Piani e spazi

La sezione Piani e spazi in deskbird ti permette di definire e gestire la disposizione del tuo ufficio, dai piani alle singole aree scrivania, sale riunioni, parcheggi e altro ancora. Questa configurazione costituisce la base per la planimetria interattiva, le restrizioni di accesso e la gestione delle prenotazioni degli utenti.

1. Crea, modifica ed elimina piani e spazi
2. Sale riunioni e Desks, parcheggi e altre risorse
3. Planimetrie
4. Gestisci accesso
5. Regole di accesso basate sui giorni della settimana

1. Crea, modifica ed elimina piani e spazi

Accedi come Admin e vai su Workplace > Piani e spazi. Un pannello a sinistra mostra tutti i piani, rendendo facile passare da un piano all’altro senza perdere il contesto.

Piani

• Aggiungi un piano: Clicca su + Aggiungi piano. Un nuovo piano apparirà nell’elenco e nel pannello principale a destra. Usa l’icona della matita accanto al nome del piano per rinominarlo (es. "Piano 01") e clicca su Gestisci per aggiungere o eliminare chiusure.
  💡 Nota: I piani appena creati vengono aggiunti come bozza per impostazione predefinita. Puoi pubblicare il piano quando sei pronto.
• Rinomina o elimina un piano: Clicca sull’icona della matita accanto al nome del piano. Apparirà un pop-up che ti permette di rinominare o eliminare il piano.
• Cambia lo stato di un piano: Clicca su Gestisci in cima all’elenco delle aree. Si aprirà un pop-up dedicato per aggiornare lo stato del piano.
  ⚠️ Chiudere un piano eliminerà tutte le prenotazioni esistenti su quel piano. Questa azione non può essere annullata. Gli utenti non potranno prenotare su un piano chiuso (inattivo) finché non verrà riattivato. Leggi maggiori dettagli qui: Chiusura di uno spazio
• Scarica i codici QR per l’intero piano

Aree

• Aggiungi un’area: Seleziona un piano e clicca su + Aggiungi area. Scegli il tipo di area (Area Desks, sala riunioni, area parcheggio o Altro), poi definisci il Nome, la Capacità e una Descrizione opzionale.
  💡 Nota: Le aree appena create sono attive per impostazione predefinita. Puoi usare l’interruttore per salvarle come bozza al momento della creazione.
• Modifica un’area: Clicca sull’icona della penna accanto a ciascuna area. Si aprirà una pagina dove puoi:
  • Rinominare l’area e modificarne la descrizione
  • Eliminare l’area
  • Definire le restrizioni di accesso all’area
  • Creare e gestire le risorse in quell’area
  • Gestire lo stato dell’area tramite Gestisci
    ⚠️ Chiudere un’area eliminerà tutte le prenotazioni esistenti in quell’area. Questa azione non può essere annullata. Gli utenti non potranno prenotare un’area chiusa finché non verrà riattivata. Leggi maggiori dettagli qui: Chiusura di uno spazio
• Scarica i codici QR per l’intera area

2. Sale riunioni e Desks, parcheggi e altre risorse

Per garantire che ogni tipo di risorsa sia completamente documentata, abbiamo creato guide di configurazione dedicate:

• Sale riunioni
• Desks, parcheggi e altre risorse

3. Planimetrie

Dopo aver configurato i tuoi piani e le aree, puoi posizionarli visivamente su una planimetria per aiutare gli utenti a orientarsi e prenotare più facilmente.

Tutte le istruzioni sono disponibili nel nostro articolo Planimetrie.

💡 Nota: Le aree non devono essere posizionate sulla planimetria per essere prenotabili. Finché un’area è attiva, gli utenti possono effettuare prenotazioni.

4. Gestisci accesso

deskbird ti permette di controllare chi può prenotare quali aree, supportando casi d’uso come zone riservate a team specifici, sezioni solo per VIP o accesso condiviso con regole di priorità.

💡 Gli Admin globali, gli Office Admin e i Manager possono sempre prenotare qualsiasi area, indipendentemente dalle restrizioni. Questo vale anche per le prenotazioni effettuate per conto di altri.

Per configurare l’accesso a un’area:

1. Vai su Piani e spazi nell’area Admin.
2. Seleziona il piano.
3. Clicca sull’icona della matita nella riga dell’area.

Puoi scegliere tra tre tipi di accesso:

• Accesso aperto: Opzione predefinita. Tutti gli utenti con accesso all’ufficio possono prenotare l’area.
• Accesso limitato: Solo utenti o gruppi selezionati possono prenotare l’area. Puoi anche nascondere l’area dalla planimetria per gli utenti senza accesso.
  
  Nota: Quando un’area è nascosta, gli utenti senza accesso non potranno vedere chi ha prenotato quell’area sulla planimetria. Questo può essere rilevante per alcune funzioni dell’ufficio. Gli Admin globali, gli Office Admin e i Manager possono sempre vedere tutte le aree.

Professional e superiori

• Accesso prioritario: Concede a gruppi o utenti selezionati la possibilità di prenotare un’area. Gli altri utenti possono prenotare solo:

  • A partire da un giorno prima di un orario specificato
  • Se Desks o spazi restano disponibili dopo che gli utenti prioritari hanno prenotato

  Esempio: Il team Finance ha la priorità su 4 Desks. Se solo 3 vengono prenotati, un altro membro del team (es. Marketing) può prenotare la scrivania rimanente un giorno prima, a partire dalle 16:00.

💡 Suggerimento: Puoi affinare ulteriormente l’accesso con regole basate sui giorni della settimana. Vedi Regole di accesso basate sui giorni della settimana qui sotto.

5. Regole di accesso basate sui giorni della settimana

deskbird permette agli admin di controllare in quali giorni della settimana utenti o gruppi specifici possono prenotare una scrivania o un posto auto. Questo aggiunge un nuovo livello di dettaglio oltre ai tipi di Accesso limitato e Accesso prioritario già esistenti, e funziona anche insieme all’Accesso aperto.

⚠️ Importante: Le regole di accesso basate sui giorni della settimana si applicano solo a Desks, parcheggi e altre risorse. Le sale riunioni non sono supportate e continuano a utilizzare il modello di accesso standard.

Come funziona

Ogni regola di accesso include un’impostazione Giorni della settimana consentiti. Per ogni regola, gli admin scelgono i giorni della settimana — ad esempio, Engineering il lun/mer/ven e Sales il mar/gio. Più regole con schemi di giorni diversi possono coesistere sulla stessa area.

Configura le regole di accesso basate sui giorni della settimana

1. Vai su Admin > Workplace > Piani e spazi.
2. Seleziona il piano e clicca sull’icona della matita accanto all’area che vuoi configurare, oppure clicca sulla riga del piano.
3. Clicca sulla sezione Accesso per aprire la finestra di Configurazione accesso.
4. Seleziona Accesso limitato o Accesso prioritario dal menu a tendina.
5. Aggiungi gli utenti o i gruppi e seleziona i Giorni della settimana consentiti per questa regola.
6. Per aggiungere un’altra regola con uno schema di giorni diverso, clicca su + Aggiungi regola.
7. Clicca su Aggiorna per salvare.

La pagina di dettaglio dell’area mostra un riepilogo di tutte le regole configurate, inclusi i giorni assegnati e gli utenti o gruppi per ciascuna regola.

Cosa vedono gli utenti

Gli utenti ricevono messaggi chiari quando si applicano restrizioni sui giorni della settimana:

• Sulla planimetria e nella barra laterale di prenotazione, un tooltip informa gli utenti su quali giorni possono prenotare, ad esempio: "Non puoi prenotare qui il martedì, solo nei giorni: lunedì, mercoledì, venerdì."
• Nel calendario di prenotazione, i giorni non consentiti sono disabilitati. Un tooltip spiega la restrizione, ad esempio: "Non hai la priorità per prenotare qui il venerdì, solo nei giorni: martedì, giovedì."
• Per le aree con Accesso prioritario, gli utenti non prioritari possono comunque prenotare nei giorni limitati secondo le regole standard di priorità.