Integrazione HRIS: Assenze

User and Data Management Plus

L'integrazione di deskbird con il tuo HRIS (Human Resource Information System) automatizza il tracciamento delle assenze e migliora l'accuratezza dei dati. Aiuta a ridurre il lavoro duplicato e garantisce che il calendario del tuo ufficio rifletta la disponibilità in tempo reale. Stiamo collaborando con il nostro partner per le integrazioni, Merge, per rendere disponibili queste integrazioni.

💡 Stiamo collaborando con Merge per offrire e supportare queste integrazioni.

1. Tracciamento delle assenze senza interruzioni
2. HRIS supportati
3. Vantaggi
4. Configurazione dell'integrazione (consigliata)
5. Configurazione SFTP
6. Esperienza utente

1. Tracciamento delle assenze senza interruzioni

Attualmente, gli utenti che utilizzano sia deskbird che il loro strumento HRIS devono registrare i periodi di assenza su entrambe le piattaforme, con conseguente duplicazione del lavoro e possibili incoerenze nei dati. La nostra Integrazione HRIS risolve questo problema trasferendo automaticamente i periodi di assenza (ad esempio, giorni di malattia e ferie) dall'HRIS alla sezione Pianificazione di deskbird come stati.

Questa automazione fa risparmiare tempo e garantisce dati accurati per Workforce e Office analytics.

2. HRIS supportati

Non è necessario l'intervento di uno sviluppatore. deskbird supporta l'integrazione diretta con i seguenti strumenti HRIS: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP Success, PeopleHR, HiBob, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday e Sage HR.

3. Vantaggi

💡 I periodi di assenza approvati (ad esempio, giorni di malattia, ferie o qualsiasi assenza definita nel tuo HRIS) vengono sincronizzati automaticamente nella sezione Pianificazione settimanale di deskbird.

Se un utente è contrassegnato come “Assente”, tutte le prenotazioni esistenti per quel giorno verranno automaticamente cancellate, tranne le prenotazioni per le sale riunioni.

💡 Gli utenti non possono modificare manualmente il proprio stato di assenza sincronizzato. Per annullare un'assenza, devono aggiornarla nell'HRIS, che verrà poi riflessa in deskbird.

4. Configurazione dell'integrazione

• Vai su Admin > Integrazioni in deskbird.
• Seleziona il tuo strumento HRIS e inserisci le credenziali API (generate nel tuo HRIS).
• Il sistema inizierà a sincronizzare tutte le assenze future e quelle approvate degli ultimi 3 mesi.
• Puoi continuare a lavorare mentre la sincronizzazione avviene in background.
• Per maggiori informazioni, consulta le nostre FAQ.

5. Configurazione SFTP (Secure File Transfer Protocol)

Caso per caso: contatta il tuo Customer Success Manager o il Supporto

In casi particolari in cui non è supportata un'integrazione HRIS diretta (tramite Merge), deskbird offre un'opzione sicura di sincronizzazione delle assenze tramite SFTP. Questo metodo è disponibile solo su richiesta e deve essere abilitato dal nostro team. Se il tuo sistema HR non è presente tra le nostre integrazioni native, contatta il tuo Customer Success Manager per valutare questa opzione.

🤝 Se necessario, possiamo offrire assistenza tecnica per questa configurazione tramite il nostro partner di integrazioni di fiducia.

⚠️ Questo metodo viene utilizzato esclusivamente per la sincronizzazione delle assenze – non supporta il provisioning di Utenti & Gruppi.

Metodi di caricamento SFTP disponibili

Ci sono due modi per trasferire i tuoi file CSV a deskbird tramite SFTP. Sebbene l'approccio automatico sia preferibile per un utilizzo a lungo termine, il caricamento manuale può essere utile per i test iniziali o per team di piccole dimensioni.

1. Invio SFTP programmato (consigliato)
   La maggior parte delle aziende automatizza questo processo utilizzando un job programmato (ad esempio, un cron job) che invia regolarmente il CSV al nostro server SFTP, di solito su base giornaliera o settimanale.
   • deskbird fornisce:
     • Hostname SFTP
     • Nome utente
     • Chiave SSH o password
   • L'azienda genera un CSV dal proprio HRIS o strumento di esportazione e lo carica nella cartella corretta sul server SFTP.
   • ⚠️ Il file caricato deve rispettare esattamente il formato CSV definito di seguito.
2. Caricamento manuale (per test o uso su piccola scala)
   Gli amministratori HR o IT possono esportare manualmente il file CSV e caricarlo nel contenitore SFTP assegnato utilizzando strumenti come FileZilla o Cyberduck.
   • Questo è particolarmente utile durante la fase di test o quando le dimensioni del cliente non giustificano l'automazione.

Formato CSV e regole di sincronizzazione

I dati delle assenze vengono sincronizzati da un file CSV, che funge da unica fonte attendibile per i giorni di assenza in un determinato intervallo di tempo.

💡 Puoi trovare un esempio di file .csv da scaricare in fondo a questa pagina.

Struttura CSV:

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 giorni di assenza
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 giorni di assenza (mattina)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 giorni di assenza (pomeriggio)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 giorni di assenza

• Finestra temporale: Verranno elaborate solo le assenze tra D–6 settimane e D+12 settimane (dove D = data di creazione del file).
• Fonte attendibile: Il file deve includere l'elenco completo e definitivo delle assenze di tutti gli utenti per il periodo di riferimento.
• Creazione: Le assenze presenti nel CSV ma non ancora in deskbird verranno aggiunte.
• Eliminazione: Le assenze già presenti in deskbird ma mancanti dal file verranno rimosse. 
  ℹ️ Se il file più recente non include più un'assenza passata, questa verrà rimossa anche da deskbird.
• Nessun aggiornamento parziale: Qualsiasi voce mancante verrà considerata come eliminazione.
• Modifica manuale: Le assenze da SFTP non possono essere modificate manualmente dagli utenti (o dagli admin). 

6. Esperienza utente

• Gli utenti vedranno il proprio stato sincronizzato nel feed personale e nella vista Colleghi sia su web che su mobile.
• Le notifiche email vengono inviate quando lo stato di assenza viene aggiornato tramite HRIS.
• Gli utenti riceveranno anche una notifica se un'assenza sincronizzata comporta la cancellazione di una prenotazione.
• I manager di gruppo, i manager, gli office admin e i global admin possono visualizzare lo stato di assenza dei membri del proprio team per coordinare la presenza e le esigenze di spazio di lavoro.
• La sincronizzazione HRIS viene eseguita una volta al giorno (durante le ore notturne).

⚠️ Nota: Quando le assenze vengono importate tramite la configurazione dell'integrazione, gli utenti possono risincronizzare manualmente le assenze se vengono visualizzate in modo errato. Per farlo, vai sulle tue iniziali o sulla foto profilo in basso a sinistra, seleziona Profilo, e clicca sul pulsante Risincronizza assenze HRIS in fondo alla pagina.

Questa opzione non è disponibile quando si utilizza SFTP.

Trovi qui sotto un esempio di file .csv per la configurazione SFTP: