La sezione Piani e spazi in deskbird ti permette di definire e gestire la disposizione del tuo ufficio, dai piani alle singole aree Desks, sale riunioni, posti auto e altro ancora. Questa configurazione costituisce la base per la planimetria interattiva, le restrizioni di accesso e la gestione delle prenotazioni degli utenti.
- Crea, modifica ed elimina piani e spazi
- Sale riunioni e Desks, posti auto e altre risorse
- Planimetrie
- Gestisci accesso
1. Crea, modifica ed elimina piani e spazi
Accedi all’area Admin e vai su Workplace > Piani e spazi. Un pannello a sinistra mostra tutti i piani, rendendo facile passare da un piano all’altro senza perdere il contesto.
Piani
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Aggiungi un piano: Clicca su + Aggiungi piano. Un nuovo piano apparirà nell’elenco e nel pannello principale a destra. Usa l’icona della matita accanto al nome del piano per rinominarlo (es. “Piano 01”) e clicca su Gestisci per aggiungere o eliminare chiusure.
💡 Nota: I piani appena creati vengono aggiunti come bozza per impostazione predefinita. Puoi pubblicare il piano quando sei pronto. - Rinomina o elimina un piano: Clicca sull’icona della matita accanto al nome del piano. Apparirà un pop-up che ti permette di rinominare o eliminare il piano.
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Cambia lo stato di un piano: Clicca su Gestisci in alto nell’elenco delle aree. Si aprirà un pop-up dedicato per aggiornare lo stato del piano.
⚠️ Chiudere un piano eliminerà tutte le prenotazioni esistenti su quel piano. Questa azione non può essere annullata. Gli utenti non potranno prenotare su un piano chiuso (inattivo) finché non verrà riattivato. Maggiori dettagli qui: Chiusura di uno spazio - Scarica i codici QR per l’intero piano
Aree
- Aggiungi un’area: Seleziona un piano e clicca su + Aggiungi area. Scegli il tipo di area (Area Desks, sala riunioni, area parcheggio o altro), poi definisci il Nome, la Capacità e una Descrizione facoltativa. 💡 Nota: Le aree appena create sono attive per impostazione predefinita. Puoi usare l’interruttore per salvarle come bozza al momento della creazione.
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Modifica un’area: Clicca sull’icona della matita accanto a ciascuna area. Si aprirà una pagina dove puoi:
- Rinominare l’area e modificarne la descrizione
- Eliminare l’area
- Definire le restrizioni di accesso all’area
- Creare e gestire le risorse in quell’area
- Gestire lo stato dell’area tramite Gestisci
⚠️ Chiudere un’area eliminerà tutte le prenotazioni esistenti in quell’area. Questa azione non può essere annullata. Gli utenti non potranno prenotare un’area chiusa finché non verrà riattivata. Maggiori dettagli qui: Chiusura di uno spazio
- Scarica i codici QR per l’intera area
2. Sale riunioni e Desks, posti auto e altre risorse
Per garantire che ogni tipo di risorsa sia completamente documentata, abbiamo creato guide di configurazione dedicate:
3. Planimetrie
Dopo aver configurato i tuoi piani e le aree, puoi posizionarli visivamente su una planimetria per aiutare gli utenti a orientarsi e prenotare più facilmente.
Tutte le istruzioni sono disponibili nel nostro articolo sulle Planimetrie.
💡 Nota: Le aree non devono essere posizionate sulla planimetria per essere prenotabili. Finché un’area è attiva, gli utenti possono effettuare prenotazioni.
4. Gestisci accesso
deskbird ti permette di controllare chi può prenotare quali aree, supportando casi d’uso come zone riservate ai team, sezioni solo per VIP o accesso condiviso con regole di priorità.
💡 Gli Admin globali, gli Office Admin e i Manager possono sempre prenotare qualsiasi area, indipendentemente dalle restrizioni. Questo vale anche per le prenotazioni effettuate per conto di altri.
Per configurare l’accesso a un’area:
- Vai su Piani e spazi nell’area Admin.
- Seleziona il piano.
- Clicca sull’icona della matita nella riga dell’area.
Puoi scegliere tra tre tipi di accesso:
- Accesso aperto: Opzione predefinita. Tutti gli utenti con accesso all’ufficio possono prenotare l’area.
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Accesso limitato: Solo utenti o gruppi selezionati possono prenotare l’area. Puoi anche nascondere l’area dalla planimetria per gli utenti senza accesso.
Nota: Quando un’area è nascosta, gli utenti senza accesso non potranno vedere chi ha prenotato quell’area sulla planimetria. Questo può essere utile per specifiche funzioni dell’ufficio. Gli Admin globali, gli Office Admin e i Manager possono sempre vedere tutte le aree.
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Accesso prioritario: Concede a gruppi o utenti selezionati la possibilità di prenotare un’area. Gli altri utenti possono prenotare solo:
- A partire da un giorno prima di un orario specificato
- Se Desks o spazi restano disponibili dopo che gli utenti prioritari hanno prenotato
Esempio: Il team Finance ha la priorità su 4 Desks. Se solo 3 vengono prenotati, un altro membro del team (es. Marketing) può prenotare il Desk rimanente a partire da un giorno prima, dalle 16:00.