In deskbird, hai il pieno controllo su come e quando vengono effettuate le prenotazioni, così puoi adattare l’esperienza alle politiche aziendali e migliorare la chiarezza.
Vai su Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni e seleziona l’ufficio dal menu a tendina accanto al titolo della pagina. Tutte le impostazioni delle prenotazioni si applicano per ufficio.
💡 Nota: La modifica delle impostazioni delle prenotazioni si applica solo alle prenotazioni future. Le prenotazioni esistenti non verranno aggiornate.
- Intervallo massimo di prenotazione
- Impostazioni generali delle prenotazioni
- Opzioni di check-in e periodo di tolleranza
- Suggerimenti di prenotazione per gli utenti
1. Intervallo massimo di prenotazione (Maximum lead time for bookings)
Puoi definire con quanti giorni di anticipo gli utenti possono prenotare postazioni e parcheggi, in base al loro ruolo:
- Amministratori globali
- Amministratori dell'ufficio
- Manager
- Group manager
- Utenti
Ogni ruolo di sistema può avere un proprio valore. Il valore conta i giorni di calendario a partire da oggi (incluso), indipendentemente dai giorni di apertura dell’ufficio.
- Puoi impostare qualsiasi valore da 0 a 365 giorni. 0 significa che gli utenti con quel ruolo possono prenotare solo per lo stesso giorno.
- L’intervallo si applica a postazioni e parcheggi. Non si applica alle sale riunioni.
2. Impostazioni generali delle prenotazioni
Queste impostazioni si applicano a postazioni e parcheggi:
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Utenti e group manager non possono prenotare più di una postazione o parcheggio nella stessa data e ora: Se abilitato, utenti e group manager non possono prenotare più di una postazione o parcheggio per la stessa data e ora. Questo evita le doppie prenotazioni. Non si applica alle prenotazioni delle sale riunioni o ad altre risorse.
💡 Gli amministratori globali, gli amministratori dell’ufficio e i manager sono esclusi da questa limitazione. - Prenota in modo anonimo: Permette agli utenti di prenotare risorse senza mostrare il proprio nome agli altri. Tu vedi comunque tutti i dettagli della prenotazione. Non si applica alle prenotazioni delle sale riunioni.
- Prenotazione per gli ospiti: Puoi definire quali altri ruoli possono prenotare per conto dei visitatori. Gli admin globali e gli admin dell’ufficio hanno sempre questo permesso.
- Prenotazioni automatiche: Permette agli utenti di attivare le prenotazioni automatiche per postazioni, parcheggi o entrambi. Vedi Configurare le prenotazioni automatiche.
🔗 Scopri di più sulle prenotazioni per gli ospiti.
3. Opzioni di check-in e periodo di tolleranza
Nella sezione Check-in, scegli come gli utenti confermano le prenotazioni di postazioni e parcheggi:
- Nessun check-in: Non è richiesto il check-in e le prenotazioni non vengono mai cancellate automaticamente.
- Check-in con clic e/o codici QR: Gli utenti fanno il check-in nell’app web deskbird, nell’app mobile o su Microsoft Teams, oppure scansionando un codice QR.
- Check-in solo con codici QR: Gli utenti possono fare il check-in solo scansionando il codice QR nello spazio tramite l’app mobile deskbird.
Se gli utenti non fanno il check-in, la prenotazione viene cancellata automaticamente in base a due impostazioni:
- Periodo di tolleranza: se non viene effettuato il check-in, cancella automaticamente la prenotazione: quanti minuti dopo l’inizio della prenotazione gli utenti hanno per fare il check-in.
- Il più presto tempo di auto-cancellazione: l’orario più anticipato in cui una prenotazione può essere cancellata.
Puoi anche attivare il Check-in automatico tramite geolocalizzazione con l’app mobile deskbird in questa pagina.
🔗 Per vedere come queste impostazioni funzionano insieme, esempi e un calcolatore, consulta Impostazioni di check-in e auto-cancellazione. Per il check-in automatico, vedi Guida al Check-in automatico.
4. Suggerimenti di prenotazione per gli utenti
Gli utenti hanno anche accesso a suggerimenti di prenotazione personalizzati, mostrati nella loro pagina Pianifica e durante il flusso di prenotazione. I suggerimenti raccomandano postazioni e parcheggi in base a segnali come spazi assegnati, preferite, cronologia delle prenotazioni e dove si trovano i colleghi. Ogni utente può attivare o disattivare i suggerimenti, oppure gestire separatamente i suggerimenti per postazioni e parcheggi, dalle preferenze del proprio profilo — questa impostazione non è gestita dagli admin.
🔗 Scopri di più: Come usare i suggerimenti di prenotazione