Visite (Gestione dei visitatori)

Visite (Gestione dei visitatori) è la soluzione intuitiva di deskbird per accogliere gli ospiti negli ambienti di lavoro moderni. Semplifica la pianificazione, il check-in e le notifiche, garantendo un'esperienza fluida sia per i dipendenti, i front-desk che per i visitatori.

Impostazioni per le Visite
Crea e gestisci le visite
Ruolo front-desk e dashboard dei visitatori
Notifiche e promemoria
Modalità chiosco per la gestione dei visitatori

1. Impostazioni per le Visite

Puoi accedere a queste impostazioni tramite Admin > Visite: Impostazioni.

La pagina delle impostazioni mostra a colpo d'occhio quali uffici hanno la Gestione dei visitatori attivata, quali uffici hanno almeno una modalità chiosco abilitata e ti permette di assegnare un host predefinito e i front-desk per ogni ufficio.

Per ogni ufficio, apri la configurazione cliccando sull'icona ⚙️ ingranaggio.

Qui puoi gestire:

Privacy dei dati dei visitatori: Imposta per quanto tempo i dati dei visitatori vengono mantenuti prima di essere anonimizzati automaticamente.
Host predefinito: Assegnato quando i visitatori fanno il check-in autonomamente e non conoscono il loro referente.
Front-desk dei visitatori: Chi può visualizzare e gestire tutte le visite in quell'ufficio.

2. Crea e gestisci le visite

Per programmare una nuova visita:

Vai su Visite nel menu principale.
Seleziona + Crea visita (in alto a destra).

Inserisci i dettagli della visita

Nella pagina Crea visita puoi impostare:

Titolo – Inserisci un nome chiaro per la visita (es. Appuntamento manutenzione).
Organizzatore – Precompilato con il tuo nome, ma modificabile.
Data e ora – Scegli la data e imposta l'orario di inizio e fine.
Tipo – Seleziona Business, Recruiting, Manutenzione, Interno o Altro.
Istruzioni per i visitatori – Aggiungi indicazioni (es. "Usa la porta verde accanto al parcheggio").

Aggiungi visitatori

Aggiungi i visitatori tramite nome e/o email. È richiesto almeno uno dei due campi.
💡 L'email è obbligatoria se vuoi che vengano inviati promemoria e aggiornamenti in automatico.
Devi aggiungere almeno un visitatore prima di creare la visita.

Invia inviti

Una volta inseriti tutti i dettagli, ti verrà chiesto se inviare l'email di invito ai visitatori. Questa email include i dettagli e gli aggiornamenti della visita.

Gestisci le visite esistenti

Per ogni visita, apri il menu con i tre puntini (⋮) per:

Modifica visita – Cambia i dettagli.
Duplica visita – Crea una copia con gli stessi dettagli.
Segna come completata – Chiudi la visita una volta terminata.
Elimina visita – Rimuovila definitivamente. Puoi scegliere se avvisare i visitatori di questa azione.

💡 Le visite possono anche essere esportate come file .xlsx per finalità di reportistica.

💡 Le visite vengono completate automaticamente a mezzanotte in base al fuso orario dell'ufficio se lasciate aperte, e le visite con più persone vengono completate automaticamente quando l'ultimo ospite effettua il check-out.

3. Ruolo front-desk e dashboard dei visitatori

Gli utenti con il ruolo Front-desk (assegnato tramite Admin > Visite > Front-desk) hanno accesso alla dashboard dei visitatori.

Dalla dashboard, i front-desk possono:

Check-in / Check-out dei visitatori con un solo clic.
Modifica orari (tramite l'icona dell'orologio) – aggiorna gli orari di check-in e check-out.
Modifica visitatore (tramite l'icona della penna) – cambia nome, email o azienda.
Rimuovi un visitatore (tramite l'icona del cestino) – se tutti i visitatori vengono eliminati, la visita viene rimossa. Puoi scegliere se avvisare il visitatore di questa azione.
Notifica l'host (tramite il pulsante lilla Notifica, disponibile se l'host ha attiva l'integrazione con MS Teams) per avvisare l'organizzatore quando il/i visitatore/i sono arrivati.

Elenco visitatori presenti

I front-desk e gli amministratori possono vedere immediatamente l'elenco di tutti i visitatori attualmente presenti in ufficio cliccando sull'indicatore Presenti ora in alto nella pagina Visite. Si aprirà un pannello laterale che mostra ogni visitatore che ha effettuato il check-in ma non ancora il check-out, insieme all'orario di check-in.

💡 Mantenere aggiornati i check-out dei visitatori garantisce che l'elenco dei presenti sia sempre corretto. Questo è particolarmente importante in situazioni di emergenza, dove è fondamentale sapere chi si trova nell'edificio.

Visibilità delle visite

La visibilità delle visite dipende dal ruolo dell'utente:

I front-desk possono vedere tutte le visite dell'ufficio a cui sono assegnati.
Gli amministratori globali hanno accesso a tutte le visite di tutti gli uffici.
Gli utenti normali possono vedere solo le visite che hanno creato personalmente.

4. Notifiche e promemoria

Notifiche ai visitatori (email)

I visitatori possono ricevere email automatiche con i dettagli e gli aggiornamenti della visita:

Visita programmata – Inviata quando la visita viene creata (solo se è stata inserita un'email).
Visita annullata – Inviata quando una visita o un visitatore viene rimosso.
Visita modificata – Inviata se vengono aggiornati dettagli importanti (titolo, data/ora, organizzatore, istruzioni).
Promemoria visita – Inviato 24 ore prima della visita.

💡 Le email vengono inviate solo ai visitatori per cui è stato fornito un indirizzo email. Le impostazioni della lingua dell'organizzatore determinano la lingua dell'email.

Notifiche all'host (Microsoft Teams ed email)

Gli host vengono avvisati delle attività dei visitatori sia tramite Microsoft Teams che via email. Questo doppio canale garantisce che gli host siano informati anche se non hanno installato l'app Teams o si perdono il messaggio su Teams.

Il visitatore è arrivato – Quando un visitatore effettua il check-in (dal chiosco o dalla web app), l'host riceve una notifica sia su Microsoft Teams che via email. Dalla dashboard, il front-desk può anche inviare manualmente questa notifica cliccando sul pulsante Notifica. L'host può confermare cliccando su Sto arrivando — sia nella notifica di Microsoft Teams che direttamente dall'email. Questa risposta viene riportata nella dashboard dei visitatori così il front-desk sa che l'host sta arrivando.
Promemoria fine visita – Quando una visita raggiunge l'orario di fine programmato e i visitatori sono ancora presenti, l'host riceve automaticamente un promemoria tramite Microsoft Teams ed email. Questo promemoria include l'azione Check-out di tutti i visitatori, che permette all'host di effettuare rapidamente il check-out di tutti i visitatori rimasti in un solo passaggio e mantenere aggiornati i registri delle visite.

5. Modalità chiosco per la gestione dei visitatori

Con la Modalità chiosco per la gestione dei visitatori, le aziende possono permettere agli ospiti pre-registrati di effettuare il check-in autonomamente e ai visitatori senza appuntamento di registrare la propria visita direttamente in loco. Gli host vengono avvisati automaticamente tramite Microsoft Teams o email, e per ogni ufficio può essere assegnato un host predefinito per una comunicazione senza interruzioni. Tutte le attività dei visitatori sono sincronizzate in tempo reale con la Dashboard dei visitatori di deskbird, offrendo una visione unificata di tutti i check-in e delle visite in corso.

Puoi trovare informazioni dettagliate qui: Modalità chiosco per la gestione dei visitatori