Gestire risorse come postazioni, parcheggi e altri spazi di lavoro è fondamentale per un ufficio flessibile e organizzato. Questa guida spiega come creare, personalizzare e gestire queste risorse in deskbird come admin.
- Crea postazioni, parcheggi e altre risorse
- Creazione e personalizzazione in blocco delle risorse
- Aggiungi e gestisci l’attrezzatura
- Spazi assegnati
- Spazi preferiti
- Check-in per postazioni e parcheggi
- Impostazioni delle prenotazioni per le risorse
1. Crea postazioni, parcheggi e altre risorse
Prima di poter aggiungere postazioni o altre risorse, devi prima creare i tuoi Piani e spazi.
Una volta fatto, seleziona il piano desiderato tramite Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, poi clicca l’icona a forma di penna accanto all’area in cui vuoi aggiungere o modificare le risorse.
Nella pagina dei dettagli dell’area puoi:
- Modificare il nome e la descrizione dell’area
- Limitare l’accesso (ad esempio a determinati reparti)
- Richiedere la targa per i parcheggi
- Rinominare singole postazioni/risorse
- Riordinare le postazioni tramite drag & drop
- Definire chiusure tramite il pulsante Gestisci
- Assegnare risorse a utenti specifici
- Scaricare i codici QR della singola risorsa o dell’area
- Eliminare postazioni o l’intera area
Usa il pulsante +Aggiungi postazioni / +Aggiungi parcheggi / +Aggiungi risorse per creare nuove risorse.
💡 Suggerimento: Stai configurando un parcheggio? Configura il parcheggio ti guida passo passo su aree di parcheggio, posti, accesso, check-in e targhe.
⚠️ Chiudere o eliminare una risorsa comporta anche l’eliminazione di tutte le prenotazioni esistenti per quella risorsa.
Questa operazione non può essere annullata.
2. Creazione e personalizzazione in blocco delle risorse
Quando clicchi su +Aggiungi postazioni / +Aggiungi parcheggi / +Aggiungi risorse, si apre una finestra che ti permette di:
- Aggiungere più risorse contemporaneamente (es. 10 postazioni)
- Impostare il loro stato
- Personalizzare la convenzione di denominazione (prefisso, numero iniziale)
Esempio: Prefisso: "Parcheggio", Inizio: "1" → Risultato: Parcheggio 1, Parcheggio 2, …
Questo velocizza la configurazione di spazi di grandi dimensioni.
💡 Il nome della risorsa determina anche ciò che viene visualizzato sulla planimetria interattiva. Se il nome della risorsa contiene un numero (es. "Postazione 3"), quel numero verrà mostrato sulla planimetria. Se il nome non contiene un numero (es. "Posto finestra"), nessun numero verrà visualizzato per quella risorsa.
3. Aggiungi e gestisci l’attrezzatura
Usa Admin > Scrivanie, parcheggi e altro > Attrezzatura per creare opzioni di attrezzatura per postazioni, parcheggi e altre risorse. L’attrezzatura viene configurata per ogni ufficio.
Una volta definite, vai su Piani e spazi, apri un’area tramite Dettagli e assegna l’attrezzatura alle singole risorse o a più risorse contemporaneamente. Puoi usare la modifica in blocco per velocizzare il processo — ad esempio, aggiungere "doppi monitor", "colonnina di ricarica EV" o "scrivania in piedi".
I tag dell’attrezzatura assegnata compaiono nei filtri visibili agli utenti durante la prenotazione.
4. Spazi assegnati
Puoi assegnare risorse specifiche a singoli utenti. Gli spazi assegnati vengono prenotati automaticamente quando il destinatario imposta il proprio stato su "Ufficio".
Per assegnare una risorsa:
- Apri Piani e spazi > seleziona il piano / area tramite Dettagli e seleziona la risorsa.
- Clicca l’icona a forma di penna, poi cerca Accesso.
- Limita l’accesso a un solo utente.
💡 Se il destinatario non viene in ufficio, puoi attivare 'Permetti ad altri di prenotare questo spazio se l’utente assegnato non è in ufficio' per rendere lo spazio disponibile ad altri. Se il check-in è abilitato, si applica anche alle risorse assegnate.
Puoi permettere ad altri di prenotare la risorsa se il destinatario imposta uno stato come "Assente", "Smart working" o "Viaggio di lavoro". Tuttavia, se non viene impostato alcuno stato, lo spazio non verrà liberato automaticamente. Per questo motivo, è importante incentivare la pianificazione dello stato per massimizzare la disponibilità degli spazi.
5. Spazi preferiti
Gli utenti possono salvare tra i preferiti le risorse che usano più spesso per prenotarle con un clic. Non è richiesta alcuna configurazione da parte dell’admin: è una preferenza gestita dall’utente.
Gli utenti aggiungono uno spazio ai preferiti cliccando sull’icona a forma di cuore accanto alla risorsa. La risorsa apparirà poi nella pagina Prenota e nel profilo sotto "I tuoi spazi".
💡 I preferiti non prenotano automaticamente lo spazio e non impediscono ad altri di farlo. Sono semplicemente scorciatoie per un accesso rapido.
6. Check-in per postazioni e parcheggi
Il check-in automatico è disponibile per postazioni e parcheggi, a seconda del tuo piano deskbird. Se abilitato, gli utenti verranno registrati automaticamente tramite geolocalizzazione quando arrivano in ufficio.
➡️ Scopri di più: Check-in automatico per prenotazioni di postazioni e parcheggi
7. Impostazioni delle prenotazioni per le risorse
Per la configurazione a livello di prenotazione (modalità di check-in, periodi di tolleranza, tempi di anticipo, permessi di prenotazione per ospiti), consulta: Impostazioni delle prenotazioni.