Integrazione HRIS: Assenze

Gestione Utenti e Dati Plus

L'integrazione di deskbird con il tuo HRIS (Human Resource Information System) automatizza il monitoraggio delle assenze e migliora l'accuratezza dei dati. Aiuta a ridurre gli sforzi duplicati e garantisce che il programma del tuo luogo di lavoro rifletta la disponibilità in tempo reale. Stiamo collaborando con il nostro partner per le integrazioni, Merge, per rendere disponibili queste integrazioni.

💡 Stiamo collaborando con Merge per fornire e supportare queste integrazioni.

1. Monitoraggio delle assenze senza interruzioni
2. HRIS supportati
3. Vantaggi
4. Configurazione dell'integrazione (consigliata)
5. Configurazione SFTP
6. Esperienza utente

1. Monitoraggio delle assenze senza interruzioni

Attualmente, gli utenti che utilizzano sia deskbird che il loro strumento HRIS tracciano i periodi di assenza su entrambe le piattaforme, risultando in sforzi duplicati e potenziali incoerenze nei dati. La nostra Integrazione HRIS risolve questo problema trasferendo automaticamente i periodi di assenza (ad esempio, giorni di malattia e ferie) dall'HRIS alla sezione Programma di deskbird come stati.

Questa automazione risparmia tempo e garantisce dati accurati per workforce e office analytics.

2. HRIS supportati

Non è richiesto l'intervento di uno sviluppatore. deskbird supporta l'integrazione senza interruzioni con i seguenti strumenti HRIS: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP Success, PeopleHR, HiBob, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday e Sage HR.

Se utilizzi un altro strumento HRIS, contatta il nostro Team di Supporto per verificare se possiamo supportarlo.

3. Vantaggi

💡 I periodi di assenza approvati (ad esempio, giorni di malattia, ferie o qualsiasi assenza definita nel tuo HRIS) sono automaticamente sincronizzati nella sezione Pianificazione Settimanale di deskbird.

Se un utente è contrassegnato come "Assente", tutte le prenotazioni esistenti in quel giorno saranno automaticamente cancellate, eccetto le prenotazioni per le sale riunioni.

💡 Gli utenti non possono modificare manualmente il loro stato di assenza sincronizzato. Per annullare un'assenza, devono aggiornarla nell'HRIS, che verrà poi riflessa in deskbird.

4. Configurazione dell'integrazione

• Vai su Admin > Integrazioni in deskbird.
• Seleziona il tuo strumento HRIS e inserisci le credenziali API (queste sono generate nel tuo HRIS).
• Il sistema inizierà a sincronizzare tutte le assenze future e le assenze approvate degli ultimi 3 mesi.
• Puoi continuare a lavorare mentre la sincronizzazione avviene in background.
• Per maggiori informazioni, consulta le nostre FAQ.

5. Configurazione SFTP (Secure File Transfer Protocol)

Caso per caso: Contatta il tuo Customer Success Manager o Supporto

In casi speciali in cui non è supportata un'integrazione diretta HRIS (tramite Merge), deskbird offre un'opzione di sincronizzazione delle assenze basata su SFTP sicuro. Questo metodo è disponibile solo su richiesta e deve essere abilitato dal nostro team. Se il tuo sistema HR non è elencato tra le nostre integrazioni native, contatta il tuo Customer Success Manager per esplorare questa opzione.

🤝 Se necessario, possiamo offrire assistenza tecnica per questa configurazione tramite il nostro partner di integrazioni di fiducia.

⚠️ Questo metodo è utilizzato esclusivamente per la sincronizzazione delle assenze – non supporta il provisioning di Utenti & Gruppi.

Metodi di caricamento SFTP disponibili

Ci sono due modi per trasferire i tuoi file CSV a deskbird tramite SFTP. Mentre l'approccio automatizzato è preferito per un uso a lungo termine, un caricamento manuale può essere utile per test iniziali o team più piccoli.

1. Invio SFTP programmato (consigliato)
   La maggior parte delle aziende automatizza questo processo utilizzando un lavoro programmato (ad esempio, un cron job) che invia regolarmente il CSV al nostro server SFTP, tipicamente su base giornaliera o settimanale.
   • deskbird fornisce:
     • Hostname SFTP
     • Nome utente
     • Chiave SSH o password
   • L'azienda genera un CSV dal loro HRIS o strumento di esportazione e lo carica nella cartella corretta sul server SFTP.
   • ⚠️ Il file caricato deve seguire il formato CSV esatto definito di seguito.
2. Caricamento manuale (per test o uso su piccola scala)
   Gli amministratori HR o IT possono esportare manualmente il file CSV e caricarlo nel contenitore SFTP assegnato utilizzando strumenti come FileZilla o Cyberduck.
   • Questo è particolarmente utile durante la fase di test o quando le dimensioni del cliente non giustificano l'automazione.

Formato CSV e regole di sincronizzazione

I dati di assenza vengono sincronizzati da un file CSV, che funge da unica fonte di verità per i giorni di assenza in un periodo di tempo definito.

💡 Puoi trovare un esempio di file .csv da scaricare in fondo a questa pagina.

Struttura del CSV:

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 giorni di assenza
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 giorni di assenza (mattina)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 giorni di assenza (pomeriggio)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 giorni di assenza

• Finestra temporale: Verranno elaborate solo le assenze tra D–6 settimane e D+12 settimane (dove D = data di creazione del file).
• Fonte di verità: Il file deve includere l'elenco completo e definitivo delle assenze per tutti gli utenti nel periodo di tempo rilevante.
• Creazione: Le assenze elencate nel CSV ma non ancora in deskbird verranno aggiunte.
• Eliminazione: Le assenze già presenti in deskbird ma mancanti nel file verranno rimosse. 
  ℹ️ Se il file recente non include più un'assenza passata, verrà anch'essa rimossa da deskbird.
• Nessun aggiornamento parziale: Qualsiasi voce mancante verrà trattata come un'eliminazione.
• Modifica manuale: Le assenze da SFTP non possono essere modificate manualmente dagli utenti (o dagli amministratori). 

6. Esperienza utente

• Gli utenti vedranno il loro stato sincronizzato nel feed Personale e nella vista Colleghi sia sul web che su mobile.
• Le notifiche email vengono attivate quando uno stato di assenza viene aggiornato tramite HRIS.
• Gli utenti verranno anche avvisati se un'assenza sincronizzata comporta una prenotazione annullata.
• I responsabili di gruppo, i manager, gli amministratori d'ufficio e gli amministratori globali possono visualizzare gli stati di assenza dei membri del loro team per aiutare a coordinare la presenza e le esigenze di spazio di lavoro.
• La sincronizzazione HRIS viene eseguita una volta al giorno (durante le ore notturne).

⚠️ Nota: Quando le assenze vengono recuperate tramite l'integrazione, gli utenti possono risincronizzare manualmente le assenze se vengono visualizzate in modo errato. Per fare ciò, gli utenti devono andare alle loro iniziali o all'immagine del profilo in basso a sinistra, quindi selezionare Profilo, e fare clic sul pulsante Risincronizza assenze HRIS in fondo alla pagina.

Questa opzione non è disponibile quando si utilizza SFTP.

Trova un esempio di file .csv per la configurazione SFTP qui sotto: