Piani e spazi

La sezione Piani e spazi in deskbird ti permette di definire e gestire la disposizione del tuo ufficio, dai piani alle singole aree delle postazioni, sale riunioni, parcheggi e altro ancora. Questa configurazione costituisce la base per le planimetrie interattive, le restrizioni di accesso e la gestione delle prenotazioni degli utenti.

1. Crea, modifica ed elimina piani e spazi
2. Sale riunioni e postazioni, parcheggi e altre risorse
3. Planimetrie
4. Gestisci l'accesso
5. Regole di accesso basate sui giorni feriali

1. Crea, modifica ed elimina piani e spazi

Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi. Un pannello a sinistra mostra tutti i piani, rendendo facile passare da un piano all'altro senza perdere il contesto.

Piani

• Aggiungi un piano: Clicca su + Aggiungi piano. Un nuovo piano apparirà nell'elenco e nel pannello principale a destra. Usa l'icona della matita accanto al nome del piano per rinominarlo (es. "Piano 01") e clicca su Gestisci per aggiungere o eliminare le chiusure previste.
  💡 Nota: I piani appena creati vengono aggiunti come bozza per impostazione predefinita. Puoi pubblicare il piano quando sei pronto.
• Rinomina o elimina un piano: Clicca sull'icona della matita accanto al nome del piano. Apparirà un pop-up che ti permette di rinominare o eliminare il piano.
• Chiudi un piano: Clicca su Gestisci in cima all'elenco delle aree, poi su Aggiungi chiusura. Una chiusura a tempo indeterminato nasconde il piano agli utenti finché non elimini la chiusura. Una chiusura temporanea (con data di fine, Desks Professional e superiori) mantiene il piano visibile ma non prenotabile durante quel periodo.
  ⚠️ Le prenotazioni future nel periodo di chiusura vengono annullate. Le prenotazioni per il giorno corrente e quelle passate vengono mantenute, e gli utenti ricevono un'email se le notifiche sono attive. Le sale riunioni mantengono il proprio interruttore Attivo/Non attivo e le loro prenotazioni non vengono annullate. Per tutte le opzioni, vedi Chiusura degli spazi
• Scarica i codici QR per l'intero piano

Aree

• Aggiungi un'area: Seleziona un piano e clicca su + Aggiungi area. Scegli il tipo di area (Area delle postazioni, Sala riunioni, Parcheggio o Altro), poi definisci il Nome, la Capacità e una Descrizione opzionale. Per una Sala riunioni, scegli prima Importa sala da Microsoft o Google oppure Crea sala riunioni manualmente e clicca su Continua.
  💡 Nota: Per mantenere una nuova area nascosta agli utenti mentre la configuri, seleziona Salva area come bozza quando la crei (il pulsante cambia in Aggiungi come bozza). Un'area in bozza mostra un banner nella sua pagina; clicca su Pubblica area per renderla disponibile per la prenotazione. La pubblicazione non può essere annullata.
• Modifica un'area: Clicca sull'icona della penna accanto a ciascuna area. Si apre una pagina dove puoi:
  • Rinominare l'area e modificarne la descrizione
  • Eliminare l'area
  • Definire l'accesso all'area
  • Richiedere una targa per le prenotazioni (solo per i parcheggi), vedi Gestione targhe
  • Creare e gestire le risorse in quell'area
  • Chiudere l'area tramite Gestisci sotto Chiusure previste, in modo indefinito o temporaneo (chiusure temporanee: Desks Professional e superiori)
    ⚠️ Le prenotazioni future nel periodo di chiusura vengono annullate. Le prenotazioni per il giorno corrente e quelle passate vengono mantenute. Le sale riunioni hanno invece l'interruttore Attivo/Non attivo al posto delle chiusure: nella pagina della sala, clicca su Gestisci sotto Chiusure previste. Per tutte le opzioni, vedi Chiusura degli spazi
• Scarica i codici QR per l'intera area

2. Sale riunioni e postazioni, parcheggi e altre risorse

Per garantire che ogni tipo di risorsa sia completamente documentata, abbiamo creato guide di configurazione dedicate:

• Sale riunioni
• Postazioni, parcheggi e altre risorse
• Configura il parcheggio

3. Planimetrie

Dopo aver configurato i tuoi piani e le aree, puoi posizionarli visivamente su una planimetria per aiutare gli utenti a orientarsi e prenotare più facilmente.

Le istruzioni complete sono disponibili nel nostro articolo sulle Planimetrie.

💡 Nota: Le aree non devono essere posizionate sulla planimetria per essere prenotabili. Finché un'area è pubblicata e non chiusa, gli utenti possono effettuare prenotazioni.

4. Gestisci l'accesso

deskbird ti permette di controllare chi può prenotare quali aree, supportando casi d'uso come zone riservate ai team, sezioni solo per VIP o accesso condiviso con regole di priorità.

💡 Gli Admin globali, gli Admin dell'ufficio e i Manager possono sempre prenotare qualsiasi area, indipendentemente dalle restrizioni. Questo vale anche per le prenotazioni effettuate per conto di altri. Fanno eccezione le prenotazioni automatiche: queste assegnano gli utenti, inclusi admin e manager, solo alle aree in cui sono presenti nella lista di accesso. Vedi Configura le prenotazioni automatiche.

Per configurare l'accesso a un'area:

1. Vai su Piani e spazi nell'Admin.
2. Seleziona il piano.
3. Clicca sull'icona della matita nella riga dell'area.

💡 Puoi anche modificare l'accesso a un'area direttamente nell'editor delle planimetrie. Vedi Modifica accesso area.

Le sale riunioni utilizzano gli stessi tipi di accesso. Per cambiare chi può prenotare una sala riunioni, vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, seleziona il piano, clicca sull'icona della matita accanto alla sala riunioni e scegli il tipo di accesso nella sezione Accesso. L'accesso prioritario sulle sale riunioni richiede Rooms Plus; su postazioni, parcheggi e altre risorse richiede Desks Professional e superiori. Le regole di accesso basate sui giorni feriali non si applicano alle sale riunioni (vedi Regole di accesso basate sui giorni feriali).

Puoi scegliere tra tre tipi di accesso:

• Accesso aperto: Opzione predefinita. Tutti gli utenti con accesso all'ufficio possono prenotare l'area.
• Accesso limitato: Solo utenti o gruppi selezionati possono prenotare l'area. Puoi anche nascondere l'area dalla planimetria per gli utenti senza accesso.
  
  Nota: Quando un'area è nascosta, gli utenti senza accesso non potranno vedere chi ha prenotato quell'area sulla planimetria. Questo può essere rilevante per alcune funzioni in ufficio. Gli Admin globali, gli Admin dell'ufficio e i Manager possono sempre vedere tutte le aree.

Desks Professional e superiori

• Accesso prioritario: Concede a gruppi o utenti selezionati la possibilità di prenotare un'area prima degli altri. Gli altri utenti possono prenotare solo a partire da un periodo configurabile in anticipo, e solo se rimangono posti disponibili dopo che gli utenti prioritari hanno prenotato.

  Esempio: il team Finance ha la priorità per 4 postazioni. Se solo 3 vengono prenotate, un altro membro del team (es. Marketing) può prenotare la postazione rimanente una volta aperta la finestra di prenotazione per gli altri utenti.

Tempo di anticipo configurabile per la priorità

Gli admin possono impostare un tempo di anticipo personalizzato che determina con quanto anticipo gli utenti senza priorità possono iniziare a prenotare le date soggette a regole di accesso prioritario.

• Il tempo di anticipo può essere impostato da 1 fino a 365 giorni di calendario.
• Il valore predefinito resta 1 giorno — non è necessario fare nulla se il comportamento attuale va bene.
• Per configurare il tempo di anticipo, apri la finestra di dialogo Configurazione accesso per l'area, seleziona Accesso prioritario e regola il campo giorni, a partire da sotto Consenti agli utenti senza accesso prioritario di prenotare in anticipo.

💡 Da sapere: Se la finestra di prenotazione di un utente senza priorità è più breve del tempo di anticipo configurato, verrà applicato il limite personale dell'utente. Ad esempio, se la finestra di prenotazione di un utente è di 10 giorni e il tempo di anticipo per la priorità è impostato a 20 giorni, per quell'utente saranno validi solo 10 giorni.

💡 Consiglio: Puoi affinare ulteriormente l'accesso con regole basate sui giorni feriali. Vedi Regole di accesso basate sui giorni feriali qui sotto.

5. Regole di accesso basate sui giorni feriali

deskbird permette agli admin di controllare in quali giorni della settimana specifici utenti o gruppi possono prenotare una postazione o un parcheggio. Questo aggiunge un nuovo livello di dettaglio oltre ai tipi di Accesso limitato e Accesso prioritario, e funziona anche insieme all'Accesso aperto.

⚠️ Importante: Le regole di accesso basate sui giorni feriali si applicano solo a postazioni, parcheggi e altre risorse. Le sale riunioni non sono supportate e continuano a utilizzare il modello di accesso standard.

Come funziona

Ogni regola di accesso include un'impostazione Giorni feriali consentiti. Per ogni regola, gli admin scelgono quali giorni della settimana si applicano — ad esempio, Engineering il lun/mer/ven e Sales il mar/gio. Più regole con diversi schemi di giorni possono coesistere sulla stessa area.

Configura le regole di accesso basate sui giorni feriali

1. Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi.
2. Seleziona il piano e clicca sull'icona della matita accanto all'area che vuoi configurare, oppure clicca sulla riga del piano.
3. Clicca sulla sezione Accesso per aprire la finestra di dialogo Configurazione accesso.
4. Seleziona Accesso limitato o Accesso prioritario dal menu a tendina.
5. Aggiungi gli utenti o i gruppi e seleziona i Giorni feriali consentiti per questa regola.
6. Per aggiungere un'altra regola con uno schema di giorni diverso, clicca su + Aggiungi regola.
7. Clicca su Aggiorna per salvare.

La pagina di dettaglio dell'area mostra un riepilogo di tutte le regole configurate, inclusi i giorni assegnati e gli utenti o gruppi per ciascuna regola.

Cosa vedono gli utenti

Gli utenti ricevono messaggi chiari quando si applicano restrizioni sui giorni feriali:

• Sulla planimetria e nella barra laterale di prenotazione, un tooltip informa gli utenti in quali giorni possono prenotare, ad esempio: "Non puoi prenotare qui di martedì, solo nei giorni: lunedì, mercoledì, venerdì."
• Nel calendario delle prenotazioni, i giorni non consentiti sono disabilitati. Un tooltip spiega la restrizione, ad esempio: "Non hai la priorità per prenotare qui di venerdì, solo nei giorni: martedì, giovedì."
• Per le aree con Accesso prioritario, gli utenti senza priorità possono comunque prenotare nei giorni limitati secondo le regole standard di priorità.