Le sale riunioni in deskbird offrono un modo flessibile e intuitivo per prenotare e gestire spazi condivisi. Che tu stia configurando l’integrazione con Google o Microsoft o abbia solo bisogno di una sala per la tua prossima chiamata, questa guida ha tutto quello che ti serve.
- Configurazione delle sale riunioni
- Opzioni di check-in per le sale riunioni
- Attrezzatura per le sale riunioni
- Come prenotare una sala riunioni
- deskbird Outlook Add-In
- Modifica di una riunione esistente
- Catering & Servizi
- Modalità chiosco
- Link per videoconferenze
- Protezione dei dati
1. Configurazione delle sale riunioni
Sale riunioni sincronizzate con i calendari (Google/Microsoft):
Per abilitare la prenotazione delle sale e sincronizzare la disponibilità con il tuo calendario, segui questa guida: Configurazione della sincronizzazione del calendario per stato della pianificazione e sale riunioni.
Sale riunioni non sincronizzate:
Se non vuoi sincronizzare le sale con Microsoft o Google, puoi creare sale che esistono solo all’interno di deskbird.
Per creare una sala manualmente, vai su Portale amministratore > Piani e spazi > + Aggiungi spazio > Sala riunioni e scegli Crea una sala riunioni manualmente.
Quindi aggiungi i dettagli della sala. Puoi attivare/disattivare la sala (Attiva/Inattiva), definire l’accesso (ad es. Accesso aperto) e, se necessario, abilitare la Modalità chiosco e Catering & Servizi. Concludi con Aggiungi sala riunioni per salvare.
2. Opzioni di check-in per le sale riunioni
A seconda della configurazione del sito, potrebbe essere richiesto il check-in per confermare una prenotazione. Questo libera automaticamente le sale che non vengono utilizzate.
Scopri di più qui: Opzioni di check-in per risorse e sale riunioni.
3. Attrezzatura per le sale riunioni
Puoi assegnare tag di attrezzatura a ciascuna sala, ad esempio:
- TV o schermo
- Lavagna
- Impianto telefonico
- Telecamera per conferenze
Gli utenti possono filtrare per attrezzatura per trovare più velocemente la sala adatta. Gli amministratori gestiscono l’attrezzatura in Admin > Sale riunioni > Impostazioni generali sala > Attrezzatura per le sale riunioni.
💡 L’attrezzatura è specifica per ogni ufficio e va configurata per ogni sede.
4. Come prenotare una sala riunioni
Vai alla scheda Prenota > Sale riunioni. Le sale riunioni sono visivamente distinte dagli altri spazi.
Clicca e trascina per selezionare l’orario (es. 10:30–11:30). Dettagli come capienza, foto e attrezzatura ti aiutano a scegliere.
Nella scheda Filtri puoi scegliere come visualizzare la disponibilità: Disponibilità attuale mostra quali sale sono libere in questo momento, mentre Disponibili nell’intervallo selezionato mostra le sale libere nell’intervallo di tempo scelto, puoi filtrare ulteriormente per accesso, capienza e servizi (vedi Catering & Servizi).
5. deskbird Outlook Add-In
💡 Per la migliore esperienza di prenotazione delle sale riunioni, usa il deskbird Outlook Add-In. Ti permette di trovare e prenotare sale direttamente in Outlook con disponibilità in tempo reale e sincronizzazione automatica su Web, Windows e Mac. Maggiori informazioni qui: deskbird Outlook Add-In
6. Modifica di una riunione esistente
Puoi modificare le riunioni direttamente dal calendario (Prenota > Sale riunioni) oppure—se sei l’organizzatore—tramite Prenotazioni.
Usa l’icona a matita per modificare dettagli come Titolo riunione, Data, Orario, Invitati, Link per videoconferenza, Catering & Servizi e Altri dettagli. Se la riunione non serve più, eliminala con l’icona del cestino.
💡 Se un organizzatore viene eliminato, la riunione resta. L’organizzatore diventa DU – Utente eliminato e puoi comunque riassegnarla a un nuovo proprietario dalla scheda Sale riunioni.
Funzione Drag & Drop:
La funzione Drag & Drop ti permette di spostare facilmente le riunioni nella visualizzazione swim-lane (Prenota > Sale riunioni) per cambiare orario o posizione, notificando automaticamente l’organizzatore originale. Disponibile su tutti i piani Rooms e inclusa nei piani Desks con cross-sell Rooms.
7. Catering & Servizi
Aggiungi richieste come bevande, snack o tecnologia extra a una prenotazione sala con Catering & Servizi.
Scopri di più: Catering & Servizi
8. Modalità chiosco
Se il tuo ufficio utilizza tablet o display per mostrare la disponibilità delle sale, la Modalità chiosco permette di fare check-in o prenotare direttamente dal dispositivo. Lo schermo si aggiorna automaticamente.
Scopri di più: Modalità chiosco per le sale riunioni
9. Link per videoconferenze
Quando crei un evento in sala, gli organizzatori possono aggiungere un link per videoconferenza direttamente in deskbird. Se la tua organizzazione integra Microsoft o Google, puoi generare un link nativo con un clic. Oppure seleziona “Altro” e incolla un link di un provider come Zoom.
💡 Scopri di più sulla configurazione necessaria: Configurazione della sincronizzazione del calendario per stato della pianificazione e sale riunioni
Dopo la conferma dell’evento, il link per la videoconferenza viene aggiunto automaticamente all’invito del calendario ed è visibile nel calendario deskbird. deskbird mantiene i link sincronizzati tra il calendario deskbird e il tuo calendario esterno.
💡 Nota: una volta creati, i link per videoconferenze non possono essere modificati o rimossi.
10. Protezione dei dati
Gli amministratori possono abilitare un livello di protezione dei dati per le prenotazioni delle sale riunioni. Quando attivo, dettagli come titolo, descrizione e organizzatore sono visibili solo ai partecipanti oltre che ad Admin e Manager.
Tutti gli altri vedono solo che la sala è occupata. Anche gli schermi in modalità chiosco mostrano solo la disponibilità, senza contenuti. Gli amministratori possono attivare o disattivare questa opzione in qualsiasi momento in Admin > Sale riunioni > Impostazioni generali sala > Protezione dei dati per le prenotazioni delle sale riunioni.