Modalità chiosco per la gestione dei visitatori – deskbird Help Center

Visitors Plus

La Modalità chiosco di deskbird offre una soluzione intuitiva basata su tablet per semplificare l'esperienza in sede sia per i dipendenti che per i visitatori. Include due modalità dedicate — una per le sale riunioni e una per la gestione dei visitatori — aiutando le aziende a semplificare prenotazioni, check-in e accoglienza degli ospiti, anche senza una reception sempre presidiata.

Nella Modalità chiosco Gestione dei visitatori, le aziende possono permettere agli ospiti pre-registrati di effettuare il check-in autonomamente e consentire ai visitatori senza prenotazione di registrare la loro visita direttamente in sede. Gli host vengono notificati automaticamente tramite Microsoft Teams o email, e si può assegnare un host predefinito per ogni ufficio per una comunicazione senza intoppi. Tutte le attività dei visitatori vengono sincronizzate in tempo reale con la Dashboard dei visitatori di deskbird, offrendo una panoramica unificata di tutti i check-in e delle visite in corso.

Nella Modalità chiosco sala riunioni, un tablet posizionato fuori da ogni sala mostra la disponibilità in tempo reale, permette prenotazioni immediate e consente il check-in per le riunioni programmate. Questo aiuta a evitare prenotazioni non utilizzate, ridurre i conflitti e ottimizzare l'uso delle sale — supportato da indicatori LED opzionali che segnalano visivamente lo stato della sala.

Come configurare la Modalità chiosco per la Gestione dei visitatori
Utilizzare la Modalità chiosco per la Gestione dei visitatori
Dispositivi supportati e requisiti di sistema

1. Come configurare la Modalità chiosco per la Gestione dei visitatori

Tutti i chioschi e i display ora vengono gestiti da un unico punto centrale nell'app web: Admin > Kiosk & displays > Devices. Da qui puoi associare, configurare e gestire ogni dispositivo della tua azienda.

Puoi associare un chiosco Gestione dei visitatori in due modi: inserendo il codice di configurazione nel pannello Admin (non serve l'app mobile), oppure scansionando il codice QR con l'app mobile deskbird.

💡 Suggerimento: Una guida passo passo è disponibile anche direttamente nella pagina Dispositivi — clicca su Come collegare il chiosco in alto a destra.

Passo 1: (Opzionale) Installa l'app mobile deskbird sul tuo smartphone

Hai bisogno dell'app mobile deskbird solo se vuoi associare il chiosco scansionando il codice QR. Se preferisci la configurazione tramite codice nel pannello Admin, puoi saltare questo passaggio.

Passo 2: Avvia l'app Kiosk sul dispositivo

Ci sono tre modi per avviare la modalità chiosco:

Installa l'app deskbird Kiosk dal Google Play Store o dall'Apple App Store

Una volta che il chiosco è attivo (app o browser), vedrai un codice QR e un codice di configurazione sullo schermo.

Passo 3: Associa il dispositivo

Opzione A: Inserisci il codice di configurazione (pannello Admin — non serve l'app mobile)

Sul dispositivo chiosco, copia il codice di configurazione mostrato accanto al codice QR (la sessione può scadere — in tal caso, riavvia la schermata del chiosco per generare un nuovo codice).
Nell'app web, vai su Admin > Kiosk & displays > Devices.
Clicca su + Associa dispositivo.
In Inserisci codice, incolla il codice in Inserisci il codice visualizzato sul tuo dispositivo, poi clicca su Avanti.
In Scegli tipo di display, seleziona Visitors kiosk (Consenti ai visitatori di registrarsi, firmare i documenti richiesti e fare il check-in in autonomia), poi clicca su Avanti.
In Configura display, dai al dispositivo un nome riconoscibile, seleziona l'Ufficio e scegli l'Host predefinito, poi clicca su Associa.

💡 Nota: Possono essere selezionati solo gli uffici con una licenza Gestione dei visitatori. L'host predefinito viene notificato per ogni visita in cui non è stato assegnato un referente.

Opzione B: Scansiona il codice QR (app mobile)

Assicurati che l'app deskbird sia installata sul tuo telefono e che tu abbia effettuato l'accesso con un account Amministratore.
Scansiona il codice QR sul dispositivo usando la fotocamera del telefono, un'app per la lettura dei QR o la funzione di lettura QR all'interno dell'app deskbird (Apri l'app > Prenota > tocca il simbolo QR in alto a destra > scansiona il codice).
Seleziona Visite nella schermata Associa il tuo chiosco, poi completa la configurazione (nome, ufficio e host predefinito).

Pair your kiosk screen with the Visits option selected

💡 Nota: Perché l'app Kiosk Android installi automaticamente gli aggiornamenti, deve essere in modalità schermo intero bloccata. In questa modalità, l'app ha i diritti di amministratore del dispositivo e può applicare aggiornamenti senza intervento manuale. Se l'app non è bloccata in modalità schermo intero, gli aggiornamenti non verranno installati automaticamente.

Passo 4: Il chiosco è pronto all'uso

Il chiosco è operativo subito dopo l'associazione e appare nell'elenco Dispositivi associati nella pagina Dispositivi. I visitatori possono iniziare subito a fare il check-in.

Gestione dei dispositivi

Da Admin > Kiosk & displays > Devices hai una panoramica di tutti i dispositivi collegati. La sezione Panoramica mostra il numero totale di dispositivi e una suddivisione per tipo (chioschi sale, chioschi visitatori, segnaletica - planimetria, segnaletica - panoramica sale). La tabella Dispositivi associati elenca ogni dispositivo con Nome dispositivo, Tipo, Contenuto display e Ultima attività. Puoi cercare per nome, filtrare e ordinare l'elenco, modificare la configurazione di un dispositivo o scollegare quelli che non ti servono più.

Scollegare un chiosco

Per scollegare un chiosco associato su iOS o Android, tocca 5 volte l'angolo in basso a sinistra della schermata del chiosco per aprire il pannello Impostazioni chiosco. Da lì puoi Scollegare / Resettare l'app. Per associare nuovamente il dispositivo tramite codice, entrambi i passaggi sono necessari: scollega il dispositivo in Admin > Kiosk & displays > Devices (così viene rimosso dal sistema) e resetta l'app chiosco sul dispositivo.

Se il chiosco è in esecuzione su un browser, cancella cache e cookie del sito e ricarica la pagina. In questo modo l'associazione viene rimossa.

2. Utilizzare la Modalità chiosco per la Gestione dei visitatori

I visitatori possono effettuare facilmente il check-in utilizzando il tablet deskbird Kiosk in sede. Il chiosco supporta più lingue, selezionabili in alto a destra prima di iniziare la procedura. Ci sono due modi per fare il check-in:

Opzione 1: Con codice visitatore

Se il visitatore ha ricevuto un invito via email, può usare l'opzione Con codice visitatore nella schermata di benvenuto.

Nella schermata di benvenuto, seleziona Con codice visitatore.
Inserisci il codice univoco ricevuto nell'email di invito sotto Inserisci il tuo codice visitatore.
Tocca Continua per confermare.

Il sistema riconosce automaticamente i dati del visitatore e mostra l'host assegnato e l'orario della visita. Il visitatore controlla e conferma le informazioni per completare il check-in. Una volta confermato, appare un messaggio che conferma che l'host è stato avvisato.

Opzione 2: Check-in manuale

Per i visitatori senza prenotazione, seleziona Manuale nella schermata di benvenuto.

Inserisci nome e cognome quando richiesto.
Inserisci il nome della tua azienda. Puoi anche toccare Salta se non è applicabile.
Specifica chi stai visitando. Se non lo sai, seleziona Non lo so — verrà avvisato l'host predefinito.
Controlla il riepilogo della visita. Questa schermata mostra host, data e ora della visita e i tuoi dati personali.
Tocca Continua per completare il check-in.

Dopo l'invio, vedrai un messaggio di conferma e l'host verrà avvisato.

💡 Suggerimento: Entrambe le opzioni di check-in notificano automaticamente l'host tramite Microsoft Teams o, se Teams non è disponibile, tramite email. La visita appare anche in tempo reale sulla Dashboard dei visitatori deskbird.

3. Dispositivi supportati e requisiti di sistema

L'applicazione chiosco è progettata per essere indipendente dalla scelta del fornitore hardware.

Requisiti generali di compatibilità

Tablet Android con Android 12L (API level 32, rilasciato a marzo 2022) o successivo sono supportati tramite l'app deskbird Kiosk, disponibile su Google Play Store
Gli iPad sono supportati tramite l'app deskbird Kiosk, disponibile su Apple App Store
È richiesto Chrome 80 o successivo, ma Chrome 85 (rilasciato ad agosto 2020) o successivo è consigliato per il supporto Wake Lock e per evitare che il dispositivo vada in standby

Altri suggerimenti

Scegli dispositivi con uno schermo di almeno 10 pollici per un'esperienza utente ottimale.
I display con tecnologia LCD sono i più adatti per un utilizzo continuo. I display con tecnologia OLED rischiano il retention dell'immagine e il burn-in a causa di contenuti statici.

💡 La Modalità chiosco di Visit si adatta automaticamente all'aspetto del sistema del tablet, cambiando tema quando il dispositivo passa dalla modalità chiara a quella scura e viceversa.

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Scarica il file .apk attuale per Android:

kiosk_1.7.0.apk
6 MB Scarica