesso valore di una firma autografa, nei limiti consentiti dalla legge. I documenti firmati vengono salvati nella visita e possono essere consultati in seguito per eventuali audit.

4. Crea e gestisci le visite

Utenti e front-desk possono creare visite dalla sezione Visite selezionando + Crea visita. Possono impostare titolo, organizzatore, data e ora, tipo di visita e aggiungere nomi ed email dei visitatori. Selezionando un tipo di visita vengono applicate automaticamente le istruzioni e i documenti richiesti di quel modello, così non serve inserirli manualmente ogni volta. Se viene fornita un'email, viene inviata automaticamente un'invito con il link al Portale visitatore personale. Consulta la sezione Per gli utenti per una guida passo passo su come creare e gestire le singole visite.

Aggiungi una visita da una prenotazione sala

Le visite possono essere create anche direttamente durante la prenotazione di una sala riunioni, così gli organizzatori non devono gestire separatamente la prenotazione della sala e la visita. Nel pannello di prenotazione della sala nella web app, la sezione Gestione dei visitatori (sotto Link conferenza) offre + Aggiungi una visita. Questa opzione è visibile solo negli uffici dove sono configurate sia le sale riunioni che la Gestione dei visitatori.

Inizia la prenotazione della sala riunioni come sempre e compila i dettagli.
Sotto Gestione dei visitatori, clicca su + Aggiungi una visita.
Sotto Seleziona un'opzione, scegli Crea nuova visita o Collega a visita esistente (una visita già presente lo stesso giorno e nello stesso ufficio).
Per una nuova visita, controlla il Titolo visita — viene precompilato con il titolo della riunione e può essere modificato.
Sotto Visitatori, cerca per nome o email e premi Invio per aggiungere ogni visitatore. Solo i partecipanti selezionati dovranno fare il check-in.
Scegli il tipo di visita sotto Seleziona tipo visita.
Clicca su Aggiungi alla prenotazione, poi Conferma prenotazione per salvare la prenotazione della sala insieme alla visita.

La visita apparirà poi nella pagina Visite come qualsiasi altra visita, con un riferimento Prenotazione collegata alla sala riunioni, e i visitatori riceveranno la solita email di invito se è stata fornita un'email.

⚠️ L'aggiunta di una visita da una prenotazione sala è attualmente disponibile solo per prenotazioni singole nella web app. Le serie ricorrenti e l'app mobile non sono ancora supportate.

Azioni disponibili per le visite

Per ogni visita, il menu con i tre puntini (⋮) offre:

Modifica visita – Cambia i dettagli.
Duplica visita – Crea una copia con gli stessi dettagli.
Stampa tutti i badge visitatore – Stampa un badge per ogni visitatore della visita in un colpo solo (solo front-desk e admin, vedi Badge visitatore).
Segna come completata – Chiudi la visita dopo che è terminata.
Scarica documenti – Scarica i documenti allegati alla visita.
Elimina visita – Rimuovila definitivamente. Puoi scegliere se avvisare i visitatori.

💡 Le visite possono anche essere esportate in formato .xlsx per reportistica.

💡 Le visite vengono completate automaticamente a mezzanotte in base al fuso orario dell'ufficio se lasciate aperte, e le visite di gruppo vengono completate automaticamente quando l'ultimo ospite effettua il check-out.

5. Ruolo front-desk e dashboard dei visitatori

Gli utenti con il Ruolo front-desk (assegnato tramite Admin > Visite > seleziona un Ufficio > Front-desk) hanno accesso alla dashboard dei visitatori.

Dalla dashboard, i front-desk possono:

Check-in / Check-out dei visitatori con un clic.
Stampa badge (tramite l'icona della stampante) – stampa un badge fisico per il visitatore, prima dell'arrivo o durante il check-in. Vedi Badge visitatore.
Modifica orari (tramite l'icona dell'orologio) – aggiorna gli orari di check-in e check-out.
Modifica visitatore (tramite l'icona della penna) – cambia nome, email o azienda.
Rimuovi un visitatore (tramite l'icona del cestino) – se tutti i visitatori vengono eliminati, la visita viene rimossa. Puoi scegliere se avvisare il visitatore.
Notifica l'host (tramite il pulsante lilla Notifica, disponibile se l'host ha attiva l'integrazione MS Teams) per avvisare l'organizzatore quando il visitatore/gli ospiti sono arrivati.

Elenco visitatori in sede

Front-desk e admin possono vedere subito l'elenco di tutti i visitatori attualmente in sede cliccando sull'indicatore In sede ora in alto nella pagina Visite. Si apre un pannello laterale che mostra ogni visitatore che ha fatto check-in ma non ancora check-out, insieme all'orario di check-in. L'elenco si aggiorna in tempo reale — i visitatori appaiono o scompaiono nel momento in cui fanno check-in o check-out, sia dal chiosco, dalla dashboard front-desk o tramite l'host.

💡 Per mantenere l'elenco sempre aggiornato senza interventi manuali, host e front-desk vengono avvisati automaticamente quando un visitatore effettua il check-out (vedi Notifiche e promemoria).

💡 L'elenco in sede può essere esportato, utile per evacuazioni o conteggi di emergenza in cui è importante sapere chi è presente nell'edificio.

Visibilità delle visite

La visibilità delle visite dipende dal ruolo dell'utente:

Front-desk possono vedere tutte le visite dell'ufficio a cui sono assegnati.
Amministratori globali hanno accesso a tutte le visite di tutti gli uffici.
Utenti normali possono vedere solo le visite che hanno creato loro stessi.

6. Badge visitatore

La reception può stampare badge fisici per i visitatori direttamente dalla Gestione dei visitatori — niente più adesivi scritti a mano o strumenti separati. Un badge è associato a un visitatore per una visita e aiuta tutti in sede a vedere subito chi è il visitatore, chi sta incontrando e che tipo di visita è.

Un badge può mostrare:

l’intestazione VISITATORE e il tipo di visita
il nome del visitatore e azienda
l’host
la data della visita
un Badge ID univoco

Impostazioni badge (admin)

Gli admin configurano i badge tramite Admin > Visite > Impostazioni > Impostazioni badge. Un solo design di badge si applica a tutta l’azienda — non può essere impostato per singolo ufficio. Dimensioni, margini e qualità di stampa dipendono dalle impostazioni della stampante, non da deskbird.

Stato – L’interruttore Abilita stampa badge per i visitatori attiva o disattiva la stampa dei badge per tutta l’azienda. È attivo di default. Quando è disattivato, tutti i punti di accesso alla stampa (l’icona Stampa badge per ogni visitatore e Stampa tutti i badge visitatori nel menu della visita) sono nascosti; il design del badge salvato viene mantenuto e si applica di nuovo appena la stampa viene riattivata.
Orientamento – Scegli tra Verticale o Orizzontale.
Contenuto – Scegli quali informazioni mostrare: Tipo di visita, Nome visitatore & azienda e Host.
Colore del testo – Inserisci un valore hex o usa il selettore colore. Il colore si applica a tutto il testo del badge tranne l’intestazione e l’etichetta del tipo di visita.
Nome visitatore – Regola la dimensione del font del nome del visitatore con − / +.

La Anteprima live a sinistra si aggiorna ad ogni modifica. Usa Stampa badge di prova per stampare un esempio con dati fittizi e controllare il risultato sulla tua stampante, poi clicca su Salva.

Stampa dei badge (front-desk e admin)

I badge vengono stampati dalla pagina Visite. Host e organizzatori non possono stampare i badge.

Singolo badge – Espandi la visita e clicca sull’icona della stampante (Stampa badge) nella riga del visitatore. Funziona sia prima dell’arrivo del visitatore che durante il check-in.
Tutti i badge di una visita – Apri il menu ⋮ della visita e seleziona Stampa tutti i badge visitatori.

La stampa apre la finestra di dialogo standard del browser e usa la stampante collegata.

💡 Stampare un badge non effettua il check-in del visitatore e non crea una visita — il check-in avviene comunque tramite il pulsante Check-in, il chiosco o l’host.

💡 Se un badge viene perso o danneggiato, basta ristamparlo. Il badge ristampato riceve un nuovo Badge ID e il precedente Badge ID diventa non valido. Un badge ritrovato può essere ricondotto al suo visitatore cercando il Badge ID nell’elenco visitatori.

7. Visitor portal

Quando una visita viene creata con un’email del visitatore, quel visitatore riceve un link tokenizzato al proprio Visitor portal — non serve account o login.

Conferma dei dati

La prima volta che un visitatore apre il link, gli viene chiesto Sei tu? e vengono mostrati Email, Nome, Cognome e Azienda, precompilati dalla visita. Può confermare o correggere questi campi, spuntare la casella di consenso per la privacy e il trattamento dati, e selezionare Continua.

Home e dettagli visita

La scheda Home del portale mostra:

Dettagli visita – data, ora e ufficio/indirizzo assegnato.
Istruzioni – le istruzioni per i visitatori configurate sul tipo di visita usato per questa visita.
Codice visitatore – un codice di 4 caratteri che i visitatori inseriscono sul tablet del chiosco per fare il check-in.
Host – nome, foto ed email dell’host, con una nota che l’host verrà avvisato appena il visitatore effettua il check-in.
Se ci sono documenti in sospeso, un banner invita il visitatore a Revisionarli prima della visita.

Scheda Documenti

La scheda Documenti (con il numero di elementi in sospeso) elenca tutti i documenti collegati al tipo di visita, ciascuno contrassegnato come In sospeso o firmato, con un tag Firma richiesta sui documenti che richiedono firma. Aprendo un documento che richiede firma viene mostrato un indicatore di avanzamento e una fase Aggiungi firma: il visitatore visualizza una versione digitata del proprio nome come firma, insieme a data/ora e una nota che la firma elettronica è valida quanto quella autografa nei limiti di legge, poi conferma per firmare.

💡 Host e front-desk non hanno accesso al Visitor portal — è solo per i visitatori.

8. Notifiche e promemoria

Notifiche visitatori (email)

I visitatori possono ricevere email automatiche con dettagli e aggiornamenti sulla visita:

Visita programmata – Inviata quando la visita viene creata (solo se è stata inserita un’email).
Visita annullata – Inviata quando una visita o un visitatore viene rimosso.
Visita modificata – Inviata se vengono aggiornati dettagli chiave (titolo, data/ora, organizzatore, tipo).
Promemoria visita – Inviato 24h prima della visita.
Tipo di visita aggiornato – Facoltativo. Quando il nome o le istruzioni di un tipo di visita vengono modificati, chi effettua la modifica può scegliere di avvisare i visitatori con visite future che usano quel tipo di visita.

💡 Le email vengono inviate solo ai visitatori per cui è stata fornita un’email. Le impostazioni lingua dell’organizzatore definiscono la lingua dell’email.

Notifiche host (Microsoft Teams ed email)

Gli host vengono avvisati delle attività dei visitatori sia tramite Microsoft Teams che via email. Questo doppio canale garantisce che gli host siano informati anche se non hanno l’app Teams installata o si perdono il messaggio Teams.

Visitatore arrivato – Quando un visitatore effettua il check-in (dal chiosco o dal web), l’host riceve una notifica sia su Microsoft Teams che via email. Dalla dashboard, un front-desk può anche inviare manualmente questa notifica cliccando il pulsante Avvisa. L’host può confermare cliccando Sto arrivando — sia nella notifica Teams che direttamente dall’email. Questa risposta viene riportata sulla Dashboard dei visitatori così il front-desk sa che l’host sta arrivando.
Visitatore uscito – Quando un visitatore effettua il check-out, sia dal chiosco, dalla dashboard front-desk o automaticamente a fine visita, l’host viene avvisato tramite Teams ed email, così la lista presenti resta aggiornata senza controlli manuali.
Promemoria fine visita – Quando una visita raggiunge l’orario di fine programmato e ci sono ancora visitatori registrati, l’host riceve automaticamente un promemoria via Teams ed email. Questo promemoria include l’azione Check-out di tutti i visitatori, che permette all’host di effettuare rapidamente il check-out di tutti i visitatori rimasti e mantenere aggiornati i registri delle visite.

9. Modalità chiosco per la gestione dei visitatori

In Modalità chiosco per la gestione dei visitatori, le aziende possono permettere agli ospiti pre-registrati di effettuare il self check-in e ai visitatori senza prenotazione di registrare la visita direttamente in loco. Gli host vengono avvisati automaticamente tramite Microsoft Teams o email, e un host predefinito può essere assegnato per ogni ufficio per una comunicazione fluida. Se il tipo di visita richiede documenti, i visitatori possono consultarli e firmarli direttamente sullo schermo del chiosco durante il check-in. Tutte le attività dei visitatori sono sincronizzate in tempo reale con la Dashboard dei visitatori di deskbird, offrendo una panoramica unica di tutti i check-in e delle visite in corso.

Puoi trovare informazioni dettagliate qui: Modalità chiosco per la gestione dei visitatori

10. Accesso API

I dati delle visite possono essere recuperati anche tramite API pubblica di deskbird — ad esempio per integrare i registri dei visitatori in un sistema di controllo accessi, uno strumento di sicurezza o reception, o una dashboard BI. I seguenti endpoint sono disponibili nella sezione Visitors dell’deskbird Developer Hub:

Elenca i tipi di visita aziendali – restituisce i modelli di tipo di visita dell’azienda.
Elenca le visite aziendali – restituisce le visite dell’azienda.
Recupera una singola visita aziendale – restituisce i dettagli di una visita specifica.

Le richieste sono autenticate con una chiave API aziendale. Gli admin globali possono crearne una tramite Admin > Impostazioni azienda > Chiavi API — vedi API pubblica per i passaggi di configurazione e la disponibilità nei piani. Schemi di richiesta/risposta, paginazione e limiti di chiamata sono documentati nel Developer Hub.

💡 Gli endpoint Visitors sono di sola lettura (GET): visite e tipi di visita possono essere recuperati via API, ma non creati, modificati o eliminati.