La Gestione dei visitatori raccoglie solo i dati necessari per accogliere un ospite e puoi decidere per ogni ufficio per quanto tempo questi dati vengono conservati. In questo articolo trovi l’elenco dei dati dei visitatori che deskbird tratta, cosa puoi configurare, cosa è fisso e chi può vedere i dati, così il tuo team privacy ha tutte le informazioni per la revisione. L’articolo descrive come funziona il prodotto e non costituisce consulenza legale.
- Quali dati dei visitatori raccoglie deskbird
- Consenso e la tua informativa privacy
- Impostare per quanto tempo vengono conservati i dati dei visitatori
- Cosa succede quando i dati dei visitatori vengono anonimizzati
- Chi può vedere i dati dei visitatori
- Cosa contengono le notifiche
- Domande frequenti
1. Quali dati dei visitatori raccoglie deskbird
Ogni visitatore ha quattro campi standard: Email, Nome, Cognome e Azienda. Questi campi non possono essere disattivati e non puoi aggiungere campi personalizzati. Se hai bisogno di condividere o raccogliere più informazioni, usa le istruzioni e i documenti dei tuoi tipi di visita.
I campi obbligatori dipendono da dove viene aggiunto il visitatore:
| Dove viene aggiunto il visitatore | Obbligatori | Opzionali |
|---|---|---|
| Un host o un addetto all'accoglienza crea una visita | Almeno uno tra email, nome o cognome. L’email è necessaria per inviare l’invito. | I campi restanti |
| Il visitatore apre il Visitor portal per la prima volta | Nome e cognome. L’email viene mostrata ma non può essere modificata. | Azienda |
| Un visitatore senza prenotazione si registra al Chiosco visitatori | Nome e cognome | Azienda e host. Se il visitatore salta l’host, viene notificato l’Host predefinito dell’ufficio. |
deskbird non raccoglie:
- foto dei visitatori (badge, chiosco e Visitor portal sono solo testuali),
- dati di documenti d’identità, come tipo, numero o scansioni,
- alcuna verifica dell’identità. I visitatori confermano i propri dati nel Visitor portal.
I visitatori preregistrati fanno il check-in al chiosco con il codice ricevuto via email di invito o nel Visitor portal. Il codice serve solo per trovare la visita del visitatore. Il codice QR mostrato su uno schermo del chiosco durante la configurazione serve per associare il dispositivo, non per identificare i visitatori.
2. Consenso e la tua informativa privacy
La prima volta che un visitatore apre il proprio Visitor portal, conferma i propri dati e seleziona una casella di consenso per l’informativa privacy e il trattamento dei dati.
- La casella è obbligatoria. I visitatori non possono proseguire senza selezionarla.
- Il testo è fisso. Viene mostrato nella lingua scelta dal visitatore nel portale.
- La casella rimanda alla Privacy Policy di deskbird. Questo link non può essere sostituito con quello della tua informativa.
Per fornire ai visitatori la tua informativa privacy (ad esempio, le informazioni richieste dall’art. 13 GDPR), aggiungila come documento ai tuoi tipi di visita. Serve il Ruolo di Amministratore globale.
- Vai su Admin > Visits: Visit types e apri un tipo di visita.
- Nella sezione Documents, clicca su + Add.
- Scegli Preview only per caricare la tua informativa in PDF da far leggere ai visitatori, oppure Firma obbligatoria per scriverla nell’editor e farla firmare ai visitatori.
- Ripeti per ogni tipo di visita usato nei tuoi uffici.
I visitatori vedranno la tua informativa nella scheda Documents del loro Visitor portal e al chiosco durante il check-in. Per dettagli sui due tipi di documento, vedi Firma dei documenti.
⚠️ Importante: Le email di invito non contengono un link all’informativa privacy e non puoi aggiungerlo. La tua informativa raggiunge i visitatori solo tramite il Visitor portal e il chiosco. I visitatori che si registrano come walk-in al chiosco la vedono durante il check-in.
3. Impostare per quanto tempo vengono conservati i dati dei visitatori
Per impostazione predefinita, i dati dei visitatori vengono conservati senza limiti di tempo (Illimitato). Puoi impostare un periodo di conservazione per ogni ufficio, dopo il quale deskbird anonimizza automaticamente i dati dei visitatori di ogni visita.
Prima di iniziare:
- Serve il Ruolo di Amministratore globale.
- La tua azienda deve avere Visitors Plus (vedi Disponibilità).
Per impostare il periodo di conservazione:
- Vai su Admin > Visits: Settings.
- Clicca sull’icona ⚙️ accanto all’ufficio.
- Sotto Privacy dei dati dei visitatori, scegli Illimitato, 30 giorni, 90 giorni o 180 giorni.
- Salva le modifiche.
- Ripeti per ogni ufficio in cui usi la Gestione dei visitatori.
Il periodo viene calcolato separatamente per ogni visita, a partire dall’orario di fine visita. Una visita successiva della stessa persona non lo estende. Ad esempio, con 30 giorni, una visita terminata 40 giorni fa viene anonimizzata, mentre la visita della stessa persona di 5 giorni fa resta visibile.
💡 Modifica del periodo: Il nuovo periodo si applica anche alle visite già esistenti. Se lo accorci, ad esempio da Illimitato a 30 giorni, tutte le visite terminate da più di 30 giorni vengono anonimizzate entro un giorno. La modifica non ha effetto immediato al salvataggio.
4. Cosa succede quando i dati dei visitatori vengono anonimizzati
Quando il periodo di conservazione di una visita termina, deskbird la anonimizza automaticamente. Non serve avviare o confermare nulla. La visita viene quindi contrassegnata come anonimizzata e non mostra più il visitatore.
| Rimossi | Mantenuti |
|---|---|
|
|
I suggerimenti dei visitatori proposti quando si crea una visita vengono ripuliti separatamente, in base a quando il visitatore è stato aggiunto l’ultima volta a una visita in quell’ufficio.
Se l’anonimizzazione soddisfi i tuoi obblighi di cancellazione deve valutarlo il tuo responsabile della protezione dei dati. Questo articolo descrive cosa fa il prodotto, non come classificarlo legalmente.
5. Chi può vedere i dati dei visitatori
L’Accesso ai dati dei visitatori dipende dal ruolo e, per gli addetti all’accoglienza, dall’ufficio a cui sono assegnati.
| Ruolo | Quali visite vedono | Cosa possono fare |
|---|---|---|
| Host (la persona che ha creato o organizza la visita) | Solo le proprie visite, inclusi nome, email, azienda del visitatore, orari della visita, documenti, codice visitatore e stato | Creare e gestire le proprie visite |
| Amministratore dell'ufficio | Solo le visite che hanno creato o organizzano, come un host. Essere Amministratore dell'ufficio non dà accesso a tutte le visite dell’ufficio. | Creare e gestire le proprie visite |
| Addetto all'accoglienza dei visitatori | Tutte le visite negli uffici a cui sono assegnati, con gli stessi dettagli dei visitatori | Registrare l’arrivo e la partenza dei visitatori, modificare i dati dei visitatori, stampare badge ed esportare le visite |
| Amministratore globale | Tutte le visite in tutti gli uffici | Tutto ciò che può fare un addetto all'accoglienza, più le impostazioni delle Visite (inclusa la Privacy dei dati dei visitatori) e i tipi di visita |
La dashboard dei visitatori, l’elenco dei visitatori presenti nel sito e l’esportazione sono disponibili solo per gli Addetti all'accoglienza dei visitatori e gli Amministratori globali. Per dare a un Amministratore dell'ufficio l’accesso a tutte le visite del proprio ufficio, aggiungilo anche come Addetto all'accoglienza dei visitatori. Gli Addetti all'accoglienza dei visitatori vengono assegnati per ufficio in Admin > Visits: Settings (vedi Ruolo di addetto all'accoglienza e dashboard dei visitatori).
⚠️ Importante: I permessi si applicano all’intera visita, non ai singoli campi. Non puoi nascondere un campo, come l’email del visitatore, agli host.
6. Cosa contengono le notifiche
Le email ai visitatori (invito, aggiornamento, promemoria e cancellazione) contengono:
- il nome e il logo della tua azienda,
- il titolo, la data e l’ora della visita,
- nome e cognome del visitatore e il suo codice visitatore,
- nome, cognome ed email dell’host,
- nome e indirizzo dell’ufficio,
- le istruzioni del tipo di visita,
- il link al Visitor portal.
Le email di aggiornamento possono anche elencare i titoli dei documenti aggiunti alla visita.
Le notifiche agli host (Microsoft Teams ed email, ad esempio quando un visitatore fa il check-in o alla fine di una visita) contengono il titolo, la data e l’ora della visita, la sede e, per ogni visitatore, nome, email, azienda e orario di check-in o partenza.
Cosa puoi modificare: il nome e il logo della tua azienda, le istruzioni e i documenti di ogni tipo di visita e se i visitatori vengono notificati quando una visita viene salvata o eliminata. I modelli di email e Teams non sono modificabili. Per tutti i tipi di notifica, vedi Notifiche e promemoria.
7. Domande frequenti
No. La casella è obbligatoria, il testo è fisso e rimanda sempre alla Privacy Policy di deskbird. Per fornire ai visitatori la tua informativa privacy, aggiungila come documento ai tuoi tipi di visita (vedi Consenso e la tua informativa privacy).
No. Le email di invito non possono includere un link all’informativa privacy. Aggiungi la tua informativa come documento del tipo di visita. I visitatori la vedranno nel loro Visitor portal, a cui l’email di invito rimanda, e al chiosco.
No. I quattro campi standard (email, nome, cognome e azienda) non possono essere disattivati e non sono disponibili campi personalizzati. Puoi aggiungere informazioni per i visitatori tramite le istruzioni del tipo di visita e chiedere ai visitatori di confermare o firmare qualcosa tramite i documenti del tipo di visita.
No. deskbird non acquisisce foto, non raccoglie dati di documenti d’identità e non verifica l’identità del visitatore. I badge stampati mostrano solo testo.
Vengono anonimizzati. Nome, email e azienda del visitatore vengono rimossi da ogni visita, mentre la visita stessa (data, host, orari di check-in ecc.) viene mantenuta. Vedi Cosa succede quando i dati dei visitatori vengono anonimizzati.
No. Gli host vedono tutti i dettagli dei visitatori delle proprie visite. I permessi non possono essere impostati per singolo campo. Gli host non vedono mai le visite di altri host.
No. Gli Amministratori dell'ufficio vedono solo le visite che hanno creato o organizzano, come qualsiasi host. Per dare loro accesso a tutte le visite dell’ufficio, inclusa la dashboard dei visitatori e l’esportazione, aggiungili come Addetto all'accoglienza dei visitatori per quell’ufficio in Admin > Visits: Settings.
Gli Addetti all'accoglienza dei visitatori e gli Amministratori globali possono aprire la visita nella pagina Visite e usare Edit visitor (icona a forma di penna) per modificare nome, email o azienda. Per dettagli, vedi Ruolo di addetto all'accoglienza e dashboard dei visitatori.
La Gestione dei visitatori funziona sulla stessa piattaforma deskbird del resto del tuo account deskbird. Per domande su hosting, sub-responsabili o sul tuo data processing agreement, contatta il tuo Customer Success Manager.