Impostazioni dell'ufficio

Configurare e gestire i tuoi uffici in deskbird è un primo passo fondamentale per personalizzare la struttura del tuo spazio di lavoro. Che tu stia creando una nuova sede, aggiornando le informazioni sull’indirizzo o controllando gli accessi, questo articolo ti guida in ogni fase.

1. Crea e gestisci un ufficio
2. Chiudi o elimina un ufficio
3. Gestisci l’accesso
4. Funzioni dell’ufficio
5. Festività pubbliche

1. Crea e gestisci un ufficio

Per creare un nuovo ufficio, vai su Admin e sotto Impostazioni dell'ufficio clicca su + Aggiungi ufficio in alto a destra. Ti verrà chiesto di inserire:

• Nome dell’ufficio (obbligatorio)
• Indirizzo (obbligatorio)
• Salva l’ufficio come bozza (gli uffici in bozza sono nascosti agli utenti finché non vengono pubblicati)

Ti consigliamo di salvare l’ufficio come bozza finché la configurazione non è completa.

Una volta creato, vai su Impostazioni dell'ufficio e seleziona l’ufficio dal menu a tendina. Da qui puoi:

• Modificare il nome dell’ufficio
• Aggiornare l’indirizzo
• Caricare una foto
• Definire le chiusure dell’ufficio
• Pubblica l’ufficio, una volta terminata la configurazione
• Configura gli orari di apertura
  💡 Gli orari di apertura definiscono il periodo per le prenotazioni "Tutto il giorno". Le prenotazioni possono essere effettuate solo durante gli orari di apertura (tranne per le prenotazioni della sala riunioni).

2. Chiudi o elimina un ufficio

Chiudi un ufficio

Per bloccare temporaneamente o a tempo indeterminato le prenotazioni per un intero ufficio, vai su Admin > Workspace > Impostazioni dell'ufficio e trova Chiusure dell’ufficio.

Clicca su Gestisci, poi seleziona Aggiungi chiusura. Scegli una data di Inizio e imposta una data di Fine oppure seleziona Chiudi a tempo indeterminato, aggiungi eventualmente una breve Motivazione (es. manutenzione), quindi clicca su Conferma e Salva.

Durante una chiusura, gli utenti non possono prenotare le risorse dell’ufficio. L’ufficio sarà nascosto agli utenti. Puoi aggiungere o eliminare una chiusura in qualsiasi momento tramite Gestisci.

Per saperne di più sulle chiusure: Chiusura di uno spazio

Elimina un ufficio

Per eliminare un ufficio, vai su Admin > Workspace > Impostazioni dell'ufficio e scorri verso il basso. Vedrai l’opzione per eliminare l’ufficio.

⚠️ Importante:

• Tutte le planimetrie e le configurazioni (aree, Desks ecc.) andranno perse

• Tutte le prenotazioni degli utenti per questo ufficio verranno annullate

  Questa operazione non può essere annullata!

3. Gestisci l’accesso

Gestisci chi può accedere a questo ufficio. Puoi scegliere tra due opzioni:

• Condiviso: Tutti possono prenotare questo ufficio
• Limitato: Solo i gruppi di utenti selezionati possono accedere a questo ufficio

⚠️ Importante: Se limiti l’accesso a un ufficio per gruppo, assicurati che tutti gli utenti con Desks o posti auto assegnati siano aggiunti ai gruppi corretti prima di applicare la restrizione. Altrimenti, le loro assegnazioni verranno rimosse per mancanza di accesso.

4. Funzioni dell’ufficio

La funzione Funzioni dell’ufficio permette ai dipendenti di indicare le proprie competenze o responsabilità, come Primo soccorritore o Addetto antincendio. Queste funzioni compaiono nell’elenco utenti di ogni ufficio e possono essere filtrate per individuare i contatti giusti in sede.

💡 Le funzioni dell’ufficio possono essere gestite tramite Admin > Utenti e sono visibili sia nell’app web che in quella mobile.

Per maggiori informazioni, consulta l’articolo: Funzioni dell’ufficio.

5. Festività pubbliche

Desks Professional e superiori

Le festività pubbliche possono essere configurate su due livelli in deskbird. Tramite Admin > Impostazioni dell'ufficio, gli amministratori possono assegnare un calendario regionale delle festività (es. Festività a Berlino) a un ufficio nella sezione Festività pubbliche. Tutti gli utenti che hanno questo ufficio come sede principale erediteranno automaticamente il calendario selezionato.

Per modificare questa impostazione a livello individuale, è possibile assegnare un calendario delle festività diverso a ciascun utente tramite Admin > Utenti > seleziona utente > Calendario festività. Le festività assegnate vengono mostrate direttamente nella scheda Pianificazione e sono contrassegnate con l’etichetta Festività pubblica, incluso il nome della festività (es. Festa della Bastiglia) quando disponibile. Questo garantisce a utenti e amministratori una chiara visibilità su chi non è disponibile a causa delle festività pubbliche tra uffici e regioni.