Sale riunioni

Le sale riunioni in deskbird offrono un modo flessibile per gestire gli spazi condivisi. Che tu stia configurando l'integrazione con Google o Microsoft, impostando manualmente le sale o gestendo le impostazioni delle sale, questo articolo copre tutto ciò di cui hai bisogno.

1. Configurazione delle sale riunioni
2. Opzioni di check-in per le sale riunioni
3. Attrezzature per sale riunioni
4. Come prenotare una sala riunioni
5. Approvazioni per le sale riunioni
6. deskbird Plugin Outlook
7. Modifica di una riunione esistente
8. Catering e servizi
9. Modalità chiosco
10. Link alla conferenza
11. Visibilità della prenotazione della sala riunioni

1. Configurazione delle sale riunioni

Sale riunioni sincronizzate con i calendari (Google/Microsoft):
Per abilitare la prenotazione delle sale e sincronizzare la disponibilità con il tuo calendario, segui questa guida: Configurazione della sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft per Pianifica, Stato e Sale riunioni.

Sale riunioni non sincronizzate:
Se non vuoi sincronizzare le sale con Microsoft o Google, puoi creare sale che esistono solo all'interno di deskbird.

Per creare una sala manualmente, vai su Admin > Piani e spazi > + Aggiungi spazio > Sala riunioni e scegli Crea una sala riunioni manualmente.

Quindi aggiungi i dettagli della sala. Puoi attivare/disattivare la sala (Attiva/Inattiva), definire l'accesso (ad es. Accesso aperto) e, se necessario, abilitare la Modalità chiosco e Catering e servizi. Termina con Aggiungi sala riunioni per salvare.

2. Opzioni di check-in per le sale riunioni

A seconda della configurazione del sito, potrebbe essere richiesto il check-in per confermare una prenotazione. Questo libera automaticamente le sale che non vengono utilizzate.

Scopri di più qui: Impostazioni di check-in e cancellazione automatica.

3. Attrezzature per sale riunioni

Puoi assegnare tag di attrezzatura a ciascuna sala, ad esempio:

• TV o schermo
• Lavagna
• Impianto telefonico
• Telecamera per conferenze

Gli utenti possono filtrare per attrezzatura per trovare più velocemente le sale adatte. Gli admin gestiscono l'attrezzatura nella sezione Attrezzatura di Admin > Sale riunioni: Impostazioni generali.

💡 L'attrezzatura è specifica per ogni ufficio e va configurata per ogni sede.

4. Come prenotare una sala riunioni

Gli utenti accedono alla scheda Prenota > Sale riunioni. Le sale riunioni sono visivamente distinte dagli altri spazi.

Cliccando e trascinando si seleziona una fascia oraria (ad es. 10:30–11:30). I dettagli della sala come capacità, foto e attrezzatura vengono mostrati per aiutare nella scelta.

Nella scheda Filtri, gli utenti possono scegliere come visualizzare la disponibilità: Disponibilità attuale mostra quali sale sono libere in questo momento, mentre Disponibili nell'intervallo selezionato mostra le sale libere per il periodo scelto. Gli utenti possono filtrare ulteriormente per accesso, capacità e servizi (vedi Catering e servizi).

Rooms Plus

5. Approvazioni per le sale riunioni

L'approvazione della prenotazione, disponibile nel pacchetto Rooms Plus, permette agli admin di richiedere che una prenotazione di sala riunioni venga revisionata e approvata prima di essere confermata. Questo dà agli admin il controllo su chi può accedere a determinate sale, invece di confermare subito la prenotazione a chiunque abbia accesso.

La configurazione e il funzionamento variano a seconda di come è stata creata la sala. Consulta gli articoli dedicati per tutti i dettagli:

• Approvazione della prenotazione per sale riunioni non sincronizzate — sale create manualmente in deskbird.
• Approvazione della prenotazione per sale riunioni sincronizzate con Microsoft — sale sincronizzate tramite Microsoft.

💡 Le sale sincronizzate con Google non supportano ancora le approvazioni.

6. deskbird Plugin Outlook

💡 Per la migliore esperienza di prenotazione delle sale riunioni, usa il deskbird Plugin Outlook. Permette agli utenti di trovare e prenotare sale direttamente in Outlook con disponibilità in tempo reale e sincronizzazione automatica su Web, Windows e Mac. Maggiori informazioni qui: deskbird Plugin Outlook

7. Modifica di una riunione esistente

Gli utenti possono modificare le riunioni direttamente nel calendario (Prenota > Sale riunioni) oppure—se sono gli organizzatori—tramite Prenotazioni.

L'icona a forma di matita permette di modificare dettagli come Titolo della riunione, Data, Orario, Invitati, Link alla conferenza, Catering e servizi e Altri dettagli. Le riunioni possono essere eliminate con l'icona del cestino.

💡 Se un organizzatore viene eliminato, la riunione rimane. L'organizzatore diventa DU – Utente eliminato e gli admin possono riassegnarla a un nuovo proprietario tramite la scheda Sale riunioni.

Funzione Drag & Drop:

La funzione Drag & Drop permette agli utenti di spostare facilmente le riunioni nella visualizzazione a corsie (Prenota > Sale riunioni) per cambiare orario o sala, notificando automaticamente l'organizzatore originale. Disponibile su tutti i piani Rooms e inclusa nei piani Postazioni con cross-sell Rooms.

8. Catering e servizi

Aggiungi richieste come bevande, snack o tecnologia extra a una prenotazione di sala con Catering e servizi.

Scopri di più: Catering e servizi

9. Modalità chiosco

Se il tuo ufficio utilizza tablet o display per mostrare la disponibilità delle sale, la Modalità chiosco permette di fare check-in o prenotare direttamente dal dispositivo. Lo schermo si aggiorna automaticamente.

Scopri di più: Modalità chiosco per sale riunioni

10. Link alla conferenza

Quando crei un evento in una sala, gli organizzatori possono aggiungere un link per videoconferenza direttamente in deskbird. Se la tua organizzazione integra Microsoft o Google, gli organizzatori possono generare un link nativo con un clic. Oppure selezionare "Altro" e incollare un link di un provider come Zoom.

💡 Scopri di più sulla configurazione necessaria: Configurazione della sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft per Pianifica, Stato e Sale riunioni

Dopo la conferma dell'evento, il link alla conferenza viene aggiunto automaticamente all'invito del calendario ed è visibile nel calendario di deskbird. deskbird mantiene i link sincronizzati tra il calendario deskbird e il tuo calendario esterno.

💡 Nota bene: una volta creati, i link alla conferenza non possono essere modificati o rimossi.

11. Visibilità della prenotazione della sala riunioni

Gli admin possono controllare quante informazioni vedono i dipendenti sulle prenotazioni delle sale riunioni, ad esempio per mantenere privati i titoli delle riunioni o i partecipanti. Vai su Admin > Sale riunioni: Impostazioni generali, seleziona l'ufficio e scegli un Dettagli livello di visibilità nella sezione Visibilità della prenotazione della sala riunioni. Poi clicca su Salva.

Se una sala è libera o occupata, e gli orari della prenotazione, sono sempre visibili.

• Chi vede sempre tutti i dettagli nell'app web e mobile: admin globali e di ufficio, manager, group manager (per le persone che gestiscono), e l'organizzatore e i partecipanti della riunione.
• Chioschi della sala e panoramica delle sale: nessuno è loggato, quindi non ci sono eccezioni. Tutti davanti allo schermo vedono il livello impostato per l'ufficio.
• Riunioni private: il titolo e i dettagli sono nascosti a tutti tranne che all'organizzatore e ai partecipanti, qualunque livello tu scelga. I chioschi mostrano "Occupato". L'organizzatore viene comunque mostrato da Solo organizzatore in su.

⚠️ Non influenzato da questa impostazione:

• La segnaletica della piantina nasconde solo le prenotazioni anonime. Le altre prenotazioni delle sale mostrano comunque organizzatore e titolo.
• Il selettore delle sale del deskbird Plugin Outlook mostra solo la disponibilità, quindi il livello non ha effetto lì.
• I calendari Google e Microsoft sincronizzati mantengono il vero oggetto, descrizione e partecipanti. Solo il flag di prenotazione anonima viene passato come sensibilità dell'evento nel calendario.