L'Add-In di Outlook di deskbird facilita ai team la ricerca e la prenotazione della sala riunioni giusta direttamente all'interno di Outlook, senza cambiare applicazione. Fornisce disponibilità delle sale in tempo reale, filtri e sincronizzazione senza interruzioni con deskbird, aiutandoti a pianificare riunioni più velocemente e in modo più affidabile.
L'add-in funziona su Outlook per Web, Windows e Mac, offrendo un'esperienza di prenotazione coerente e potente su tutti i tuoi dispositivi.
Per la migliore esperienza di prenotazione
Coinvolgi il tuo team IT se possibile. Inizia sincronizzando tutte le sale riunioni da Microsoft a deskbird usando questa guida. Se utilizzi sale riunioni in deskbird che non esistono in Microsoft, creale in Microsoft ed esegui la sincronizzazione affinché entrambi i sistemi corrispondano. Le sale non sincronizzate hanno limitazioni evitabili; le sale correttamente collegate garantiscono l'esperienza più fluida.
- Panoramica
- Utilizzo dell'Add-In di Outlook
- Distribuzione e installazione
- Come funziona la sincronizzazione con deskbird
- FAQ
1. Panoramica
L'Add-In di Outlook di deskbird ti consente di cercare, filtrare e prenotare sale riunioni direttamente dal calendario di Outlook. Che tu stia pianificando una riunione singola o ricorrente, tutte le sale disponibili del tuo ufficio selezionato vengono visualizzate in tempo reale, inclusi capacità, servizi e stato di disponibilità.
L'add-in appare nella schermata di creazione dell'evento e funziona sia su Outlook Web che nella versione desktop. Le sale prenotate sono automaticamente sincronizzate con l'app web di deskbird per garantire un'esperienza di prenotazione coerente su tutte le piattaforme.
2. Utilizzo dell'Add-In di Outlook
Per utilizzare l'add-in, apri il tuo calendario di Outlook e clicca su Nuovo evento o Altre opzioni. Nella finestra dell'evento, vedrai l'icona di deskbird nella barra degli strumenti.
Dopo aver aperto il pannello dell'add-in, puoi:
- Selezionare il tuo ufficio dal menu a tendina (per impostazione predefinita, verrà selezionato l'ufficio principale)
- Selezionare un piano (o scegliere Tutti i piani)
- Cercare per nome della sala utilizzando il campo di ricerca
- Applicare filtri come:
- Capacità (es. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Servizi (es. con catering, senza catering)
- Includere sale non disponibili
- Aggiungere la sala selezionata al tuo evento con un clic
Una volta aggiunta, la sala appare nel tuo evento di Outlook ed è automaticamente registrata in deskbird.
3. Distribuzione e installazione
Gli amministratori IT possono distribuire l'add-in a utenti specifici o all'intera organizzazione utilizzando la guida alla distribuzione di Microsoft: Gestire la distribuzione degli add-in (documentazione Microsoft)
Il modo più semplice e consigliato per distribuire l'add-in è che un Amministratore Globale di Microsoft 365 lo installi direttamente dal Microsoft AppSource Marketplace mentre è connesso.
Passaggi consigliati
Inizia sincronizzando tutte le sale riunioni da Microsoft a deskbird usando questa guida: Sincronizzazione del calendario per lo stato del programma e le sale riunioni. Se utilizzi sale riunioni in deskbird che non esistono in Microsoft, creale in Microsoft ed esegui la sincronizzazione affinché entrambi i sistemi corrispondano. Le sale non sincronizzate hanno limitazioni evitabili; le sale correttamente collegate garantiscono l'esperienza più fluida.
Accedi come Amministratore Globale in Microsoft.
Apri l'add-in di deskbird in Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Clicca su Ottienilo ora e segui il flusso di distribuzione.
Durante la configurazione, accetta le autorizzazioni richieste quando richiesto.
Possono essere necessarie fino a 72 ore affinché l'add-in appaia per tutti gli utenti. Gli utenti potrebbero dover riavviare Microsoft 365.
4. Come funziona la sincronizzazione con deskbird
Per le sale sincronizzate
Le sale sincronizzate sono sale riunioni create nel tuo tenant Microsoft e configurate in deskbird. Tutte le prenotazioni effettuate tramite l'Add-In di Outlook si sincronizzano automaticamente con deskbird in tempo reale. Questo garantisce:
- Nessuna prenotazione duplicata
- Visibilità condivisa tra Outlook e deskbird
- Dati di utilizzo accurati per gli Analytics del posto di lavoro
Qualsiasi aggiornamento o cancellazione effettuata in Outlook sarà riflessa anche nella rispettiva prenotazione in deskbird.
Per le sale non sincronizzate
Le sale non sincronizzate sono sale riunioni che sono state create in deskbird e non sono disponibili nel tuo ambiente Microsoft. Consigliamo vivamente di utilizzare solo sale riunioni sincronizzate ogni volta che è possibile. Le sale non sincronizzate presentano limitazioni evitabili.
Le sale riunioni non sincronizzate sono sale riunioni che esistono solo in deskbird e non sono collegate a Microsoft Outlook / Exchange. Poiché queste sale non sono sincronizzate con Microsoft, si applicano alcune limitazioni. Queste limitazioni sono imposte da Microsoft e sono descritte di seguito:
- Se un evento viene creato per una sala non sincronizzata e successivamente eliminato direttamente in Outlook, l'evento rimarrà in deskbird. Di conseguenza, la sala potrebbe apparire non disponibile in deskbird anche se l'evento di Outlook è stato rimosso.
- Quando un evento viene eliminato in deskbird, non viene automaticamente rimosso dal calendario di Outlook. Invece, l'organizzatore riceve un'email con l'opzione di rimuovere l'evento dal proprio calendario.
- In alcuni casi, possono essere inviate due email di conferma che possono portare alla creazione di due voci di calendario.
- L'email di conferma inviata da deskbird attualmente non può essere disabilitata.
- Gli eventi creati in Outlook appariranno in deskbird, ma gli aggiornamenti effettuati in deskbird non saranno riflessi in Outlook.
- Queste limitazioni possono essere evitate utilizzando solo sale riunioni sincronizzate.
5. FAQ
Sì. Puoi prima distribuire il componente aggiuntivo a un numero limitato di utenti o a un gruppo pilota tramite il Centro di amministrazione di Microsoft 365. Una volta convalidato, la distribuzione può essere estesa ad altri gruppi o all'intera organizzazione. Per una guida dettagliata, consulta la documentazione ufficiale di Microsoft sulla gestione delle distribuzioni dei componenti aggiuntivi.
Nota: Poiché il componente aggiuntivo è disponibile tramite il Marketplace di Outlook, gli utenti potrebbero essere in grado di installarlo autonomamente prima che tu lo distribuisca centralmente.Il componente aggiuntivo deskbird per Outlook è compatibile con:
- Outlook Web App (OWA) all'interno di un abbonamento Microsoft 365 supportato
- Applicazioni desktop di Outlook (Microsoft 365) su Windows e macOS che supportano i componenti aggiuntivi moderni di Office
È richiesto un tenant Microsoft 365 supportato e una versione aggiornata di Outlook. Le versioni di Outlook più vecchie o non supportate, incluse le licenze perpetue standalone, potrebbero non funzionare correttamente. Se non sei sicuro che il tuo ambiente sia supportato, consulta il tuo team IT o contatta il supporto deskbird.
Il componente aggiuntivo deskbird per Outlook richiede solo i permessi necessari per supportare la funzionalità di prenotazione delle sale:
Accesso all'account Microsoft
- Informazioni di profilo di base (nome ed email) per identificare il tuo utente in deskbird
- Autenticazione Single Sign-On (SSO) utilizzando il tuo login Microsoft esistente
Informazioni sulla riunione corrente
- Lettura: orario della riunione, oggetto, partecipanti, luogo, ricorrenza
- Modifica: aggiungere o rimuovere le posizioni delle sale riunioni e salvare i dettagli della prenotazione per la riunione che stai modificando
Importante: Il componente aggiuntivo interagisce solo con la riunione che stai attualmente visualizzando o modificando. Non accede ad altre email, voci di calendario, contatti o dati della casella di posta.
Il componente aggiuntivo utilizza il Single Sign-On di Microsoft per l'autenticazione e cripta tutte le comunicazioni tramite HTTPS. Accede solo alle informazioni per la riunione specifica che stai modificando e memorizza solo i metadati minimi necessari per mantenere la prenotazione in deskbird. Nessun contenuto sensibile della riunione viene memorizzato localmente o trasmesso a deskbird a meno che tu non esegua attivamente un'azione come selezionare una sala e salvare l'evento.
Il componente aggiuntivo tenta automaticamente di autenticarti utilizzando il tuo account Microsoft tramite Single Sign-On.
- Se il tuo indirizzo email Microsoft corrisponde a un utente deskbird esistente, il login è immediato e senza interruzioni.
- Se non esiste un utente corrispondente in deskbird, il componente aggiuntivo ti inviterà a contattare il tuo amministratore deskbird interno per configurare o aggiornare il tuo account utente.
No. Il componente aggiuntivo è limitato agli utenti con licenza all'interno del tenant Microsoft 365 della tua organizzazione. Gli utenti esterni (come ospiti o utenti di altri tenant) non possono accedere o utilizzare il componente aggiuntivo, anche se sono invitati alle riunioni.
-
Accesso utenti
Consente agli utenti di accedere all'app con i loro account di lavoro o scolastici e permette all'app di accedere alle informazioni di base del profilo utente. -
Visualizza profilo base degli utenti
Consente all'app di vedere i dettagli di base del profilo come nome, immagine, nome utente e indirizzo email. -
Accedi e leggi il profilo utente
Consente agli utenti di accedere e permette all'app di leggere il loro profilo e le informazioni di base dell'azienda degli utenti connessi.
Per le stanze non sincronizzate, Outlook impone alcune limitazioni tecniche che impediscono al componente aggiuntivo di rilevare in modo affidabile le modifiche alle riunioni. Per risolvere questo problema, il componente aggiuntivo aggiunge addin@deskbird.com come partecipante facoltativo quando viene selezionata una stanza non sincronizzata.
Questo serve a due scopi principali:
- Attiva il callback "invia" di Outlook, permettendo al componente aggiuntivo di rilevare aggiornamenti o cancellazioni.
- Consente a deskbird di mantenere aggiornata la prenotazione corrispondente in modo accurato.
La casella di posta addin@deskbird.com è un account tecnico dedicato. Non è monitorato, non rappresenta un utente reale e non ha alcun impatto sul tuo normale flusso di lavoro. Vedere questo indirizzo apparire come partecipante facoltativo quando si prenotano stanze non sincronizzate è un comportamento previsto.
Il componente aggiuntivo deskbird per Outlook utilizza i seguenti dettagli dell'applicazione:
- ID dell'applicazione: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Nome dell'applicazione (Microsoft Marketplace): deskbird – Prenota e gestisci stanze
Questi dettagli possono essere utilizzati dagli amministratori per identificare il componente aggiuntivo in Microsoft Entra ID, nel Centro Amministrativo di Microsoft 365, o durante revisioni interne di sicurezza e conformità.