Visite (Gestione dei visitatori)

Visite (Gestione dei visitatori) è la soluzione intuitiva di deskbird per accogliere gli ospiti negli ambienti di lavoro moderni. Semplifica la pianificazione, il check-in, la firma dei documenti e le notifiche, garantendo un'esperienza fluida e personalizzata per dipendenti, front-desk e visitatori.

Impostazioni per le Visite
Modelli di tipo visita
Firma dei documenti
Crea e gestisci le visite
Ruolo front-desk e dashboard dei visitatori
Portale visitatori
Notifiche e promemoria
Modalità chiosco per la gestione dei visitatori

1. Impostazioni per le Visite

Puoi accedere a queste impostazioni tramite Admin > Visite: Impostazioni.

La pagina delle impostazioni mostra a colpo d'occhio quali uffici hanno la Gestione dei visitatori attivata, quali uffici hanno almeno una modalità chiosco abilitata e ti permette di assegnare un host predefinito e i front-desk per ogni ufficio.

Per ogni ufficio, apri la configurazione cliccando sull'icona ⚙️ ingranaggio.

Qui puoi gestire:

Privacy dei dati dei visitatori: Imposta la durata prima che i dati dei visitatori vengano automaticamente anonimizzati.
Host predefinito: Assegnato quando i visitatori fanno il self check-in e non conoscono la persona di riferimento.
Front-desk visitatori: Chi può visualizzare e gestire tutte le visite in quell'ufficio.

2. Modelli di tipo visita

I tipi di visita ti permettono di personalizzare l'esperienza per diversi tipi di ospiti — ad esempio un Fornitore, un candidato per un Colloquio o un Revisore — senza che gli organizzatori debbano inserire ogni volta gli stessi dettagli. Puoi accedervi tramite Admin > Visite > Tipi di visita.

Ogni modello di tipo visita ha:

Nome (max 16 caratteri) e Descrizione (max 140 caratteri) – aiutano gli organizzatori a scegliere il tipo giusto quando creano una visita.
Uffici assegnati – rendi il modello disponibile solo per uffici specifici o per tutti gli uffici.
Istruzioni per i visitatori – un campo di testo ricco (grassetto, corsivo, sottolineato, link) che viene mostrato ai visitatori ogni volta che questo modello viene selezionato, così lo stesso messaggio di benvenuto, i dettagli del Wi-Fi o le indicazioni per l'arrivo non devono essere riscritti per ogni visita.
Documenti – qualsiasi documento che i visitatori devono visionare o firmare per questo tipo di visita. Vedi Firma dei documenti qui sotto.

💡 I modelli di tipo visita sono selezionabili ovunque si possa creare una visita: web app, self check-in in Modalità chiosco e add-in di Outlook.

💡 Le aziende già esistenti sono state migrate automaticamente — tutti i tipi usati in precedenza (Business, Interno, Recruiting, Manutenzione, Altro) sono diventati modelli di tipo visita modificabili con lo stesso nome. Le nuove aziende partono con un solo modello predefinito, Visita Generale, che può essere rinominato, modificato o duplicato.

3. Firma dei documenti

All'interno di un modello di tipo visita, puoi richiedere ai visitatori di leggere o firmare documenti come parte del check-in — ad esempio un'informativa sulla sicurezza o un NDA. I documenti si gestiscono nella sezione Documenti del pannello Esperienza visitatore del tipo visita.

Clicca su + Aggiungi e scegli un tipo di documento:

Richiede firma – crea un documento da zero usando l'editor di deskbird. Dagli un Titolo, attiva opzionalmente Mostra il logo aziendale nell'intestazione e scrivi il Contenuto usando l'editor di testo ricco (grassetto, corsivo, sottolineato, barrato, elenchi numerati/puntati, link). I visitatori devono firmare questo documento prima di completare il check-in.
Solo anteprima – carica un PDF esistente che i visitatori devono leggere. Non è richiesta la firma.

Ogni documento allegato appare nell'elenco con un link Anteprima e un menu ⋮ per Eliminare il documento. Usa la maniglia a sinistra di ogni riga per riordinare i documenti.

💡 I visitatori possono visionare e firmare i documenti in anticipo tramite il loro Portale visitatori o al chiosco durante il check-in.

💡 Al momento della firma, i visitatori vedono una dichiarazione che la firma elettronica è intesa come valida quanto una firma autografa, nei limiti consentiti dalla legge applicabile. I documenti firmati vengono archiviati nella scheda della visita e possono essere consultati successivamente per fini di audit.

4. Crea e gestisci le visite

Utenti e front-desk possono creare visite dalla sezione Visite selezionando + Crea visita. Possono impostare un titolo, organizzatore, data e ora, tipo di visita e aggiungere nomi ed email dei visitatori. Selezionando un tipo di visita vengono applicate automaticamente le istruzioni e i documenti richiesti di quel modello, così non devono essere impostati manualmente per ogni visita. Se viene fornita un'email, viene inviata automaticamente un'email di invito con un link al Portale visitatori personale del visitatore. Consulta la sezione Per gli utenti per una guida passo passo su come creare e gestire le singole visite.

Azioni disponibili per le visite

Per ogni visita, il menu con i tre puntini (⋮) offre:

Modifica visita – Cambia i dettagli.
Duplica visita – Crea una copia con gli stessi dettagli.
Segna come completata – Chiudi la visita dopo che è terminata.
Elimina visita – Rimuovila definitivamente. Puoi scegliere se notificare i visitatori.

💡 Le visite possono anche essere esportate come file .xlsx per scopi di reportistica.

💡 Le visite vengono completate automaticamente a mezzanotte in base al fuso orario dell'ufficio se lasciate aperte, e le visite di gruppo vengono completate automaticamente quando l'ultimo ospite effettua il check-out.

5. Ruolo front-desk e dashboard dei visitatori

Gli utenti con il ruolo Front-desk (assegnato tramite Admin > Visite > Front-desk) hanno accesso alla dashboard dei visitatori.

Dalla dashboard, i front-desk possono:

Check-in / Check-out dei visitatori con un clic.
Modifica orari (tramite l'icona dell'orologio) – aggiorna gli orari di check-in e check-out.
Modifica visitatore (tramite l'icona della penna) – cambia nome, email o azienda.
Rimuovi un visitatore (tramite l'icona del cestino) – se tutti i visitatori vengono eliminati, la visita viene rimossa. Puoi scegliere se notificare il visitatore.
Notifica l'host (tramite il pulsante lilla Notifica, disponibile se l'host ha attiva l'integrazione con MS Teams) per avvisare l'organizzatore quando il/i visitatore/i sono arrivati.

Elenco visitatori in sede

I front-desk e gli admin possono vedere immediatamente l'elenco di tutti i visitatori attualmente in sede cliccando sull'indicatore In sede ora in alto nella pagina Visite. Si apre un pannello laterale che mostra ogni visitatore che ha effettuato il check-in ma non ancora il check-out, insieme all'orario di check-in. L'elenco si aggiorna in tempo reale — i visitatori appaiono o scompaiono nel momento in cui fanno check-in o check-out, sia che avvenga al chiosco, sulla dashboard front-desk o tramite l'host.

💡 Per mantenere l'elenco aggiornato senza interventi manuali, host e front-desk vengono notificati automaticamente quando un visitatore effettua il check-out (vedi Notifiche e promemoria).

💡 L'elenco in sede può essere esportato, utile per evacuazioni o conteggi di emergenza in cui è importante sapere esattamente chi è presente nell'edificio.

Visibilità delle visite

La visibilità delle visite dipende dal ruolo dell'utente:

Front-desk possono vedere tutte le visite dell'ufficio a cui sono assegnati.
Amministratori globali hanno accesso a tutte le visite di tutti gli uffici.
Utenti normali possono vedere solo le visite che hanno creato personalmente.

6. Portale visitatori

Quando una visita viene creata con l'email del visitatore, quest'ultimo riceve un link tokenizzato al proprio Portale visitatori — senza bisogno di account o login.

Conferma dei dati

La prima volta che un visitatore apre il link, gli viene chiesto Sei tu? e vengono mostrati Email, Nome, Cognome e Azienda, precompilati dalla visita. Può confermare o correggere questi campi, spuntare la casella di consenso per la privacy e il trattamento dei dati e selezionare Continua.

Home e dettagli della visita

La scheda Home del portale mostra:

Dettagli della visita – data, ora e ufficio/indirizzo assegnato.
Istruzioni – le istruzioni per i visitatori configurate sul tipo di visita usato per questa visita.
Codice visitatore – un codice di 4 caratteri che i visitatori inseriscono sul tablet del chiosco per fare il check-in.
Host – nome, foto ed email dell'host, con una nota che l'host verrà avvisato una volta che il visitatore effettua il check-in.
Se ci sono documenti in sospeso, un banner invita il visitatore a Visionarli prima della visita.

Scheda Documenti

La scheda Documenti (con il numero di elementi in sospeso) elenca tutti i documenti allegati al tipo di visita, ciascuno contrassegnato come In sospeso o firmato, con un'etichetta Firma richiesta sui documenti che necessitano di firma. Aprendo un documento che richiede firma viene mostrato un indicatore di avanzamento e una fase Aggiungi firma: il visitatore visualizza una versione digitata del proprio nome come firma, insieme a data/ora e una dichiarazione che la firma elettronica è intesa come valida quanto una firma autografa nei limiti consentiti dalla legge applicabile, quindi conferma per firmare.

💡 Host e front-desk non hanno accesso al Portale visitatori — è solo per i visitatori.

7. Notifiche e promemoria

Notifiche visitatori (email)

I visitatori possono ricevere email automatiche con dettagli e aggiornamenti sulla visita:

Visita programmata – Inviata quando la visita viene creata (solo se è stata inserita un'email).
Visita annullata – Inviata quando una visita o un visitatore viene rimosso.
Visita modificata – Inviata se vengono aggiornati dettagli chiave (titolo, data/ora, organizzatore, tipo).
Promemoria visita – Inviato 24h prima della visita.

💡 Le email vengono inviate solo ai visitatori per cui è stata fornita un'email. Le impostazioni della lingua dell'organizzatore definiscono la lingua dell'email.

Notifiche host (Microsoft Teams ed email)

Gli host vengono avvisati delle attività dei visitatori sia tramite Microsoft Teams che via email. Questo doppio canale garantisce che gli host siano informati anche se non hanno installato l'app Teams o si perdono il messaggio su Teams.

Il visitatore è arrivato – Quando un visitatore effettua il check-in (dal chiosco o dall'app web), l'host riceve una notifica sia tramite Microsoft Teams che via email. Dalla dashboard, anche la reception può inviare manualmente questa notifica cliccando sul pulsante Notifica. L'host può confermare cliccando su Sto arrivando — sia nella notifica di Microsoft Teams che direttamente dall'email. Questa risposta viene riportata sulla dashboard dei visitatori così la reception sa che l'host sta arrivando.
Visitatore ha effettuato il check-out – Quando un visitatore effettua il check-out, sia dal chiosco, dalla dashboard della reception o automaticamente alla fine della visita, l'host viene avvisato tramite Microsoft Teams ed email, così la lista in sede rimane aggiornata senza che nessuno debba controllare manualmente.
Promemoria fine visita – Quando una visita raggiunge l'orario di fine programmato e i visitatori sono ancora registrati come presenti, l'host riceve automaticamente un promemoria tramite Microsoft Teams ed email. Questo promemoria include l'azione Effettua il check-out di tutti i visitatori, permettendo all'host di effettuare rapidamente il check-out di tutti i visitatori rimasti in un solo passaggio e mantenere aggiornati i registri delle visite.

8. Modalità chiosco per la gestione dei visitatori

In Modalità chiosco per la gestione dei visitatori, le aziende possono permettere agli ospiti pre-registrati di effettuare il check-in autonomamente e ai visitatori senza prenotazione di registrare la loro visita direttamente in sede. Gli host vengono notificati automaticamente tramite Microsoft Teams o email, e per ogni ufficio può essere assegnato un host predefinito per una comunicazione senza interruzioni. Se il tipo di visita richiede dei documenti, i visitatori possono consultarli e firmarli direttamente sullo schermo del chiosco durante il check-in. Tutte le attività dei visitatori vengono sincronizzate in tempo reale con la Dashboard dei visitatori di deskbird, offrendo una visione unificata di tutti i check-in e delle visite in corso.

Puoi trovare informazioni dettagliate qui: Modalità chiosco per la gestione dei visitatori